7: Key findings: Cultural, peer-driven social debate programs
7.3 Peer driven, social debate programmes: a multi-step approach
7.3.2 Peer – oriented social debate programmes
Cuando un vehículo presenta esta novedad, el Coordinador de tráfico conociendo el producto que se transporta, determina la vulnerabilidad de la carga en la ruta y con base al resultado procede.
Cuando se sabe que hay señal de celular y el Coordinador de Tráfico no se ha podido comunicar con el conductor y/o se excede en el tiempo prudencial para reportarse al puesto de control SE ACTIVA el Plan de Contingencia y se procede a seguir así:
Nivel I - Amarillo (de 5 a 15 minutos)
1. El coordinador de tráfico consultará en el sistema la ubicación del vehículo se comunica con el proveedor de GPS y si es necesario, se comunica luego con el propietario y/o administrador del vehículo y con la familia del conductor, consultando sus datos en el sistema, si no tiene razón del vehiculo.
2. Se comunica con los puestos de control anterior y posterior al sitio donde se supone debe estar el vehículo, para obtener información sobre las eventualidades presentadas en la vía, se reportan las características del vehículo demorado:
# manifiesto
placa del cabezote y trailer nombre conductor
3. Se comunica con los conductores que lleven la misma ruta solicitando información de la vía e informándoles de la novedad y reportando las características del vehículo.
4. Se establece comunicación con el concesionario de la vía (si tiene) informándole la novedad y solicitando colaboración.
Nivel II - Naranja (de 15 a 30 minutos)
Si agotados los recursos de la primera etapa, no ha sido posible la ubicación del vehículo, el Coordinador de Tráfico informa al Director de la Emergencia (Coordinador de Proyecto) y se inicia la siguiente fase en la cual se obtiene la ayuda de agentes externos
1. Se reporta el vehículo como demorado al Frente de seguridad empresarial del departamento por medio del Avantel, suministrando la información más completa posible, se registra el nombre de la persona a quién se le da la información.
2. Nuevamente se establece comunicación con los puestos de control anterior y posterior al sitio donde se supone debe estar el vehículo en busca de información.
3. Se comunica con los conductores que lleven la misma ruta solicitando información de la vía e informándoles de la novedad y reportando las características del vehículo.
4. Si es posible se envían funcionarios de los puestos de control para que realice la búsqueda directa, si el tramo de búsqueda es muy largo o distante, es necesario despachar dos personas en sentido contrario para efectuar esta localización.
Nivel III - Rojo (más de 30 minutos)
Si pasado este tiempo no se tiene ninguna información, el vehículo se da como robado, el Director de la Emergencia le comunica la novedad al Grupo Directivo y se actúa así:
1. Se reporta vía Avantel el robo del vehículo a los Frentes de Seguridad, SIJIN y DIJIN.
2. Se continúa solicitando apoyo para la búsqueda a otros vehículos de la empresa y de otras empresas que se encuentren en la ruta. 3. Se tendrá comunicación con las empresas de taxis urbanas o
intermunicipales de la región, ofreciendo una recompensa por información concreta sobre el vehículo y la carga.
4. Si el vehículo aparece, informe a las autoridades y a las empresas de transporte que le estén colaborando en la búsqueda, para que procedan a desmontar los operativos.
5. Elabore el informe de incidentes en carretera.
6. Infórmele al Representante del Cliente sobre esta novedad y sobre las labores de búsqueda.
7. Se comunica a la empresa aseguradora sobre el incidente.
20.2 VARADAS
Evento en el que el vehículo ha sufrido un desperfecto mecánico en una de sus partes y componentes, como resultante de acciones negligentes por falta de mantenimiento o desgaste y uso normal de un componente. Las varadas, generalmente ocasionan unas acciones de seguimiento y según su desarrollo se toman alternativas de
Espera del desvare o solución del problema.
Enganche del trailerEl Coordinador de Tráfico sigue el siguiente procedimiento:
1. Se establece comunicación telefónica con el conductor, si no es posible, se contacta al propietario o administrador obteniendo sus datos de la hoja de vida.
Rural (Km.) – urbano (dirección) Motivo de la varada
Estimativo de daños, identificar la causa Posición del vehículo en la vía:
a. Si representa un riesgo para el normal tránsito de los vehículos, se informa al director de la emergencia y bajo su orden se hace contacto con la policía de carretera, puestos de control, concesionario del peaje y servicio de grúas.
b. Si el vehículo queda varado en un lugar de alto riesgo de hurto o atraco, se informa al director de la emergencia y bajo su orden se hace contacto con la policía de carretera y puestos de control para que envíen personal de seguridad para que lo vigile. Procurar que no quede sólo el vehículo, que esté acompañado por otro(s) vehículo(s) mientras llega el personal.
c. Si está bien ubicado y no representa riesgos
En primera instancia el conductor realiza una inspección preliminar para saber si él es capaz de realizar maniobras de desvare, sino se dará a la tarea de buscar un mecánico para determinar el daño.
El coordinador de trafico se vuelve a comunicar con el conductor para saber si es posible realizar el desvare del vehiculo y el tiempo que tardaría esto, antes de empezar hacer reparaciones en el vehiculo el coordinador de trafico informa al director de la emergencia y este toma la decisión mas apropiada ( reparación, envió de personal a la zona)
Si no se vuelve a tener comunicación con el conductor y no se tienen noticias, se informa al director de la emergencia, quién desplaza una persona para corroborar la situación.
