Chapter 5 CHOICE BRACKETING
5.1 Bracketing
5.1.1 Narrow bracketing prevails
Se destaca de Procafecol S.A el interés, el equipo en trabajo, la proactividad, el personal competente que aportan al cumplimiento de objetivos de la organización y de la oficina de proyectos. La madurez y la excelencia en administración de proyectos requiere de una planeación estratégica para la definición y puesta en práctica de una buena metodología en administración de proyectos de TI por lo anterior a continuación se realizan las respectivas conclusiones y recomendaciones por nivel y generales:
● Para el nivel 1,
-Se evidencia que Procafecol S.A cuenta con buenas prácticas para la gestión de proyectos en TI, adicional es madura con respecto al manejo y conocimiento de los conceptos y procesos a nivel organizacional.
-Procafecol S.A cuenta con un grado de madurez tecnológica evaluado en el nivel 1 ALTO en cuanto a las competencias del personal encargado de toda la gestión de proyectos para el área de TI, personal estimulado para desarrollar y aplicar competencias con el propósito de lograr los objetivos del área alineados con los de la empresa.
-Los cambios hacen parte de la cultura de Procafecol, por lo tanto, como organización es fuerte en conocimiento razonable y se corrobora en los resultados dados en todas las categorías se ubicaron entre el 67 - 83% de la escala referenciada por Kerzner.
● Para el Nivel 2,
- La fase de Madurez aún no está lista ya que no ha cumplido a cabalidad con los procesos necesarios dentro del ciclo de vida que permiten avanzar en la madurez de los procesos de gestión de proyectos de TI, para lograr una estar lista Procafecol debe disponer de un sistema integro de control de costos y presupuestos para los proyectos, adicional recurso para capacitar el personal.
- Procafecol actualmente se encuentra dando inicios a su fase de madurez.
-Las demás fases si cumplen con los procesos, obtuvieron un promedio de 7,25 y el 70% por lo tanto la organización alcanzó la aceptación y reconoció la necesidad de la Gerencia de Proyectos de TI.
-Se recomienda documentar todos los procesos que se definan para tener un entendimiento consistente, un lenguaje común y disponibilidad de la misma para tener control del tiempo costo y ejecución, aplicar estas técnicas apoyan el éxito de un proyecto y el mismo repotencializa otros.
91 ● Para el Nivel 3,
- Procafecol aun maneja varias metodologías para el desarrollo de los procesos de TI, sin embargo, desde la existencia de la oficina de proyectos el número de Metodologías ha disminuido con base a eso:
Se identificaron los procesos que deben ser simplificados, con el fin de estandarizar y definir mejor los mismos.
La cultura de Procafecol es 100% cooperativa este ha sido uno de los factores más fuertes y relevantes de la organización, puesto que le permite reaccionar rápido, reconocer fallas y tomar acciones sobre las mismas de manera oportuna.
Es importante que cada fase o área entienda su función y el apoyo que debe proporcionar dentro del nivel de gestión, recomendamos se mantenga documentado y comunicado.
- Procafecol obtuvo para este nivel puntuación de 147-168, lo que significa que aún es funcional y orientada al negocio, debe fortalecer su metodología preliminar, tener más apoyo gerencial y que el personal reconozca aún más la gerencia de proyectos de TI. - Adicional no obtuvo la mayor puntuación en cada fase, el promedio arrojado indica que Procafecol va en el camino correcto para el mejoramiento continuo y se encuentra muy cerca de la marca de excelencia.
● Para el Nivel 4,
-A nivel organizacional Procafecol tiene claro y entiende por qué es líder en el mercado, transmite desde cada proceso la competitividad para alcanzar los objetivos y su estrategia se alinea a los mismos.
-En cuanto el benchmarking cuantitativo, Procafecol obtuvo una puntuación de 13,4 (marginalmente aceptable) y según las respuestas se concluye que se realiza el ejercicio de comparación con otras empresas, pero falta realizar evaluaciones más específicas para referenciar mejor la competencia en busca de mejores prácticas en metodologías y sus aplicaciones.
-En cuanto el benchmarking Cualitativo, Procafecol obtuvo una puntuación de 9.1 (marginalmente aceptable), es decir, se encuentra en una posición buena, entiende que debe realizar, pero le falta ejecución, se recomienda mejorar software a través de actualizaciones internas, analizar metodologías y formas de integrar procesos.
-Se logró determinar el ciclo del tiempo, calidad, asignación de recursos, practica de entrenamiento, productividad en ventas y demás lineamientos que corresponden al core del negocio de Procafecol.
