Proposal 29 

Como su nombre lo indica es la comunicación que se ejecuta dentro de las instituciones entre los miembros de la misma, he aquí la definición de comunicación interna:

(Garcia Jiménez, 2014), “Es un recurso gerenciable en orden a alcanzar los objetivos corporativos y culturales, organizacionales, funcionales, estratégicos y comportamentales de la empresa. La comunicación interna no es un fin, sino un medio y una herramienta insustituible para desarrollar las nuevas competencias, que suponen el nuevo contrato psicológico que hoy vincula a los hombres con las organizaciones…”

García, afirma que la comunicación interna es un recurso ineludible de forma holística en la organización, es decir que cubre todas las áreas de la empresa con fines y objetivos de desarrollo, esta vincula a toda su estructura jerárquica en la planificación del conjunto de actividades comunicativas a ejecutar a través de herramientas de comunicación para mantenerlos

31 informados, integrados y motivados lo cual reflejará las buenas relaciones internas en la organización. Aquí otra teoría que afirma lo global de esta:

(Castillo Esparcia, 2010) “La comunicación interna es como un manto que abarca a todos los ámbitos de la organización, a todas las estructuras jerárquicas, a todos los sectores y que a partir de ella se pueden planificar las políticas siempre globales y comunes a la organización y las estrategias de la comunicación.” (pág.

128)

Esta comunicación se caracteriza por lo ya mencionado y en el campo de acción por la transformación o cambios influyentes en las actitudes y aptitudes, es decir en el comportamiento y compromiso de la ejecución de las labores del público interno entre y con la empresa, lo cual es el inicio o evolución de una nueva cultura de trabajo, por lo que el resultado final será la clara ejecución y cumplimiento de las primeras actividades.

La comunicación existente dentro de la empresa fluye por canales de comunicación en sus diferentes formas con fines de comunicar y de recibir información, para esto existen dos sistemas para realizar la comunicación como es la comunicación formal e informal, aquí la diferenciación de estas:

Comunicación formal: es la comunicación que la institución establece en la cual se respeta las vías y los niveles jerárquicos en la organización.

32 Comunicación Informal: es la comunicación que fluye de forma espontánea, sin tener en consideración los lineamientos de la institución.

Funciones y objetivos

La comunicación interna cumple funciones y objetivos dentro de la organización, las cuales tienen fines progresistas para la misma, (Dirección y Gestión de Empresas, 2007, págs. 7,8,9) señala los objetivos y funciones de comunicación interna “el objetivo principal, consiste en establecer un conjunto de procesos de transmisión de la información, que permita conseguir los objetivos de la empresa y de las personas”. Este plantea a su vez los siguientes aspectos:

 El desarrollo y mantenimiento de las relaciones interpersonales.  Facilita las relaciones entre la empresa y las personas que la integran.

 La elaboración de la información que recibirá el personal de la empresa respecto a los

objetivos de la organización.

 Finalmente la orientación y desarrollo de la información para la motivación de los

comportamientos de los trabajadores.

Funciones:

La comunicación interna cumple tres funciones y que hacen posible ciertas ventajas: la implicación del personal, el cambio de actitudes y la mejora de la productividad.

Implicación del personal: significa mantener una relación entre el individuo y la empresa para conseguir que se cumplan las expectativas en el seno de la

33 organización, esto se consigue gracias a la motivación, poniendo en marcha un

plan de comunicación con los trabajadores de la empresa. Con ello, se conseguirá:

 Que el trabajador se sienta motivado.

 Que se le reconozca un lugar dentro de la empresa.

Conseguir un cambio de actitudes: la incorporación de las nuevas tecnologías en la empresa, está demandando a la misma, un cambio respecto a sus procesos comunicativos, para esto, es necesario desterrar viejas ideas y procesos sobre el uso de la comunicación en la empresa. El enfoque comunicativo tradicional (lineal y jerárquico), ha de dar paso a otro flexible, capaz de dar respuestas inmediatas a los problemas que se generen diariamente en la empresa. Y ello requiere un cambio actitudinal.

Mejora de la productividad: si transmitimos la información operativa eficaz, clara, fluida y a tiempo, además que el personal se encuentre identificado con los objetivos y cultura de la organización, se conseguirá una mejora en la productividad.

Tipos de comunicación internas

Dentro de la organización se efectúan cuatro tipos de comunicación que van o fluyen de acuerdo a la estructura del organigrama planteado internamente. (Castillo Esparcia, 2010) Señala los siguientes tipos y sus funciones:

34 Comunicación descendente

Como el nombre lo dice es la que desciende, es decir la comunicación se efectúa de arriba hacia debajo, los mensajes fluyen del alto cargo para sus subordinados, su principal función es ofrecer pautas de comportamiento “comunicar la cultura organizacional” y de actuación a los miembros de la organización “como cumplir las directrices”, en si esta se direcciona en base a

organizar y ordenar; tareas, capacitaciones, directrices, políticas aquí más funciones:

 Determinar la efectividad de la comunicación ascendente a partir de las demandas que se

reciban desde los estratos inferiores.

