Una transacción es el intercambio de valores que afectan a la rentabilidad o la ganancia global de una organización. El SPT se puede considerar el centro del sistema de la compañía, el apoyo a la implementación y seguimiento de las negociaciones. (Fernández, 2014).
En la mayoría de las empresas, el SPT está fuertemente ligado a las actividades de rutina diaria, en el curso normal del negocio. Tiene un papel específico para apoyar las actividades de negocio, también es una valiosa fuente de datos para otros sistemas de información corporativos.
Según Laudon (2014), las actividades de la SPT comprenden:
Recogida de datos: puede ser manual o automatizado, es la entrada de los datos o la información;
La manipulación de los datos: cálculos, clasificación, eliminación. Almacenamiento: guarda los datos de una o más bases de datos;
Producción de documentos: puede ser impreso o visualizado en una pantalla de ordenador.
La mayoría de estos sistemas tienen: la necesidad de un procesamiento eficiente y rápido de manejar grandes cantidades de entradas y salidas; alto grado de procesamiento de
almacenamiento; en caso de fallo en el SPT, gran causa y efecto negativo grave en la organización y funcionamiento afecta a un gran número de usuarios.
1.2.8.1. Métodos de procesamiento de transacciones
Según Alvarado (2013), “los métodos para el procesamiento de transacciones dependerán en la clase de datos que mantenga la empresa y el dinero disponible para hacerlo” (p.88).
Al principio, los sistemas informáticos de procesamiento de transacciones se actualizaron por lotes llamados baches, es decir, mientras se recogía la entrada, la transacción se procesaba en otra colección anterior. La entrada nunca era procesada en la secuencia, un ejemplo
práctico era los viejos bancos, donde sus operaciones eran cerradas al final del período. Con el advenimiento de la tecnología de la información, surge el procesamiento de transacciones en línea contra sobretensiones (PtOn), lo que implica la realización de transacciones en el acto de entrada. Este tipo de procesamiento es más común en las líneas aéreas y autobús comercial en el que varios terminales están conectados y cualquiera que sea la entrada, la otra de forma automática ya cuenta con la información necesaria.
Poco después surge un tercer tipo de procesamiento, la entrada en línea con su posterior procesamiento, donde las entradas de los datos son hechos simultáneamente por el sistema, pero su procesamiento se realiza por el método de lotes (posteriormente al final del periodo) los métodos son escogidos conforme a las metas de cada organización.
1.2.8.2. Objetivos del método de procesamiento de transacciones
Procesar los datos generados por las operaciones: capturar, procesar y almacenar las transacciones que producen gran variedad de documentos con respecto a las actividades rutinarias de la empresa.
Mantener un alto grado de precisión: ver exactamente que se hace tanto por la gente y por los sistemas informáticos. Antes del inicio de las operaciones, varias personas dan y
comprobar todas las entradas estrictamente para garantizar la situación empresarial real, la inhibición de los errores de procesamiento.
Garantizar la integridad de los datos y la información: la información precisa y actualizada antes de ser almacenado.
Producir documentos e informes de tiempo: los sistemas manuales pueden tardar días, semanas e incluso meses, pero afortunadamente el SPT logrado reducir el tiempo de respuesta. El tiempo es crítico para varias variables relacionadas, tales como el inventario y el flujo de caja.
Aumento de la eficiencia en el trabajo: este trabajo se lleva a cabo hoy por los terminales de procesamiento. Todos estos objetivos representan un criterio que debe ser fijado por la empresa en su planificación estratégica.
Otro objetivo común de cualquier negocio es acerca de la ventaja competitiva que se observa el largo plazo, a través de la calidad, servicio al cliente superior, agrupando mejor información. En la elección de la SPT, la empresa debe considerar, que los objetivos del sistema en términos de control de costes y la complejidad son más necesarios para apoyar los objetivos de la organización.
1.2.8.3. Las aplicaciones de procesamiento de transacciones
Procesamiento de pedidos: consiste en la recogida y el cotejo de las peticiones de los clientes y consumidores. Una vez tomada la solicitud, se procesa utilizando uno o más
programas de ordenador;
Control de inventario: entrada de pedidos es el punto de partida del inventario de aplicaciones. Las solicitudes que se han recibido se confirman, grabado y colocado como entrada al programa de control de inventario;
Factura: gran parte del programa de facturación calcula automáticamente descuentos, impuestos y otros gastos diversos.
Como muchas de las operaciones computarizadas contiene archivos de datos elaborados en los clientes y el inventario, muchas aplicaciones de facturación solo requieren información acerca de los artículos pedidos y el número de identificación del cliente; una aplicación de factura hace lo demás.
Cuentas por cobrar: la salida principal de la aplicación de las cuentas por cobrar es la colección, que puede incluir la fecha en que adquirió los artículos, descripciones, números de referencia y los importes. Además, los cargos pueden incluir valores para varios períodos, el total de permisos y descuentos;
Cuentas a pagar: los intentos de aumentar el control de la empresa en la adquisición, mejorar el flujo de caja, aumentar la rentabilidad y proporcionar una gestión eficaz de las capacidades actuales;
Compras: puede facilitar el proceso de compra que tiene un gran almacenamiento de datos sobre bienes y servicios de proveedores;
Recibos: el departamento de recepción es responsable de tomar la posesión física de los artículos en llegan, su inspección y enviar a las personas que lo solicitaron. Además, el departamento de recepción notifica al departamento de compras cuando se reciben los artículos;
Envío: coordina el flujo de salida de los productos y bienes de la organización, a fin de acelerar con eficacia productos de calidad a los clientes;
Recursos Humanos: ayudan en los controles relacionados con el personal, tales como la generación de nóminas;
Contabilidad general: está destinado a permitir la entrada de datos y de información financiera automatizada, que se utiliza normalmente para los gerentes de operaciones
contables y financieras para supervisar la rentabilidad de la organización y el control de los flujos de efectivo.