La administración es una actividad destinada a organizar los recursos de la empresa así lo establece (Chiavenato I. , Administración, 2001)
La administración consiste en interpretar los objetivos de la empresa y transformarlos en acción empresarial mediante planeación, organización, dirección y control de las actividades realizadas en las diversas áreas y niveles de la empresa para conseguir tales objetivos, por tanto es el proceso de planear, organizar, dirigir y controlar el empleo de los recursos organizacionales para conseguir determinados objetivos con eficiencia y eficacia.
Es el proceso que se sigue para alcanzar metas organizacionales, trabajando por medio de la gente con responsabilidad combinando y usando recursos de la organización para asegurar que alcance sus propósitos, controlar las tareas o los procesos siempre buscando lograr productividad y el bienestar de los trabajadores, y obtener lucro o beneficios, además de otros objetivos definidos por la organización. La forma de gestionar determinará si van a conseguir utilizar con eficacia sus recursos para lograr los objetivos propuestos. Por eso, el papel del administrador tiene un fuerte impacto en el rendimiento de las organizaciones.
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1.2.6.1.1 Definición de Proceso Administrativo
A continuación, se indica la definición de proceso administrativo y la importancia que se aplica en las organizaciones para el logro de objetivos y satisfacción de sus necesidades, según: (Chiavenato I. , Administración, 2001)
El proceso administrativo es la estrategia puesta en marcha mediante la acción empresarial que para ser eficaz necesita planearse, organizarse, dirigirse y controlarse esto constituye el denominado proceso administrativo.
Son pasos o etapas que se siguen para realizar una actividad, mediante planificación, organización, dirección y control con las cuales se realiza la administración.
1.2.6.1.2 Importancia del Proceso Administrativo
Según: (Chiavenato I. , Administración, 2001)
El proceso administrativo no es solo una simple secuencia ni un ciclo repetitivo de funciones planeación, organización, dirección y control, sino que conforma un sistema en que todo es mayor que la suma de las partes es un medio de integrar diferentes actividades para poner en marcha la estrategia empresarial.
El proceso administrativo es una metodología que permite al administrador manejar eficazmente una organización, donde se determina su finalidad y rumbo, así como las alternativas para conseguirlos, y donde se ejecuta todas las actividades necesarias para lograr lo establecido.
1.2.6.1.3 Fases del Proceso Administrativo
Un resumen de las fases, etapas y elementos que conforman el proceso administrativo son: Según:(Galindo, 2007)
Planeación. - Determinación de escenarios futuros y del rumbo a donde se dirige la empresa, y de los resultados que se pretende obtener para minimizar riesgos y definir las estrategias para lograr la misión de la organización con una mayor probabilidad de éxito.
Organización. - Consiste en el diseño y determinación de las estructuras, procesos, funciones, responsabilidades, así como del establecimiento de métodos, y la aplicación de técnicas tendientes a la simplificación del trabajo.
Integración. - Selección y obtención de los recursos necesarios para ejecutar los planes. Comprende recursos materiales, humanos, tecnológicos y financieros.
Dirección. - Es la ejecución de todas las etapas del proceso administrativo mediante la conducción y orientación del factor humano, y el liderazgo hacia el logro de la misión, visión de la empresa.
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Control. - Establecimiento de los estándares para evaluar los resultados obtenidos, con el objeto de comparar, corregir desviaciones, prevenirlas y mejorarlas continuamente.
Las fases permiten orientar hacia contingencias, para anticiparse a eventos futuros e identificar acciones apropiadas para cuando ocurran, así como también ayuda a la determinación de tareas que se llevaran a cabo, quién las ejecutara, cómo las realizará, cómo están agrupadas y distribución de recursos para alcanzar objetivos.
1.2.6.2 Organigramas
Es importante para representar la estructura organizacional de la empresa así lo establece el autor, (Goxens, pág. 347)
El organigrama es grafico estático que representa bajo forma de documento de conjunto la estructura de la empresa o de una parte de la misma, así como también nos permite ver las distintas relaciones, dependencias y conexiones que pueden existir entre los departamentos y servicios, en cierto modo puede considerarse una fotografía instantánea, ya que solo refleja la estructura de la organización formal en un momento determinado.
Permite tener una visión de la estructura de la organización, ayuda a conocer los niveles de jerarquía de todos los que desempeñan las funciones, es decir nos da una presentación sistemática de cómo está distribuida la entidad para una buena imagen ante la sociedad. Un organigrama permite analizar la estructura de la organización representada y cumple con un rol informativo, al ofrecer datos sobre las características generales de la organización puede incluir los nombres de las personas que dirigen cada departamento o división de la entidad, para explicitar las relaciones jerárquicas y competencias vigentes.
