The questionnaire survey

Los profesores Burch y Grudnitski’ dicen que “aunque un sistema pueda estar bien diseñado y haberse desarrollado correctamente, una gran parte de su éxito depende de que se planifique y ejecute la implantación del mismo”.

En todo proceso de implantación de un sistema de información es necesaria la elaboración de un plan de implementación, basado en un diagrama de la técnica de evaluación y revisión de programas (PERT).

La mecanización de las funciones asociadas al área económico- financiera deberá tener como objetivo la integración de la información generada en cada uno de los niveles de gestión para facilitar el control y la gestión centralizada, a la vez que se lleva a cabo de forma descentralizada la ejecución de las operaciones corrientes y el control administrativo.

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La implantación de sistemas de información no es algo trivial, sino más bien requiere que todas las partes afectadas sean conscientes de que cualquier cambio en la organización va a necesitar un esfuerzo adicional, especialmente al comienzo. En consecuencia hay que tener en cuenta los siguientes aspectos como líneas básicas que deberán orientar la realización de cualquier proyecto de implantación de un sistema de información:

Visión integradora:

El futuro sistema de información deberá integrarse con el resto de sistemas de información del área. Sólo de esta forma podrán obtenerse los beneficios relacionados con su implantación y minimizarse el esfuerzo asociado a su utilización. Las relaciones del nuevo sistema con el resto de aplicaciones que constituyen el plan informático de la compañía deberán ser ágiles, facilitar el intercambio de información con las periodicidades adecuadas y ejecutables, con los debidos controles, por los usuarios del sistema informático.

Esta visión integradora también deberá aplicarse a las relaciones entre los diferentes niveles establecidos en la empresa. El nuevo sistema de información deberá ser implantado teniendo en cuenta las características de las redes de comunicaciones e la empresa y las que están disponibles en el mercado, de forma que la información de los distintos centros de la empresa, tanto internos como externos, fluya con la adecuada periodicidad hacia sus respectivos servicios centrales y viceversa.

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Consideración de las necesidades específicas de cada nivel de gestión:

El sistema a implantar deberá cubrir las necesidades de información y operativa de los diferentes niveles de la compañía. Las necesidades de cada nivel son distintas e incluso dentro de un mismo nivel no tienen por qué ser iguales, ya que las dimensiones y volumen de operaciones de cada centro pueden hacer que sean muy distintas,

Importancia de los usuarios:

Recordemos que los sistemas de información no son independientes de la organización. La implantación de una herramienta informática exige un proceso de cambio, no sólo de los sistemas de información, sino también:

1. Del enfoque de las actividades a desarrollar por los distintos departamentos o centros de la compañía.

2. De la formación de las personas y de la actitud de las mismas ante la incorporación de nuevos elementos a su trabajo.

3. De la organización del trabajo y de los procedimientos de trabajo.

La experiencia en la implantación de sistemas de información, nos permite resaltar la importancia de la formación, no sólo en la operativa del nuevo sistema sino también en la operativa y las funciones de gestión asociadas a los distintos niveles y en especial en los centros periféricos, para alcanzar el éxito esperado por la implantación del sistema de información.

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Mantenimiento del sistema:

El sistema de información deberá poder ser mantenido y complementado en el futuro, si fuese necesario, por el departamento responsable de la organización, con la mayor autonomía posible de proveedores externos. Esto a veces es imposible ya que el proveedor del software se reserva partes del contenido de los programas que hace imposible que lo puedan conocer los informáticos de la empresa, creando una dependencia muy fuerte con el proveedor del paquete informático en cuanto a su mantenimiento. Sin embargo, en la fase de implantación, la participación activa del personal de informática de la empresa es fundamental para garantizar en el futuro un buen mantenimiento de la aplicación informática.

El mantenimiento del sistema a implantar debe estar garantizado por el proveedor del paquete de software, lo que exige:

1. Minimizar y eliminar si fuese posible cualquier modificación al software estándar.

2. Desarrollar en herramientas de uso común (Clipper, DB IV, etc.) que sean fácilmente mantenibles los módulos adicionales que se identifiquen como necesarios.

3. Definir y desarrollar las interfaces entre los diferentes sistemas de información y entre las diferentes unidades de gestión utilizando la infraestructura de la compañía (líneas de comunicaciones, buzones de entrada y salida de ficheros, etc.) y estándares ya establecidos para otros sistemas. En caso contrario, habría que definirlos e implantarlos conjuntamente con el sistema.

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Con este enfoque de desarrollo e implantación del sistema, unido a la participación del personal técnico de la empresa, se asegura el futuro mantenimiento del mismo,

Flexibilidad ante cambios organizativos:

El sistema a implantar deberá tener en cuenta los objetivos y planes de la compañía. Deberá estar preparado, mediante un adecuado diseño de las funciones que tanto en el presente como en el futuro van a ser necesarias para la compañía. En definitiva deberá ser un eficaz soporte del modelo establecido por la misma, pudiendo asumir los posibles cambios con relativa facilidad.

Este enfoque, orientado a la implantación de un nuevo sistema de información, ha de culminar con la implantación de un sistema plenamente operativo y adaptado a las necesidades específicas de la compañía, integrado con el resto de sistemas de información, además de ser aceptado y entendido por cada uno de los diferentes niveles de usuarios.

Fases de la implantación:

Siguiendo con el enfoque anteriormente mencionado, la implantación de una aplicación informática estándar tendría al menos cuatro fases: