Tabla 44 Hoja de hallazgos del segundo componente constatación física de bienes
GOBIERNO AUTONOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DEL CANTÓN PASTAZA
EXAMEN ESPECIAL AL COMPONENTE PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO EN EL “GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DEL CANTÓN PASTAZA” PERIODO 2018
HOJA DE HALLAZGOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO COMPONENTE Constatación física de bienes
CONDICIÓN En el GAD. Municipal del Cantón Pastaza la constatación física del año 2018 no es entregada a tiempo al área financiera.
La institución no cuenta con una información actualizada en el sistema por custodio de los bienes de larga duración, es decir no cuadra la información de la constatación realizada en el año 2018 con el sistema que manejan en bodega.
La designación de la comisión técnica para la toma física del inventario no va acorde a la norma y no se ajusta a las necesidades de la institución.
La codificación de los bienes no coincide en algunos casos.
Los bienes que han sido dados de baja y no han sido constatados, no están actualizada su información en los estados financieros.
CRITERIO Normas de control interno
406-06 identificación y protección
Se establecerá una codificación ordenada que permita su identificación, organización y protección de los bienes de larga duración. Todos los bienes deben tener impreso dicha codificación en una parte visible.
El responsable de la custodia de los bienes de larga duración deberá tener los registros actualizados, numerados, debidamente organizados y archivados para su control.
406-10 Constatación física de existencias y bienes de larga duración
Se realizará la constatación física por lo menos una vez al año, el personal que intervienen será independiente de la persona que esté a cargo; los procedimientos se emitirán por escrito y serán formulados claramente de manera que puedan se comprendidos con facilidad; El auditor interno participara en calidad de observador, para evaluar la adecuada aplicación de los procedimientos
406-04 Almacenamiento y distribución
c)Comisión técnica
La máxima autoridad cuando le corresponda efectuar procedimientos conformará y nombrará para cada procedimiento la pertinente comisión técnica que estará integrada de la siguiente manera:
4. Un profesional designado por la máxima autoridad, quien lo presidirá. 5. El titular del área que lo requiera o su delegado.
6. Un profesional a fin al objeto de la contratación designado por la máxima autoridad o su delegado.
406-11 Baja de bienes por obsolescencia, pérdida, robo o hurto
Los bienes que por diversas causas han perdido utilidad para la entidad o hayan sido motivo de pérdida, robo o hurto, serán dados de baja de manera oportuna.
Reglamento general para la administración, utilización, manejo y control de A.H.S. 18 2/C
Capitulo II Responsables
Art. 19 Custodio administrativo.– Es el responsable de mantener actualizados los registros de ingresos, egresos y traspaso de los bienes e inventarios en el área que presta sus servicios.
El custodio administrativo informará sobre las necesidades, llevara una hoja de control del inventario en la que constará: identificación, descripción, fecha, cantidad, nombre de usuario final y firma; también realizara la constatación física de los bienes e inventarios.
Art. 20 Usuario final. - Es el responsable del cuidado, buen uso, custodia y conservación de los bienes e inventario.
Capitulo III Disposiciones comunes para todos los bienes e inventarios. Sección III Constatación física.
Art. 55 responsables y sus resultados. – En la constatación física de bienes e inventarios los responsables serán: el guardalmacén o quien haga sus veces, o el custodio administrativo y un delegado independiente del control y de la administración de bienes, los mismos deberán presentar un informe de los resultados a la máxima autoridad el primer trimestre de cada año en el mismo de be constar todas las novedades que existió en el proceso de la constatación física y la conciliación con la información contable. Se deberá entregar una copia del informe a la administración financiera para los ajustes contables correspondientes.
CAUSA Desconocimiento de las normas y leyes que regulan a la administración de bienes, el tamaño de la organización, el descuido y falta de o interés de los directivos y máxima autoridad.
EFECTO Que la entidad al momento de no tener actualizado el sistema de control de bienes no podrá tener una información de sus estados financieros confiables y al no designar una comisión técnica para toma física del inventario que vaya acorde a las necesidades de la institución para resolver los problemas existentes, seguirá existiendo el desconociendo su condición y destino final de cada bien de la institución.
CONCLUSIÓN La máxima autoridad de la institución y los directivos tanto financieros como administrativos y de bodega deben aplicar la respectiva norma de control interno que dice en el art. 406-06 identificación y protección, 406-10 Constatación física de existencias y bienes de larga duración, 406-04 Almacenamiento y distribución, literal c) Comisión técnica, 406-11 Baja de bienes por obsolescencia, pérdida, robo o hurto. Reglamento general para la administración, utilización, manejo y control de los bienes e inventarios del sector público se debe tomar en cuenta los siguientes artículos: Art. 19 Custodio administrativo, Art. 20 Usuario final, Art. 55 responsables y sus resultados, Art. 17 contador.
El área de bodega del GAD. Municipal del Cantón Pastaza no cuenta con un sistema actualizado de los bienes de larga duración, las actas de entrega y recepción no se entregan a tiempo en el área financiera y las mismas no cuentan con una información real y confiable.
Con el fin de garantizar que la comisión técnica haga su trabajo profesionalmente y sin errores para garantizar la realidad existente de los bienes de larga duración
RECOMENDACIONES
Al alcalde del GAD. Municipal del cantón PastazaCumplir y hacer cumplir la norma del control interno y el reglamento general para la administración, utilización, manejo y control de los bienes e inventario del sector público, al departamento administrativo financiero con la finalidad de que la actualización y la custodia de los bienes se realicen en el tiempo que establece la norma para obtener mejores resultados en el ejercicio fiscal.
A la directora financieraDar seguimiento al personal encargado para que cumplan con la actualización del sistema que cuadren con las actas de entrega y recepción por custodio.
Al contadorAsegurar y verificar la información que proporcionan el área encargada del control de bienes para su confiabilidad y así poder registrar en los balances de una forma correcta.
Al área de bodegaCumplir su trabajo responsablemente para poder dominar los bienes y así saber su estado o el lugar donde se encuentran y poder proporcionar una información segura y confiable de los bienes de larga duración.
Fuente: Elaboración propia
Elaborado por: Angela Heredia
PROGRAMA DE AUDITORÍA
OBJETIVO: Comprobar la conciliación de saldos del inventario con los estados financieros del período 2018 de los bienes de larga duración en el GAD. Municipal del Cantón Pastaza
Tabla 45 programa de auditoria de la conciliación de saldos
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EXAMEN ESPECIAL AL COMPONENTE PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO EN EL “GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DEL
CANTÓN PASTAZA” PERIODO 2018 PROGRAMA DE AUDITORIA COMPONENTE:Conciliación de saldos
N° PROCEDIMIENTO REFERENCIA ELABORADO
POR
FECHA
1 REALIZAR LA CÉDULA
NARRATIVA D LA
CONCILIACION DE SALDOS
A.H.S 19 Angela Heredia 12/06/2019
2 VERIFICAR LOS SALDOS DEL
INVENTARIO CON LOS DEL BALANCE GENERAL
A.H.S 20 Angela Heredia 12/06/2019
3 COMPROBAR SI LAS
DEPRECIACIONES DE LOS BIENES SE REALICEN DE FORMA RAZONABLE
A.H.S 21 Angela Heredia 12/06/2019
4 DETERMINAR LA HOJA DE
HALLAZGOS DEL CONTROL
INTERNO DEL SEGUNDO
COMPONENTE DEL AÑO 2018
A.H.S 22 Angela Heredia 12/06/2019
3.5.5 CÉDULA NARRATIVA DEL TERCER COMPONENTE
Tabla 46 Cédula narrativa tercer componente Conciliación de saldos
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EXAMEN ESPECIAL AL COMPONENTE PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO EN EL “GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DEL
CANTÓN PASTAZA” PERIODO 2018 CÉDULA NARRATIVA
TERCER COMPONETE:Conciliación de saldos
AREA: financiera, administrativa y bodega
OBSERVACION
La institución no consolida los saldos de una forma razonable en los estados financieros, después de haber analizado se pudo verificar muchas inconsistencias en los activos.
NORMA
Normas de control interno
406-05 Sistema de registro
El Catálogo General de Cuentas del Sector Público, contendrá los conceptos contables que permitan el control, identificación, destino y ubicación de las existencias y los bienes de larga duración.
Se establecerá un sistema adecuado para el control contable tanto de las existencias como de los bienes de larga duración, mediante registros detallados con valores que permitan controlar los retiros, traspasos o bajas de los bienes, a fin de que la información se encuentre actualizada y de conformidad con la normativa contable vigente.
La actualización permanente, la conciliación de saldos de los auxiliares con los saldos de las cuentas del mayor general y la verificación física periódica, proporcionará seguridad de su registro y control oportuno y servirá para la toma de decisiones adecuadas.
Los bienes que no reúnan las condiciones para ser registrados como activos fijos, se registrarán directamente en las cuentas de gastos o costos según corresponda y simultáneamente se registrarán en una cuenta de orden, conforme lo establece la normativa de contabilidad gubernamental, vigente.
