El sistema de control Interno se encuentra orientado a cumplir con el ordenamiento jurídico, técnico, y administrativo con la finalidad de promover la eficiencia, eficacia en
los procesos, en la presente investigación se enfocará a garantizar la confiabilidad de la información, adopción de medidas para corregir las deficiencia de Control en el Módulo de producción de Leche.
La presente propuesta se respalda en los elementos del Control Interno, los cuales se encuentran en libros, y en las Normas de Control Interno para las Entidades, Organismos del Sector Público y Personas Jurídicas de Derecho Privado que dispongan de Recursos Públicas, Registro Oficial Nº 87, los elementos en los que se sustentan son los siguientes.
3.2.3.1 Ambiente de control
El ambiente de Control es parte del primer componente del Sistema de Control Interno, que tiene como objetivo establecer un óptimo entorno organizacional, influenciando de forma positiva en el personal, porque son parte esencial de la Institución.
3.2.3.1.1 Código de Ética.
La Carrera de Ingeniería en Ciencias Agropecuaria Santo Domingo, es una Unidad Académica Descentralizada de la Escuela Politécnica del Ejército, por lo tanto como unidad Ejecutora, se rige mediante, Leyes, Códigos, Reglamentos, Normas, y otras resoluciones adoptadas por la Matriz, siendo así la Escuela Politécnica del Ejército cuenta código de ética. Ver Anexo.
Este Código se encuentra los puntos principales que son de suma importancia para el funcionario público, mas considero que se debe socializar con todo el personal ya que este se encuentra en la página web de la institución mas el personal de jornal no se encuentra socializado constantemente con este medio debido a que su labor lo realiza en el campo.
3.2.3.1.2 Administración Estratégica.
La planificación y administración forman parte del ambiente de control, las personas que se encuentren en altos mandos, deben establecer planes que permitan evaluar el cumplimiento de los objetivos, la eficiencia de la gestión entre otros.
De acuerdo a los lineamientos que demanda la administración Pública se realiza la formulación del PAC (Plan Anual de Compras) esto lo realiza cada área para luego ser condensada las necesidades de toda la Carrera en el Departamento Financiero, el PAC es realizado por el encargado de cada área planificando las adquisiciones por cuatrimestre que serán requeridas por un año calendario, este documentos se lo realiza para un año posterior al que se lo planifica,
Analizando el PAC del año 2011, y 2012 por el Módulo de Producción de Leche, este tiene deficiencias tales como la solicitud de compras de productos en cantidades superiores a las que se requiere, y la falta de inclusión de productos y servicios de compras de suma importancia, este fenómeno se debe a la falta de planificación en la elaboración del PAC.
Se propone lo siguiente para la elaboración del Plan Anual de Compras del Módulo de Producción de Leche.
• Coordinar reunión entre el Encargado del Módulo de Producción de Leche y los trabajadores.
• Analizar información estadística, referente a PAC de años anteriores y las necesidades que han surgido posteriormente.
• Realizar una lista de los productos considerados indispensables, tales como balanceados y medicinas.
3.2.3.1.3 Políticas del Talento Humano del personal involucrado en el Módulo de Producción de Leche.
a) Personal de Ganadería
• Proteger y no malgastar los recursos de la Institución
• Mantener el higiene antes del ordeño (lavarse y desinfectarse las manos) • Utilizar herramientas como bidones de acero inoxidable en perfecta
pulcritud.
• Llevar un registro diario de la producción de leche, en horarios de ordeño (mañana y tarde)
• Notificar a la máxima autoridad, novedades que pongan en riesgo la producción, calidad y cantidad de la leche que genera el módulo.
• Salvaguardar el buen uso y mantenimiento del ganado, materiales, instrumentos y maquinarias del módulo de Producción de Leche.
• Tomar medidas correctivas en el manejo de químicos para evitar daño o contaminación al Medio Ambiente.
• Evitar desperdicios en la producción.
• Notificar a la máxima autoridad, sobre muerte, o enfermedad del ganado. • Llevar registro de producción de leche por vaca.
• No deberán fumar o consumir bebidas alcohólicas dentro de la empresa
• Respetar los horarios asignados por el encargado.
b) Políticas del Jefe de Producción y Personal Técnico. • Coordinar con los diferentes módulos la producción • Realizar cronogramas de siembra, cosecha, y ordeño.
• Atender a las necesidades que se presenten en el módulo. • Realizar reportes de Producción.
