Tabla 38 Cédula narrativa segundo componente constatación física de bienes
GOBIERNO AUTONOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DEL CANTÓN PASTAZA
EXAMEN ESPECIAL AL COMPONENTE PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO EN EL “GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DEL
CANTÓN PASTAZA” PERIODO 2018 CÉDULA NARRATIVA
SEGUNDO COMPONENTE:Constatación física de bienes
AREA: financiera, administrativa y bodega
OBSERVACIÓN
La constatación física del año 2018 no es entregada a tiempo al área financiera, por esta razón los bienes no constatados siguen en el inventario de la institución
La institución no cuenta con una información actualizada en el sistema por custodio de los bienes de larga duración, es decir no cuadra la información de la constatación realizada en el año 2018 con el sistema que manejan en bodega y tampoco con las actas de entrega y recepción en algunos casos.
La designación de la comisión técnica para la toma física del inventario no va acorde a la norma y no se ajusta a las necesidades de la institución.
La codificación de los bienes no coincide en algunos casos.
Los bienes que han sido dados de baja no están actualizada su información
NORMA
Normas de control interno
406-06 identificación y protección
Se establecerá una codificación ordenada que permita su identificación, organización y protección de los bienes de larga duración. Todos los bienes deben tener impreso dicha codificación en una parte visible.
El responsable de la custodia de los bienes de larga duración deberá tener los registros actualizados, numerados, debidamente organizados y archivados para su control.
406-10 Constatación física de existencias y bienes de larga duración
Se realizará la constatación física por lo menos una vez al año, el personal que intervienen será independiente de la persona que esté a cargo; los procedimientos se emitirán por escrito y serán formulados claramente de manera que puedan se comprendidos con facilidad; El auditor interno participara en calidad de observador, para evaluar la adecuada aplicación de los procedimientos
406-04 Almacenamiento y distribución
c)Comisión técnica
La máxima autoridad cuando le corresponda efectuar procedimientos conformará y nombrará para cada procedimiento la pertinente comisión técnica que estará integrada de la siguiente manera:
1. Un profesional designado por la máxima autoridad, quien lo presidirá. 2. El titular del área que lo requiera o su delegado.
3. Un profesional a fin al objeto de la contratación designado por la máxima autoridad o su delegado.
406-11 Baja de bienes por obsolescencia, pérdida, robo o hurto
Los bienes que por diversas causas han perdido utilidad para la entidad o hayan sido motivo de pérdida, robo o hurto, serán dados de baja de manera oportuna.
Reglamento general para la administración, utilización, manejo y control de los bienes e inventarios del sector público
Capitulo II Responsables
Art. 19 Custodio administrativo.– Es el responsable de mantener actualizados los registros de ingresos, egresos y traspaso de los bienes e inventarios en el área que presta sus servicios. El custodio administrativo informará sobre las necesidades, llevara una hoja de control del inventario en la que constará: identificación, descripción, fecha, cantidad, nombre de usuario final y firma; también realizara la constatación física de los bienes e inventarios.
Art. 20 Usuario final. - Es el responsable del cuidado, buen uso, custodia y conservación de los bienes e inventario.
Capitulo III Disposiciones comunes para todos los bienes e inventarios. Sección III Constatación física.
Art. 55 responsables y sus resultados. – En la constatación física de bienes e inventarios los responsables serán: el guardalmacén o quien haga sus veces, o el custodio administrativo y un delegado independiente del control y de la administración de bienes, los mismos deberán presentar un informe de los resultados a la máxima autoridad el primer trimestre de cada año en el mismo debe constar todas las novedades que existió en el proceso de la constatación física y la conciliación con la información contable. Se deberá entregar una copia del informe a la administración financiera para los ajustes contables correspondientes.
