(a) Capacitación del Equipo SIGUD a los pasantes:
El Equipo SIGUD realizó capacitaciones referentes al diseño y documentación de Indicadores en la UDFJC a los pasantes, de las cuales se dejó evidencia a través de Actas de reunión los temas tratados y la formación recibida en:
Conceptos asociados a Indicadores de Gestión
GI-GUI-003, Guía para la Construcción de Indicadores Sistema Integrado de Gestión SIGUD
Construcción de Indicadores (Taller Practico GI-GUI-003-FR-004, Hoja de Vida Indicadores
(b) Programación de reuniones con gestor y promotor del proceso:
Una vez los pasantes y promotores de procesos asistieron a capacitaciones asociadas a la construcción de indicadores, se coordinaron reuniones con el fin de identificar y documentar indicadores que permitieran la medición de eficacia del proceso. Los funcionarios asignados por el SIGUD para el proceso de Gestión de Docencia fueron: Gestor: José Eugenio Cely Fajardo (Director de la Oficina de Docencia).
Promotora:Diana Mora Ramírez
(c) Definición de fuentes de información y factores de éxito:
Se revisaron las siguientes fuentes de información, teniendo en cuenta que el desdoblamiento de los objetivos nos ofrecen las características del resultado que se espera para el proceso con el fin de identificar posibles variables a medir y fuentes de información para la construcción de indicadores para el proceso:
Plan Estratégico de Desarrollo 2007-2016 Proceso de Gestión de Docencia
Procedimientos del proceso de Gestión de Docencia aprobados
Plan de Acción de Docencia vigente 2015, registrado en el Sistema de Información para la Planeación, gestión y seguimiento, ICARO
Una vez se llevó a cabo el desdoblamiento de objetivos y de fuentes de datos, con el apoyo del Gestor y promotor del proceso asignado por el SIGUD, se realizó la identificación de factores críticos de éxito, es decir los aspectos del proceso que
Tabla 20. Factores de Exito para la identificación de indicadores de Gestión de Docencia Fuente de
información
Factores críticos de éxito
Variables asociadas al factor crítico de éxito
Objetivos generales del Plan Estratégico de Desarrollo 2007- 2016 Eficacia Condiciones académicas de la Universidad Distrital. Reconocimiento de la
participación y los aportes de los actores de la comunidad
académica.
Desarrollo de las funciones misionales de la Universidad. Objetivo del Proceso de Gestión de Docencia Eficiencia Cantidad e idoneidad de docentes.
Ejecución eficiente del proceso de enseñanza.
Plan de Acción de Docencia vigente 2015
Eficiencia
Mejora de la eficiencia y calidad de servicio a los docentes de la universidad
Posicionamiento de docentes. Información actualizada para la
reclasificación de docentes. Desarrollo profesoral integral y
consolidación de la estructura docente.
Asignación de puntos a los docentes de acuerdo a la reglamentación de la universidad. Procedimientos del proceso de Gestión de Docencia Eficiencia
Concurso de méritos para la provisión de cargos de Planta docente
Clasificación docente Fuente: Elaboración propia
De acuerdo a esta información, se estableció la importancia de medir la eficacia de las actividades ejecutadas en el proceso, ya que son de gran relevancia para el cumplimiento de las funciones misionales de la Universidad.
(d) Revisión de indicadores existentes para el proceso:
Luego de establecer variables actividades relevantes a medir en el proceso, fue
necesario revisar y exponer al gestor y promotor del proceso, la relación
de indicadores que ya se encuentran identificados desde el CNA bajo responsabilidad de la Coordinación de Acreditación y Autoevaluación de la universidad, suministrada
por el SIGUD a los pasantes. De acuerdo a la revisión de esta matriz se identificaron los siguientes indicadores existentes para el proceso:
Tabla 21. Indicadores del CNA existentes para el proceso de Gestión de Docencia
No. De indicadores Tipo de indicador ¿qué miden? 11 Eficacia
Estado de la interacción académica del profesorado, por áreas de conocimiento.
Existencia de fondos para becas
Existencia de estímulos y criterios para su asignación
Existencia de programas de desarrollo profesoral Existencia de políticas y programas para facilitar la
apropiación de idiomas por parte de la comunidad académica.
Existencia de proyectos y actividades institucionales y de los programas de formación para el apoyo de la investigación formativa.
2 Efectividad Reconocimientos a la institución en los campos
empresarial, científico, cultural, económico y político
9 Eficiencia
Criterios y mecanismos para la evaluación del desempeño, la producción intelectual y las tareas asignadas a los docentes
Existencia de políticas y estrategias que orienten el uso de nuevas tecnologías de información y
comunicación.
