OpenSSL Case Study

“En toda organización debe existir una cobranza, tanto efectiva como rápida, ya que esto agiliza su proceso, y de esta manera se obtienen los objetivos propuestos, donde hoy en día, para las organizaciones, mantener un margen de utilidad es factible para una empresa, ya que aumenta la eficiencia y la eficacia de los procesos operativos, flujo de efectivo, que deben entrar por las ventas realizadas”.

“Para Ettinger y Goliet, la cobranza es fundamental para el éxito de cualquier negocio que vende a crédito, cualquiera que sea la amplitud del negocio; sus utilidades dependen especialmente del ciclo y la frecuencia de reinversión de su capital”. (2000: 293)

“A partir de la definición anterior se puede determinar que, la cobranza es un proceso por el cual los gerentes de crédito determinan la capacidad de liquidez con la que deben contar para realizar sus diferentes actividades de inversión”.

2.2.10.2 “Tipos de cobranza”

“Se puede decir que en nuestro país, dentro del conocimiento general y legal, se dan tres tipos de cobranza, atendiendo a su proceso de ejecución”:

a) “Cobranza formal: se realiza mediante los responsables directos de la cobranza,

utilizando los medios y procedimientos regulares para ejecutar el cobro, ya sea a través de los propios cobradores de la empresa o de intermediarios calificados, si ese fuera el caso”.

“Este proceso debe ser programado analizado y sometido a revisión por parte de los responsables de la administración del negocio, antes de elegir el tipo de cobranza. Se entiende que la empresa solo decidirá recurrir a otros tipos de cobranza cuando haya agotado todas las medidas y recursos necesarios para el pronto pago y que, por esta circunstancia, se ponga en peligro la relación Cliente- Empresa”.

b) “Cobranza judicial: En este tipo de cobranza la empresa puede o no intervenir

personal de línea o asesoría de un gestor, o abogado especialista en cobranza judicial”.

“En caso inverso, podrá recurrir a una agencia de cobranzas independiente, las mismas que ofrecen servicios de cobranza judicial y extrajudicial. Su procedimiento se adecúa a las disposiciones jurídicas y legales que la legislación les ha señalado”. “No está demás decir que llegar a una cobranza judicial, por los costos y tiempo que esta representa, es muy perjudicial para la empresa, considerando que en épocas inflacionarias o recesivas, la erosión del dinero afecta considerablemente al capital de la empresa”.

C) “Cobranza extra-judicial: La cobranza extra-judicial deriva de lo anterior, en lo

que respecta a la iniciación del proceso legal. Marcando diferencias cuando el deudor se somete a una transacción fuera de juicio, a fin de evitar el incremento de costos, pérdida de tiempo y molestias para ambas partes; por tal motivo, se llega a un arreglo extrajudicial”.

“Frecuentemente se programan nuevas fechas de pago, con gastos mínimos adicionales, o también recurrir a la recuperación de la mercadería, si se consideró en el contrato de venta la devolución de la mercadería con cláusulas específicas que determinen tal operación. La elección del tipo de cobranza dependerá de la modalidad del crédito, clase y condiciones del cliente, lugar del domicilio donde debe hacerse la cobranza, gastos de transporte y gastos de localización y ejecución, etc”.

“Como el objetivo de la cobranza es una vez más ejecutar el cobro, esta elección dependerá de la acción que derive de prever una cobranza efectiva acorde con las exigencias de la empresa cual sea y de recuperar su capital en el tiempo programado y con la simplicidad que exige este proceso”.

2.2.11. Políticas de cobros

“Las políticas de cobro son los procedimientos que sigue la empresa para cobrar los créditos que ha otorgado a sus clientes”. “Cualquier sistema de cobranzas para que tenga éxito debe recibir dinero. Este objetivo se vuelve menos obvio y bastante

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menos probable de lograr cuando se agregan los requerimientos adicionales de retención del buen nombre, la rehabilitación del deudor, la prontitud en el pago y la operación económica”. “De acuerdo con el objetivo que se establezca en la empresa, referente a la cobranza de los créditos otorgados a los clientes, será el marco de referencia para establecer las políticas de cobranza”.

Según las Ediciones Fiscales ISEF (2005), libro "Planeación Financiera en la

Empresa Moderna, se menciona que se refiere al procedimiento que se sigue para

la recuperación de la cartera vigente y de la vencida. Por ejemplo, la oportunidad de presentar al cobro las facturas, el cobro en tiempo de los contratos recibidos, las cartas recordatorias sobre saldos vencidos a los 10 días de vencimiento, las cartas en términos más fuertes cuando el retraso es mayor, así como una llamada telefónica, hasta llegar al departamento jurídico para el cobro de una factura con más de 90 días”.

La política de cobranza se deberá diseñar tomando en consideración las condiciones del mercado de competencia, tipo de clientes de la compañía y de los propios objetivos y políticas diversas de la empresa.

“Una política de cobranza debe contener una análisis estadístico periódico y sencillo de las cuentas por cobrar vencidas, en donde se muestre en por ciento cuántas cuentas tienen 10, 20, 30, 60, etc., días de retraso, de tal manera que sirva como base de análisis y precisión y, quizás, llegar hasta la cancelación del crédito de aquellos clientes tradicionalmente morosos”.

“Las políticas de cobro deben contemplar los siguientes elementos”:

 “Condiciones de venta: cuando la empresa hace sus ventas a crédito se establecen las condiciones de venta en cuanto al crédito otorgado, que comprende: plazo, los porcentajes de descuento, fechas de pago, lugares donde efectuar los abonos a los créditos, tasas de interés, etc., y en cuanto a la entrega de las mercancías, características, garantías, usos, limitaciones, cuidados, etc”.

 “Plazos de cobro: para decidir en qué momento se inicia un proceso de cobranza con un cliente, es necesario determinar cuándo y cómo se hará el

primer esfuerzo de cobro, es decir, cuánto tiempo después de la fecha de vencimiento del crédito las cuentas morosas deben proceder a recuperarse. El intervalo de tiempo dependerá de lo que la empresa establezca, el cual puede ser una semana, 15 días o, en algunos casos, un período mayor”.