Preprocessing

inventarios

Riesgo potencial Acciones que debe considerar la

empresa Inspección, recepción, inspección, almacenamiento y, distribución de inventarios Discrecionalidad en el cumplimiento de funciones.

La máxima autoridad y jefes

departamentales emitan informes de cumplimientos de procesos

Ausencia de elementos de responsabilidad

Un delegado del departamento

contable esté presente en la recepción de la mercadería

Verificación del proceso de control de inventarios y recepción de mercadería Constatación física y verificación de cantidades, contenidas en el informe de bodega por parte de un delegado del departamento contable.

Independencia del departamento de recepción, de los departamentos de compras, almacenamiento y despacho. Compras no autorizadas

Procedimiento de pagos de compras se debe terminar solamente con el recibí conforme

Las compras se deben efectuar con la

autorizaciones de la máxima

autoridad, o firmas conjuntas entre la máxima autoridad y el responsable de compras

Demora en la trasferencia de bienes

Establecer fechas o tiempos límites entre la recepción de la orden de requisición y la fecha de entrega de bienes para evitar desabastecimiento.

Inspección de bienes recibidos y detección de mercancía dañada Almacenamiento de bienes dañados u obsoletos Establecimiento de informe de novedades en la recepción de mercadería

Reembarque de mercadería por

incumplimiento en cantidades y

condiciones de entrega

Cantidades recibidas

diferentes de las

compradas

Verificación de cantidades físicas según lista de empaques y firmas de responsabilidad del encargado de la recepción Solicitudes pre numeradas y constancia de despachos y recepción de inventarios. Despachos duplicados

Ordenes de despacho prenumeradas o codificadas, con especificaciones de cantidad de mercadería a despachar, firmas de responsabilidad de quien solicita y quien entrega.

Problemas de archivo de soportes.

Control de documentación

numerados, archivado por número y por meses que y que contengan todos los documentos habilitantes para la recepción y despacho de los artículos

Falta de responsabilidad en la recepción

Actas de recepción firmadas por los bodegueros y documentación de respaldo en caso de novedades.

Pronósticos de demanda de productos y

disponibilidad de materiales.

Demanda insatisfecha

Los directivos o la máxima autoridad debe revisen los criterios que se utilizaron en los pronósticos de ventas y determinar si son moderados, optimistas o pesimistas

Pronósticos de ventas mediante

técnicas de mínimos cuadrados o

incremento absoluto para

proyecciones de ventas y en

consecuencia adquisición de

mercadería.

Exceso de inventarios

Revisar los registros históricos de ventas de los últimos periodos para poder obtener una tendencia de ventas y evitar pronósticos exagerados u optimistas.

Falta de oportunidad en la provisión de mercaderías

Establecer niveles mínimos de stock de materiales, ante lo cual se debe notificar una nueva provisión

La notificación de provisión debe realizar con tiempo suficiente para evitar quedarse sin productos

Notificación a contabilidad sobre las exigencias, para control de valuación y costos

Desconocimiento de

exigencias reales

Conformar una comisión técnica, para la realización de constataciones físicas de inventarios

Reportes semanales de existencia del encargado de bodega

Distorsión en la aplicación de métodos de valuación y costeo

Determinar de acuerdo a la normativa vigente el método de costeo promedio ponderado Autorización apropiada de despachos para producción, ventas o devoluciones. Despacho a clientes ficticios

Verificación y actualización de base de datos de clientes por parte del departamento comercial cuando se trata de ventas en volumen.

Ordenes de despacho sin sustento

verificar que la orden de despacho este acompañada de la solicitud o pedido del cliente con cantidades exactas

Devoluciones ficticias

Establecer certificaciones con actas de entrega- recepción y conteo físico

Figura 4: Riesgos en manejo de inventarios

Fuente: Empresa Cell House (2018) Análisis. Se analizan los procesos de control de inventarios y se encontró deficiencias

como compras no autorizadas, almacenamiento de mercadería sin verificación de calidad, diferencias entre las cantidades recibidas y adquiridas a proveedores, despachos de artículos sin orden de salida, exceso de inventarios, no se establece stock de existencias, ingreso y salidas de mercadería sin sustento. La administración debe considerar acciones que permita mejorar el control de inventarios mediante asignación de funciones y responsabilidades, verificación del proceso de control de inventarios y recepción de mercadería, constatación física y verificación de cantidades contenidas en el informe de bodega por parte de un delegado del departamento contable, compras con autorizaciones de la máxima autoridad o firmas conjuntas entre la máxima autoridad y el responsable de compras, establecimiento de informe de novedades y/o conformidad

en la recepción de mercadería, órdenes de despacho prenumeradas o codificadas con especificaciones de cantidad de mercadería a despachar, firmas de responsabilidad de quien solicita y quien entrega, pronósticos de ventas mediante técnicas de proyección, establecer niveles mínimos de stock, reportes semanales de existencia del encargado de bodega

