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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Recepción, registro, radicación y distribución de comunicaciones oficiales

CÓDIGO: P-GD-01. Donde P: representa al proceso, GD: representa a la dependencia de Gestión Documental, y el 01 representa al procedimiento 1 dentro del proceso de gestión documental

1. OBJETIVO: Establecer la metodología para recibir, registrar, radicar y distribuir la correspondencia externa remitida a la Entidad.

2. ALCANCE: Este procedimiento aplica desde la recepción hasta la distribución de las comunicaciones a las dependencias de destino dentro del Ministerio de Justicia y del Derecho.

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Toda la correspondencia física y electrónica debe ingresar por el Grupo de Gestión Documental y por la Oficina de Servicio al Ciudadano del Ministerio de Justicia y del Derecho, ya que las dependencias no deben recibir oficios originales. A excepción de documentación en la cual alleguen propuestas de diferentes modalidades de contratación y/o documentación personal como regalos, tarjetas de crédito etc.

3. RESPONSABLE DEL PROCEDIMIENTO: Coordinador del Grupo de Gestión Documental. 4. GLOSARIO:

- Aplicativo de Gestión de Correspondencia: Es el sistema de información utilizado por el Ministerio para el registro, control y trámite de correspondencia.

- Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. También se puede entender como la institución que está al servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura.

- Archivo electrónico: Es el conjunto de documentos electrónicos producidos, y tratados archivísticamente, siguiendo la estructura orgánico-funcional del productor, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión. - Buzón de fax: El Ministerio de Justicia y del Derecho cuenta con un buzón de correo electrónico en el cual se reciben todas las comunicaciones enviadas por vía fax.

- Clasificación de las comunicaciones. Las comunicaciones se clasifican en oficiales o públicas y correspondencia personal o privada.

- Comunicación o documento dispositivo o impositivo: Es la comunicación en la que la autoridad asienta su voluntad con intención de generar una orden o acatar una directriz, ejemplo: Leyes, Decretos, Acuerdos, Sentencias, Resoluciones, Circulares, Directivas y afines.

- Comunicación o documento testimonial o probatorio: Es la comunicación en que la autoridad asienta o acepta una información, de modo que haga fe y tenga valor legal, ejemplo: los registros del estado civil, de graduados de universidad, del estado de propiedad (muebles e inmuebles), de patentes y señales. Son de este tipo los documentos notariales, los diplomas y certificados emitidos por la autoridad competente, los testimonios con certificación legal, los balances y libros contables redactados con los requisitos de Ley, las actas de reuniones, los contratos celebrados bajo condiciones legales, y las demás afines.

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- Comunicación o documento informativo o noticioso: Es la comunicación que asienta una información o noticia relacionada con una tramitación, ejemplo: boletines, revistas informativas, etc.

- Comunicaciones oficiales: Son todas aquellas comunicaciones recibidas o producidas durante el desarrollo de las funciones asignadas legalmente al Ministerio de Justicia y del Derecho, independientemente del soporte y medio utilizado.

- Comunicaciones oficiales externas: Son las comunicaciones que ingresan a través de la Ventanilla Única de Radicación del Grupo de Gestión Documental, dirigidas al Ministerio y a sus funcionarios o contratistas.

- Comunicaciones oficiales o públicas. Las comunicaciones oficiales se clasifican en externas e internas, y enviadas y recibidas. Se considerarán oficiales las comunicaciones que sean recibidas o producidas en el Ministerio de Justicia y del Derecho, las cuales siempre deben ser radicadas en la Ventanilla Única de Correspondencia del Grupo de Gestión Documental; por lo tanto, ningún empleado del Ministerio está autorizado para recibir y dar trámite a las mismas a través de otras oficinas o dependencias.

- Comunicación reservada o confidencial: Es la comunicación que ingresa a través de la Ventanilla Única de Radicación del Grupo de Gestión Documental, dirigida al Ministerio, a sus funcionarios o contratistas y cuyo contenido debe ser conocido únicamente por el destinatario y/o funcionarios o empleados involucrados en el trámite. Esta comunicación sólo se definirá así, cuando el sobre o empaque que la contiene haga explícita la categoría de confidencial.

