4.3 Results of data analysis
4.3.10 Direct relations among the identified EF
4.3.10.9 Proposed relationship model
El tipo de botones de acción que se muestra en la barra de acción dependen de la vista que está utilizando. Las acciones predefinidas automáticamente realizan tareas específicas. Si pasa el ratón sobre un botón de acción, se muestra su funcionalidad. La imagen siguiente es un ejemplo de acciones en una barra de acciones y sus respectivas funciones:
Acciones Funcionalidad: Agregar Eliminar Editar Guardar Cancelar
Acciones como agregar, eliminar y guardar están predefinidas por el Access y éstos se pueden realizar en el contexto en que aparecen. Si quita una acción predefinida de una vista, no se puede agregar de nuevo. No se puede modificar acciones predefinidas de cualquiera de los tipos de vista. Puede agregar acciones personalizadas a la mayoría de las vistas y veremos cómo más adelante en este artículo. En la siguiente sección, echemos un vistazo a cómo puede utilizar las acciones predefinidas.
Nota Las vistas Hoja de datos incluyen una descarga en botón de acción de Excel.
Vistas y acciones
Access muestra los botones de acción predefinidos específicos en la barra de acción con vistas basadas en las tareas que puede realizar desde esa vista. La tabla siguiente muestra la disponibilidad de los botones de acción predefinidos para diversas vistas y cuando están habilitados.
Lista : esta vista muestra el mayor número de acciones. Agregar, eliminar, editar, guardar, y cancelar los
botones de acción están disponibles en la vista de lista.
Condición Acciones habilitadas Al agregar el primer registro Guardar y Cancelar When adding records when other records already exist Guardar y Cancelar Al leer datos actualizables Agregar, Eliminar y Editar Al leer datos no actualizables Ninguna
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Condición Acciones habilitadas Al editar un registro y tiene cambios sin confirmar Guardar y Cancelar
Vista Hoja de datos : agregar, eliminar y descargar en los botones de acción de Excel están disponibles en
la vista Hoja de datos. Agregar y eliminar están habilitadas en todo momento excepto al introducir datos en un registro nuevo. La descarga de un botón de acción de Excel está habilitada en todo momento en las vistas Hoja de datos.
Vista de resumen : ninguno de los botones de acción están disponible en la vista de resumen.
Vista en blanco : botones de acción sólo aparecen en la barra de acciones para las vistas en blanco cuando
se establece la propiedad origen de registros. Los botones de acción que aparecen vistas en blanco se heredan de la vista de lista.
Nota Botones de acción predefinidos no están habilitados para ver si la vista se abre como una ventana
emergente a través de una vista de resumen. Cuando se abre una vista como un elemento emergente de una vista de resumen, Access establece los datos como no actualizable.
Acciones predefinidas
Access a aplicaciones proporcionan seis botones de acción predefinidos que se muestran en la barra de acción basan en el tipo de vista que seleccione. El número de acciones predefinidas que se muestra depende del tipo de vista. Aunque no puede editar los botones de acción predefinidos, puede cambiar el orden en que aparecen en la barra de acción u ocultar la barra de acción todo en una vista.
Nota Ocultar la barra de acción no es recomendable a menos que proporcione opciones de navegación
alternativa para la aplicación.
La tabla siguiente incluye los botones de acción predefinidos, sus funciones y métodos abreviados de teclado:
Botón Acción Método abreviado de teclado Agregar nuevo registro N o Alt + N
Eliminar registro Supr Editar registro E o Alt + E Guardar registro Ctrl + G Cancelar los cambios Escape Descargar en Excel
Nota Cuando se crea una nueva vista en blanco en una aplicación de Access, no se muestran los botones de
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Usar acciones predefinidas
Agregar un registro
El botón Agregar nueva acción de registro está disponible en las vistas lista y hoja de datos si la vista tiene un origen de registros es actualizable. El botón Agregar nueva acción de registro también está disponible en las vistas en blanco si la vista tiene un origen de registros definido y es actualizable. Utilice el botón de la acción de agregar para agregar un nuevo registro a una tabla. Para utilizar la acción, complete los siguientes pasos desde una aplicación de Access abierto:
1. Haga clic en la vista de lista. (También puede agregar los registros de la hoja de datos y las vistas en blanco.)
2. Haga clic en el botón de propiedad y, después, en Abrir en el explorador.
3. Después de la vista de lista se abre en el explorador web, haga clic en Agregar y los campos que se muestran.
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4. Especifique la información del nuevo registro y haga clic en Guardar . Repita los pasos 3 y 4 para agregar más registros.
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Eliminar un registro
El botón de acción de registro eliminar está disponible en las vistas de lista, en blanco y hoja de datos si la vista tiene un origen de registros es actualizable.