FUENTE:
Aplicación del cuestionario de control interno
RIESGO:
Alto
CONCLUSIÓN:
El área de bodega del GAD. Municipal del Cantón Pastaza no cuenta con un sistema actualizado de los bienes de larga duración, las actas de entrega y recepción no se entregan a tiempo en el área financiera y las mismas no cuentan con una información real y confiable, Fuente: Elaboración propia
Tabla 39 Constatación física
GOBIERNO AUTONOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DEL CANTÓN PASTAZA
EXAMEN ESPECIAL AL COMPONENTE PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO EN EL “GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRA LIZADO MUNICIPAL DEL CANTÓN PASTAZA” PERIODO 2018
CONSTATACIÓN DE BIENES
CUSTODIO CÓDIGO BIEN BIENES NO
CONSTATADOS
INVENTARIO OBSERVACIÓN
Jurado Rómulo 007-01-012-2051 Monitor X BIEN NO CONSTATADO
Castillo Mónica 003-01-034-0276 Modular X BIEN NO CONSTATADO
Adrián Pacheco 004-01-036-4970 Computador portátil X BIEN NO CONSTATADO
Freire David 007-01-040-4704 Impresora portátil X BIEN NO CONSTATADO
Noboa Javier 007-01-018-5130 Disco duro X BIEN NO CONSTATADO
Noboa Javier 007-01-036-2064 Computador portátil X BIEN NO CONSTATADO
Carrillo Mercedes 003-01-023-3088 Silla X BIEN NO CONSTATADO
Escobar Gonzalo 004-01-002-2368 Cámara de fotos X BIEN SUSTRAIDO
PROCESO EN FISCALIA
Cachipuendo Judith 003-01-023-0836 Silla X BIEN PERDIDO
Cachipuendo Judith 003-01-023-0837 Silla X BIEN PERDIDO
Ramos Wilson 004-19-086-3504 Lente X BIEN NO CONSTATADO
Noboa Boris 004-019-006-2371 Cámara de fotos X BIEN NO CONSTATADO
Cárdenas Daniel 004-19-020-3849 Proyector X BIEN NO CONSTATADO
Juank Elías 004-08-006-2175 Desbrozadora X BIEN SUSTRAIDO
PROCESO EN FISCALIA
Juank Elías 004-08-019-0949 Esmeril X BIEN SUSTRAIDO
PROCESO EN FISCALIA
Chávez Sebastián 003-01-008-0769 Archivador aéreo X BIEN NO CONSTATADO
Chávez Sebastián 007-01-010-1696 Computador portátil X BIEN NO CONSTATADO
Fonseca Wilmer 007-01-043-5209 Monitor X BIEN NO CONSTATADO
Toasa David 003-01-008-0550 Escritorio X BIEN NO CONSTATADO
Meneses Raúl 007-01-005-3535 CPU. X BIEN NO CONSTATADO
Guevara Barrera Luis 004-19-028-0750 Radio televisor X BIEN NO CONSTATADO
Guevara Barrera Luis 004-19-041-2141 Consola X BIEN NO CONSTATADO
Jami Jami Olga 004-19-007-4787 Procesadora de fruta X BIEN SUSTRAIDO CON
DENUNCIA DE ROBO
Gómez Priscila 004-19-007-4842 Televisor X BIEN SUSTRAIDO CON
DENUNCIA DE ROBO
Pazmiño Edwin 004-19-003-0196 CD de instalación X BIEN NO CONSTATADO
Pazmiño Edwin 004-19-011-2792 Grabadora X BIEN NO CONSTATADO
Pazmiño Edwin 004-19-011-2793 Grabadora X BIEN NO CONSTATADO
Pazmiño Edwin 007-01-010-1853 Computador X BIEN NO CONSTATADO
Pazmiño Edwin 004-19-010-2283 Computador X BIEN NO CONSTATADO
Pazmiño Edwin 004-19-015-3523 Micrófono X BIEN NO CONSTATADO
Pazmiño Edwin 004-19-015-3524 Micrófono X BIEN NO CONSTATADO
Espín Terán Mario 004-19-098-3508 Control de edición X BIEN NO CONSTATADO
Espín Terán Mario 007-01-018-4639 Disco duro X BIEN NO CONSTATADO
Silva Fernando 003-01-040-4225 Archivador X BIEN NO CONSTATADO
Silva Fernando 007-01-018-2879 Disco duro X BIEN NO CONSTATADO
Flores Aguilar Hugo 003-09-016-0118 Mesa de trabajo X BIEN NO CONSTATADO
Flores Aguilar Hugo 004-14-006-5258 Switch X BIEN NO CONSTATADO
Flores Aguilar Hugo 004-20-003-3283 Multímetro X BIEN NO CONSTATADO
Gonzales Washington 006-04-029-0124 Amoladora X BIEN NO CONSTATADO
Gonzales Washington 006-06-006-4682 Pulidora X BIEN NO CONSTATADO
Ramírez velin Edgar 004-01-024-1262 Cámara X BIEN NO CONSTATADO