• Velar por la calidad de la producción en los diferentes módulos
c) Políticas del Dpto. Financiero (Ventas)
• Para la facturación debe constar el ingreso en la Bodega de Comercialización, el informe de producción y de comercialización.
• Toda recaudación de venta de bienes y servicios será sustentada con un documento autorizado por el SRI (factura)
• Se realizarán cierres de caja diarios.
• La recaudación será depositado en la cuenta corriente de la Institución en el curso del día o máximo al día hábil siguiente.
• La recaudación será depositada en el banco corresponsal de forma intacta.
3.2.3.1.4 Estructura Organizativa.
Existe una estructura Organizacional ya establecida para la institución, es el que se muestra a continuación.
Gráfico Nº 1. Organigrama de la Carrera de Ingeniería en Ciencias Agropecuarias Santo Domingo.
3.2.3.1.5 Delegación de Autoridad.
El Director de la Unidad Académica Descentralizada, es el que se encuentra legalmente facultado para delegar autoridad y definir funciones al personal de la Carrera, por lo consiguiente se propone las siguientes funciones.
BIENESTAR ESTUDIANTIL PISCOLOGIA BIBLIOTECA LABORATORIOS CLUBES POLICLINICO MANTENIMIENTO SEGUIMIENTO DE GRADUADOS VINCULACIÓN CON LA COLECTIVIDAD INVESTIGACIÓN E INICIACIÓN LOGISTICA COMPRAS PUBLICAS CONTABILIDAD PRESUPUESTO TESORERIA BODEGAS B. INVENTARIOS B. COMERCIALIZACIÓN B. ACTIVOS FIJOS DOCENCIA PRODUCCIÓN MODULOS DE PRODUCCIÓN COMERCIALIZACIÓN UNIDAD DE TRANSPORTES ARCHIVO SERVICIOS UNIVERSITARIOS RESIDENCIA JEFATURA ADMINISTRATIVA CONSEJO DE CARRERA DIRECCIÓN DE CARRERA SECRETARIA TALENTO HUMANO ADMISIÓN Y REGISTRO DIRECCIÓN DE CARRERA 54
La delegación se la realiza por escrito al personal involucrado, y desde el momento que firma la recepción del documento, es responsable de las decisiones y/u omisiones con relación a la delegación.
a) Encargado del Módulo de Producción de Leche.
Se delega como encargado del Módulo del Producción de Leche al docente que se encuentre contratado para impartir las asignaturas referentes a este tema a los estudiantes de la Carrera, y el aporte que entrega formará parte de su carga horaria, así también se encontrará a cargo del personal de vaquería, guiándolos a mejorar las prácticas de lechería.
b) Encargados de Producción y Comercialización.
La delegación de estas funciones se encuentra otorgada a dos militares, aunque por control es aconsejable que sea una persona civil, ya que los militares son removibles en periodos de tiempo, dejando inconcluso la administración de estas funciones.
La denominación de estas responsabilidades es con la finalidad de dinamizar el proceso de venta, manteniendo un control de la producción y de los procesos.
3.2.3.1.6 Flujograma de Procesos.
Es de suma importancia que el personal conozca los procesos administrativos que se deben seguir, ya que les permite identificar claramente cuáles son los pasos a seguir, evitando así el desperdicio de tiempo, y recurso humano.
Se realizó el levantamiento de las actividades con las diferentes áreas involucradas con el fin de definir el proceso.
Gráfico Nº 2. Propuesta de flujograma del proceso de Venta de productos.
PROCESO DE FACTURACIÓN Y RECAUDACIÓN POR LA VENTA DE PRODUCTOS Bodega General
Comercialización Dpto. Financiero Garita.
Fase
Inicio
Cliente coordina con Comercialización los productos a comprar
Decide la Compra
Bodeguero y Comercialización, miden,
pesan y cuentan los productos
Facturación del Producto.
Recaudación de la Venta
Entrega del Producto.
Verifica la Salida de Productos con la Factura Fin Ingreso de Productos para la Venta en el Sistema Olympo Elabora el Recibo de Entrega de acuerdo al Módulo 56
Bodeguero y Comercialización, miden,
pesan y cuentan los productos
El encargado de comercialización es quien expone al cliente los productos que se encuentran disponibles para la venta.
El cliente toma decide si continua con la compra
a) Es recomendable que el Encargado de Comercialización mantenga un listado actualizado de los productos disponibles para la venta.
