Phase III: Consensus

8.1 Estandarización Documental de Procedimientos

El diseño y documentación de procedimientos se desarrolló de acuerdo a la GI-GUI- 001 Guía de Normalización de Documentos para el Sistema Integrado de Gestión, la cual muestra en el numeral 8.3.3 la Diagramación de Procedimientos en la herramienta BIZAGI, los aspectos que se deben tener en cuenta para la diagramación son:

 Nombre del procedimiento.

 Actores involucrados en el procedimiento.  Fases del procedimiento

 Actividades

 Documentos generados en cada una de las actividades.

También se establece la simbología a tener en cuenta para la descripción grafica de actividades y su interrelación en el diagrama de flujo.

La guía estandariza el contenido para documentos del nivel dos y tres, en los cuales se encuentran los procedimientos, los aspectos a incluir se muestran en la siguiente tabla:

Tabla 44. Aspectos a diligenciar en la documentación de procedimientos Aspectos del

Procedimiento

Descripción

Control de cambios Se evidencian los cambios y modificaciones del

procedimiento luego de su aprobación inicial.

Objetivo En la cual conduce al cumplimiento de un

propósito orientado a la satisfacción del cliente.

Alcance Define el campo de acción y la aplicabilidad que

tiene el procedimiento.

Base legal Referente a Normatividad Interna y Externa

vigente que regula el procedimiento

Definiciones y Siglas Permiten el fácil entendimiento del procedimiento

para cualquier persona que tiene acceso al mismo.

Documentos y registros Se asocian los documentos relacionados con el

procedimiento tales como formatos, actas, bases de datos etc.

el procedimiento. Responsable del

procedimiento

Son los cargos que supervisan y ejecutan la actividad

Flujograma Diagrama de actividades con fases y

responsables

Fuente: Elaboración propia

La estandarización documental de procedimientos también se apoya en el documento “GI-GUI-001-IN-001 Instructivo para la Elaboración de Procedimientos en la Herramienta Bizagi”, el cual proporciona directrices para el uso de esta herramienta de diagramación y da parámetros de documentación y estandarización de los diagramas de flujo para que sean aplicados a todos los procedimientos desarrollados en la Universidad Distrital.

Luego de conocer estos lineamientos, Los pasantes diseñaron los diagramas de flujo que representan cada uno de los procedimientos diseñados en la pasantia, para su posterior socialización ante la comunidad universitaria mediante la página Web del SIGUD.

Nota: para visualizar todas las características de los diagrama de flujo se recomienda utilizar el programa Bizagi Modeler. (Ver ANEXO 3. Procedimiento GD-PR-011 -

Diseño y actualización de Plan de Estudios, ANEXO 37. Procedimiento C-PR-004 Elaboración Periódico Institucional, ANEXO 38. Procedimiento C-PR-007 Cubrimiento De Eventos Institucionales.)

8.2 Estandarización Documental de Indicadores

La documentación de Indicadores se estandarizó de acuerdo al documento “GI-GUI- 003, Guía para la construcción de indicadores sistema integrado de gestión” en el cual se establece la construcción del sistema de indicadores con la metodología para el diseño, documentación y mejoramiento del mismo.

Los pasantes deben tener en cuenta los siguientes aspectos para la documentación de indicadores:

 Tipos de Indicadores que se documentan  Recursos utilizados en los procesos

 Metodología para la construcción de indicadores: Utilizada de acuerdo al alcance de la pasantía definida en el numeral 6.2.

Los tipos de indicadores para medir la eficacia del proceso se clasifican en la siguiente figura.

Figura 12. Tipologia de indicadores en la UDFJC

Fuente: SIGUD, GI-GUI-003Guía para la construcción de indicadores sistema integrado de gestión.