Sandoval Rocha Fausto 006-06-001-4987 Taladro X BIEN SUSTRAIDO
Espín Cherres Carlos 006-06-020-4857 Sierra circular X BIEN NO CONSTATADO
Paredes Romero Marcos 006-04-002-2874 Taladro X BIEN NO CONSTATADO
Pintado Vallejo Byron 006-04-029-3284 Amoladora X BIEN SUSTRAIDO
PROCESO EN FISCALIA
Pintado Vallejo Byron 006-06-008-3860 Multímetro X BIEN NO CONSTATADO
Freire Martínez Carlos 007-01-010-1833 Computador X BIEN NO CONSTATADO
Quevedo Verónica 007-01-008-2965 Impresora a tinta X BIEN NO CONSTATADO
Chiliquinga Fredi 006-04-010-3207 Entenalla X BIEN NO CONSTATADO
Gómez Muñoz Víctor 004-08-006-2700 Desbrozadora X BIEN NO CONSTATADO
Gómez Muñoz Víctor 004-21-011-3196 Hidro lavadora X BIEN NO CONSTATADO
Inmunda Cují Alberto 004-28-006-4259 Generador X BIEN NO CONSTATADO
Medina Riofrio Irene 003-01-008-4584 Escritorio X BIEN NO CONSTATADO
OBJETIVO:Revisar que los bienes que ya no existen en la institución por robo, bajas o que no están en la constatación física realizada en el año 2018 ya no consten en el inventario.
PROCEDIMIENTO: Se verificó los bienes que no son constados y que todavía existen en el inventario.
FUENTE:Bodega del GAD. Municipal del Cantón Pastaza.
MARCAS: = existe
X = no existe
CONCLUSIÓN: Con la revisión de la constatación física de bienes se verificó que en el inventario constan en el inventario los bienes que no fueron constatados o que fueron sustraídos y dados de baja en el levantamiento y toma física del inventario, realizada en el año 2018.
Tabla 40 evidencia física de la constatación de bienes
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EXAMEN ESPECIAL AL COMPONENTE PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO EN EL “GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRA LIZADO MUNICIPAL DEL CANTÓN PASTAZA” PERIODO 2018
CONSTATACIÓN DE BIENES
CUSTODIO CÓDIGO BIEN SISTEMA DE BODEGA ACTA DE ENTREGA Y RECEPCION 2018 CONSTATACIÓN FISICA 2018 OBSERVACIÓN
Solorzano Deysi Roció 004-01-015-1152 Sumadora X Bien solo existe en el acta de
entrega y recepción
Barona Gavilanes Elizabeth 003-01-037-4317 Anaquel X Bien no consta en el acta de
entrega y recepción
Barona Gavilanes Elizabeth 007-01-043-3238 Monitor X Bien no consta en el acta de
entrega y recepción
Barona Gavilanes Elizabeth 007-01-005-4740 C.P.U. X Bien no consta en el sistema de
bodega
Barona Gavilanes Elizabeth 003-01-008-0692 Escritorio X Bien no consta en el sistema de
bodega
Barona Gavilanes Elizabeth 003-01-009-3879 Teléfono X Bien no consta en el sistema de
bodega
Barona Gavilanes Elizabeth 003-01-019-0935 Silla giratoria X Bien no consta en el sistema de
bodega
Barona Gavilanes Elizabeth 007-01-019-3410 Scanner X Bien no consta en el sistema de bodega
Barona Gavilanes Elizabeth 004-01-026-2623 Dispensador de
agua
X Bien no consta en el sistema de
bodega
Quispe Avilés Patricio 003-01-020-5097 Sillón X Bien no consta en el sistema de
bodega
Quispe Avilés Patricio 003-01-042-0227 Archivador
aéreo
X Bien no consta en el sistema de
bodega
Quispe Avilés Patricio 007-01-043-4437 Monitor X Bien no consta en el sistema de
bodega
Ramos Paredes Mirian 004-01-015-3499 Sumadora X Bien no existe en la constatación
física
Lugo Aliaga Andrés 007-01-043-3552 Monitor X Bien no existe en el acta de
entrega y recepción pero si en la constatación física
OBJETIVO:Examinar la constatación de bienes realizada en el año 2018 según las actas de entrega y recepción y la información del sistema de bodega del GAD. Municipal del Cantón Pastaza.