En los productos a vender debe constatar el Encargado de Comercialización, el bodeguero y/o Delegado del Dpto. Financiero, a fin de constatar en unidad y/o peso los productos para la venta.
En cada módulo existe un recibo de Entrega, el Encargado del Módulo debe registrar y entregar el recibo de entrega por la venta, en dicho documento debe constar:
• Datos del Cliente: Apellidos y Nombres, número de Cédula o RUC • Descripción del Producto: Cantidad (de acuerdo a su unidad de medida),
descripción del producto, precio unitario, valor total.
• Legalización del Documento: El recibo de entrega (encargado) debe firmar la persona que entrega y la que recibe (cliente)
Con la presentación del Recibo de Entrega llenado y legalizado el Guardalmacén General ingresará al Sistema Olympo, en la Bodega de Comercialización, los productos para la venta.
Se realiza la facturación del producto una vez que se haya registrado en la Bodega de Comercialización en el Sistema Olympo,
La recaudación por la venta de productos será en el Dpto. Financiero de la Carrera, en horarios de oficina, 7:00 a 13:45, ningún otro funcionario ajeno a este departamento está autorizado para realizar el cobro por la venta de los productos, el cliente debe acercarse para firmar la factura y realizar la cancelación.
El producto será entregado con la presentación de la factura autorizada por el SRI, emitida en el departamento Financiero.
Los encargados de la Seguridad en la garita, deben solicitar la factura, y/o guía de remisión de los productos que salgan de la hacienda.
Cliente coordina con Comercialización los productos a comprar Elabora el Recibo de Entrega de acuerdo al Módulo Ingreso de Productos para la Venta en el Sistema Olympo Facturación del Producto. Decide la Compra Recaudación de la Venta
Entrega del Producto.
Verifica la Salida de Productos con la
Factura
3.2.3.1.7 Competencia Profesional.
El personal de ganadería debe tener conocimiento sobre manejo de ganado, en especial el ganado lechero, así como también del ordeño, pastos, etc., estos se los expone en la separación de Funciones.
3.2.3.1.8 Unidad de auditoría Interna.
Existe la unidad de Auditoría Interna en la ESPE Matriz, la cual realiza evaluaciones periódicas a la Carrera, de igual forma el Personal Financiero en la persona del Contador realiza supervisión de la producción y del ganado periódicamente.
3.2.3.2 Evaluación de Riesgo.
Para tener un Control Interno de Calidad es necesario disminuir la probabilidad de ocurrencia de un evento no deseado que pueda perjudicar la producción de leche, al ganado o inclusive la integridad y salud del personal.
3.2.3.2.1 Identificación de Riesgos.
Es necesario identificar los factores Internos y Externos potencialmente considerados como riesgos, entro los factores externos pueden ser estos económicos, políticos, tecnológicos, sociales y ambientales, y los internos son los que se encuentran dentro de la empresa, como el personal, la infraestructura, tecnología y procesos.
3.2.3.2.2 Análisis de Riesgos.
Tabla Nº 4. Análisis de Riesgo del Control Interno del Módulo de Leche.
FASE DESCRIPCION DE RIESGOS
TIPO DE RIESGO PROBABILIDAD E IMPACTO DEL RIESGO REGISTRO DE RIESGOS
EST RA TE GI CO O PE RA TI VO FI NA NC IE RO DE CU M PL IM IE N TO DE T EC N O LO G IA PROBABILIDAD DE OCURRENCIA VA LOR ACI ÓN IMPACTO NIVEL DE VA LOR ACI ÓN
MEDIDAS PREVENTIVAS MEDIDAS CORRECTIVAS
Políticas de Funcionamient o
No existen políticas para el personal sobre registro de producción, asepsia, funciones, manejo y proceso del módulo de lácteos.
x MODERADO 3 MODERADO 3 Plantear políticas para el personal involucrado en el módulo de leche.
Definir las políticas a aplicarse al personal del módulo de lácteos. Producción
Balanceado
Desnutrición del semoviente, disminución en la producción de leche
por la falta de nutrientes. X IMPROBABLE 2 MAYOR 4
Adquirir balanceado con la dosis de nutrientes requeridas por el ganad lechero.
Analizar la dosificación del balanceado que se adquiere actualmente. Producción
Impureza del Agua
Que se dañe la leche y se pierda la producción, ya que los instrumentos y bidones así como el equipo de ordeño mecánico se lava con esa agua.
