Figura 3 Organigrama de la Compañía
Se observa el organigrama de la compañía según los niveles de jerarquía como primera autoridad está el presidente, designado por los socios/ accionistas, luego le sigue el gerente general quien tiene la facultad de tomar decisiones según la situación económica de la empresa a través de los jefes departamentales, las cuales se encuentra en el tercer nivel de mando de acuerdo al aérea dirigida. El área de operaciones se subdivide en ejecutivos de
Presidente Gerente General Jefe de Operacion es Ejecutivos de cuenta Asistente de Cuentas Jefe In house Ejecutivo de ceuntas Jefe de Recursos Humanos Asistente de Recursos Humanos Jefe FInanciero Contador Asitentes Contables Jefe Administrativo Asistentes Adm Jefe de Infraestructura Tecnologica Asistentes
ventas y asistentes, la diferencia surge cuando se tienen un cliente potencia, es decir su actividad comercial es diaria y por ello requieren un personal exclusivo, designado como ejecutivo de cuentas. En cambio se considera como asistentes de cuenta al personal que atiende a los diferentes clientes, cualquiera que en su momento requiera de sus servicios, por lo cual no es frecuente es sus actividades aduaneras.
En el área IN HOUSE traducido en español en casa, es un servicio más personalizado, la cual implica el traslado del personal a la compañía. Es decir, el personal que se le otorgue trabajará dentro de la empresa a la cual preste el servicio, bajo sus reglamentos internos pero de la mano con la empresa aduanera nombrados también como ejecutivos de cuentas.
En el área de Recursos Humanos dirigida por el Jefe quien se encarga de coordinar las actividades referentes a la selección, pruebas y análisis de los postulantes para las vacantes y para quienes estén actualmente laborando, la revisión de nómina y roles sea prestamos, descuentos, anticipos y demás haberes que afecte a la remuneración del trabajador.
El área financiera está compuesta por la parte Administrativa de la compañía y sus asistentes encargados de gestionar los procedimientos internos establecidos, según sus funciones, una vez realizado el trabajo de esta sub área de la compañía los documentos y demás comprobantes de transacciones comerciales son gestionados por el área contable- financiera de la compañía, para su registro de acuerdo a los estándares y políticas. Direccionando los costos, afectación contable y económica de la compañía, reflejados a través de sus estados financieros.
Finalmente hay un departamento tecnológico, encargado de la parte sistemática como es la actualización de software, mantenimiento de computadores, y mejoras en el sistema que utiliza la compañía en la prestación de servicios.
2.2.3.1Procesos que actualmente intervienen en el departamento de ventas.
1. Negociación de la compañía con el cliente.- para poder asegurar a un cliente es necesario interactuar cara a cara, con el fin de reflejar seguridad y confianza entre las partes.
2. Presentar la propuesta de negocio.- dar a conocer las ventajas y desventajas que tienen al contratar sus servicios y los seguros.
3. Dar por cerrado un negocio con un almuerzo o cena.
2.2.3.2Procesos que actualmente intervienen en el departamento administrativo. 1. Selección de proveedores de los cuales se va a proveer bienes o servicios.
2. Optimización de los recursos de la compañía
3. Verificar el buen uso de la utilización de los bienes. 4. Corroborar la ejecución de los servicios adquiridos.
2.2.3.3Procesos que actualmente intervienen el área legal.
1. Realizar el contrato con las clausulas fijadas en la reunión de negocio. 2. Aprobación del contrato por el área financiera, operativa y administrativa.
3. Presentar al cliente antes de firmar el contrato por cambio inherentes a la ortografía o datos.
4. Corregir cambios en el contrato.
5. Finalmente firma del contrato entre las partes. 6. Posterior a ello legalizar el contrato en la notaria.
2.2.3.4Procesos que intervienen en el área operativa
1. Envió de los documentos que respaldan la compra de mercadería de cada cliente importada o exportada.
2. Como agentes de aduana se presenta la documentación requerida en la página del SENAE para sus debidos permisos.
3. Dependiendo de la mercadería se solicitara Certificado del INEN 4. Envío de documentos al INEN
5. Aprobación para pago de certificados en el INEN. 6. Emisión del certificado y factura correspondiente.
7. Ingresos de factura en el área contable para posterior cobro al cliente. 8. Pago correspondiente de los tributos en el SENAE.
