6.3 Decay of information in the Cane-Zebiak model Perfect Model Scenario
6.3.4 Predictability measures applied to the Perfect Model
Tomando en cuenta que la finalidad de la presente investigación es proponer y determinar la incidencia de la elaboración del diagnóstico para la adopción por primera vez de NIIF, se evaluó lo que prescribe la NIIF 1 Adopción por primera vez de las Normas Internacionales de Información Financiera y demás normativa aplicable; y a continuación se establecerá la metodología propuesta para el plan de diagnóstico en la adopción de NIIF por primera vez.
Cronograma del proceso de adopción de NIIF:
1.12.1 Implicancias de conversión a NIIF
La Gerencia debe comprender que la conversión a NIIF:
• Es un cambio en los principios contables primarios. En efecto, la empresa deberá registrar todas sus transacciones desde su origen siguiendo los requerimientos específicos de las NIIF. La conversión no significa seguir registrando las transacciones como lo venimos haciendo. Los procesos y sistemas contables de la Compañía se sustentan o se orientan a preparar información para cumplir con la emisión de reportes gerenciales, atender a requerimientos tributarios y no necesariamente para preparar estados financieros de acuerdo con NIIF.
• No es sólo un tema técnico. En efecto, la conversión requiere que los procesos de todas las áreas funcionales de la empresa con reflejo en los estados financieros cambie. Incluso, es posible que se deban efectuar cambios de las personas que preparan información con reflejo financiero.
Contabilidad y Reporte Financiero Finanzas Riesgos y Controles Desempeño y Funciones Impuesto
• La contabilidad bajo NIIF puede cambiar la rentabilidad de productos y del negocio en su conjunto. Por ejemplo, la revisión de las vidas útiles de los inmuebles, maquinaria y equipo generará sin duda una mejora en los resultados.
• A muchas empresas les puede tomar más de un año adaptar todos los cambios y alcanzar que las cosas se hagan como se espera y al mismo tiempo integrar por completo las NIIF en la organización.
• Aún en negocios poco complejos si se posterga el planeamiento del proceso es probable que el cambio resulte siendo difícil.
La adopción de NIIF afectará más que la contabilidad y la función de reporte de información financiera de la empresa, implica cambios en las áreas como lo describo a continuación:
Gente Proceso
Impacto principal
Zona de influencia primaria de la aplicación de las NIIF. Los cambios en este proceso son importantes y la reingeniería de procesos podría ser necesaria.
Impacto extendido
Las áreas de impacto secundario de la aplicación de las NIIF. Los cambios en los procesos afectados pueden ser parciales y no tener un impacto en los tres facilitadores.
Facilitadores de creación de valor
Facilitadores apoyan la ejecución efectiva en las áreas de impacto principal y extendido. Cualquier esfuerzo para mejorar el rendimiento de cualquiera de las áreas principales o extendidas requieren una consideración del impacto en cada uno de los facilitadores.
Cambio en la gente: (Un nuevo lenguaje comercial)
- Comunicación Interna
Externa
- Entrenamiento: A diferentes niveles No sólo al área financiera
Cambio en procesos:
- Procesos actuales que deben mejorar
- Creación de nuevos procesos
- Presupuestos
Diagnóstico Implementación Integración de cambios
Cambio en sistemas:
- Disponibilidad de información y de sistema
- Nuevos componentes de sistemas
- Re-alineación del sistema de información gerencial
1.12.2 METODOLOGÍA DE TRANSICIÓN A NIFF
La metodología de implementación para NIIF es un conjunto robusto de actividades claves, evaluación de áreas claves, reportes adaptables al usuario y herramientas probadas en la implementación. El proceso está compuesto de tres fases:
Administración de proyecto, Comunicación y conocimiento.
FASE 1
FASE 2
FASE 3
Perú
La presente investigación se centra en la fase de diagnóstico.
Fase 1 Diagnóstico • Investigación de información financiera • Diagnóstico inicial
• Organización del proyecto general
• Estimar la complejidad y materialidad de los hallazgos y asuntos identificados.
• Proponer un cronograma para trabajar los hallazgos y asuntos identificados.
Resultado esperado:
• Reporte de evaluación de impacto de conversión aNIIF. • Informe de diagnóstico.
El alcance de la metodología propuesta en la etapa de Diagnóstico comprende la evaluación del impacto de adoptar las NIIF en los estados preparados de acuerdo con principios de contabilidad generalmente aceptados en Perú.
El trabajo en la etapa del Diagnóstico incluirá los siguientes macro procedimientos:
a) Relevamiento de Información de Políticas y Procesos
• Conocer las estrategias del negocio y los objetivos estratégicos de la organización.