3.5. Control de existencias de inventarios.

Para el cálculo de existencias de inventarios se determinan ventas mensuales del año 2017. Se considera el valor de ventas de los meses de enero a diciembre.

Este control de existencias permite conocer el valor de mercadería que debe tener la empresa en bodega para cumplir con los requerimientos de los clientes y además se debe considerar algunas variables fundamentes como es el ingreso mensual (ventas). Ésta información se obtiene de la base de datos que guarda la empresa (estadísticas) y que vienen registradas mes a mes. Es importante considerar el tiempo de reposición de la mercadería que de acuerdo a la información proporcionada varía entre 60 días, 21 días y 7 días. Éste es el tiempo que se demoran o tardan los proveedores para abastecer el almacén y dentro de ello también es importante establecer un stock de seguridad que permite cubrir eventualidades de variables no controladas provenientes de factores internos o externos que pueden ocasionar un desabastecimiento a la empresa.

A continuación se detallan las ventas mensuales de los meses de enero a diciembre del 2017

Tabla 3: Ventas Mensuales

Mes Ventas al costo Utilidad mensual Ventas

PVP % de Ventas Enero 5.000,00 3.000,00 8.000,00 10 Febrero 3.125,00 1.875,00 5.000,00 6 Marzo 2.500,00 1.500,00 4.000,00 5 Abril 2.500,00 1.500,00 4.000,00 5 Mayo 2.187,50 1.312,50 3.500,00 4 Junio 1.875,00 1.125,00 3.000,00 4 Julio 2.500,00 1.500,00 4.000,00 5 Agosto 3.125,00 1.875,00 5.000,00 6 Septiembre 2.500,00 1.500,00 4.000,00 5

Octubre 2.500,00 1.500,00 4.000,00 5

Noviembre 5.000,00 3.000,00 8.000,00 10

Diciembre 17.187,50 10.312,50 27.500,00 34

Total Ventas 2017 50.000,00 30.000,00 80.000,00 100

Fuente: Empresa Cell House 2018

Máximo Mínimo Critico

Ventas mensuales al costo 17187,50 1875,00

Tiempo de remplazo 60 días 21 días 7 día

 Existencias máximas de mercadería.

La cantidad máxima que la empresa debe mantener en stock con el fin de cubrir eventualidades es de 34.375,00 dólares en mercadería. Estos niveles de inventarios permiten satisfacer las necesidades de los clientes, en tiempos y cantidades esperadas, considerando que el mes con mayor afluencia de ventas es diciembre y noviembre. Es importante destacar que un inventario excesivo repercute en costos financieros si la empresa mantiene un nivel elevado de stock ya que se deja de obtener rendimientos por no tener el capital invertido en otras actividades productivas opcionales sin considerar además que un exceso de inventarios repercute en costos de mantenimiento de infraestructura y otros costos relacionados a mercadería que está sin rotación por largos períodos de tiempo innecesariamente.

Los excesos de stock de mercadería también pueden darse por causas como la falta de planificación de ventas o errores en los planes de ventas, sobre los cuales debe trabajar la empresa para el abastecimiento de mercadería, es decir, el plan de ventas y sus pronósticos son las base del aprovisionamiento de bodega y consecuentemente, si los expertos o responsables de ventas cometen errores, derivarán en grandes compras que

EMx= 𝑉𝑒𝑛𝑡𝑎𝑠 𝑚á𝑥𝑖𝑚𝑎𝑠 𝑚𝑒𝑛𝑠𝑢𝑎𝑙𝑒𝑠

3 días x tiempo máximo de reemplazo

EMx= 7. 87 5 _{3 días}x 60 días

pueden llegar a ser innecesarias. Cell House debe delimitar las funciones de uno de los responsables de ventas (o los mismos propietarios) para que se encarguen de realizar sondeos permanentes sobre gustos y preferencias de los consumidores, aportando de manera directa a la compra y gestión de inventarios de la organización.

