FECHA DE CREACIÓN 01/08/2011 FECHA DE ACTUALIZACIÓN 16/12/2013 CLAVE DGAPA/PR/02 PÁGINA 126 de 186
1. Objetivo
Establecer los lineamientos para atender las necesidades de las diferentes Áreas del INCA Rural para elaborar instrumentos consensuales, que definan las bases generales que acuerden las partes involucradas para el desarrollo de programas y/o proyectos de formación, difusión y evaluación con diversas entidades públicas, privadas y sociales, basados en instrumentos legales vigentes y orientados al desarrollo de capacidades en materia rural.
2. Áreas participantes
Dirección General (DG).
Dirección General Adjunta de Planeación y Administración (DGAPA).
Direcciones Generales Adjuntas Sustantivas (DGA’s). Dirección de Finanzas y Administración (DFA). Dirección de Operación (DO).
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
FORMULACIÓN DE CONVENIOS E INSTRUMENTOS CONSENSUALES
UNIDAD ADMINISTRATIVA
DIRECCIÓN GENERAL ADJUNTA DE PLANEACIÓN Y ADMINISTRACIÓN
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3. Descripción del procedimiento
Responsable Actividad Documento
involucrado No. Descripción Inicio Directores Generales Adjuntos / Delegados Regionales 1
Define criterios y solicita la elaboración de documento consensual.-
La Unidad Administrativa para la prestación de servicios concertados, solicita la elaboración de un documento consensual, para lo cual definen términos de referencia, montos y tipo.
Envía a la Dirección General Adjunta de Planeación y Administración la solicitud con la documentación necesaria para el análisis jurídico y solicita la formulación o revisión del instrumento a firmar con la contraparte.
La solicitud se acompañará con la información relativa a:
1. Objeto del documento a suscribir
2. Monto del recurso a otorgar (cuando así sea) y número de ministraciones en las que se otorgará.
3. Productos que se deberán recibir contra las ministraciones.
4. Acciones a desarrollar.
5. Ficha técnica con todos los requisitos legales a la que se agregue la siguiente documentación:
Acta Constitutiva (Copia);
RFC;
CURP;
Alta ante la SHCP (copia);
Poder notarial del Representante Legal;
Comprobante del domicilio fiscal (copia);
Identificación oficial del representante legal (credencial de elector, pasaporte vigente o cartilla);
Cedula de identificación fiscal, incluyendo dirección fiscal; Solicitud de Convenio por la Unidad Administrativa con documentos anexos.
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Responsable Actividad Documento
involucrado
No. Descripción
Facturas que cumplan con los requisitos fiscales;
Carta de cuenta bancaria para deposito (fecha, nombre, banco, CLABE interbancaria y firmada por el representante legal;
Director General Adjunto de Planeación y Administración
2
Revisa requisitos y documentación
justificativa.-
Revisa que la documentación justificativa cumpla con todos los requisitos legales y reglamentarios para poder establecer con ella un instrumento consensual que permita el desarrollo en materia rural.
Director General Adjunto de Planeación y Administración
3
¿El contratante cumple?
No, continúa con la actividad 3.1 Sí, continúa con la actividad 4.
Director General Adjunto de Planeación y Administración
3.1
Comunica incumplimiento para que
complementen información o documentos.-
Comunica al área solicitante los conceptos o requisitos que la contraparte no cumple a efecto de que éstos sean subsanados.
Continúa en actividad 4.
Director General Adjunto de Planeación y Administración
4
Envía oficio aprobatorio a las áreas.-
Envía al área solicitante, mediante oficio, la aprobación para la elaboración del instrumento consensual solicitado. Oficio de aprobación. Director General Adjunto de Planeación y Administración 5
Revisa modelo de instrumento con el área solicitante.-
Revisa con el área correspondiente el contenido del modelo de instrumento consensual, precisando las características legales:
Modelo de Convenio
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Responsable Actividad Documento
involucrado
No. Descripción
Para las que se celebren con instituciones públicas federales, serán convenios de colaboración;
Con gobiernos estatales y municipales, serán convenios de coordinación;
Con instituciones privadas y del sector social, convenios o acuerdos de concertación;
Con organizaciones internacionales, convenios o acuerdos de cooperación.
En algunos aspectos, la característica puede redefinirse conforme a la figura jurídica que se solicite.