- Comunicación urgente certificada: Es la comunicación que de acuerdo al grado de prioridad tiene un plazo de respuesta cierta y obligatoria y que por su implicación jurídica debe ser gestionada especialmente, los recursos interpuestos, los documentos relativos a procesos de contratación, los documentos relacionados con procesos de convocatoria a concursos de méritos y documentos afines.

Por su especial tratamiento las tutelas y los derechos de petición tendrán ítems separados dentro de la presentación del sistema de gestión.

- Correo electrónico: Es la comunicación que ingresa a las direcciones de correo electrónico establecidas para tal fin, dirigidas al Ministerio, y a sus funcionarios o contratistas. - Correo postal: El correo postal es un sistema dedicado a transportar alrededor del mundo documentos escritos, así como, paquetes de tamaño pequeño o mediano (encomiendas). Todo envío a través del sistema postal es llamado correo o correspondencia. Actualmente tenemos como ejemplo las empresas: SPN 4-72, Servientrega, Envía, Deprisa, Fedex, entre otras.

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- Correspondencia: Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a título personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan trámites para las instituciones.

- Correspondencia personal o privada: Es la correspondencia que se recibe en la ventanilla del Grupo de Gestión Documental, a título personal y cuyo contenido interesa únicamente al destinatario. Esta correspondencia sólo se definirá así, cuando el sobre o empaque que la contiene haga explícita la categoría de personal. Comprende entre otras, documentos bancarios, tarjetas, invitaciones, a excepción de las invitaciones oficiales dirigidas a las autoridades del Ministerio de Justicia y del Derecho. Esta correspondencia no se radica y no genera ningún trámite, ni responsabilidad para el Ministerio de Justicia y del Derecho.

- Digitalización: Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra guardada de manera analógica (Soportes: papel, video, casetes, cinta, película, microfilm y otros) en una que sólo puede leerse o interpretarse por computador.

- Documento: Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado. - Documento electrónico: Documento cuyo soporte material es algún tipo de dispositivo electrónico y en el que el contenido está codificado mediante algún tipo de código digital que puede ser leído o reproducido mediante el auxilio de detectores de magnetización.

- Documento electrónico de archivo: Es el registro de información generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos.

- Documento de archivo: Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.

- Documento original: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.

- Documento público: Es el producido o tramitado por servidor público en ejercicio de su cargo o con su intervención.

- Expediente: Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una instancia productora en la resolución de un mismo asunto.

- Expediente Electrónico o de Archivo: Conjunto de documentos y actuaciones Electrónicos producidos y recibidos durante el desarrollo de un mismo trámite o procedimiento, acumulados por cualquier causa legal, interrelacionados y vinculados entre sí, manteniendo la

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integridad y orden dado durante el desarrollo del asunto que les dio origen y que se conservan electrónicamente durante todo su ciclo de vida, con el fin de garantizar su consulta en el tiempo. - Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

- Mensaje de datos: Es la información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares, tales como, el Internet, el correo electrónico, el telegrama o el telefax.

- Registro de comunicaciones oficiales: Es el procedimiento por medio del cual, el Ministerio de Justicia y del Derecho registra la información y asigna un número único consecutivo a las comunicaciones, según sean recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley.

5. POLITICA DE OPERACIÓN

5.1 En el actual procedimiento se aplicarán las pautas establecidas por el Consejo Directivo del Archivo General de la Nación, correspondiente a la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, específicamente el acuerdo No 060 de 2001del AGN.

5.2 De acuerdo con la Directiva Presidencial de Eficiencia Administrativa y Lineamientos de la Política Cero Papel en la Administración Pública; los funcionarios del Ministerio de Justicia y del Derecho no deben generar impresión de los documentos digitalizados en el aplicativo de gestión de correspondencia, de tal forma que todas las consultas se realizarán físicamente en el expediente original y digitalmente en el aplicativo.

