CHAPTER 4: DATA AND RESEARCH METHOD
4.2 Research Design and Methodology
DESCRIPCIÓN DE GASTOS FEBRERO
VENDEDORES 2 $ 800.00 SECRETARIA $ 386.00 BODEGUERO $ 386.00 GERENTE GENERAL $ 450.00 ADMINISTRADOR $ 386.00 CONTADOR $ 300.00 ASISTENTE CONTABLE $ 200.00 SERVICIOS BÁSICOS $ 25.57 OTROS GASTOS $ 26.75 VIÁTICOS $ 24.00 TOTAL GASTOS $ 2,984.32 Fuente: Empresa Agroplant
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La adquisición de la firma electrónica será el respaldo para la factura porque reemplaza a la firma escrita, únicamente el Banco Central del Ecuador, Security Data, ANF y en Consejo de la Judicatura, son las entidades certificadoras para adquirir una firma electrónica.
Cuadro 25. Proceso de firma electrónica. Fuente: SRI
La firma electrónica garantiza la identidad y autoría del firmante tal como la cédula de identidad y no puede ser cambada cuando se desee porque se otorga la seguridad de autenticidad, a través de la firma electrónica se podrá emitir las facturas de forma más rápida.
Facturación electrónica para la Empresa Agroplant
La Factura electrónica contiene las mismas partes que tiene un documento físico, mediante el implemento de está en la Empresa Agroplant permitirá realizar sus operaciones de forma rápida y eficiente. El Gerente podrá realizar sus operaciones dentro y fuera del país, este medio muy sencillo permitirá enviar al cliente la factura mediante el correo electrónico sin tener temor a que esta se pueda perder.
El SRI es quien impulsa la emisión del documento electrónico, el mismo que es una solución que permite integrar los procesos internos de la empresa con los empleados. El SRI es el ente regulador que controla la facturación electrónica. Para que la empresa Agroplant pueda implementar la emisión de facturas electrónicas es indispensable que mantenga los siguientes requisitos:
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o Contabilidad electrónica, uso de algún medio digital que brinde la oportunidad de tener una buena experiencia en el proceso.
o Certificación de firma digital y firma electrónica. o Validación del folio.
o Generación del sello digital. o Generación del formato XML.
Tambien quién brinde el servicio comercial debe cumplir requisitos.
o Constar con medios de transmision para hacer llegar la informacion a la empresa.
o Formatos stándares para el intercambio de informacion, sin embargo el SRI es quien determina el formato que debe ser XML.
Diferencias que se debe tener presente en los esquemas de facturación.
o Con el esquema Off-line de emisión de comprobante el SRI se compromete a dar respuesta sobre validación de los documentos en un tiempo límite de 24 horas. Tiempo en el cual el receptor del comprobante puede consultar la validez del documento.
o Además, si el comprobante electrónico no es autorizado por el SRI, el emisor contará con 24 horas para corregir el documento y enviarlo, a la vez que se le notificará al mismo de los cambios realizados.
o Ante esta modificación de facturar, la empresa ofrece en su plataforma de factura electrónica la posibilidad de adaptarse a la nueva forma de recibir facturas para que así su empresa esté preparada para el momento que se deba emitir a través del esquema Off-line.
77 Cuadro 26. Esquema ON - LINE
Fuente: SRI
Cuadro 27. Esquema OFF-LINE
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Qué debe implicar la facturación electrónica para la Empresa Agroplant.
La factura como un documento que se hace referencia a una transacción comercial entre un comprador y un vendedor, es la versión digital ya de las facturas tradicionales, y puede ser generada, transmitida y conservada por medios electrónicos.
Por tanto, la factura electrónica queda definida por los estándares y requisitos establecidos por la agencia tributaria y es funcional y legalmente equivalente a la factura tradicional. Dar el paso a la facturación electrónica implica tener en cuenta muchos factores para la empresa algunos de ellos son evidentes y otros se esconden en un proyecto que permite dinamizar la forma de gestionar las facturas y potenciar un eje de la transformación digital de la empresa, el intercambio electrónico es muy seguro.
Cuadro 28. Esquema de proceso de Factura Física.