1.2.6.2.1 Importancia del Organigrama
Mediante el siguiente autor nos permite conocer la importancia de los organigramas en una institución según: (Goxens, pág. 347)
El organigrama es aquel que recoge todas las diversas funciones que pueden darse dentro de una empresa, en la preparación de los organigramas deben seguirse ciertas normas para asegurar la uniformidad de su presentación y evitar el confusionismo en su interpretación.
Ningún organigrama puede ser fijo o invariable, es una fotografía de la estructura de la organización de un determinado momento, con el paso del tiempo la estructura realiza
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cambios, que tienen que ser reflejados con la actualización del organigrama e incluso el diseño y desarrollo para que así pueda dejar sin valor el anterior.
1.2.6.2.2 Tipos de Organigrama
Los organigramas son de suma importancia y utilidad para empresas y entidades, en su diseño y elaboración deben conocer cuáles son los diferentes tipos de organigramas y qué características tiene cada uno de ellos.
1.2.6.2.2.1 Por su naturaleza
Este tipo de organigrama nos permite visualizar el número de organizaciones que se integran, según: (Fincowsky, 2009)
Micro administrativo. - corresponden a una sola organización, y pueden referirse a ella en forma general o mencionar alguna de las áreas que la conforman.
Macro administrativos. - Contienen información más de una organización.
Meso administrativos. - consideran una o más organizaciones de un mismo sector de actividad o ramo específico. Cabe señalar que el término meso administrativo corresponde a una convención utilizada normalmente en el sector público, aunque puede emplearse en el sector privado.
Nos permite saber en qué tipo de organización se puede aplicar el organigrama para su mejor funcionamiento.
1.2.6.2.2.2 Por su Ámbito
Al ser un organigrama que se caracteriza por su ámbito nos indica lo que abarca en cada sector ya sea pública o privada, según:(Fincowsky, 2009)
Generales. - contienen información representativa de una organización hasta determinado nivel jerárquico, según su magnitud y características.
Específicos. - Muestran en forma particular la estructura de un área de la organización.
Es el medio que nos ayuda a conocer la estructura ya sea de todos los niveles jerárquicos o solamente de un área.
1.2.6.2.2.3 Por su contenido
El siguiente autor indica la importancia del contenido de todo organigrama ya que nos permite tener un conocimiento de lo que es la organización, según: (Fincowsky, 2009)
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Integrales. - son representaciones gráficas de todas las unidades administrativas de una organización y sus relaciones de jerarquía o dependencia. Es conveniente anotar que los organigramas generales e integrales son equivalentes.
Funcionales. - Incluyen las principales funciones que tienen asignadas, además de las unidades y sus interrelaciones. Este tipo de organigrama es de gran utilidad para capacitar al personal y presentar a la organización en forma general.
De puestos, plazas y unidades. - Indican las necesidades de puestos y el número de plazas existentes o necesarias de cada unidad consignada. También se incluyen los nombres de las personas que ocupan las plazas.
Los organigramas por su contenido facilitan obtener información de las principales funciones asignadas ya sea por sus relaciones y para un mejor desempeño en la organización.
1.2.6.2.2.4 Por su Presentación o disposición gráfica.
En una empresa es muy importante la presentación de los organigramas permitiéndole tener facilidad para representar la organización jerárquica de la institución, según:(Fincowsky, 2009)
Verticales. - Presentan las unidades ramificadas de arriba hacia abajo a partir del titular, en la parte superior, y desagregan los diferentes niveles jerárquicos en forma escalonada. Son los de uso más generalizado en la administración por lo cual se recomienda su empleo en los manuales de organización.
Horizontales. - Despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al titular en el extremo izquierdo. Los niveles jerárquicos se ordenan en forma de columnas, en tanto que las relaciones entre las unidades se estructuran por líneas dispuestas horizontalmente.
Mixtos. - Utilizan combinaciones verticales y horizontales para ampliar las posibilidades de Graficación. Se recomienda en el caso de organizaciones con un gran número de unidades en la base.
De Bloque. Son una variante de verticales, pero tienen la particularidad de integrar un mayor número de unidades en espacios más reducidos. Por su cobertura, en poco espacio permiten que aparezcan unidades ubicadas en varios niveles jerárquicos.
Los organigramas nos permiten tener una mejor presentación en sus diversas formas y maneras de realizarlos, ya que por medio de su presentación se puede tener un conocimiento de la estructura de la empresa, teniendo acceso a la revisión de puestos de trabajo.
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1.3Valoración crítica de los conceptos principales de las distintas posiciones teóricas