• Identificar la lista de procesos y subprocesos relacionados con el fortalecimiento de la organización para que adopte las NIIFs
• Organizar talleres de trabajo con las gerencias involucradas para conocer al detalle la situación actual:
- Objetivo de proceso
- Políticas contables u operativas actuales, escritas o informales
- Responsables de los procesos y del control
- Indicadores de gestión que se utilizan para medir el proceso
- Respaldo de sistemas y registros de información del proceso
- Secuencia lógica del proceso. Mapeo de procesos (flujogramas de la situación actual)
- Para el caso específico de Activo Fijo, se requiere documentar desde el proceso de adquisiciones hasta su activación, así como aspectos técnicos de vidas útiles por tipo, valor residual,
reparaciones mayores, componentes importantes de cada bien.
• Como parte de estos talleres de relevamiento de la situación actual, se identificará:
- Las deficiencias en la organización, como los roles de los puestos de trabajo que participan en los procesos y que requieren de una propuesta de propuesta de nuevas funciones o de mejorarlas o reasignarlas para que sean compatibles.
- Deficiencias por no contar con procesos escritos, que no facilitan la estandarización, por lo tanto los procesos no tienen definiciones claras de objetivos, o existen actividades redundantes, o que no agregan valor para el negocio.
- Uso de hojas de cálculo, software no están integrados, que obligan a doble digitación.
• Profundizar el entendimiento de las políticas contables de la Compañía, a través de reuniones complementarias con el personal, lectura de documentos internos y análisis de los estados financieros.
• Identificación de las diferencias entre las prácticas contables vigentes en la Compañía para la preparación de sus estados financieros y las NIIF vigentes a la fecha de adopción de NIIF por primera vez.
• Determinación del impacto sobre los estados financieros de la Compañía de las diferencias entre los principios contables vigentes y las NIIF.
b) Análisis de la situación actual y validación de los procesos con la gerencia
- Análisis de la situación actual tanto de las funciones de los puestos que intervienen en cada proceso, que permita ayudar a la empresa ordenar su gestión.
- Discusión con la gerencia la situación actual analizada, mostrando los flujogramas de cada proceso, obtenido en la etapa anterior, para confirmar la situación actual y determinar qué actividades agregan valor y cuales no para tener la base de la mejora a proponer en esta fase.
- Elaboración del informe de DIAGNOSTICO, con las conclusiones y recomendaciones y un plan de acción, con los pasos a seguir en la siguiente fase. Al finalizar esta fase se propondrá a la gerencia, las mejoras que se deben implementar en los procesos, los controles contables y operativos, las nuevas políticas contables y operativas las mejoras a la organización y funciones de las áreas de la
organización involucradas, así como las sugerencias respecto a los sistemas de información que deberían emprenderse para mejorar el desempeño de los trabajadores responsables de los procesos y la calidad de la información.
Diagnóstico
El desarrollo del trabajo de adopción de NIIF en la etapa de Diagnóstico permite identificar y evaluar el impacto en procesos y sistemas necesarios en las actividades del negocio, en las cuales, se identificarán y determinarán, a nivel conceptual, las diferencias entre las prácticas contables de la Compañía y las NIIF. Estas actividades se detallan como sigue:
A) Análisis de Brechas
a) Revisar si las áreas relacionadas al proceso contable, otorgan la información necesaria para el registro y emisión de la información contable según los requerimientos de las NIIF.
b) Análisis y revisión de formatos NIIF
c) Analizar el cumplimiento de la información de la documentación y publicación, según los requisitos establecidos por la NIIF respecto a la revelación de los estados financieros.
d) Análisis conceptual de los impactos tributarios de cada diferencia identificada
B) Evaluación de impacto en procesos
a) Identificación de los procesos actuales que deben adaptarse a las exigencias de la aplicación de las normas.
b) Propuesta de políticas para implementación de nuevos procesos. c) Evaluación de los controles internos que tengan impactos directos en
el proceso de adopción NIIF.
d) Análisis de la definición de procesos para identificar eventuales impactos.
C) Evaluación de impacto en sistemas
a) Identificación de los procesos críticos requerido por los lineamientos de NIIF y del soporte tecnológico actual
b) Evaluación de la disponibilidad de información y capacidad de adaptación de los sistemas a los nuevos requerimientos.
c) Proposición de las soluciones y alternativas aplicables a los sistemas, así como nuevos componentes que deban incorporarse a estos. d) Evaluación de una re-alineación del sistema de información
gerencial.
D) Identificación de personal clave para el desarrollo del proyecto a) Identificación del personal a diferentes niveles, no solo el área
financiera, que se encuentre relacionado con el proceso de adopción a NIIF.
b) Brindar la asesoría adecuada a cada una de las personas encargadas en el proceso de adopción, identificando el perfil y nivel técnico.
c) Comunicación constante con las personas encargadas de la adopción.
d) Capacitación al personal de acuerdo a los requerimientos de las NIIF
E) Evaluación de impacto en la gestión del negocio
a) Identificación de las excepciones opcionales y obligatorias disponibles bajo NIIF. (Adopción por primera vez de las NIIF)
b) Análisis de las ventajas y desventajas de cada excepción opcional a nivel de balance, resultado y patrimonio.