92 ● Para el Nivel 5,
-Procafecol en los últimos años se ha dedicado al mejoramiento continuo en todos los procesos, estándares y estrategias ubicándose en un alto nivel de madurez dentro de este nivel.
● Procafecol debe establecer un plan de capacitación constante apoyado de un cronograma que permita dar orden a los temas y a quienes va dirigido, alineado a los objetivos de los proyectos a desarrollar, para que los colaboradores puedan distinguir cuales son los alcances, la finalidad, los procesos, el presupuesto y el programa de cada proyecto.
● Procafecol debe incentivar de manera más concurrente el canal de comunicación para que en general el personal tenga más claro los procesos y lineamientos de la organización.
● Se deben desarrollar programas de seguimiento para determinar los beneficios logrados a través de los comunicados, informes y demás con el fin de medir la inversión y la productividad.
● Se sugiere tener aún más en cuenta la opinión y satisfacción del cliente, mediante encuestas de satisfacción electrónicas o físicas en los puntos de venta de Juan Valdez Café, ya que esta es la forma de medir e incluir al cliente como socio activo en el resultado exitoso de los proyectos.
● Se debe implementar la evaluación de desempeño para cada proyecto para un tema de lecciones aprendidas al momento de llevar a cabo un proyecto similar, permitirá la retroalimentación para los equipos de trabajo mejorando su desempeño tanto en los proyectos como en los habilitadores organizacionales. ● El área de Tecnología realiza reuniones programadas cada mes (comité de cambios) lo cual fortalece las comunicaciones al interior del equipo de trabajo recomendamos realizar la reunión una vez a la semana por buenas prácticas. ● Se sugiere realizar una nueva evaluación de madurez en un año con el fin de
verificar si se cumplió con el objetivo, comprar y fortalecer aún más los procesos e identificar mejores prácticas.
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Bibliografía
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Procafecol S.A https://www.juanvaldezcafe.com/es-co/
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96 Anexo 1: Modelo de madurez: Nivel 1 - Lenguaje común.
Al tratarse de recopilación de información estratégica para la organización en el nivel uno del modelo de madurez de Harold Kezner se proponen 80 preguntas de las cuales se aplicaron para Procafecol S.A 53, las mismas se modificaron y se alinearon al propósito de esta investigación que es evaluar tecnológicamente la empresa.
Las 53 preguntas son de selección Si/No, se realizaron de manera individual y está asociada al conocimiento que el personal de Procafecol tiene con respecto a los procesos y principios de la organización orientados al área de TI.
A continuación, se exponen las preguntas estructuradas, evaluadas y analizadas: Nivel 1: Lenguaje Común
Link de acceso formulario:
https://docs.google.com/forms/d/1zVkMui7-EaXrcsHFddbyIJrVWugGf4mtrsm9Y- m_v-s/edit
Marque con una X la respuesta correcta.
1.¿El gerente de tecnología es quien se encarga de las comunicaciones de los proyectos ante la empresa?
Si o No
2. ¿Se determina el costo del proyecto mediante el desglose de la estructura del mismo?
Si o No
3. ¿Tras finalizar un proyecto existen oportunidades para el crecimiento profesional? Si o No
4. ¿En el desarrollo de un proyecto de tecnología se contemplan los costos de no conformidad cuando se presenta fallas internas, externas o de prevención?
Si o No
5. El mayor problema que enfrenta el gerente de proyecto durante la integración de actividades dentro de una estructura de matriz, ¿es el hacer frente a los empleados que informan a jefes múltiples?
97 6. Una Vid, ¿es una red de comunicación informal en un proyecto y dentro de una organización?
Si o No
7. ¿Se tiene documentada la estructura de los proyecto de tecnología por si se requiere validar o confirmar información para el desarrollo del mismo?
Si o No
8. ¿Cuando se culmina un proyecto en el area de tecnologia se documentan los riesgos que se generan o de contemplan en la planificación?
Si o No
9. ¿Existe un único gerente para cada área? Si o No
10. ¿Se definen los ciclos de vida de los proyectos de tecnología para controlar y estandarizar los mismos?
Si o No
11. ¿Durante el desarrollo de los proyectos de tecnología se define la nivelación de recursos para ir aliviando los requisitos en cada fase?
Si o No
12. ¿Existe una red de comunicación entre los integrantes de los proyectos de TI? Si o No
13. ¿Se estructuran las actividades de los proyectos de TI de acuerdo a los objetivos de la organización?
Si o No
14. ¿Cuándo se mide la calidad en la ejecución de un proyecto de TI se tiene en cuenta conformidad con los requisitos, uso y la mejora continua de productos y servicios?
