ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN
Como es indicado en secciones anteriores, el desarrollo de la arquitectura empresarial se realiza con enfoque en el proceso de Despacho. El proceso de Despacho pertenece al macro proceso de Distribución y comparte el mismo alineamiento sobre los objetivos estratégicos de la organización objetivo.
En la arquitectura destino, el Jefe de despachos se mantiene como máxima autoridad del proceso de despachos y también debe seguir los lineamientos del Gerente de Operaciones Logística, a quien reporta directamente, y del Director de distribución. El jefe de despachos contará con un equipo de coordinadores, programadores, recolectores y despachadores. En la arquitectura destino, se estima mantener un coordinador, un programador, cuatro recolectores y tres despachadores.
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MAPA DE PROCESOS Y FUNCIONES DE NEGOCIO
El proceso de despacho está ubicado dentro del macro proceso de Distribución y se comunica con los procesos de ventas, facturación, abastecimiento, inventario y reparto.
103 Los procesos de ventas, facturación, abastecimiento, inventario y reparto cumplen funciones específicas para que el despacho logre su objetivo tal como se describe en la tabla 21.
Tabla 23
Arquitectura de negocio destino - Matriz de procesos y funciones de negocio
Procesos Funciones de negocio
Ventas En este proceso se realiza la venta en el cliente.
Inventarios En este proceso se encargan de velar para que las cantidades físicas de los productos sean reflejados en el sistema.
Abastecimiento En este proceso se encargan de aprovisionar productos ante cualquier faltante.
Programación de pedidos
En este proceso se encargan de planificar el reparto de pedidos hacia los clientes.
Recolección de mercadería
En este proceso se encargan de recolectar dentro del Almacén los productos requeridos por programación de despachos.
Despacho de carga En este proceso se encargan de realizar la subida de productos al camión que realizará el reparto.
Facturación En este proceso se encarga de generar la factura de venta para el cliente, el cual el transportista llevará; además de generar la guía de remisión.
Reparto En este proceso se encargan de provisionar los vehículos para el reparto así como realizar el reparto de pedidos hacia los clientes.
MATRIZ DE OBJETIVOS ESTRATÉGICOS CON PROCESOS DE NEGOCIO Tabla 24
Arquitectura de negocio de destino - Matriz de objetivos estratégicos vs proceso de despacho
ID OBJETIVOS ESTRATÉGICOS Proceso de despacho Pr ogr ama ción d e p ed id os Re cole cc ión d e m er cad er ía De sp ac h o d e car ga
P1 Reducir el tiempo de entrega de pedidos de 5h a 4h dentro del
año 2020. X X X
P2
Incrementar la velocidad de atención del proceso de
Recolección de mercadería de 5h a 4h para el año 2020. X X
P3
Reducir el tiempo de programación de pedidos de 5h a 4h para
el año 2020. X
P4 Contar con el mapa de proceso de la compañía al 100% al
cierre de año. X X X
C1 Mejorar la percepción de las calificaciones de los clientes de
bueno a mejor para fin de año. X X
Nota: Matriz de objetivos estratégicos vs proceso de despacho de la arquitectura de negocio de destino. Elaboración propia.
PROCESO DE NEGOCIO SELECCIONADO Y SU DESCRIPCIÓN
La arquitectura de negocio propuesta para el presente trabajo, o arquitectura de negocio destino presenta una serie de mejoras orientadas a la reducción de tareas manuales y uso de tecnología. El proceso de despacho de la organización objetivo incorpora automatizaciones por medio de nuevo software, así como nuevos servicios de información que proporcionan la inteligencia en procesos como la secuencia en la recolección y en el despacho de vehículos.
105 El primer sub-proceso que cambia es el de programación de pedidos, que incorpora nuevas actividades asistidas por un renovado sistema de información. la expectativa es que el sistema de información proponga automáticamente los vehículos y la carga de pedidos asignada por vehículo. De igual manera, se eliminan las actividades de impresión de hojas de recolección, puesto que en las actividades posteriores no serán necesarias.
En el proceso de recolección de mercadería, se elimina el uso de las hojas de recolección, dado que la recolección se realiza dirigida por los dispositivos RF. De igual manera, ya no es necesario asignar tareas a los recolectores, sino, el sistema asignara automáticamente las tareas pendientes en la medida que los recolectores terminen su trabajo precio. Otra de las ventajas es la nueva característica de contar con la información actualizada en línea del estado de los pedidos.
Otro cambio importante se observa en el proceso de despacho de carga, pues tampoco se utiliza el documento físico de hoja de ruteo. Este proceso también es dirigido por un dispositivo móvil que ayude al personal (dispositivo móvil). De igual manera, permite actualizar en línea el estado de los pedidos en la medida que son entregados a los responsables correspondientes una vez que la mercadería haya sido correctamente despachada.
ROLES DEL NEGOCIO Tabla 25
Arquitectura de negocio destino - Roles de despacho
Código Rol Descripción
R1 Programador
Rol responsable de planificar las actividades operativas relacionadas con el despacho de la mercadería para el proceso de Despacho de Cargas.
R2 Recolector Rol responsable de seleccionar la mercadería y empacarla para que esté lista para su despacho.
R3 Despachador Responsable de verificar la mercadería recolectada y entregarla al proceso de reparto.
