Quantification of Transition Delay

A través del análisis FODA15 se identifica cuáles son las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas que enfrenta el proceso de despacho, y la organización en general, para llevar a cabo el proyecto PR02. Para efectos de importancia, o peso, de cada uno de los factores analizados se tomará a todos por igual con un valor de 10.

MATRIZ FODA

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Figura 39. Brecha entre la situación actual y la situación óptima para el proyecto PR02, Automatización de la recolección de mercadería. Adaptado de http://www.enaxis.com/swot/

FORTALEZAS

La principal fortaleza (F001) que tiene el equipo del proceso de despachos es el clima laboral. A diferencia de otros procesos, se cuenta con un bajo índice de rotación de personal y una excelente comunicación entre los trabajadores. Esto aplica principalmente a los niveles de jefatura, supervisión y coordinación, dado que el personal operativo es variable y ampliamente supervisado. Como prueba se tiene que la organización está dentro de las 21 empresas con gestión y sostenibilidad del medio.16

La segunda fortaleza (F002) que tiene el equipo de despachos es la experiencia en el proceso. Por la misma razón de tener un buen clima laboral, existe una taza baja de rotación y los trabajadores del área son expertos en las actividades cotidianas; pues conocen su trabajo y las herramientas que usan en cada una de sus actividades. Incluso, tienen desarrollados planes de contingencia cuando hay cambios.

La tercera fortaleza (F003), está involucrado con del equipo de tecnología. Si bien, no se han realizado grandes cambios en relación al equipo de tecnología, de negocio y de sistemas; ellos han estado trabajado conjuntamente en varios proyectos de mejora, lo que permite que todos los equipos estén involucrados, se conozcan y mantengan una buena armonía como equipo. Entre ellos se cuenta el proyecto de facturación electrónica donde los equipos de Tecnología, negocios y Desarrollo de sistemas participaron en conjunto.

La cuarta fortaleza (F004) que resalta, es el presupuesto disponible para cambios importantes. La organización objetivo ha definido la eficiencia como uno de los pilares más importantes para el desarrollo de negocio. Como se indicó en el capítulo inicial del presente trabajo, existe una partida de 200,000 PEN disponible para proyectos que permitan fortalecer cada iniciativa que ayude en mejorar la eficiencia.

159 La quinta fortaleza (F005) radica en las condiciones y herramientas de trabajo disponibles. La empresa cuenta con un buen clima laboral y además proporciona las mejores herramientas para sus trabajadores a fin de que puedan desempeñar sus labores de la mejor forma posible. Razón por la cual toda la compañía cuenta con Office 365 y computadores de última generación.

OPORTUNIDADES

La primera oportunidad (O001) que se presenta en la alta promoción de una cultura de proyectos. Esto es un efecto que se observa a lo largo de toda la organización. El personal, incluyendo al equipo de despachos y del equipo de sistemas de información, han recibido capacitaciones sobre cómo llevar a cabo proyectos, tanto con enfoque tradicional y ágil. Estas capacitaciones han generado optimismo e interés en las personas para enfrentar este tipo de desafíos.

La segunda oportunidad (O002) es la facilidad para comunicación y traslados de personal. En los proyectos la comunicación es uno de los factores críticos de éxito más importantes, y uno de los atributos de la compañía es brindar las facilidades con diversos medios de comunicación y facilitar el transporte físico de sus trabajadores, en especial del equipo de sistemas de información, a cualquiera de las ubicaciones donde existan operaciones.

La tercera oportunidad (O003) es contar con proveedores capacidades en metodologías ágiles. En general, en el mercado de proveedores de tecnología, se ha desarrollado una serie de capacidades y servicios orientados a metodologías ágiles. la cantidad de alternativas en los últimos dos años se ha incrementado considerablemente.

DEBILIDADES

La primera debilidad (D001) es la falta de experiencia en proyectos ágiles por parte del personal de proceso de despacho. Los equipos de negocio no han tenido la experiencia de participar en proyectos ágiles y ello podría generar equivocadas expectativas durante la ejecución de un proyecto de este tipo y debe ser gestionado.

La segunda debilidad (D002) consiste es la carencia de una cultura de autogestión. En la forma habitual de trabajo, cada trabajador tiene funciones específicas y no se ha trabajado antes de manera diferente. La autogestión es una forma de trabajo desconocida y poco habitual, por lo que la falta de experiencia debe ser considerada.

La tercera debilidad (D003) consiste en la disponibilidad del equipo de personas para la ejecución de proyectos. Actualmente, los equipos de proyectos comparten su tiempo con las actividades específicas de las funciones que cumplen en sus áreas habituales de trabajo. Es decir, no hay personal exclusivo para proyectos del lado del proceso de despacho, sin embargo, si existe personal exclusivo para proyectos en los equipos de sistemas de información.

La cuarta debilidad (D004) es la falta de experiencia en tecnologías móviles, y en general, en desarrollos para dispositivos móviles. Una de las especialidades del equipo de sistemas de información en la organización objetivo es bajo plataforma AS400.

AMENAZAS

La tercera amenaza (A003) identificada se basa en los tiempos de los servicios de provisión del área de infraestructura, que pertenece a tecnología de la información. Si bien el área de desarrollo si proporciona flexibilidad y ya ha experimentado algunos proyectos bajo enfoque ágil, el área de desarrollo mantiene procedimientos estrictos para la adquisición y provisión de infraestructura.