1. Para eliminar un registro, abra la tabla en la vista Hoja de datos, espacio en blanco o lista. 2. Seleccione el registro y haga clic en la acción Eliminar .
3. Cuando Access le pida que confirme la eliminación, realice una de las siguientes opciones:
o Para cancelar la acción de eliminación, haga clic en No.
o Para continuar con la acción de eliminación, haga clic en Sí.
Cuando un registro se elimina, deja de aparecer en la vista y se apreciarán los siguientes cambios:
El registro que va justo detrás del registro eliminado aparece resaltado.
Si ha eliminado el último registro de la tabla, se resalta el registro anterior al registro eliminado.
El registro que queda en la tabla (si solo hay uno) se muestra y la vista cambia para mostrar una vista sin registros.
Modificar un registro
El botón Editar de acción de registro de está disponible sólo en las vistas de lista y en blanco cuando la vista tiene un origen de registros es actualizable. Cuando se abra la lista o la vista en blanco, la edición, agregar y eliminar botones de acción están disponibles.
1. Para editar un registro existente, abra la tabla en la vista de lista en el explorador web y haga clic en el botón de acción de registro Editar.
2. Realice los cambios necesarios y, a continuación, haga clic en el botón de acción de Guardar.
Nota Cuando empiece a modificar los datos de un campo, las acciones Cancelar y Guardar pasan a
estar disponibles.
Guardar un registro
El botón de guardar registro acción estará disponible después de modificar la información de registro en una lista o una vista en blanco. Al hacer clic en el botón de guardar registro de acción en una aplicación de Access, los datos modificados se envían al servidor. Si hay un proceso de guardar conflictos, Access muestra un mensaje de error.
Nota El botón de registro de acción de guardar no está disponible cuando el registro está en modo de lectura
o si la vista tiene un origen de registros no es actualizable.
Nota Vistas Hoja de datos incluye un botón de acción de registro de guardar porque Access
automáticamente intenta guardar los cambios en los registros cuando se mueva a un registro diferente.
Cancelar los cambios de un registro
Puede cancelar cualquier modificación de los datos de lista y vistas en blanco si un registro no ha guardado los cambios, y si la vista tiene un origen de registros es actualizable.
MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 103 Haga clic en el botón de acción Cancelar. Los campos modificados recientemente muestran los
valores almacenados en la base de datos.
Nota Guardar y cancelar los botones de acción dejan de estar disponibles después de realizar una
acción de cancelar y cambian los campos para el modo de sólo lectura.
Descargar en Excel
Puede descargar registros desde su aplicación de Access en Excel de las vistas Hoja de datos. Para descargar los registros a Excel:
1. Al ver la aplicación en el explorador web, haga clic en la vista hoja de datos. 2. Haga clic en el botón de acción descargar en Excel.
3. Haga clic en Abrir para abrir la hoja de cálculo de Excel, haga clic en Guardar para guardar la hoja de cálculo en una carpeta o haga clic en Cancelar para cancelar la descarga de los registros en Excel. 4. Excel muestra los registros en la vista Hoja de datos.
Sugerencia Si utiliza las opciones de filtro para restringir los registros que se muestran a un conjunto
más pequeño de registros antes de hacer clic en la descarga de un botón de acción de Excel en la vista Hoja de datos, Access descarga todavía todos los registros de la vista origen de registros en Excel. Si desea descargar un conjunto más pequeño de registros, puede abrir una vista Hoja de datos desde una vista diferente mediante la acción de macro OpenPopup y utilizar Where argumento cláusula para filtrar los registros a un subconjunto más pequeño. Si hace clic en este caso la descarga en el botón de acción de Excel en la vista Hoja de datos, Access descarga el subconjunto más pequeño de registros en Excel.
Nota La descarga de un botón de acción de Excel no se puede quitar de las vistas Hoja de datos. Si no desea
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Mover y ocultar las acciones
Access muestra los botones de acción en cada vista en un orden predeterminado. Si desea cambiar el orden de visualización de cualquiera de los botones de acción, haga clic y mantenga presionado el botón y arrástrelo a una nueva posición en la barra de acción. Cambiar el orden de los botones de acción no cambia su comportamiento cuando se utiliza el acceso de la aplicación. El orden de tabulación cambia automáticamente para reflejar el nuevo orden.
Si elimina un botón de acción de una vista, no puede restaurar el botón de acción en un momento posterior. Si desea restaurar un botón de acción eliminados, cree otra nueva vista.
Puede ocultar los botones de acción mediante macros de interfaz de usuario. Utilice la acción de macro
DefinirPropiedad y seleccione Visible en el cuadro de la propiedad y no escriba Sí o en el cuadro valor. En el
cuadro Nombre del Control, escriba el nombre del botón de acción adecuado. Para buscar el nombre de una acción personalizada, abra la vista en modo de diseño en Access, haga clic en la acción personalizada y, a continuación, haga clic en el botón de la propiedad de datos. El nombre de la acción personalizada se muestra en el cuadro Nombre del Control.