X IMPROBABLE 2 CATASTROFICA 5
Verificar la impureza del agua antes de lavar los instrumentos y demás, aplicar los desinfectantes requeridos Gestionar para la adquisición de filtros de agua. Inestabilidad de energía eléctrica
Se deteriore la leche que se encuentra en el congelador, y perder la
producción, así como también la descomposición de vitaminas.
X IMPROBABLE 2 MAYOR 4 Despachar la leche antes que esta se deteriore, entregar al rancho para que se haga queso.
Gestionar la compra de un generador de energía eléctrica.
Calidad de la Leche
La Carrera no tiene calidad óptima en la producción de leche, ocasionando un precio de venta bajo, y no se muestra una producción eficiente y de calidad a los estudiantes.
X X IMPROBABLE 2 MENOR 3
Verificar mediante pruebas de laboratorio la calidad de la leche y obtener datos estadísticos y analizar la evolución de la calidad del producto.
Utilizar productos de calidad y aplicar las políticas sanitarias de manipulación del animal.
59
Almacenamiento del Producto
El producto almacenado en recipientes incorrectos, puede dañar la leche, o que el congelador se encuentre sucio o en mal estado puede ser factor de perder la producción de leche
X IMPROBABLE 2 MAYOR 4 Limpieza adecuada de congeladores y recipientes
Gestionar la adquisición de un congelador de mejores características al que se posee. Registro de producción por vaca.
Falta de registro de la producción diaria por parte del personal de ganadería, procesando información irreal y descuadrando con el despacho del producto.
X CASI CERTEZA 5 INSIGNIFICANTE 1
Crear formularios de fácil comprensión y registro, para luego ser procesado por el Encargado del Módulo.
Supervisión de los libretines de producción de leche.
Proceso de Venta
Que por lo falta de agilidad se pierda
clientes. X X MODERADO 3 MODERADO 3
Crear un proceso de venta ágil y dinámica sin pasar por alto la normativa requerida.
Supervisión del proceso establecido para la venta, y enfocarse a la mejora continua y uso de herramientas electrónicas. Venta sin documentos de soporte
Llamados de atención por parte de los Auditores, por falta de documentación
sustentadora de los ingresos. X IMPROBABLE 2 INSIGNIFICANTE 1
Sustentar la documentación con los informes de producción y comercialización.
Realizar una supervisión periódica, de la secuencia de los comprobantes y la documentación que lo justifica.
Presupuesto de
Ingresos Falta de Liquidez y presupuesto de autogestión por producción ineficiente X IMPROBABLE 2 MENOR 3 Realizar una planificación de la producción existente.
Realizar proyectos productivos al inicio de cada año, sobre la inversión y la
recuperación del capital del mismo.
Costos de Producción
La Institución no lleva costos por
Modulo productivo X CASI CERTEZA 5 INSIGNIFICANTE 1
Utilizar formularios para obtener información sobre el consumo y uso de la Mano de Obra, Materia Prima, y Costos Indirectos durante la producción. Llevar el método de Costos en el módulo productivo de lácteos. TOTAL=> 3 2 4 3 1 30 30 60 60
Tabla de descripción de Valores de la Probabilidad de Ocurrencia y Medición del Impacto.
Escala de Probabilidad de Ocurrencia.
CATEGORÍA VALOR DESCRIPCIÓN
%
PROBABILIDA D
CASI CERTEZA 5
Riesgo cuya probabilidad es muy alta, es decir, se tiene un alto grado de seguridad que éste presente
90% -100%
PROBABLE 4 Riesgo cuya probabilidad de ocurrencia es
alta. 66% - 89%
MODERADO 3 Riesgo cuya probabilidad de ocurrencia es
media. 31% - 65%
IMPROBABLE 2 Riesgo cuya probabilidad de ocurrencia es
baja. 11% - 30%
MUY IMPROBABLE 1 Riesgo cuya probabilidad de ocurrencia es muy baja. 1% - 10%
Escala de medición de Impacto.
CATEGORÍA VALOR DESCRIPCIÓN
CATASTRÓFICAS 5
Riesgo Cuya materialización influye gravemente en el desarrollo del proceso y en el cumplimiento de sus objetivos, impidiendo finalmente que éste se desarrolle
MAYORES 4
Riesgo cuya materialización dañaría significativamente en el desarrollo del proceso y el cumplimento de sus objetivos, impidiendo que se desarrolle de forma normal.