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Adaptarse a la normativa cambiante.
Aunque la factura electrónica tiene validez legal como la factura tradicional, se debe ser consciente de que detrás de esa legalidad siempre hay matices tecnológicos de procedimientos evolutivos, etc. Todos estos matices suelen reflejarse en la normativa, lo que implica estar al tanto de cada cambio y de las implicaciones en sus desarrollos. Se necesita un sistema ágil que transforme, la urgencia, para adaptarse a los requisitos, en seguridad, para cumplir en tiempo y forma en los cambios.
El cambio dentro del proceso a la facturación electrónica.
La factura es un documento dinamizador y su intercambio resulta imprescindible tanto para la cadena de suministro como para el departamento financiero de las empresas. Debido a su diverso interés y necesidad según el área de la entidad en la que se utilice, su trato electrónico supone una gran mejora de la gestión y los procesos empresariales.
Normalmente en las empresas el proceso de facturación implica una alta carga de trabajo manual. Si hablamos del envío: impresión o compra de facturas, ensobrado, franqueo, mantenimiento y uso de materiales de impresión, revisión de recepción y gestión de cobros, etc.; en el caso de recepción: manipulado de cartas, distribución interna de las facturas, proceso de aprobación, recepción de llamadas, gestión de fondos en tesorería, gestión del pagos, etc.
La factura electrónica optimiza la gestión de estas tareas llegando a eliminar la mayoría de ellas. Por el contrario, para activar el envío de facturas electrónicas es necesario solicitar a la correspondiente este hecho. Este procedimiento suele ser tedioso y conlleva presentar la solicitud, tramitarla y empezar y cumplir con el proceso de pruebas.
La Empresa Agroplant podrá descubrir la sencillez de la factura electrónica.
La correcta gestión del cambio puede perjudicar gravemente a la rentabilidad de su proyecto. Contar con la asesoría de un experto le permitirá adelantarse
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en la solución de posibles frenos además de ganar rentabilidad aprovechando la experiencia de otros casos.
El servicio de factura electrónica que elija debe de permitir contar con una gestión global y completa en el tratamiento de sus facturas: emisión, recepción, intercambio, integración y archivo. Su solución debe permitir enviar y recibir facturas electrónicas a sus socios sin importar el sector, mercado, tamaño de empresa o país en el que opere.
Para que las facturas electrónicas sean intercambiadas electrónicamente es necesario que los emisores y los receptores estén conectados a través de canales de comunicación seguros.
Cuadro 29. Esquema de proceso de Factura Electrónica.
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Normativa de Factura Electrónica en Ecuador
Desde mayo del 2002, existe en Ecuador un entorno legal y fiscal apto para enviar y recibir comprobantes electrónicos. A partir de esa fecha numerosas empresas han utilizado la facturación electrónica. Hoy en día en Ecuador se intercambian millones de facturas entre empresas de todos los sectores y tamaños. Desde el 6 de mayo del 2013 a raíz de la RESOLUCIÓN NAC- DGERCGC13-00236, la factura electrónica empezó a ser obligatoria en Ecuador para aquellos sectores económicos seleccionados por el Servicio de Rentas Internas (SRI).
Legislación Ecuatoriana- Base Legal
o Resolución NAC-DGERCGC18-00000191 de 4 de mayo de 2018 establece las normas para la emisión, entrega y transmisión de comprobantes de venta, retención y documentos complementarios de manera electrónica. o Resolución NAC-DGERCGC18-00000233 de 5 de mayo de 2018 establece
las normas para la emisión, entrega y transmisión de comprobantes de venta, retención y documentos complementarios expedidos por sujetos pasivos autorizados, mediante el esquema de comprobantes electrónicos. o Resolución NAC-DGERCGC18-00000214 de 5 de junio de 2018 reforma la
Resolución No. NAC-DGERCGC13-00382, que refiere incluir en las facturas que emitan por transferencias de combustibles líquidos derivados de hidrocarburos (CLDH) y biocombustibles el número de cédula del adquiriente.
o Resolución NAC-DGERCGC18-00000175 de 17 de junio de 2018 reforma la Resolución No. NAC-DGERCGC-16-00000428, que expide las normas para la transmisión electrónica de información de comprobantes de venta, retención y documentos complementarios a través de impresoras fiscales.