Igualmente, las notificaciones de procesos judiciales, peticiones, quejas, reclamos, solicitudes, o comunicaciones electrónicas que sean remitidos a los correos electrónicos de los funcionarios o dependencias, que requieran radicación, deben ser remitidas al correo asignado al Grupo de Gestión Documental; quienes a su vez, realizarán la radicación de dichos documentos en el aplicativo de gestión de correspondencia y ésta será remitida al funcionario o contratista que tenga la competencia para dar respuesta a éstos, según los lineamientos consignados en este procedimiento.

En este sentido, el funcionario a quien se le remite la documentación, puede identificar si es un documento electrónico en el Aplicativo de Gestión de Correspondencia, en el campo que señala el medio de recepción E-mail.

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5.3 Las Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias (incluidas las de protección de datos personales) recibidas en el correo asignado al Grupo de Gestión Documental, serán radicadas bajo la codificación EXT.

5.4 Cuando existan errores en la radicación y se anulen los consecutivos, el funcionario o contratista radicador debe solicitar la anulación del mismo con la debida justificación por correo electrónico al Coordinador(a) del Grupo de Gestión Documental o a quien sea delegado para esta función. El Coordinador o funcionario encargado, deberá registrar en el Aplicativo de Gestión de Correspondencia la justificación de la anulación junto con el nuevo número de radicado. Adicionalmente, las dependencias también pueden solicitar la anulación soportada con la debida justificación.

5.5 El Grupo de Gestión Documental designará un funcionario o contratista responsable de revisar a diario el buzón de fax del Ministerio de Justicia y del Derecho, quien reenviará estos mensajes al correo electrónico asignado por el Grupo de Gestión Documental, con el fin de ser radicado como documento electrónico, tal como se evidencia en la segunda parte del presente procedimiento.

5.6 En el caso de fallas o suspensión del Aplicativo de Gestión de Correspondencia, como plan de contingencia, se colocará sello manual a la correspondencia recibida, y los funcionarios radicadores relacionarán la documentación de trámite urgente en la Planilla F-GD-01-03 “Registro de Comunicaciones Oficiales Externas Urgentes y Contingencia”, realizarán la debida digitalización y entrega original del documento, posteriormente se registrará cuando el aplicativo se encuentre en funcionamiento. Así mismo, se solicitará el documento original para poder ponerle el consecutivo del radicado y se informará mediante correo electrónico al ciudadano o empresa que realizó la solicitud de radicación.

5.7 Horario de recibo y entrega de Documentación:

La Ventanilla Única de Correspondencia recibe la documentación de lunes a viernes en el horario de: 8:00 a.m.a 03:30 p.m. en jornada continua y la radicación de documentos por parte de los funcionarios del Ministerio de Justicia y del Derecho se realizará de lunes a viernes en el horario de: 8:00 a.m. a 05:00 p.m. La entrega de correspondencia a las dependencias se realizará en los siguientes horarios: 10:00 a.m., 2:00 p.m. y 4:00 p.m.

De esta manera aquellos funcionarios a los que se les haya remitido la documentación, deberán revisar constantemente su bandeja de entrada en el aplicativo de gestión de correspondencia; toda vez, que el documento físico será entregado en los horarios anteriormente señalados.

Si la dependencia requiere el documento físico de manera inmediata y de carácter urgente, el funcionario responsable de recibir la correspondencia debe dirigirse personalmente a la ventanilla única de correspondencia, con el fin de realizar la solicitud; de esta manera, se dará prioridad a estos requerimientos y se realizará la respectiva entrega fuera del horario establecido.

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Se dará prioridad a la entrega de documentación que contiene términos de horas como lo son: tutelas, incidentes de desacato y habeas corpus. En el caso de recibir solicitudes del Honorable Congreso de la República se conservará el documento físico en el Ministerio y se remitirá de manera electrónica al Congreso de la República. Estos documentos serán entregados en la ventanilla única de correspondencia y se utilizará la planilla automática que arroja el Aplicativo de Gestión de Correspondencia.

5.8 Cualquier servidor público que tenga la función de radicación o sean enlace de correspondencia en las dependencias debe leer el presente procedimiento antes de efectuar algún tipo de radicación y debe recibir su respectiva capacitación por parte del Grupo de Gestión Documental.

6. DESARROLLO

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