 Proporcionar información a los miembros de la organización sobre los objetivos que se

tengan.

 Fomentar el sentimiento de pertenencia a la organización.

 Fortalecer los procesos de comunicación estableciendo claramente los roles jerárquicos

de la organización.

 Favorecer y permitir implantar la comunicación.

 Informar sobre las funciones y cometidos de los diferentes niveles de la estructura

organizativa.

Comunicación ascendente

Consiste en comunicar o enviar mensajes que va desde los subordinados a los superiores en la jerarquía establecida internamente en la organización. Esta involucra a los colaboradores en la participación de las tomas de decisiones y en las innovaciones de la organización la cual da resultado a un público interno proactivo. A continuación sus funciones:

35

 Conocer el grado de comprensión de la comunicación descendente.

 Que los miembros de la organización puedan participar en los objetivos proponiendo

nuevas metas o manera de mejorar la relación con el entorno.

 Mejorar la implicación de los miembros de la organización mediante las propuestas que

coadyuven a una mejora de estructura interna ya sea sobre los procesos, los flujos o la estructura de la organización.

 Generar un clima de mejora permanente sobre la labor que cada miembro de la

organización realiza.

 Incrementar los objetivos generales mediante las propuestas que surgen de niveles

inferiores y se transmite al contexto superior.

 Permitir que las preguntas e interrogantes sobre aspecto organizativo puedan canalizarse

adecuadamente.

Comunicación horizontal

Este tipo de comunicación se efectúa entre los miembros de un mismo nivel jerárquico y entre diversos departamentos para informar o involucrar a todos los públicos internos. Aquí sus objetivos:

 Favorecer la comunicación interdepartamental e intradepartamental.  Hacer posible un proyecto de empresa basado en la participación.  Mejorar el desarrollo organizativo.

 Incrementar la cohesión interna.  Mejorar la gestión interna.

36 Comunicación transversal

Aquí la comunicación es diferente a las demás porque depende de la aprobación del máximo nivel organizativo, para que se realice este tipo de comunicación que rompe las escalas jerárquicas pero se vincula directamente con el objetivo de informar o difundir mensajes. Aquí sus finalidades.

 Promover nuevas mentalidades.  Modificar ciertos comportamientos.  Elevar el espíritu de trabajo en equipo.

 Incrementar el rendimiento de los trabajadores.

 Mejorar la eficacia y la satisfacción del público interno.  Dinamizar el potencial creativo y la innovación.

Algo muy importante en todos estos tipos de comunicación es que la información siempre debe ser con un lenguaje entendible, claro para todos. Además se debe estar convencido de la efectividad e importancia de la comunicación interna en la organización.

Herramientas de comunicación interna

Estas son las encargadas de facilitar el flujo de comunicación en la organización, existen varias herramientas y además al pasar de los años y con la evolución de la tecnología se van incorporando nuevas herramientas muy eficientes para mejorar la comunicación interna en las empresas. A continuación, (Castillo Esparcia, 2010, págs. 134-140) indica algunas de ellas:

37

 Manual del empleado. Información establecida y relativa a la organización.

 Reuniones informativas. Comunicación directa con sus públicos.  Revistas o periódicos internos.

 Resumen de prensa. Informaciones referentes a la empresa, publicadas en medios de comunicación

 Círculos de calidad. Grupos de 4 o 8 voluntarios reunidos periódicamente para analizar el funcionamiento de la empresa.

 Tablones de anuncios. Para emitir informaciones de políticas obligatorias, sociales, estas referentes a la organización.

 Buzón de sugerencias. Para opiniones de los empleados para la mejora de la organización.

 Circulares. Información q fluye de forma holística en la empresa.  Entrevistas. Dialogo entre dos personas.

 Intranet. Red interna de la organización.

En los últimos años se han incorporado nuevas herramientas para mejorar la comunicación interna por lo que (Melchor, 2016) anexa los siguientes:

 Eventos o actos empresariales.  Red social o comunidad interna.  Videoconferencias.

 Encuestas.

 Canales más informales como whatsapp.  Comidas o desayunos productivos.

38 Existen múltiples tipos de organizaciones o empresas, para la cual se emplean las herramientas más idóneas para cada una de ellas según los altos directivos crean más convenientes.