PROCEDIMIENTO:Se ejecuto la constatación de bienes del GAD. Municipal del Cantón Pastaza, para poder dar informe del estado que se encuentran los bienes en el área financiera.
FUENTE:Bodega del GAD. Municipal del Cantón Pastaza.
MARCAS: = existe
X = no existe
CONCLUSIÓN: Con la revisión de la constatación de bienes se verificó cada bien por custodio del año 2018, llegando a la conclusión que el sistema que maneja en bodega no está actualizado y las actas de entrega y recepción tienen algunas novedades.
Tabla 41 Verificación de la codificación
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EXAMEN ESPECIAL AL COMPONENTE PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO EN EL “GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DEL CANTÓN PASTAZA” PERIODO 2018
VERIFICACION DE LA CODIFICACIÓN DE BIENES
CUSTODIO BIEN CÓDIGO EN EL SISTEMA
CÓDIGO EN EL ACTA DE ENTREGA Y RECEPCIÓN
OBSERVACION
Quispe Avilés Patricio Estante 003-01-051-5340 003-01-010-0988 códigos erróneos
Quispe Avilés Patricio Estante 003-01-051-5341 003-01-010-0989 códigos erróneos
Quispe Avilés Patricio Estante 003-01-051-5342 003-01-010-0990 códigos erróneos
Quispe Avilés Patricio Estante 003-01-051-5343 003-01-010-0991 códigos erróneos
Quispe Avilés Patricio Estante 003-01-051-5344 003-01-010-0992 códigos erróneos
Quispe Avilés Patricio Estante 003-01-051-5345 003-01-010-0993 códigos erróneos
Quispe Avilés Patricio Estante 003-01-051-5346 003-01-010-0994 códigos erróneos
Quispe Avilés Patricio Estante 003-01-051-5347 003-01-010-0995 códigos erróneos
Quispe Avilés Patricio Estante 003-01-051-5348 003-01-010-0996 códigos erróneos
Quispe Avilés Patricio Estante 003-01-051-5349 003-01-010-0997 códigos erróneos
Quispe Avilés Patricio Estante 003-01-051-5350 003-01-010-0998 códigos erróneos
Quispe Avilés Patricio Estante 003-01-051-5351 003-01-010-0999 códigos erróneos
Cuvi Ramírez Julio Anaquel 100-01-033-0002 Código no existe
Cuvi Ramírez Julio Carretilla 400-04-006-4136 Código no existe
Gómez Muñoz Horacio Pala 400-04-068-3846 Código no existe
Gómez Muñoz Horacio Pala 400-04-068-3847 Código no existe
Gómez Muñoz Horacio Navaja 400-04-142-3854 Código no existe
Ponce Quiroz Alexander Entenalla 400-04-010-4155 Código no existe
Medina Riofrio Irene Silla 100-01-023-1077 Código no existe
Medina Riofrio Irene Silla 100-01-023-1079 Código no existe
Medina Riofrio Irene Adaptador 500-01-051-5162 Código no existe
Jurado Rómulo Escritorio 100-01-008-3097 Código no existe
Jurado Rómulo UPS 500-01-001-402 Código no existe
Jurado Rómulo Parlante 500-01-047-4766 Código no existe
Espín Patricia Silla 100-01-019-30663 Código no existe
Espín Patricia Teléfono 300-01-010-0098 Código no existe
Ocaña Carlos Grapadora 300-01-002-0555 Código no existe
Noboa Javier DVD 500-01-044-4612 Código no existe
Noboa Javier Ponchadora 500-01-045-5150 Código no existe
Velasco Adela Silla 100-01-023-4220 Código no existe
Checa Mónica Teléfono 300-01-010-0096 Código no existe
Meneses Raúl Escritorio 100-01-008-0485 Código no existe
Guambo Julia María Calculadora 200-01-011-40541 Código no existe
Meneses Raúl Mesa 100-01-013-0632 Código no existe
Meneses Raúl Mesa 100-01-013-0633 Código no existe
Barrera Luis Cable Extensión 600-02-009-1371 Código no existe
Jami Olga Tanque de gas 200-022-083-4351 Código no existe
Espín Terán Zoila Anaquel 100-01-033-4503 Código no existe
Espín Terán Zoila Batidora 200-22-008-4502 Código no existe
Espín Terán Zoila Plancha 200-22-094-4492 Código no existe
Espín Terán Zoila Tostadora 200-22-095-4500 Código no existe
Haro Francisco Faja para filtros 400-04-105-2799 Código no existe
Argoti Jonatan Silla 100-01-023-3348 Código no existe
Paredes Romero Marco Moladora 400-04-121-3128 Código no existe
OBJETIVO: Revisar la codificación de bienes según las actas de entrega y recepción y la información del sistema de bodega del GAD. Municipal del Cantón Pastaza.