Acción Nombre del botón de acción Agregar nuevo registro addActionBarButton
Eliminar registro deleteActionBarButton Editar registro editActionBarButton Guardar registro saveActionBarButton Cancelar los cambios cancelActionBarButton
Nota En las vistas Hoja de datos que no se puede quitar la descarga en el botón de acción de Excel, mueve a
una posición diferente u oculte utilizando las macros de interfaz de usuario. El nombre de la descarga en el botón de acción de Excel no se expone.
Aprenda a personalizar una vista con una macro de interfaz de usuario.
Mostrar y ocultar la barra de acciones
Si tiene permisos para cambiar el diseño de una aplicación de Access, puede mostrar u ocultar la barra de acción completa para una vista específica. Si decide ocultar la barra de acción para una vista, todos los botones de acción predefinidos y personalizados no están disponibles cuando se abre la vista en el explorador web.
Para cambiar la visibilidad de la barra de acción, siga los siguientes pasos desde una aplicación de Access abierto:
1. Haga clic en la vista para cambiar. Puede elegir una vista de lista, en blanco u hoja de datos.
2. Haga clic en el botón Propiedades y, a continuación, haga clic en Editar para abrir la vista en modo de edición para realizar cambios de diseño.
MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 105 Sugerencia Si no encuentra el botón de la propiedad formato de la vista, haga clic en un espacio vacío
en la cuadrícula de la vista de cualquier control.
4. Para mostrar la barra de acción, seleccione Visible en el cuadro de la propiedad Visible de ActionBar. Para ocultar la barra de acción, seleccione oculto en el cuadro de la propiedad Visible de ActionBar. 5. Guardar los cambios de la vista.
Crear y usar acciones personalizadas
Si tiene permisos para cambiar el diseño de una aplicación de Access, puede agregar nuevas acciones a la Barra de acciones y usar macros para personalizarlas de forma que se ejecuten con clics. También puede alterar las acciones de macro existentes en el diseñador de aplicaciones de Access.
Puede agregar hasta siete acciones personalizadas para una vista. Cuando se alcanza el límite máximo, Access muestra un mensaje que indica que se ha alcanzado el límite. Si ve este mensaje, puede eliminar acciones personalizadas existentes y agregar más acciones.
A diferencia de acciones predefinidas, pueden crear y modificar las acciones personalizadas. También puede seleccionar el icono de una acción personalizada y su posición en la barra de acción.
Para cambiar el orden en que se muestra una acción personalizada, haga clic en el botón de acción personalizada y arrástrelo a una nueva posición en la barra de acción. El orden de tabulación cambia automáticamente para reflejar el nuevo orden.
Agregar una acción personalizada
1. Abrir la aplicación de Access desde el panel de exploración, haga clic en la vista donde desee agregar la acción y, a continuación, haga clic en Abrir.
Sugerencia Si no ve este panel, haga clic en Panel de navegación en la pestaña Inicio.
2. Haga clic en el botón Agregar acción personalizada.
3. Haga clic para seleccionar la acción personalizada y, después, haga clic en el botón de propiedad Datos.
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4. Para personalizar la acción, cambie las siguientes propiedades:
o Nombre del control: escriba un nombre para la acción.
o Icono: haga clic en el icono al lado del icono predeterminado y elija uno de la galería. Escoja
uno que no esté en la Barra de acciones o, de lo contrario, aparecerán iconos duplicados.
o Información sobre herramientas: puede incluir una breve descripción de la acción. Esto es
opcional, pero puede resultar muy práctico para los demás ver una descripción de qué acción se lleva a cabo al hacer clic en el botón.
5. Haga clic en Al hacer clic y agregue una acción de macro para el botón.
6. Haga clic con el botón secundario en la pestaña de la macro y, después, ciérrela. Aprenda a personalizar una vista con una macro de interfaz de usuario.
Modificar una acción personalizada
1. Haga clic para seleccionar la acción.
2. Haga clic en el botón de propiedad Datos y haga los cambios que desee.
Eliminar una acción personalizada
Seleccione la acción y presione Supr en el teclado.
También existe la posibilidad de seleccionar y eliminar varias acciones personalizadas a la vez. Al eliminar una acción, el icono correspondiente se quita de la Barra de acciones, pero no de la galería de iconos.
Deshacer una acción personalizada eliminada
Haga clic en el botón deshacer en la Barra de herramientas de acceso rápido.
Mover un botón de acción personalizada en la barra de acciones
Haga clic y mantenga seleccionado el botón y arrástrelo a la nueva posición en la Barra de acciones. Volver al principio
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Pasos siguientes
Aprenda cómo Agregar acciones personalizadas a la barra de acción.
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