CHAPTER 4: METHODOLOGY
4.8 Qualitative data collection: support organisations
Desde los años cincuenta, el coste por unidad del proceso de la información ha descendido en forma drástica, mientras que la inversión total desde el punto de vista de la empresa ha aumentado. En este sentido, Robert 1. Samuelson1 afirma que “en los Estados Unidos, desde 1980 a 1987, se hablan vendido más de 14 millones de ordenadores; más de 20 veces el total acumulado hasta ese momento. Sin embargo, no se había advertido ningún incremento asociado de productividad”.
La mayoría de las empresas se enfrentan a una avalancha de datos, nuevas tareas necesarias para introducirlos y la necesidad de analizar resultados. Todo esto ha dado lugar a un incremento del personal dedicado a las tareas administrativas.
La meta de aumentar la productividad no sólo debe referirse al propio sistema de información, sino también a las personas que están en contacto con él. Además se deben disminuir las entradas y salidas de datos en el sistema y el número y tamaño de los registros. El volumen de los listados, que a veces alcanzan alturas de varios metros al día, es uno de los objetivos más claros a reducir.
En muchos casos, y por diferentes razones, los sistemas informáticos no han conseguido reducir los costes de explotación. Para empezar, ni en la fábrica ni en la oficina se han simplificado los métodos antes de implantar los sistemas o desarrollar los nuevos procedimientos, de forma que muchos son innecesariamente complejos.
BIBLIOTECA
DIGITAL
Otro problema adicional es que los sistemas se implantan sin definir claramente sus objetivos y se da demasiada importancia a las ventajas intangibles de disponer de la información.
También ocurre a veces que, por errores humanos en la entrada de datos o en la programación, se comprueban manualmente los resultados del sistema, con lo que hay que mantener verdaderos ejércitos de personas estudiando los resultados y verificando su precisión.
Con pleno acierto dice el profesor Isidro de Pablo que “un gran número de empresas y organizaciones que deciden informatizar sus procesos de trabajo implantan sistemas que reproducen su forma habitual de trabajar. Esto implica que se recoge la misma información, se generan los mismos informes, que se envían a los mismos destinos, y se mantiene la misma organización departamental. En suma, todo sigue igual, aunque con un poco más de velocidad; incluso los errores de codificación, los riesgos de fraude, y hasta los informes de poca utilidad no son sustituidos por otros de más valor que antes se hacían a mano tras muchas horas de trabajo... Es decir la empresa se ha mecanizado, pero ha perdido la oportunidad de cambiar’.
En algunos casos, los sistemas de información necesitan altos costes de desarrollo, fracasando al tratar de informar sobre problemas relacionados con operaciones de poca importancia relativa. Aquí el problema es de base, porque lo más lógico es conducir las inversiones hacia las herramientas que eliminen los problemas, no a sistemas que informen de su evolución.
En otros casos, el problema es que el coste y la complejidad de los sistemas desarrollados son mayores de lo necesario, al no usar
BIBLIOTECA
DIGITAL
paquetes de software estándar que disminuyen el tiempo necesario hasta su implantación y el coste asociado.
En el mundo actual, el ordenador es y debe ser la herramienta para manejar los grandes volúmenes de transacciones. También sirve como refuerzo de la inteligencia humana en áreas clave, como los análisis de ingeniería. Sin embargo, el ordenador es una herramienta a veces mal utilizada. En este sentido el profesor Rivero3 afirma que “los ordenadores poseen una memoria mucho más precisa que la nuestra y capacidad para procesar la información a gran velocidad sin cometer errores (en general). Por el contrario, las personas piensan de forma inteligente y son creativas, mientras que los ordenadores llevan a cabo funciones repetitivas y poco creativas”.
Continúa el profesor Rivero diciendo que “de esta forma los ordenadores y las personas se complementan perfectamente”. Nuestro propósito es resumir algunas formas de mejorar los sistemas y procedimientos para mejorar su aportación a los beneficios de la empresa, mediante el incremento de la productividad.
Simplificación de procedimientos:
Muchas de las compañías de los países de Occidente padecen de una excesiva burocracia, en algunos casos llegan a tener 10 veces más empleados en las áreas administrativas que algunos de sus competidores japoneses.
En ocasiones, los empleados administrativos y de oficinas no suelen estar sujetos a controles y mediciones de su rendimiento,
BIBLIOTECA
DIGITAL
como los utilizados en las operaciones industriales, por consiguiente, existe el peligro de que se alargue el trabajo para llenar el tiempo. Curiosamente los procedimientos administrativos en las fábricas más modernas son muy similares a los utilizados inmediatamente después de la Revolución Industrial. La única diferencia es que los formularios y procedimientos están automatizados y son quizá más complejos.
Si examinamos con espíritu crítico los procedimientos administrativos y se estudia la posibilidad de introducir otros nuevos, aparecen interesantes posibilidades de mejora. Sirvan como ejemplo:
1. Los documentos de pedido de piezas y materiales se pueden sustituir por una transacción electrónica entre el cliente y el proveedor. Una vez puesto en práctica este método, se elimina prácticamente la tramitación de pedidos del proveedor y se reduce espectacularmente el personal necesario en el departamento de compras.
2. La generación automática de órdenes de pago, por medio de tarjetas “kanban” con código de barras en el punto de recepción, puede eliminar las facturas y sus procesos asociados. De este modo también se puede reducir el personal de los departamentos de cuentas a pagar y cuentas a cobrar.
3. Es posible eliminar las órdenes de fabricación y la documentación asociada (en papel o visualizados por ordenador) por medio de tarjetas “kanban”, con lo que se reduce notablemente el personal de fábrica y el departamento de control de producción dedicado a manejarlas.
BIBLIOTECA
DIGITAL
4. Hay empresas que han eliminado los inventarios físicos anuales y han simplificado los procedimientos de recuento al reducir drásticamente sus niveles de inventario.
Podemos resumir diciendo que la productividad se puede incrementar fácilmente por dos vías principalmente:
1. Simplificando los procedimientos administrativos 2. Reducción o incluso eliminación de los inventarios
La simplificación de los procedimientos administrativos se puede conseguir con la aplicación al ámbito administrativo de aquellos conceptos, técnicas y métodos que han demostrado mayor efectividad en el ámbito industrial.
El objetivo principal de toda simplificación de los procedimientos administrativos es eliminar las tareas y actividades que no producen un valor añadido a la organización.
A continuación se resumen con un gráfico los objetivos a conseguir en un proceso de aumento de la productividad en los dos ámbitos o entornos citados (fábrica y oficina).