Director General Adjunto de Planeación y Administración 6
Formula instrumento y envía al solicitante.-
Formula instrumento consensual solicitado; asigna la clave del documento de acuerdo a la siguiente estructura: Siglas del INCA-Tipo de Documento-Siglas de la contraparte-fecha del documento. (Ejemplo: INCA- CONV-INCA-CODUC-11/11/08); y remite al área solicitante para su consentimiento.
Convenio Directores Generales Adjuntos Responsables/Delega dos Regionales 7
Verifica suficiencia presupuestaria.
Contacta a la contraparte y acuerdan el instrumento.-
Se pone en contacto con la contraparte institucional, revisa en conjunto con ella el contenido del documento y llegan a un acuerdo.
Directores Generales Adjuntos
Responsables / Director de Operación
8
¿El documento está completo? No, continúa en actividad 8.1. Sí, continúa en actividad 9.
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Responsable Actividad Documento
involucrado No. Descripción Directores Generales Adjuntos Responsables / Director de Operación 8.1
Propone los cambios en conjunto con la contraparte y somete a revisión de la DGAPA.-
En caso de existir alguna modificación, comunica a la DGAPA, mediante oficio, los cambios correspondientes para su análisis.
Oficio de modificaciones.
Director General Adjunto de Planeación
y Administración 8.2
Revisa congruencia legal de los cambios.-
Revisa la congruencia legal de los cambios en el instrumento consensual, e informa a la DGA correspondiente, mediante oficio la aprobación de los cambios. Regresa a la actividad 7.
Oficio de aprobación Directores Generales Adjuntos Responsables / Director de Operación 9
Recaba las firmas de la contraparte y envía a DGAPA.-
Recaba la firma de la contraparte y rubrica el documento; lo envía a la DGAPA para recabar la firma del Director General.
Convenio definitivo Director General Adjunto de Planeación y Administración 10
Recibe y revisa el contenido.-
Recibe por parte de las DGA´S y revisa el contenido para verificar que cumpla con los términos acordados.
Si no cumple se rechaza y se regresa a la DGA solicitante para que realice las adecuaciones necesarias.
Rubrica documento y lo somete a firma de la DG.- Recibe los documentos consensuales y revisa
que contenga la firma de la contraparte, así como la rúbrica del DGA correspondiente; rubrica el documento y lo envía a la DG para firma en dos originales internos, más los ejemplares que determine la contraparte.
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Responsable Actividad Documento
involucrado
No. Descripción
Firma documentos y envía a la contraparte.-
Recibe por parte de la DGAPA los documentos consensuales formulados para las DGA´S, revisa de manera general el documento y además, que cuente con la rúbrica del DGAPA.
Firma los documentos en dos originales internos, más los ejemplares que se determinen para la contraparte y retiene un ejemplar para archivo interno; devuelve un original de los documentos a la DGAPA para que envíe las copias correspondientes a las DGA´S.
Envía acompañado de oficio, los ejemplares originales a la contraparte y se resguarda acuse de recibido.
Directores Generales Adjuntos
Responsables
12
Reciben documentos para realización y
seguimiento.-
Reciben copia de los instrumentos consensuales firmados para su realización y seguimiento.
Director General Adjunto de Planeación
y Administración 13
Informa a Junta Directiva.-
Informa a Trimestralmente a la junta directiva de acuerdo a las fechas programadas para sus sesiones de los instrumentos consensuales que la entidad ha suscrito: nombre de con quien se celebra el convenio y para que se celebra el convenio.
Directores Generales Adjuntos
Responsables / Director de Operación
14
Informan a la DGAPA la terminación de instrumentos consensuales.-
Informan por escrito a la DGAPA, la culminación de instrumentos consensuales.
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Responsable Actividad Documento
involucrado No. Descripción Director General Adjunto de Planeación y Administración 15 Revisa documentación.-
Revisa finiquito del instrumento consensual, utiliza el modelo para cada caso en particular; revisa las acciones que se realizaron así como el presupuesto ejercido en cada instrumento con los comprobantes de pago, entrega al área para su revisión.
Obtiene conformidad del área con rúbrica en el finiquito y la DGAPA lo rubrica y lo somete a firma del Director General.
Finiquito
Director General 16
Firma el finiquito y lo regresa a la DGAPA.- Firma
el finiquito y lo regresa a la DGAPA para el trámite correspondiente.
Director General Adjunto de Planeación y Administración
17
Entrega finiquito a la DGA solicitante.-
Regresa el finiquito a la DGA solicitante para que se realice lo correspondiente para la terminación de la relación con la contraparte.