Related Work on Message Interval Rate and Modulation Scheme over

Regularizaciones

Durante el año 2009 el Servicio de Farmacia llevó a cabo dos regularizaciones de Inventario de productos farmacéuticos, una el día 1 de marzo y otra el 14 de diciembre.

En el primer caso, el principal objetivo era ajustar las existencias negativas de los medicamentos que aparecían en el Inventario permanente. En su conjunto, esta regularización supone una disminución neta en el Inventario de 10.258 unidades (17.489 unidades se han disminuido en el Inventario y 7.231 unidades se han incrementado), que afectan a 29 medicamentos, y un incremento del valor del Inventario de 47 miles de euros.

La segunda regularización, de 14 de diciembre, obedece a la realización de un recuento exhaustivo de todos los medicamentos existentes en el Almacén de farmacia y además se regularizan, para dejar las existencias en cero, todos los medicamentos que no aparecen como recontados ya que ello supone que no tienen existencias.

Esta regularización, en su totalidad afectó a 2.379 artículos, de los que 1.462 tienen, en su conjunto 3.179.656 unidades inventariadas que no existen según el recuento efectuado y que supone un menor importe de 9.083 miles de euros. Los 917 artículos restantes, tienen en existencias reales 860.327 unidades más que las inventariadas, lo que supone incrementar el valor del Inventario en 9.430 miles de euros. En consecuencia, se produce una disminución neta de 2.319 unidades y un incremento neto del valor de las existencias de 347 miles de euros.

Las comprobaciones se han realizado sobre una muestra de 10 medicamentos de cada tipo de regularización, positiva y negativa, que en su conjunto afectan a un total de 668.447 unidades, obteniéndose como conclusión que en todos los casos la regularización se corresponde con la diferencia que presentan las existencias reales con las del Inventario que ofrece la AIF.

Cámara de Cuentas

Comunidad de Madrid

El total de regularizaciones en importe ascienden a un incremento de existencias de 394 miles de euros, que representa un 0,5% sobre el total de compras cifrado en 86.371 miles de euros, según consta en apartado IV.2, y en unidades suponen una disminución de 2.329.587. Estas regularizaciones vienen motivadas entre otras, por las siguientes causas:

a) El Servicio de Farmacia no ha procesado en el módulo de Gestión económica de la AIF los datos de consumo de medicamentos dispensados en concepto de Botiquín, del 1 de septiembre al 14 de diciembre del 2009.

Los motivos de esta falta de procesamiento de datos según informa el HU12OCT son los siguientes:

• La introducción de los datos de consumo de los procedimientos de pedidos programados se realiza manualmente. Ello ha ocasionado un retraso medio de registro de 3 a 4 meses.

• El cambio de versión de la AIFdurante el año 2009.

• En diciembre ante el retraso acumulado, se decide dar prioridad a la informatización de los pedidos programados de reposición de botiquines a través de la Intranet del Hospital, lo que ha permitido la introducción de datos de consumos del ejercicio 2010.

b) En salidas de farmacia en concepto de Botiquín de planta, se han detectado diferencias entre la documentación aportada y las que figuran en la AIF.

Asimismo, se han detectado diferencias entre consumos reflejados en la AIF y los registrados en las aplicaciones a través de las que se gestionan Pacientes externos, Nutrición parenteral y Farmacología oncológica o Citostáticos.

Estas incidencias se han puesto de manifiesto en el apartado anterior de Dispensación.

Recuentos efectuados por la fiscalización

Se ha procedido mediante el recuento de existencias de 151 productos farmacéuticos y revisiones analíticas de la AIF, a verificar si la aplicación informática de gestión del Servicio de Farmacia a la fecha de realización de la fiscalización, ofrece información suficiente sobre las existencias reales de Almacén, así como si la ubicación de los productos en Almacén es adecuada según su naturaleza y no existen productos caducados.

El recuento se ha dividido en una prueba directa, partiendo del Inventario de la AIF para 107 artículos y en una prueba inversa para 44 productos seleccionados directamente del Almacén.

Cámara de Cuentas

Comunidad de Madrid

a) Los artículos seleccionados están ubicados correctamente en el Almacén y no se han detectado productos caducados ni deteriorados.

b) A la fecha de 9 de junio en que se realiza el recuento, no se han volcado en la AIF los consumos del año 2010 de productos Citostáticos registrados en el programa ONCOFARM. Los consumos de Pacientes externos registrados en FARHOS han sido volcados en la AIF hasta el 2 de marzo de 2010 y los correspondientes a Alimentación Parenteral, de la aplicación NUTRICION, se han registrado hasta el 28 de febrero de 2010.

Es de significar que, para comparar las existencias reales con las cifras de Inventario, se han tenido en cuenta los consumos registrados en los programas externos citados hasta la fecha del recuento, excepto en Citostáticos en que no se han seleccionado productos debido a que no hay recogido ningún consumo del ejercicio 2010.

c) Se han producido diferencias en 146 productos, siendo en 5 de ellos la diferencia únicamente en 1 o 2 unidades. El total neto de las diferencias ha ascendido a 19.652 unidades que figuran de más como existencias en la AIF (53.376 unidades figuran en existencias reales y no en Inventario y 73.028 constan en Inventario y no en existencias reales).

d) Respecto de los artículos en que se han detectado diferencias, en 5 seleccionados en la prueba directa y uno en la inversa, los códigos no están actualizados en la AIF, o bien un mismo producto tiene dos códigos diferentes, lo que implica en algunos casos que figuren en Inventario existencias negativas. De la prueba directa los productos son: 636290 CLAMOXYL 25O mg sobres E/500, 758169 FLAFYL 250 mg comp. E/20, 628677 HEPARINA ROVI 5% vial E/100, 602 MORFINA 2% 20 ml vial E/1 y 647834 MSTCONTINUS 60 mg comp. E/100. De la inversa, el producto es 824318 CUPRIPEN 50 mg E/30. En los Anexos IX y X se detallan las diferencias detectadas.

Se ha procedido, asimismo, a analizar el "Inventario de productos farmacéuticos" a 04- 06-10, poniéndose de manifiesto lo siguiente:

a) Están incluidos un total de 3.316 artículos. b) 540 artículos presentan existencias negativas y

c) 1.251 artículos tienen existencias "0", y no han tenido movimientos durante el ejercicio 2010.

Respecto a las diferencias detectadas, se ha facilitado por escrito por el Servicio de Farmacia, una explicación de las posibles causas, que se resumen a continuación:

Cámara de Cuentas

Comunidad de Madrid

a) Probables errores en el recuento de medicamentos llevado a cabo el 14 de diciembre de 2009, dado que se realizó sin poder suspender las actividades de recepción y dispensación de medicamentos. Errores que se pudieron haber cometido en la conversión del nº de envases a unidades contados el día del recuento o en la introducción de las unidades del recuento en la aplicación. b) Posibles errores en el cálculo informático del Inventario teórico a 31 de

diciembre de 2009, a partir del recuento realizado el día 14 de diciembre.

c) En el caso de Nutrición parenteral, posibles problemas de conversión de las cantidades utilizadas en la elaboración de las mezclas a envases completos. d) Problemas del propio programa informático Farmatools y de las descargas del

resto de programas del Servicio de Farmacia, ocasionados sobretodo con motivo de la implantación de la nueva versión de la AIF en octubre de 2009.