Reglamento general para la administración, utilización, manejo y control de bienes del sector público
art. 17 contador. Sera el responsable del registro contable de ingresos, egresos y bajas de todos los bienes e inventarios; del cálculo y registro de las depreciaciones, correcciones monetarias, consumo de inventarios y otras que impliquen regulaciones o actualizaciones de cuentas, sobre la base de lo dispuesto en el Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públiccas, su
reglamento y las normas que le fueren aplicables”.
FUENTE:
Aplicación del cuestionario de control interno
RIESGO:Alto
CONCLUSIÓN:
La máxima autoridad de la institución y los directivos tanto financieros como administrativos y de bodega deben aplicar la respectiva norma con el fin de garantizar la información de los estados financieros y el adecuado manejo de los bienes del estado para evitar futuras sanciones por parte de la contraloría general del estado.
Fuente: Elaboración propia Elaborado por: Angela Heredia
CONCILIACION DE SALDOS
Tabla 47 conciliación de saldos
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EXAMEN ESPECIAL AL COMPONENTE PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO EN EL “GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DEL
CANTÓN PASTAZA” PERIODO 2018 CONCILIACIÓN DE SALDOS CODIGO DEL BIEN DESCRIPCIÓN VALOR EN LIBROS € VALOR CALCULADO # DIFERENCIA & 1.4.1.01.03 Mobiliario $143.446,30 $142.306.88 $1.139,42 1.4.1.01.04 Maquinaria y Equipo $1.478.266,07 $1.472.422,59 $5.843,48 1.4.1.01.05 Vehículo $994.315,94 $994.315,94 1.4.1.01.06 Herramientas $74.830,33 $73.660,86 $1.169,47 1.4.1.01.04 Equipo, Sistemas y paquetes informáticos $279.298,21 $277.282,72 $2.015,49 1.4.1.01.08 Bienes Artísticos y culturales $475,74 $475,74 1.4.1.01.09 Libros y Colecciones $169,44 $169,44 1.4.1.01.11 Partes y Repuestos $4.698,60 $4.698,60 1.4.1.03.01 Terrenos $14.497.097,18 $14.497.097,18 1.4.1.03.02 Edificios, Locales y Residencias $4.874.454,98 $4.874.454,98 TOTAL $22.347.052,79 $22.336.884,93 $10.167,86
Fuente: GAD. Municipal del Cantón Pastaza Elaborado por: Angela Heredia
OBJETIVO:Comparar los saldos del inventario y la constatación física de bienes con el estado financiero del año 2018.
PROCEDIMIENTO:Se realizo la comparación de saldos de activos no corrientes del estado de situación financiera GAD. Municipal del Cantón Pastaza, para conciliar con el procedimiento de la constatación física de cada bien.
FUENTE:Bodega del GAD. Municipal del Cantón Pastaza.
MARCAS:
€= valor en libros #= valor calculado
&= diferencia
CONCLUSIÓN: Con los documentos analizados llegamos a la conclusión que en la conciliación de saldos se encontró muchas inconsistencias, ya que no se toma en cuenta la constatación física del bien, el mismo que ya no está en la institución ya sea por perdida, robo o baja del bien.
Tabla 48 Depreciaciones
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EXAMEN ESPECIAL AL COMPONENTE PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO EN EL “GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DEL
CANTÓN PASTAZA” PERIODO 2018 DEPRECIACIONES
N° Fac. BIEN VALOR EN LIBROS € DEPRECIACIÓN EN LIBROS ¥ DEPRECIACION CALCULADA # DIFERENCIA & 10 GPS $ 4.032,00 $ 138,52 $ 120,96 $ 17,56 15267 Escritorio $ 259,84 $ 21,09 $ 19,50 $ 1,59 741 Estanterías $ 152,28 $ 9,94 $ 9,12 $ 0,82 1263 Impresora $ 985,60 $ 82,96 $ 65,70 $ 17,26 15738 Sillón $ 175,84 $ 14,27 $ 7,92 $ 6,35 TOTAL $ 5.605,56 $ 266,78 $ 223,20 $ 43,58
Fuente: GAD. Municipal del Cantón Pastaza Elaborado por: Angela Heredia
OBJETIVO: Calcular las depreciaciones según las 5 facturas de compra de bienes del año 2018.
PROCEDIMIENTO:Se reviso las depreciaciones realizadas de la compra según las 5 facturas, para comparar los valores calculados.
FUENTE:Bodega del GAD. Municipal del Cantón Pastaza.
MARCAS:
€= valor en libros
¥= depreciación en libros #= valor calculado
&= diferencia
CONCLUSIÓN: Las depreciaciones calculadas en libros tienen errores y no coinciden con el cálculo exacto que se debe hacer, según la información analizada de las 5 facturas de compra realizadas en el año 2018.