La comunicación en las organizaciones se ha convertido en el elemento vertebrador, por lo que a través de ella se puede establecer contactos y comunicación con mayor fluidez, eficientes y eficacia entre la estructura organizativa. Lo cual hace relevancia a la importancia e incorporación de la comunicación interna en las organizaciones. Cabe recalcar que esta disciplina interna no solo se limita a realizar actividades específicas de comunicación, por lo que está también se debe incorporar en todos los ámbitos organizativos que sea necesario. Lo cual recae en esta, el mejoramiento de la comunicación para evitar conflictos internos.

39 2.3.5. Comunicación externa

Esta disciplina desempeña papeles fundamentales en la difusión y persuasión de imagen y producto o servicio de toda organización aquí su definición:

(Andrade, 2005) La comunicación externa es el conjunto de mensajes emitidos por empresas de diferentes índoles organizativas dirigidas a sus diferentes públicos externos, direccionados a mantener o mejorar sus relaciones con ellos, además para proyectar una imagen favorable o para promover sus productos o servicios. Abarca tanto lo que en términos generales se conoce como Relaciones Publicas, como la publicidad. (pág. 17)

Es de gran importancia dar a conocer al público meta externo lo que la empresa realiza u ofrece, porque lo que no se comunica es como si no existiera, es por eso que en esta frase recae la importancia de la comunicación externa la misma que se le conoce como relaciones públicas (RRPP.) y como su nombre lo dice es la relación con los públicos en este caso los externos, la definición planteada de Andrade corrobora la prioridad de esta en la organización.

Toda organización tiene contactos externos a la cual se lo denomina entorno, de cierta forma este tiene algún tipo de vínculo con la empresa, estos elementos son receptores y emisores de información concerniente a la organización, en la cual se debe tomar en consideración, para poder identificar las inquietudes, dificultades y necesidades de estos públicos, lo cual afirma que

40 el entorno es la fuente básica para obtener información y con esta ejecutar la planificación de los mensajes a emitir.

Entre los públicos externos encontramos:

 Los clientes: Son todas aquellas personas que consumen el producto de la empresa, los mismos que tienen una obligación de información sobre el producto o servicio.

 Los proveedores: son aquellas personas o empresas que proveen de materia prima a la empresa.

 Los bancos y entidades de crédito: estos realizan el financiamiento para lograr una mejora en la organización.

 Medios de comunicación: estos facilitan la difusión masiva de información que la empresa quiera emitir.

 Instituciones públicas o gobierno: son públicos indirectos que se debe tomar en consideración.

Todos estos públicos desempeñan papeles fundamentales para el bienestar y estabilidad de la organización, lo cual es de gran prioridad en las RRPP.

(Castillo Esparcia, 2010) “Las relaciones publicas estarán presente en la coordinación entre cliente organización y entorno, teniendo en cuenta que los juicios que formulen sus públicos influirán en la opinión pública y en el mantenimiento y demanda de los producto o servicio” (pág. 104).

Es de gran importancia proyectar confianza, credibilidad y cálida en lo que se emite u ofrece porque de esto depende, que los públicos externos que se encuentra en el orden

41 comunicacional empresarial como receptor, se conviertan en emisores de nuestra empresa o producto, de aquí nacen las referencias que seguirá el circulo de comunicación, y se convertirá en difusión de contenidos empresariales por parte de estos públicos externos.

Tecnología en la comunicación externa

La tecnología ha desempeñado papeles importantes en el siglo XXI, lo cual ha cambiado la forma de ver, pensar y actuar en la sociedad. Existen teorías que afirmar la efectividad y la influencia que tiene la tecnología y sus herramientas en la actualidad, porque estas permiten la comunicación de forma inmediata y eficiente a través de celulares y el internet lo complementa.

(Arévalo, 2014) Afirma, "Las herramientas tecnológicas cambian nuestras expectativas del mundo, comportamiento y con ello nuestra cultura… Estamos

pasando de un mundo de escasez de información a un mundo de abundancia de información.”

Las herramientas más factibles y empleadas por los profesionales de RR.PP, son las redes sociales, las cuales permiten una comunicación más inmediata e interactiva, lo cual, ayuda a expandirse de forma fugas, además es multimedia porque integra diferentes lenguajes ya sea escritas, icónicas, auditivas y audiovisuales, por lo que esta proporciona una nueva plataforma de comunicación para las organizaciones en el ámbito de las relaciones públicas o publicidad. Hay que recalcar que estos públicos externos dejan de ser receptores pasivos y se vuelven públicos activos, lo cual permite un feedback.

42 En la actualidad la comunicación 2.0 ha revolucionado positivamente la comunicación organizacional, la cual es efectiva, eficaz y conveniente para todo tipo de institución. Pero hay que recalcar la importancia de conocer y saber emplear esas herramientas de comunicación porque así como son favorables pueden llegar a ser perjudiciales tanto dentro y fuera de la empresa, he aquí la importancia del profesional en comunicación en una institución.