OBJETIVO
Ejecutar el control de los procesos realizados en el frente de cervecería para que se cumpla los requerimientos y normas establecidas.
POLITICA
Realizar un control minuciosa de los vehículos.
ALCANCE
Este proceso abarca todas las áreas del frente de cervecería.
RESPONSABILIDADES.
El supervisor de Ruta y de Patio son los responsable de cumplir y hacer cumplir todos los requisitos exigidos por la empresa.
REFERENCIAS.
Entrega de equipos de protección personal FOR SI 14
DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
Los supervisores e inspectores de ruta ejecutan y verifican las
Logo de la empresa PROCEDIMIENTO CODIGO: PRO CN 02 REV: 00 CONTROL DE LA OPERACION
actividades planificadas por el Jefe de Operaciones.
El supervisor de Ruta coordina la entrega o recepción de: Vehículos (Furgones y cabezales)
Documentos de los vehículos (Soat y matricula) Accesorios (colchones etc.)
Documentos de los Conductores (actualizar papeleta de votación multas o sanciones etc.
El supervisor de ruta al entregar documentos de vehículos (soat matricula) o conductores (licencia certificado de votación etc.) llena el “Acta de entrega” de igual manera al entregar vehículos colchones materiales o accesorios de vehículos estos reportes deben ser firmados por responsables al recibir y entregar.
El supervisor de Ruta realiza la entrega de equipos de Protección del personal con el formato de “Formulario de entrega de equipos de protección” FOR SI 14. De igual manera anualmente realiza la entrega de uniformes a los conductores.
Cuando el conductor se encuentre indispuesto de salud o necesita realizarse un chequeo de rutina con el departamento médico el supervisor coordina el traslado a la unidad médica de la base o al hospital del seguro para la atención debida de la persona si se necesita de permiso medico este debe de coordinar con el jefe de operaciones de forma inmediata para la toma de decisión pertinente.
El supervisor de Patio frecuentemente realiza una inspección de los equipos vehículos arrastres y cabezales para verificar su estado y coordinar el mantenimiento preventivo de los equipos con el jefe de taller.
El supervisor de Ruta es el responsable de verificar que en la orden de viaje esté detallado el nombre de los dos conductores responsables de transportar la mercadería a su destino final por lo que esporádicamente el
supervisor se dirige a las rutas y detiene el vehículo así constata que los dos conductores estén en el vehículo de no encontrarse se reporta vía telefónica al Jefe de Operaciones para que tome las medidas pertinentes.
En el momento que los vehículos sufren una avería o requieren realizar un mantenimiento preventivo de la unidad los choferes comunican telefónicamente al Jefe de Operaciones o Supervisor de Ruta la novedad y la necesidad del mantenimiento correctivo. El Jefe de Operaciones comunica y coordina con el Supervisor de Ruta el rescate de la unidad.
El Supervisor para realizar el rescate averigua al conductor la novedad el daño sufrido si se necesitan repuestos lugar donde se encuentra etc. con los datos obtenidos del conductor el Supervisor coordina con el Jefe de taller las herramientas accesorios repuestos llantas etc. necesarios para reparar el vehículo y coordina el traslado de personas capacitadas en el área (mecánicos electromecánicos) al sitio del inconveniente.
El supervisor se dirige al sitio del llevando consigo todo lo necesario para el mantenimiento correctivo en la ruta al llegar habla con el conductor toma datos evidencias fotos del daño y procede a reparar el inconveniente ocurrido en el vehículo para que continúe su destino. Solucionado el con el vehículo el Supervisor regresa a base para realizar el “Informe de rescate” que debe ser llenado con todos los datos solicitados inclusive las fotos del incidente o accidente ocurrido y lo envía al Jefe de Operaciones. De no poder arreglar el inconveniente solicita vía telefónica un cabezal para que remplace al cabezal averiado y continúe con la carga al lugar de destino.
El supervisor de Ruta coordina el mantenimiento correctivo en talleres del vehículo averiado y de las unidades que necesiten mantenimiento correctivo en los talleres la reparación debe de realizarla
rápidamente para que regrese a base de cervecería.
El mantenimiento preventivo se lo realiza en el taller previa coordinación del chofer y Supervisor de Ruta o patio. El conductor se dirige al taller y se realiza una evaluación del daño de requerir el mantenimiento preventivo el supervisor coordina junto con el jefe de taller cuando estén los repuestos necesarios listos la fecha y hora de mantenimiento así su reparación es realizada de forma inmediata.
Con la fecha y hora coordinada para el mantenimiento el Supervisor de Ruta envía un correo electrónico al departamento de monitoreo de DINADEC Jefe de transporte y Jefe de Operaciones de cervecería indicando que el vehículo recibirá el mantenimiento preventivo y debe salir vacio de base a talleres para su mantenimiento indicando la novedad y su retorno de forma inmediata luego de su mantenimiento.
En caso de accidentes e incidentes el supervisor de ruta coordina con el Jefe de Operaciones y se dirige al lugar del hecho realiza las investigaciones respectivas coordina con el jefe de operaciones y el jefe de Logística si el vehículo puede continuar la ruta o debe regresar a base. De ser el caso coordina con la abogada de transito para que realice las gestiones pertinentes para resolver los inconvenientes suscitados.
Al culminar este evento el supervisor de Ruta llena el “Informe de accidentes e incidentes” FOR SI 15 con la novedad de lo suscitado incluyendo código y nombre del conductor vehículo y descripción del accidente o incidente el reporte lo imprime y solicita firma del conductor y del supervisor para ser enviado al Jefe de Operaciones y al Jefe de Seguridad Industrial para su análisis pertinente.
Cuando se requiera realizar el reconocimiento de una vía o ruta el jefe de Operaciones coordina con el supervisor de ruta para que realice dicho reconocimiento al regresar elabora un informe de las novedades
encontradas en el recorrido y lo envía al Jefe de Operaciones. De igual manera sucede si se requiere realizar una inspección a una nueva bodega del distribuidor se realiza el recorrido para ver la disponibilidad de entrada del vehículo y emite un informe de la inspección de las nuevas bodegas.
El supervisor de ruta colabora con el control de los GPS con la coordinación del departamento de monitoreo que debe de emitir un correo electrónico al jefe de Operaciones indicando la novedad para que se realice la inspección correspondiente con la empresa externa. Realizada la inspección el monitorista o supervisor verificar el funcionamiento de los GPS.
Cuando se necesita crear cercas virtuales para poder realizar el monitoreo mediante GPS el supervisor de ruta realiza la inspección de la vía verifica el lugar donde se encuentran los vehículos recorre la ruta e informa al departamento de monitoreo para que marque en la ruta las zonas o lugares prohibidos de estacionarse para los conductores.
Para el proceso de matriculación el supervisor de ruta solicita al departamento de recursos humanos los documentos necesarios para el proceso además coordina con el taller para la revisión de la unidad previo requisitos e implementos a cumplir en la revisión en el momento de la matriculación. El supervisor de ruta envía un correo electrónico al departamento de cervecería indicando que el vehículo necesita salir para este proceso y que retornara inmediatamente luego de realizada la inspección vehicular.
ANEXOS
Formulario de entrega de equipos de protección FOR SI 14 Informe de Accidente e Incidente FOR SI 15
ANEXO N° 7
FORMULARIO DE ENTREGA DE EQUIPOS DE PROTECCIÓN