Impacto de la investigación
Fuente: Autoría Propia basado en Matriz de indicadores CNA
(e) Identificación de nuevos indicadores:
A partir de la definición y verificación de variables ya medidas a través de indicadores del proceso, se realizó la relación de actividades ejecutadas por la Oficina de Docencia,
sobre las cuales no se ejerce control a través de indicadores documentados y aplicados:
Contribuir con el posicionamiento de los docentes que ganaron el concurso docente. Contar con información actualizada permanentemente sobre los docentes que
manejan títulos de postgrado, para ser suministrada oportuna y rápidamente.
Fomentar un modelo de desarrollo profesoral integral y consolidación de la comunidad y estructura docente
Garantizar la asignación de puntos a los docentes que evidencien producción académica o investigativa según los parámetros establecidos por la reglamentación de la Universidad.
Con el fin de que la medición y reporte de indicadores no represente una sobrecarga de trabajo para los responsables del proceso, se decidió con el gestor y promotor asignado por el proceso, la documentación de un indicador que mida el cumplimiento de las actividades llevadas a cabo por la Oficina de Docencia.
(f) Definición y documentación de parámetros del indicador:
Una vez se identifico la necesidad de documentar un indicador que verificará la eficacia de las actividades desarrolladas en la Oficina de Docencia, se procedió a definir y documentar los parámetros del indicador en la Hoja de Vida Indicadores, GI-GUI-003- FR-004 con apoyo del gestor y promotor del proceso.
Dentro de los parámetros del indicador, que se expondrán en la Tabla 22, es importante aclarar que la fórmula de cálculo, meta o valor esperado, y rangos de semaforización del indicador de Gestión de Docencia, se definieron de acuerdo las siguientes metodologías:
La expresión matemática que establece el comportamiento del indicador, se estableció de acuerdo la siguiente forma:
𝐼𝑛𝑑𝑖𝑐𝑎𝑑𝑜𝑟 = 𝑅𝑒𝑠𝑢𝑙𝑡𝑎𝑑𝑜 𝑟𝑒𝑎𝑙
𝑅𝑒𝑠𝑢𝑙𝑡𝑎𝑑𝑜 𝑒𝑠𝑝𝑒𝑟𝑎𝑑𝑜
Una vez hallada la forma de cálculo del indicador, se procedió a establecer la meta del indicador, la cual se puede obtener con alguna de estas herramientas:
Análisis de datos históricos: La definición de la meta se basa en resultados del pasado, de esta manera se realiza una proyección para determinar lo que se espera en el siguiente periodo.
Comparación con otras instituciones: Consiste en observar resultados de indicadores ya definidos por otras instituciones de la misma naturaleza y así por medio del estudio de estos datos, se determine una meta para el indicador.
Evaluar tendencias del entorno: Se analiza información del entorno, con el fin de conocer que comportamiento se espera del indicador.
Estudio de políticas institucionales o estatales: La meta se define para dar cumplimiento a las políticas establecida.
Construcción participativa: En caso no tener datos históricos o suficiente información para utilizar las anteriores metodologías, es posible usar técnicas como lluvia de ideas para establecer la meta del indicador. Es importante tener en cuenta el conocimiento y experiencia de las personas involucradas en el proceso.26
Para el indicador de Docencia se utilizo una construcción participativa, de esta manera se procedió a definir los rangos de evaluación o parámetros de semaforización del mismo, de acuerdo a la siguiente metodología:
En primer lugar, se estableció con el gestor del proceso el comportamiento esperado del indicador, es decir si se espera que la tendencia sea creciente o decreciente a través del tiempo.
En caso de que no existan datos históricos para determinar la línea base o valor inicial del indicador, se definirán los rangos de semaforización, de acuerdo a la experiencia del gestor del proceso y por medio de una lluvia de ideas con el personal vinculado al proceso.
Si de lo contrario, las bases de datos reportan información que contribuya a determinar la línea base del indicador, se procederá a determinar los puntos que representan criticidad, riesgo o aceptabilidad para el factor de éxito monitoreado. A continuación se relacionan los parámetros identificados para la construcción del indicador:
Tabla 22. Elementos del formato PR-003-FR-004 Hoja de Vida del Indicador.
TIPO DE
PARÁMETRO JUSTIFICACIÓN EJEMPLO DOCENCIA
Nombre
Se estableció teniendo en cuenta el objetivo y
la variable a medir. Actividades cumplidas en la oficina
de docencia
Código
El Código del Indicador, el cual se compone por el Código del Proceso y el consecutivo del Indicador desde el - 01, en adelante por Proceso.
Este parámetro lo establece el SIGUD, luego de la aprobación del indicador.
Objetivo
El objetivo del indicador se estableció de acuerdo al propósito con el cual fue creado, es decir controlar el cumplimiento de las
Verificar el cumplimiento de actividades proyectadas por la oficina de docencia, con el fin de
26 OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y CONTROL. SIGUD. Guía para la Construcción de
actividades desarrolladas por la Oficina de Docencia
mejorar la eficiencia y la calidad de servicio a los docentes de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas con los recursos
adecuados.