c) Evaluación del potencial impacto en los estados financieros y operaciones de la Compañía.
d) Identificación de las actividades a realizar para implementar los cambios identificados.
e) Asistencia en el diseño del plan y gobierno del proyecto y en definir roles y responsabilidades (cronograma y desarrollo de trabajo). Como resultado de ejecución de estos procedimientos y actividades, se emite un informe cuyo contenido será como sigue:
a) Informe de diagnóstico que comprenderá el análisis de impacto, complejidad de la corrección de saldos, procesos y sistemas y nivel de esfuerzo y trabajo requerido para la conversión a NIIF (graduado como alto, moderado, bajo).
b) Evaluación detallada de las diferencias identificadas.
d) Evaluación del impacto en procesos y sistemas por la transición a NIIF. e) Evaluación del impacto en la gestión del negocio.
a) Recomendaciones sobre los siguientes pasos a seguir en el proyecto de conversión a NIIF.
Esta etapa se estima sea completada en un período de 4 - 6 semanas para el diagnóstico de NIIF, proceso de análisis de brechas, asesoría en procesos, evaluación en sistemas y personal relacionado.
De toda la metodología anteriormente descrita, presento la materialización de dichos procedimientos a seguir y las herramientas a utilizarse:
I. GRADUACIÓN DE IMPACTOS
Los impactos identificados en el diagnóstico se clasificarán como sigue:
II. MATRIZ DE IMPACTOS
Se elaborará la matriz de impactos posterior a la clasificación de los mismos siguiendo el modelo propuesto a continuación:
Rojo
Amarrillo
Verde
Impactos de baja relevancia
Impactos de moderada relevancia
III. EVALUACIÓN DE IMPACTOS
Se evaluará los impactos en los rubros de los Estados Financieros en función a la incidencia en materialidad de potenciales ajustes a las cuentas, incidencia en la complejidad y/o esfuerzo en implementación y el impacto en los procesos y sistemas. Tal como lo mostramos en el siguiente ejemplo:
IV. DESCRIPCIÓN DE LA DIFERENCIA
Una vez identificadas las políticas contables aplicadas por la compañía se establecerán las diferencias entre éstas y lo que prescriben las Normas Internacionales de Información Financiera. Se tomará como ejemplo el rubro de Inmuebles, maquinaria y equipo:
Vida útil
4) La depreciación de los inmuebles, maquinaria y equipo se calcula sobre la base de los máximos permitidos por la legislación tributaria.
5) No se revisa la vida útil de los bienes del activo fijo después de su reconocimiento inicial.
6) El registro de los bienes del activo fijo no contempla reconocerlos por componentes importantes.
Depreciación
a) Los activos fijos relacionados con la producción se deprecian bajo método de línea recta.
Valor residual
La base de depreciación de los bienes del activo fijo no contempla su valor residual.
Prácticas contables vigentes en la
Compañía
Vida útil
2 La vida útil de los bienes del activo fijo se debe determinar sobre la base de la expectativa de la contribución del activo a la generación de ingresos futuros.
3 La vida útil de los bienes del activo fijo se debe revisar al cierre de cada ejercicio. NIC 16 [Par.51]
4 Se debe depreciar de forma separada cada componente de cada elemento de inmuebles, maquinaria y equipo que tenga un costo significativo con relación al costo total del elemento. NIC 16 [Par.43 ]
Depreciación
a) El método de depreciación utilizado debe reflejar el patrón de consumo del activo en la generación de beneficios económicos. NIC 2 [Par. 60 ]
Valor residual
1. La base de depreciación de los bienes del activo fijo corresponde a su costo menos su valor residual. NIC 16 [Par. 53]
Normas Internacionales
de Información Financiera (NIIF)
V. PRÓXIMOS PASOS
De la evaluación entre los principios aplicados por la compañía y las Normas Internacionales de Información Financiera, se identificaron diferencias, sobre las cuales se determinarán los próximos pasos a seguir:
Mantenimiento mayor
1) Efectuar la evaluación de los costos posteriores incurridos para añadir, sustituir parte de o mantener el elemento correspondiente de activo fijo, con la finalidad de identificar si corresponde a un mantenimiento mayor.
Ajuste por inflación
2) Efectuar un recálculo del costo de la fecha de adquisición de los activos (por los cuales no se optó por el costo atribuido “deemed cost”) hasta la fecha de los estados financieros requeridos.
Baja por reemplazo
3) Revisar el sistema de control de los bienes del activo fijo para que permita identificar si el costo de los elementos reemplazados del activo fijo han sido dados de baja en los registros contables.
Vida útil/valor residual
7) Establecer la vida útil remanente estimada de las partidas de inmuebles, maquinaria y equipo, su valor residual, método de depreciación en función del patrón de consumo de los activos.
8) Identificar y reconocer los elementos de los inmuebles, maquinaria y equipo por componentes importantes.
9) Revisar el sistema de control de los bienes del activo fijo para que permita agruparlos por unidades generadoras de efectivo.