Para la estandarización documental de los indicadores diseñados en todos los procesos misionales, los pasantes usaron el formato aprobado por el SIGUD “GI-GUI- 003-FR-004, Hoja de Vida Indicadores” el cual se referencia en el numeral 8.10 de la guía, en este formato se establece que el indicador debe contener la siguiente información diligenciada:  Nombre  Código  Objetivo  Fecha de creación  Fecha de actualización  Descripción del proceso  Forma de cálculo

 Variables del indicador

 Periodicidad de la Medición del Indicador

 Rangos de Evaluación

 Quién reporta el Indicador al Tablero  Tipo de indicador

 Interpretación de los Resultados del Indicador

 Instrucciones para el Cálculo de cada Variable

 Definición de Términos

 Responsables de la Medición  Verificación y Aprobación

8.3 Estandarización Documental de Mapas de Riesgo

La documentación de Mapas de Riesgo se desarrolló de acuerdo a los lineamientos establecidos por el documento “GI-GUI-002, Manual para la Administración de Riesgo”, en el cual se establece el numeral 7.3.2 donde se referencia el uso del formato “GI-GUI-002-FR-001, Mapa de Riesgos Integral”, teniendo en cuenta que el diligenciamiento de este formato debe desarrollarse de acuerdo a las instrucciones del manual mencionado anteriormente.

La información que debe registrarse en el formato para obtener la información específica y estandarizada de cada riesgo se presenta en la siguiente tabla:

Tabla 45. Campos de Diligenciamiento de la Matriz Integral de Riesgos

Campo Definición

1. Proceso Se selecciona el proceso en el cual se van a evaluar los riesgos.

2. Objetivo del proceso Se diligencia automáticamente de acuerdo a la selección del

proceso.

3. Causa o fuente

Son los medios, circunstancias y agentes generadores del riesgo. Son los agentes generadores que se entienden como todos los sujetos u objetos que tienen la capacidad de originar un riesgo; se pueden clasificar en cinco categorías: personas, información o normatividad, infraestructura, aplicativos, proceso y entorno.

4. Clasificación Se clasifica de acuerdo a los factores internos y externos que

tiene el riesgo 5. Riesgo

Se escribe la posibilidad de ocurrencia de un evento que pueda entorpecer el normal desarrollo de las funciones de la

Universidad y afectar el logro de sus objetivos.

6. Tipo de riesgos Se establece el tipo de riesgo de acuerdo a la Guía para la

Administración de Riesgos. (DAFP)

7. Consecuencias

Constituyen efectos sobre los objetivos de la Entidad,

generalmente se dan sobre las personas o los bienes materiales o inmateriales con incidencias importantes tales como: daños físicos y fallecimiento, sanciones, pérdidas económicas, de información, de bienes, de imagen, de credibilidad y de confianza, interrupción del servicio y daño ambiental.

8. Clasificación

Probabilidad: La puntuación se mide con criterios de frecuencia de acuerdo a la guía del DAFP.

Impacto: La puntuación se mide por las consecuencias que puede ocasionar a la entidad la materialización del riesgo de acuerdo a la guía del DAFP.

Zona de Riesgo: Se clasifica automáticamente basado en la guía

DAFP.

9. Controles, tipo de control

Los controles deben denominarse de manera general, es decir que represente todas las acciones que se definen para el tratamiento del riesgo. Así mismo dichas acciones deben definirse en términos del PHVA, con el fin de asegurar que el tratamiento mitigara el riesgo identificado. Pueden ser controles preventivos o correctivos.

10. Nivel

Se evalúa a través de la tabla de calificación de control elaborada por el SIGUD, dadas la calificación de los controles por parte de los responsables en criterios de nivel de documentación, nivel de aplicación del control, nivel de efectividad, nivel de seguimiento, evaluación y mejora.

11. Total nivel Corresponde al porcentaje total de efectividad en cada control definido

12. Probabilidad e impacto residual

Corresponde al porcentaje de riesgo controlado de acuerdo al tipo de control ejecutado ya sea para la disminución en la probabilidad o en el impacto.

13. Zona de riesgo residual Corresponde a la nueva valoración del riesgo luego de los

controles identificados y evaluados. 14. Manejo del riesgo

Son las acciones a seguir luego de la calificación de riesgo residual, las decisiones se toman de acuerdo a la zona de riesgo residual establecida en el Manual para la Administración de Riesgos de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas.

Fuente: Elaboración propia

El Equipo SIGUD tambien presento a los pasantes las directrices de la cartilla “Guía para la Administración de Riesgos – DAFP” ya que dicha cartilla se alinea con la Norma Técnica de Calidad GP1000:2009 y el Modelo Estándar de Control Interno – MECI, el cual es aplicado a todas las entidades del estado con el fin de garantizar la gestión institucional y el logro de los objetivos por medio de la administración de riesgo.

9. RESULTADOS DEL DISEÑO Y DOCUMENTACIÓN DE PROCEDIMIENTOS,