PROCEDIMIENTO:Se ejecuto la revisión de la codificación del GAD. Municipal del Cantón Pastaza, para poder evidenciar si están bien codificados los bienes de larga duración.
FUENTE:Bodega del GAD. Municipal del Cantón Pastaza
CONCLUSIÓN: Con la verificación de la codificación de los bienes se puede concluir que no está bien la codificación hay muchos errores.
Tabla 42 Bajas
GOBIERNO AUTONOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DEL CANTÓN PASTAZA
EXAMEN ESPECIAL AL COMPONENTE PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO EN EL “GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DEL CANTÓN PASTAZA” PERIODO 2018
BAJA DE LOS BIENES
CÓDIGO CUSTODIO BIEN ACTA DE ENTREGA Y RECEPCIÓN BAJA EN LA CONSTATCION FISICA 2018 VALOR 007-01-044-1723 Reino Rojas Birmania Impresora X $81.15 003-01-038-0514 Quispe Avilés Patricio Escalera metálica X $36.25 003-01-038-0519 Quispe Avilés Patricio Escalera metálica X $36.25
Fuente: Bodega del GAD. Municipal del Cantón Pastaza
OBJETIVO: Analizar las bajas realizadas en la constatación física del 2018 en el GAD. Municipal del Cantón Pastaza.
PROCEDIMIENTO: Se ejecuto la revisión de las bajas de bienes en el área financiera del GAD. Municipal del Cantón Pastaza, para poder revisar si están hecho el proceso de bajas en los estados financieros.
FUENTE:Bodega del GAD. Municipal del Cantón Pastaza.
MARCAS: = existe
X = no existe
CONCLUSIÓN: Con los registros analizados llegamos a la conclusión que las bajas realizadas en el 2018 no constan en el inventario.
Tabla 43 memorándum para la toma física del inventario del 2018
GOBIERNO AUTONOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DEL CANTÓN PASTAZA
EXAMEN ESPECIAL AL COMPONENTE PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO EN EL “GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DEL CANTÓN PASTAZA” PERIODO 2018
MEMORÁNDUM PARA LA TOMA FÍSICA DEL INVENTARIO DEL 2018
OBJETIVO: Inspeccionar si la designación de la comisión técnica para la toma física del inventario y constatación física de bienes es realizada según la norma de control interno406-04 Almacenamiento y distribución literal c) Comisión técnica
PROCEDIMIENTO: Se reviso la designación de la comisión técnica la misma dice así:
Lcda. Alba Villacis Delegada de la dirección financiera
Lcda. Mirian Ramos Asistente de bodega
Econ. Gabriela Chacan Asistente de bodega
Lcda. Betty Kaiser Secretaría
Las personas designadas como comisión técnica trabajan en la institución ninguna es contratada para el trabajo específico la misma debe ser independiente y que obtenga conocimientos del manejo de inventarios.
FUENTE:Bodega del GAD. Municipal del Cantón Pastaza.
CONCLUSIÓN: Con la información obtenida podemos concluir que la designación técnica no está como se debe hacer, es por eso los resultados obtenidos y no hay solución al problema que existe en la entidad sobre los bienes de larga duración.