Si o No
15. ¿Cree usted que los recursos del área de tecnología están invertidos a conformidad con respecto a la necesidad para el desarrollo de objetivos corporativos de Procafecol S.A?
98 Si o No
16. ¿Cree usted que al identificar los riesgos en un proyecto de tecnología se disminuye la incertidumbre y el daño que los mismos puedan ocasionar?
Si o No
17. ¿Considera que en la fase de ejecución de un proyecto en tecnología es la apropiada para contemplar lluvia de ideas?
Si o No
18. ¿Cuándo se presentan diferencias en las opiniones de los integrantes de un proyecto el método para resolverlas es suavizando los ánimos?
Si o No
19. ¿Para identificar un cambio X durante la ejecución de un proyecto se realizan análisis de sensibilidad?
Si o No
20. ¿Considera que entre los integrantes del área de TI se oculta o se retiene información que genera barreras entre los mismos?
Si o No
21. ¿En la red de comunicación del área de TI se definen procesos como el tiempo, las actividades y los eventos?
Si o No
22. ¿Existen puntos de control para las actividades que desarrolla cada integrante de los proyectos de TI?
Si o No
23. ¿Se definen de manera explícita las actividades de cada proyecto de TI? Si o No
24. ¿Según los procesos definidos por Procafecol, ¿el área de compras contempla el ciclo de contratación de servicios como un requerimiento de los proyectos propuestos por TI?
99 25. ¿Considera que el modelo de comunicación al interior de los proyectos de TI son eficientes?
Si o No
26. ¿Para estimar el costo de los proyectos de TI se tiene en cuenta la magnitud y el presupuesto?
Si o No
27. Considera que los objetivos de los proyectos de TI son realistas, alcanzables y están alineados con la estrategia de la empresa?
Si o No
28. ¿Considera que el personal y las herramientas con las que cuenta Procafecol son lo suficientemente madura para identificar y clasificar los riesgos potenciales?
Si o No
29. A la hora de tomar de decisiones con respecto a la gestión de riesgos, ¿el área de TI tiene claro los conceptos certeza e incertidumbre?
Si o No
30. ¿Considera que el éxito de los proyectos realizados por TI se basan en el tiempo, costo, desempeño y aceptación por parte del cliente / usuario?
Si o No
31. ¿El proceso de contratación de Procafecol cumple con el orden expuesto a continuación? (Ciclo de requisitos, ciclo de solicitud, ciclo de solicitud, ciclo de adjudicación, ciclo de solicitud ciclo contractual)
Si o No
32. En cuanto a la administración de los proyectos de TI. ¿los factores de escalamientos definidos contemplan las tasas generales, tasas de mano de obra y costos de materiales?
Si o No
33. Procafecol, contempla las rutas críticas entre los procesos a realizar? Si o No
100 34. Siendo Procafecol una empresa dedicada al servicio, ¿considera que los clientes son exigentes al momento de utilizar algún servicio administrado por el área de TI? (ejemplo: servicio Wifi)
Si o No
35. ¿La gerencia de TI cuenta con habilidades de liderazgo, comunicación y negociación, al interior de su equipo de trabajo?
Si o No
36. ¿Considera que la comunicación entre los involucrados en un proyecto de TI es directa y efectiva?
Si o No
37. ¿En el proceso de contratación se tiene en cuenta acuerdos para que el proveedor controle el costo más porcentaje del costo?
Si o No
38. Cuando se oficializa el cierre financiero de un proyecto de TI, ¿se pueden hacer cargos adicionales contra el proyecto?.
Si o No
39. ¿Conoce el concepto de “curva S”? Si o No
40. ¿Considera que la forma de comunicación organizacional va desde los subordinados hacia arriba?
Si o No
41. Con base a los procesos de riesgos definidos en la organización, ¿considera que Procafecol mitiga los mismos?.
Si o No
42. Teniendo en cuenta que una organización tradicional es aquella en la que existen varios puntos focales para clientes / patrocinadores ¿Considera usted que Procafecol es una organización tradicional?.
Si o No
101 Si o No
44. ¿Considera que la especificación del diseño dentro del desarrollo de un proyecto de TI pone en riesgo el rendimiento del comprador?
Si o No
45. ¿Considera que es efectiva y rápida la comunicación entre personas con punto de vista común?
Si o No
46. ¿Teniendo en cuenta la estructura y la importancia de cada elemento de un proyecto de TI es consistente la asignación de los recursos?