MODERADO 3
Riesgo cuya materialización causaría un deterioro en el desarrollo del proceso dificultando o retrasando el cumplimento de sus objetivos impidiendo que se desarrolle en forma adecuada.
MENORES 2
Riesgo que causa daño menor en el desarrollo del proceso y que no afecta mayormente el cumplimiento de sus objetivos estratégicos.
INSIGNIFCANTES 1
Riesgo que se puede tener un pequeño o nulo efecto en el desarrollo del proceso y que no afecta el cumplimento de sus objetivos estratégicos.
Tabulación del Cuadro de Análisis de Riesgos.
En el cuadro de Análisis de Riesgos se verificó la incidencia del tipo de riesgo que existe por el escueto control interno que existe.
TIPO DE RIESGO CANT.
ESTRATÉGICO 3
OPERATIVO 2
FINANCIERO 4
DE CUMPLIMIENTO 3
DE TECNOLOGÍA 1
Del análisis de todos los tipos de riesgos que existen en el Módulo de Lácteos de la Carrera de Ingeniería Agropecuaría Santo Domingo, el riesgo financiero es el que se encuentra en mayor incidencia debido a que si se pierde la producción,o se toma decisiones sin estar fundamentadas en los costos que genera el módulo, la repercusión será monetaria.
Analizando las celdas de probabilidad de ocurrencia y nivel de impacto en las dos acciones el resultado es 30 el cual se obtuvo dando valor a cada categoría.
Total De Probabilidad de Ocurrencia = 30 / 11 items. Total de Probabilidad de Ocurrencia = 2.73 (Moderado)
Total De Nivel de Impacto = 30 / 11 items. Total de Nivel de Impacto = 2.73 (Moderado)
Tanto la probabilidad de ocurrencia como el nivel de impacto se encuentren en 2.73 dentro del rango moderado, no quiere decir que está excento de cambiar, por lo que es necesario aplicar controles que disminuyan a una probabilidad de ocurrencia de Muy Improbable y un nivel de impaco Insignificante.
3.2.3.3 Actividades de Control.
3.2.3.3.1 Separación de Funciones y Rotaciones de Labores.
El Director de la Unidad Académica Descentralizada es quien designa por escrito las funciones del personal, así como también aprueba la rotación del personal.
Se detalla la propuesta de las funciones para el personal involucrado en el Modulo de Producción de leche (fuera de las funciones que por la naturaleza de su puesto se encuentran definidas)
a) Encargado del Módulo.
• Gestionar con los departamentos de Presupuesto y Comercialización la adquisición de los insumos, materiales y equipos requeridos en el módulo. • Coordinar con el Encargado de Producción las entregas de leche, para que
estas sean comercializadas.
• Coordinar con el Encargado de Comercialización sobre precio, y calidad, así como también la capacidad de abastecimiento y producción.
• Velar por mantener la producción de forma eficiente, con tendencia a mejorar e incrementar la producción
• Presentar informes de la producción para la venta al departamento de Producción.
• Realizar una liquidación mensual del total de la Producción con costos y gastos.
• Supervisar el registro actualizado de la producción de leche. 63
• Realizar un cronograma de mantenimiento y vacunación del ganado lechero.
• Informar al Jefe Administrativo, Dpto. de Bienes y Financiero sobre nacimiento de nuevos semovientes.
• Llevar información sobre la producción de leche por vaca.
• Poseer un registro por animal del ganado lechero, con foto, nombre del animal, código, chip, vacunación, edad y debidamente marcados con la insignia de la Carrera.
• Elaborar el PAC del Módulo de Producción de Leche y presentar al encargado de presupuesto.
• Realizar solicitudes de Adquisición al Dpto. de Logística.
b) Personal de Vaquería.
• Dar Mantenimiento al Ganado Lechero.
• Realizar el Ordeño en la Mañana y Tarde del ganado lechero. • Registrar la producción de leche diaria.
• Informar sobre alguna novedad en calidad, cantidad o inconveniente en la producción de leche.
• Entregar al personal de Producción la leche para la venta, con recibo de entrega pre-numerado.
• Mantener en buen uso la maquinaria del Módulo de Producción de Leche. 64
• Notificar a las máximas autoridades sobre muerte, nacimiento, enfermedad, o pérdida de los semovientes.
• Mantener en medidas de higiene los instrumentos utilizados en el proceso