Fecha de Creación
La fecha se establece de acuerdo a la aprobación por parte del líder del proceso
El parámetro es establecido por el SIGUD.
Fecha de Actualización
Fecha en la que se aprueba algún cambio en el Indicador y por esta razón se hace un cambio en la versión de la Hoja de vida del indicador.
El parámetro es establecido por el SIGUD.
Descripción del Proceso
Nombre del proceso al cual pertenece el indicador.
Objetivo del Proceso.
Objetivo de la Política del Plan Estratégico de Desarrollo al cual contribuye con su medición el Indicador.
La descripción del proceso se realiza de acuerdo a información ya
determinada,
Forma de Cálculo
Se definió la fórmula matemática adecuada para la medición.
La meta del indicador se estableció por medio de participación constructiva basada en la experiencia de las personas involucradas en el proceso, debido a que no se cuenta con datos históricos de la medición del indicador.
𝑁ú𝑚𝑒𝑟𝑜 𝑑𝑒 𝑎𝑐𝑡𝑖𝑣𝑖𝑑𝑎𝑑𝑒𝑠 𝑒𝑗𝑒𝑐𝑢𝑡𝑎𝑑𝑎𝑠 𝑒𝑛 𝑙𝑎 𝑜𝑓𝑖𝑐𝑖𝑛𝑎 𝑑𝑒 𝑑𝑜𝑐𝑒𝑛𝑐𝑖𝑎 𝑁ú𝑚𝑒𝑟𝑜 𝑑𝑒 𝑎𝑐𝑡𝑖𝑣𝑖𝑑𝑎𝑑𝑒𝑠 𝑝𝑟𝑜𝑦𝑒𝑐𝑡𝑎𝑑𝑎𝑠
𝑒𝑛 𝑙𝑎 𝑜𝑓𝑖𝑐𝑖𝑛𝑎 𝑑𝑒 𝑑𝑜𝑐𝑒𝑛𝑐𝑖𝑎 Meta: Se espera que el
100% de las actividades de la Oficina de Docencia se cumplan, ya que se cuenta con la capacidad necesaria para lograrlo.
Variables del Indicador
Se definió el numerador y denominador que componen el indicador.
Se identificaron las fuentes de información del numerador y denominador
respectivamente.
Numerador: Número de actividades ejecutadas en la oficina de docencia. Fuente de
información: Base de datos de
planta y de vinculación especial Denominador: Número de
actividades proyectadas en la oficina de docencia. Fuente de
información: Plan de acción
anual de Docencia.
Periodicidad de la Medición del Indicador
Ya que la fuente de información del
denominador es el Plan de Acción anual de docencia, se determinó que la periodicidad debe ser anual.
Anual
Rangos de
Para determinar los niveles de desempeño del Indicador: Adecuado, en riesgo y crítico, el gestor y promotor del proceso expusieron de
Crítico: 0-59% En Riesgo: 60-79% Adecuado: 80-100%
Evaluación acuerdo a su experiencia los rangos pertinentes para el indicador.
Quién reporta el Indicador al Tablero
El funcionario que se hace responsable de reportar el resultado del indicador al tablero es el gestor del proceso.
Gestor del proceso: José Eugenio Cely
Tipo de Indicador
Ya que el indicador mide el grado en el que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados, se establece que es un indicador de eficacia
Eficacia
Interpretación de los
Resultados del Indicador
Se realizó una descripción breve de cómo se debe leer el Indicador.
Porcentaje de actividades cumplidas en la oficina de docencia en relación con las actividades proyectadas en la oficina de docencia
Instrucciones para el Cálculo de cada
Variable
Se definió cómo se debe realizar la medición de cada variable que compone el indicador.
Se debe revisar y consolidar los datos de la base de datos de vinculación especial y de planta y el Plan de Acción anual vigente.
Definición de Términos
Se identificaron los términos aplicables para las definiciones glosarios, términos y siglas relacionadas con el respectivo indicador.
Docente de planta
Docente de vinculación especial.
Responsables de la Medición
Se registraron las personas encargadas de alimentar los datos y realizar el seguimiento de la medición del indicador
Consolidar y Reportar Datos: Jefe de la oficina de docencia. Seguimiento y Análisis: Jefe
de la oficina de docencia. Toma de Decisiones: Jefe de la
oficina de docencia.
Verificación y Aprobación
Los responsables de elaborar, revisar y aprobar el indicador están determinados en la Guía para Construcción de Indicadores del SIGUD
Elaborar: Equipo SIGUD Revisar: Jefe de la Oficina de
Docencia.
Aprobar: Vicerrector académico.
Fuente: Elaboración propia
De esta manera se identificó y documentó un indicador con apoyo del gestor para el Proceso de Gestión de Docencia, con el fin de que sea aprobado por el líder del proceso y posteriormente sea medido y permita mejorar continuamente la eficacia de las actividades.