Los usuarios de sistemas de información son una pieza clave para entender como funcionan los sistemas, ya que han sido diseñados para ayudarles a realizar su trabajo de manera más eficiente.
En este capítulo se describirán los perfiles de los diferentes usuarios, haciendo hincapié en los directores ejecutivos ya que, a priori, son los usuarios de los SIE que son la base del presente proyecto.
B.4.1. Tipos de usuarios
Para poder comprender mejor la relación que se establece entre el usuario y el Sistema de Información, se definirá en primer lugar, los diferentes usuarios que se pueden encontrar en el conjunto de una empresa. Dichos usuarios se enumeran a continuación [8]:
• Directores Ejecutivos • Directores medios • Supervisores
• Técnicos y profesionales • Administrativos
Mediante dicha enumeración se pretende identificar todos los posibles usuarios y trabajar en la relación que se establece entre ellos y los Sistemas de Información. A continuación se analiza, detalladamente, cada uno de los tipos de usuarios y sus respectivas características.
Administrativos
Los administrativos están al cargo de las actividades de información cotidianas de una empresa. Entre las actividades se incluye el seguimiento y la cumplimentación de pedidos, la escritura de la correspondencia y la respuesta a la consulta de los clientes. A continuación se enumeran algunos ejemplos.
• Administrativos de ventas • Oficinistas
• Secretarias
Los administrativos inician o manejan el grueso de los datos de una organización. A menudo, toman decisiones rutinarias basadas en los datos y generan información para los directivos. El volumen de datos en una organización media es enorme. Los administrativos tienen constantemente la necesidad de sistemas que les ayuden a procesar más datos a mayor velocidad y con menos errores.[7]
Técnicos y profesionales
El personal técnico y profesional esta compuesto en su mayor parte por especialistas industriales y empresariales que llevan a cabo trabajos especializados que requieren conocimientos especiales. Dado que su trabajo se basa en disciplinas del conocimiento bien definidas con frecuencia reciben el nombre de trabajadores del conocimiento. A continuación se enumeran algunos ejemplos.
• Abogados • Analistas financieros • Científicos • Contables • Especialistas en • marketing • Especialistas en recursos • humanos • Estadísticos • Ingenieros
En general estas personas poseen formación universitaria. Sus trabajos tienen que ver con la aportación de ideas. Muchas de sus necesidades de información se satisfacen sólo como respuesta a sus proyectos o cometidos actuales.[7]
Supervisores
Los supervisores, los cuales pertenecen al nivel más bajo del cuerpo directivo, controlan las operaciones diarias dentro de la organización. A continuación se dictan algunos ejemplos.
• Delegado sindical • Director de oficina • Director de proyecto • Jefe de equipo • Jefe de grupo
Los supervisores vigilan directamente el trabajo de los administrativos, los técnicos y los profesionales. En su mayor parte, los supervisores apenas van más allá de las operaciones diarias o semanales.
Directivos medios
Los directivos medios tienen que ver con la planificación, la organización, el control y la toma de decisiones correspondiente a plazos relativamente cortos (procesos tácticos). A continuación se muestran ejemplos de cargos directivos medios.
• Director de compras • Director de cuenta • Director de personal
• Director de relaciones públicas • Responsable de departamento
Muestran menor interés por el detalle de las operaciones diarias, que son competencia de los supervisores. En su lugar se preocupan por cuestiones más a largo plazo, tal vez a un mes o un
trimestre vista. Entre sus funciones se incluye la captura de información operativa para la dirección de alto nivel y el desarrollo de estrategias y planes tácticos que pongan en marcha los deseos de la dirección ejecutiva.[7]
Directores ejecutivos
Los directores ejecutivos son responsables de la planificación y el control a largo plazo (estrategia de empresa) dentro de una organización. Los directores ejecutivos miran con frecuencia a uno o más años vista, tanto en el pasado como en el futuro.
Posibles ejemplos de directores ejecutivos son: • Director de operaciones • Director ejecutivo • Interventor • Miembro de un comité de • dirección • Presidente
Examinan las tendencias, fijan planes y políticas a largo alcance en la organización y evalúan cómo son llevados a cabo por las organizaciones los planes y políticas. Asignan los recursos escasos de la organización, como el terreno, los materiales, la maquinaria, la fuerza laboral y el capital. En el siguiente cuadro se muestran algunos ejemplos de directores ejecutivos.
Los directores ejecutivos con frecuencia determinan o influyen en la dirección estratégica de la mayoría de los sistemas de información pero pueden ser también los usuarios de los sistemas. Al estar interesados principalmente por las condiciones generales de la organización, estos desean disponer de informaciones muy resumidas que ayuden a la planificación, el análisis y la toma de decisiones estratégicas.[7]
B.4.2. Clasificación de los usuarios en niveles
Para poder analizar desde un punto de vista organizativo los vínculos entre Sistemas de Información y usuarios, se necesitará clasificar a dichos usuarios en los diferentes niveles i áreas funcionales que se establecen en una empresa.
Como ya se conoce en una empresa existen, generalmente, 3 niveles laborales. Dichos niveles son los siguientes:
• Nivel Superior: Donde se encuentran todos aquellos directivos que deciden por el rumbo de la empresa tomando decisiones y definiendo la estrategia.
• Nivel Intermedio: En el nivel intermedio se encuentran todas aquellas personas que realizan la gestión táctica de la empresa.
• Nivel de operaciones: En este nivel se encuentran todas aquellas personas que gestionan las operaciones.
B.4.3. Relación usuario – sistema de información
Una vez definidos los tipos de usuarios posibles y su clasificación en la pirámide organizativa de la empresa, se procede a relacionar cada tipo de usuario con el Sistema de Información.
Los Sistemas de Información suministran diferentes niveles de soporte para las diversas funciones de la empresa y los diferentes usuarios. La figura anterior muestra las aplicaciones típicas de un Sistema de Información. Las funciones se han hecho corresponder con los trabajadores de la información (usuarios) que las utilizan normalmente. [7]