El Coordinador de tráfico informa la novedad ( e-mail - telefónica) al Asesor de Respuesta y al Ejecutivo quién establece:
a. Si hay necesidad inmediata de iniciar una operación de enganche del producto.
b. Si se puede dar un tiempo prudencial para que se desvare el vehículo.
3. Cuando el Director de la Emergencia es informado del incidente, evalúa las condiciones presentadas para la realización de las operaciones de enganche teniendo en cuenta:
La información que suministra el Asesor de Respuesta sobre el tipo de mercancías, características físicas del producto y nivel de riesgo.
Las circunstancias de modo, tiempo y lugar Ubicación del trailer a enganchar.
Estado del sistema de suspensión del trailer.
Capacidad de carga en peso y volumen del trailer. Estado topográfico del sector.
Inclinación lateral y longitudinal del trailer
En caso que las patas del trailer no garanticen seguridad por el peso o la posición del trailer, se debe suministrar el apoyo de una o dos grúas.
Se debe contar con elementos básicos para este trabajo, como Polines, Manguera de aire, cuñas, juegos de herramientas, gato hidráulico de 30 toneladas.
4. Si después de la evaluación de las condiciones se autoriza el enganche o trasiego del producto, el Director de la Emergencia le comunica el requerimiento al Gerente General
5. El Coordinador de Proyecto le informa al proveedor la necesidad y este determina la disponibilidad de recursos para las posibilidades de enganche o el trasiego y el costo de los mismos, frente al saldo del flete, después de ubicado el vehículo lo ingresa al sistema siguiendo los procedimientos establecidos.
6. Después de realizada la operación de trasiego o enganche, el Director de la Emergencia elabora y firma un Acta, donde se legaliza dicha maniobra.
Informar a los interesados sobre el desvare del vehículo y su tiempo estimado para llegar al destino final.
Retirar del informe el vehículo como varado y acumular esta información para la estadística correspondiente.
Informar al Representante del Cliente la continuación del viaje. 8. Superada la emergencia, se continúa la ruta establecida, se realizaseguimiento por parte del Coordinador de Tráfico desde que se contacta el vehículo hasta el destino final.
9. Elabore el informe de incidentes.
20.3 HURTO
(Perdida de la mercancía y vehículo)
El hurto es identificado cuando se agotan los recursos del procedimiento de la demora o cuando se confirma a través de elementos externos que comunican la noticia, como son:
El conductor liberado después del hurto.
El conductor que se fugó de su cautiverio.
Se encuentra el vehículo vacío abandonado.
Versión de testigos del evento.
Informe de las autoridades confirmando el hecho1. Cuando algún funcionario de la compañía se entera del evento, le informa inmediatamente al Director de la Emergencia. En horas de la noche, dominicales o festivos el Coordinador de Tráfico o vigilante localiza telefónicamente el Director de la Emergencia reportando el hecho.
2. Cuando se agotan los recursos de la demora, el Coordinador de Tráfico informa a los conductores, puestos de control, propietario y concesiones del posible hurto del vehículo.
3. Se reporta a las autoridades y otras entidades de apoyo del sector donde fue hurtado el vehículo:
Policía nacional
Policía de carretera
Frente de seguridad
Red de informantes
Grupo de anti-piratería terrestre
Empresas de Taxi con radioteléfono (cuando es área urbana).
DIJIN y SIJIN.
Bases o instalaciones de las Fuerzas Armadas.4. Cuando aparece el conductor y/o se pone en contacto con la empresa se instaura la denuncia del robo ante la inspección de policía más cercana, si el conductor no está en condiciones de presentarse personalmente, dicha denuncia la coloca la empresa transportadora ante la Fiscalía.
5. El asesor jurídico de la empresa debe hacer seguimiento de la denuncia
6. El conductor debe acercarse a la empresa transportadora y presentarse ante el Asesor Jurídico para dar versión libre y espontánea de los hechos.
7. El Coordinador de Tráfico se encarga de realizar el respectivo informe del suceso y lo remite al Director de la emergencia.
8. El Gerente de Proyecto adelantará los contactos comerciales con el fin de obtener la información sobre el producto que a continuación se relaciona, así:
Características del producto. Utilización final del producto.
Posibles compradores (gremios, núcleos, reducidores).
9. La continuidad y duración del plan de búsqueda de un vehículo se dan de acuerdo con:
Hallazgo del vehículo y las mercancías hurtadas. Hallazgo del vehículo sin las mercancías hurtadas. Existencia de indicios claros sobre su ubicación. Recuperación total o parcial de las mercancías.
El Jefe de Seguridad tiene las siguientes responsabilidades:
Reporta el siniestro ante la aseguradora y se encarga de recopilar toda la información necesaria.
Desplazarse al sitio donde ocurrieron los hechos para apersonarse de la situación.
Solicitar a la fiscalía la devolución de la mercancía recuperada.
Coordinar con el Gerente General y Asesor Jurídico, la acción legal como parte civil en contra de los detenidos resultantes de las acciones judiciales pro recuperación de mercancías y vehículo
Realizar la circular interna para reportar en el sistema al conductor y vehículo y enviar copias a Colfecar y Defencarga.El Departamento de Contabilidad, recibirá las relaciones de gastos, resultantes de la búsqueda y recuperación del producto, documentos con los cuales genera el proceso correspondiente y siguiendo las políticas administrativas de la organización los carga un gasto operacional o a una deuda en especial.