R4 Coordinador Responsable de coordinar los requerimientos del área de despacho con otras áreas como abastecimiento, almacén y otros.
R5 Sistema SIPAN
Sistema encargado de actualizar la programación de pedidos, calcular la capacidad vehicular requerida para reparto y generar las Secuencia de recolección.
R6 Sistema SAP Sistema encargado de verificar los pedidos.
R7 Servicio Geo Referencial
Sistema de información que integra la tecnología de geo referencias y proponer escenarios para la distribución de pedidos usando la geo posición de los clientes.
R8 SIPAN Móvil Sistema móvil que se encarga de mostrar las tareas asignadas al Recolector y llevar el control de sus tareas.
107 Tabla 26
Arquitectura de negocio destino - Matriz RACI del proceso de despacho
Sub proceso Actividad
Roles
R1 R2 R3 R4 R5 R6 R7 R8
Programación de Pedidos
Actualizar estado de pedidos I I
Actualizar estado de pedidos a
programación I R
Actualizar pedidos no atendidos I R Actualizar Pedidos por Vehículo R
Asignar pedidos por Vehículo R
Calcular Vehículos requeridos I R
Compaginar y preparar documentos I R
Coordinar vehículos para reparto I R
Determinar rutas cortas I R
Enviar secuencia de entrega I R
Generar Hoja de Ruta y recolección I R
Priorizar pedidos R I
Recibe datos de clientes y geo
referencia C R
retirar pedidos sin stock I R
Verificar pedidos R
Tabla 25
Arquitectura de negocio destino - Matriz RACI del proceso de despacho (Continuación)
Sub proceso Actividad
Roles
R1 R2 R3 R4 R5 R6 R7 R8
Recolección de Mercadería
Asignar Hoja de Recolección a usuario I R
Cerrar picking R I
Colocar en zona de embarque R
Coordinar con abastecimiento R
Coordinar Inventario R
Leer código de barras con cantidad
solicitada R
Registrar estado de Recolección I R
Registrar faltante R I
Registrar sus datos en Dispositivo
Móvil R
Seguir la secuencia de las tareas R
Ubicar Mercadería R
Verificar diferencias I R
Nota: Segunda parte de la matriz RACI del proceso de despacho de la arquitectura de negocio destino. Elaboración propia.
109 Tabla 25
Arquitectura de negocio destino - Matriz RACI del proceso de despacho (Continuación)
Sub proceso Actividad
Roles R1 R2 R3 R4 R5 R6 R7 R8 Despacho de carga Cargar a Vehículo R Confirmar Salida R A
Coordinar con Facturación I R
Despachar Vehículo R
Preparar documentación R
Registrar diferencias R A
Verificar de Carga R
Nota: Tercera parte de la matriz RACI del proceso de despacho de la arquitectura de negocio destino. Elaboración propia.
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES
111
113
ARQUITECTURA DE DATOS
MODELO DE DATOS LÓGICO
La arquitectura de datos del proceso de despacho está compuesta por información,
principalmente proporcionada por el área de ventas y sobre los recursos principales utilizados en este proceso. En la Tabla 27 se presenta la relación de los conceptos de información más importantes. En la se realiza la representación gráfica del modelo. El diccionario de datos puede ser examinado en el ANEXO 6 – DICCIONARIO DE DATOS DE ARQUITECTURA DESTINO.
115 Tabla 27
Arquitectura de datos destino – Lista de entidades
Entidades Descripción
Cliente Esta entidad contiene la información de los clientes, para el caso del TO BE se incorporará la geo-referencia
Departamento Esta entidad contiene la lista de departamentos con las cuales se trabaja
DetallePedido Entidad que contiene el pedido a nivel de artículo Distribuidor Entidad que guarda información de los Distribuidores
Distrito Entidad que contiene la lista de distritos con las cuales se trabaja
HojaRecoleccion Entidad que indica los pedidos que irán en un vehículo.
HojaRuta Entidad que indica la secuencia en la cual se va atender al cliente
Pedido Entidad que contiene el pedido del cliente
Producto Entidad que engloba todos los productos con la cual se cuenta
ProveedorTransporte Entidad que guarda información de los proveedores de transporte
Provincia Entidad que contiene la lista de provincias con las cuales se trabaja
Tabla 27
Arquitectura de datos destino – Lista de entidades(Continuación)
Entidades Descripción
Recolector Entidad que almacena los datos personales de los colaboradores que hacen recolección de productos para atender a los pedidos
Región Entidad que contiene la lista de región con las cuales se trabaja
Stock Entidad que contiene las cantidades de productos con las cuales se cuenta para atender a los clientes
TipoBebida Entidad que agrupa en categorías a los productos
TransportistaProveedor Entidad que guarda los datos del conductor del vehículo de transporte del proveedor
VehiculoProveedor Entidad que lista todos los vehículos de los proveedores con los cuales se trabaja
Zona Entidad que agrupa en zonas a los distritos
SecuenciaRecoleccion Entidad que indica la secuencia en la cual se debe recolectar los productos a fin de atender un pedido.
Ubicación Entidad que contiene el stock a nivel de racks, es decir fila, columna y piso.
Vendedor Entidad que guarda los datos del quien hizo el pedido.
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MATRIZ DE ENTIDAD DE DATOS VS PROCESO DE NEGOCIO Tabla 28
Matriz de entidad de datos y procesos destino