9. Mercadería para a almaceneras 10.Pago a las almaceneras
a. Se mantienen en las almaceneras en espera de la inspección o aforo físico. b. Una vez aprobada la mercadería para su salida. El importador o exportador
procede al transporte de la mercadería a su bodega.
2.2.3.5Procesos que actualmente intervienen la parte financiera de la compañía:
1. Aprobación de desembolso de dinero para tramites del cliente.- Los asistentes de importación o exportación deben solicitar aprobación de los jefes de área, luego autorización al departamento de Facturación y Cobranzas y por último la aprobación del departamento Financiero para liberar el pago.
3. Registro de los gastos bajo un número de referencia, que identifica el trámite que realiza como agente de aduana ante el SENAE (Servicio Nacional de Aduana del Ecuador).
4. Ejecución de pago de los gastos incurridos en un trámite aduanero.
5. Solicitar el reembolso de gastos incurridos de manera inmediata, una vez revisado los fondos bancarios para mantener el flujo de dinero.
6. Registro de gastos y pago de proveedores, en especial los pagos de almaceneras.
El pago a las almaceneras se realiza de acuerdo al crédito otorgado por estas compañías las cuales se utilizan para mantener el flujo de efectivo. Cabe recalcar que es importante respetar los tiempos de pagos de dichos proveedores porque inmediatamente cierran el crédito,
causando algún tipo de inconveniente con el cliente en ingresar o retirar su mercadería.
2.2.3.6Procesos que actualmente intervienen en el departamento de Cobranzas
1. Aprobación de valores de acuerdo al flujo de efectivo de cada cliente en procesar trámites.
2. Revisión de los gastos cargados por los ejecutivos de cuenta.- el departamento revisara si los gastos están correctamente cargados de cada cliente.
3. Solicitar el reembolso de dinero por trámites al cliente.- es uno de los procesos que realiza el departamento de Cobranzas (anexo al departamento contable), se solicita a través de la facturación, en la que se detallaran los comprobantes de ventas, en este caso son las facturas de gastos que se incurrieron durante el proceso de
nacionalización de la mercadería además del ruc, número y valor.
4. En caso de que haya un error en la facturación de los proveedores y haya sido cobrada, se emitirá la respectiva Nota de Crédito al cliente.
6. Realizar la gestión de cobranzas.
Dentro de los procesos del departamento financiero se observan otros procesos internos como el fondo de caja chica, la cual es asignada a una colaboradora del departamento operativo, creada inicialmente para movilizar a los auxiliares aduaneros en los aforos físicos y desaduanización de mercaderías.
2.2.3.7Procesos internos: Caja Chica
1. Se asigna un fondo de caja chica por el monto de 900. La asignación y aprobación del monto la realiza el gerente financiero en conjunto con el gerente de la compañía y demás jefes departamentales, debido a la cantidad de procedimientos por cumplir en el puerto de las mercaderías que llegan a diario de los diferentes clientes, es decir se utiliza para movilizar al personal y certificación de cheques en el pago de
proveedores.
2. Cada vez que se desembolse dinero a un auxiliar aduanero para movilización se deja como constancia un vale firmado hasta su posterior entrega de factura como
documento soporte justificado.
3. En el caso del pago por certificación es de cheque, los asistentes debe hacer una solicitud con referencia y solicitando aprobación para la emisión y certificación de cheques al proveedor. Porque una de los requisitos a cumplir para muchos de los proveedores aduaneros es que el cheque sea certificado, y es por ellos que pasa a ser un valor por reembolsar al cliente.