Por último y como dato no menos importante, el exceso de stock de mercaderías puede traer consigo el riesgo de absolencia de los equipos y accesorios que estén almacenados por ciertos período de tiempo y dado que la empresa se encuentra en una industria en la que el desarrollo tecnológico es vertiginoso, ese riesgo se multiplica con cada día que el inventario no rote o se mantenga elevado.

 Existencias mínimas de mercadería

El nivel de inventario mínimo de mercadería que debe mantenerse en la empresa para satisfacer las necesidades de clientes es de $1,312.50. Este valor permite que en el almacén no se produzcan roturas de stock y proveer de productos a los clientes sin que existan retrasos de entregas. Uno de los aspectos que se debe considerar es tiempos de entregas de los proveedores de manera que el inventario se mantenga siempre en los límites. Los propietarios y encargados de bodega deben hacer pedidos de mercaderías antes de alcanzar el stock mínimo y cumplir con el cliente.

Tanto como en los niveles máximos y mínimos, éstos indicadores se convierten en verdaderas alertas para los propietarios de CellHouse y que no están siendo tomados en cuenta en los dos sentidos, es decir ni para proveerse con mesura o para no quedarse sin mercadería y están sujetos a un flujo de compras que no es constante o que no obedece a una planificación adecuada.

EMn= 𝑉𝑒𝑛𝑡𝑎𝑠 𝑚𝑖𝑛𝑖𝑚𝑎𝑠 𝑚𝑒𝑛𝑠𝑢𝑎𝑙𝑒𝑠 _{3 días} x tiempo mínimo de reemplazo

EMn= _{3 días} .875 x 21 dias

 Existencias criticas de mercaderías.

El nivel más bajo que puede llegar el stock es de $375,00 de mercadería en inventario almacenada en bodega y esto puede producir o generar problemas a la empresa por cuestiones de abastecimiento precario.

En la empresa comercial Cell House, se debe mantener: un control de existencias mínimas, las fluctuaciones de ventas varias y no se debe permitir que existencias se reduzcan a stock críticos antes de realizar un nuevo pedido. En éste punto se debe analizar que la empresa utilice un nivel óptimo (existencia mínima) como margen o alerta de reposición, el cual ayudará a evitar problemas de desabastecimiento crítico. La empresa debe mantener un margen o inventario de seguridad (existencias mínimas), de manera que puede satisfacer la demanda de los artículos y no correr riesgo de atención inadecuada a clientes. Si los niveles de inventarios no se mantienen en niveles óptimos puede ocasionar disminución de utilidades y problemas para la empresa.

Los inventarios mínimos se deben establecer como una reserva o protección considerando la posibilidad de que ocurran agotamientos de mercaderías en el mercado y entre los proveedores. Éste nivel de inventarios permite equilibrar costos y no mantener existencias excesivas ya que significa mayores costos.

La inobservancia de los niveles críticos de inventarios y la consecuente rotura de stock repercuten más allá del evidente perjuicio económico del momento en que el cliente no puede comprar (y la empresa vender) lo que necesitaba, sino que desde el punto de vista del servicio y la oferta comercial derivan en un punto negativo en la percepción de satisfacción de nuestros clientes, una fundamentada disminución de la fidelidad o lealtad hacia la empresa. La rotura de stock también altera las misma previsiones de ventas y esta demanda distorsionada causará que ciertos ítems estén sobrecargados y otros con deficiencias en cantidades.

ECr= 𝑉𝑒𝑛𝑡𝑎𝑠 𝑚𝑖𝑛𝑖𝑚𝑎𝑠 𝑚𝑒𝑛𝑠𝑢𝑎𝑙𝑒𝑠 _{3 días} x tiempo critico de reemplazo

ECr= .875

3 díasx 6 días

Uno de los enfoques que se ha planteado para solucionar los problemas es el empleo de técnicas como mínimos cuadrados y la técnica de incremento absoluto, con eso se puede determinar las demandas futuras. Otra de las técnicas para el control de inventarios es el método ABC, que se desarrolla a continuación.