Si o No
47. ¿ Procafecol tiene definido el procedimiento para la cuantificación del riesgo con el fin de determinar la probabilidad de eventos de riesgo y las consecuencias asociadas con su ocurrencia ?
Si o No
48. ¿Procafecol utiliza el método tasa de trabajo promedio del grupo funcional para calcular las horas de trabajo de su personal funcional?
Si o No
49.¿Conoce la gestión moderna de calidad? Si o No
50.¿Es común que el líder de Tecnología intercambie información con el equipo del proyecto mediante en medio táctil, audio y visual?
Si o No
51. ¿Procafecol utiliza técnicas y métodos para reducir o controlar el riesgo? Si o No
52.¿Procafecol capacita el personal de TI para mejorar el desarrollo de sus labores en un proyecto?
Si o No
53. ¿La comunicación general de un proyecto se hace por medio del método de Línea?
102 Anexo 2: Modelo de madurez: Nivel 2 - Procesos Comunes.
En este nivel es importante la identificación de los procesos comunes por ende se aplicó una encuesta compuesta por 20 preguntas que recolectan la información
necesaria para las fases del ciclo de vida de un proyecto de TI, fue necesario modificar y alinear las mismas para dar el enfoque requerido.
A continuación, se exponen las preguntas estructuradas, evaluadas y analizadas: Link de acceso al formulario:
https://docs.google.com/forms/d/1e3yoV8T7f1eIoAW1L9KhGTOIYjzh- L7FgGH6jFgmMkc/edit
1.Procafecol reconoce la necesidad de gestión en todos los niveles organizacionales para los proyectos de TI.
2. Procafecol cuenta con un sistema de administración de costos y cronograma, el cual requiere códigos y números de cargos, así como brinda notificación de la variación de los objetivos planeados.
3. Procafecol reconoce los beneficios que son posibles de implementar en todos los niveles de gestión de un proyecto de TI enfocados en temas administrativos.
4. Procafecol cuenta con una gerencia de proyecto de TI bien definida utilizando fases
del ciclo de vida del mismo.
5. Las gerencias de Procafecol apoyan de manera visible la gestión de proyectos de TI a través de presentaciones ejecutivas, correspondencia y, ocasionalmente, asistiendo
al equipo del proyecto / reuniones informativas.
6. Procafecol está comprometida con la planificación inicial de calidad.
7. El nivel alto, medio y bajo de dirección de Procafecol, apoyan completamente y se visibilizan en el proceso de gestión de proyectos.
8. Procafecol está haciendo todo lo posible para minimizar el alcance "progresivo" (es decir, cambios de alcance) en los proyectos de TI
9. Las gerencias de Procafecol están comprometidos no solo con la gestión de proyectos de TI, sino también con las promesas hechas a la oficina de Proyectos en cuando a entregables.
10. Las gerencias de Procafecol tienen una buena comprensión de los principios de gestión de proyectos de TI.
103 11. Procafecol ha seleccionado uno o más paquetes de software de gestión de proyectos de TI para utilizarlos como sistema de seguimiento de proyectos.
12. Las gerencias de Procafecol han sido capacitados y educados en la gestión de
proyectos de TI.
13. El personal de oficina central de Procafecol entiende el patrocinio de los proyectos de TI y sirven como patrocinadores del mismo en proyectos seleccionados.
14. El personal de oficina central de Procafecol identifica las aplicaciones de gestión de proyectos de TI, sin importar el área al que pertenezca.
15. Procafecol ha integrado con éxito el control de costes y programación tanto para la gestión de proyectos de TI como para el estado de los informes.
16. Procafecol ha desarrollado un plan de estudios de gestión (es decir, más de uno o dos cursos) para mejorar las habilidades de gestión de proyectos de TI en sus empleados.
17. El personal de oficina central de Procafecol, reconocen las actividades necesarias para alcanzar la madurez en la gestión de proyectos de TI.
18. Procafecol ve y trata la gestión de proyectos de TI como una profesión en lugar de una asignación a tiempo parcial.
19. Las gerencias de procafecol están dispuestos a liberar a sus empleados para capacitación en gestión de proyectos de TI.
20. El personal de oficina central de Procafecol han demostrado la voluntad de cambiar nuestra forma de hacer negocios para madurar en la gestión de proyectos de TI.
104 Anexo 3: Modelo de madurez: Nivel 3 - Metodología singular
Este nivel busca reconocer cómo está la organización en cuanto a procesos
integrados, cultura, soporte gerencial, gerencia de proyectos informal, entrenamiento y educación y excelencia conductual por ende se aplicó un total de 42 preguntas.
Se pretende identificar los componentes que hacen parte del hexágono de la