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Cuadro 30. Fases de Implementación de la Factura Electrónica en Ecuador Fuente: SRI
Quiénes intervienen en el proceso de facturación.
En un ciclo de transacción típico, se genera una factura después de concluido el proceso contractual y de venta. El proceso de facturación tradicional siempre ha formado parte de un conjunto más amplio en procesos de negocio en el comercio que incluyen la colocación y aceptación d una orden, en el procesamiento de la orden, la entrega de la mercancía y el pago final. Este es un proceso de compra a pago desde la perspectiva del comprador, y uno de pedido a cobro desde la perspectiva. Juntos reciben el nombre de “proceso comercial”. Por consiguiente, desde un punto de vista del proceso de negocio, una factura nunca es un documento aislado, sino que siempre es el resultado y está ligado con otras actividades.
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Servicio de Rentas Internas – Participación y beneficios de su intervención en el proceso.
El Servicio de Rentas Internas SRI avanza en el compromiso de simplificar procesos y facilitar el cumplimento de las obligaciones tributarias del contribuyente. Ahora presenta la aplicación web SRI & Yo, para brindar soporte contable en el desarrollo de la actividad económica de las personas naturales no obligadas a llevar contabilidad que pertenecen al régimen general.
Al tratar un proceso de facturación electrónica se valida directamente de una
cultura tributaria que avanza que avanza a paso firme y que paulatinamente toma mayor fuerza en el país.
Beneficios que permite la aplicación:
o Seguridad de la información con el registro de la firma digital para emitir comprobantes electrónicos.
o Catálogo de productos y servicios INEC: se clasifica los servicios a través de un catálogo generalizado.
o Notificación de los comprobantes emitidos vía correo electrónico.
o Registro de ingresos y egresos de las transacciones electrónicas e ingresa de la información de los documentos físicos.
o Resumen consolidado de los registros para pagar impuestos. o Acceso oportuno a la información de sus negocios.
o Ahorro de tiempo y dinero porque el soporte es ilimitado y sin costo.
o Contribución al cuidado del medio ambiente con la emisión de documentos electrónicos.
Cuál debe ser el contenido de la factura electrónica para la empresa.
Para cumplir con la norma y que una factura electrónica tenga la misma validez legal que una emitida en papel, el documento electrónico que la representa debe contener los campos obligatorios exigibles a toda factura:
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o Número y, en su caso, serie de la Factura. La numeración, dentro de cada serie, será correlativa.
o Fecha expedición
o Nombres y apellidos, razón o denominación social completa, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones.
o NIF del emisor y, muy frecuentemente, también del receptor. o Domicilio del emisor y del receptor.
Descripción de las operaciones, base imponible de la factura.
Deberá consignarse el precio unitario de las operaciones, así como cualquier descuento o rebaja que no esté incluida en dicho precio unitario.
o Tipo impositivo o tipos impositivos, en su caso, aplicados a las operaciones. o Cuota tributaria, que deberá consignarse por separado.
o Fecha de prestación del servicio (si distinta a expedición).
o En el caso de que la operación esté exenta del IVA, una referencia a qué artículo regula esta exención tributaria.
Además, debe garantizarse:
o La legibilidad de la factura. Esta legibilidad, en el caso de la modalidad electrónica, la facilita el programa informático que la crea o recibe.
o La autenticidad del origen de la factura es decir, garantizar la identidad del obligado a su expedición y del emisor de la factura, que puede ser la misma persona.
o La integridad del contenido de la factura es decir, garantizar que su contenido no ha sido modificado.
85 Cuadro 31. Modelo de Factura Electrónica.
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Gestión tributaria
Proceso a la gestión tributaria en la ejecución de factura electrónica.
Adquirir la firma
electrónica.
Adquirir la autorización del SRI para emitir documentos electrónicos.
Implementar la factura electrónica de acuerdo a la normativa vigente.
En base a lo requerido por la ley, los pasos a seguir para obtener una firma electrónica son los siguientes:
Ingresar directamente a la página principal del banco Central del Ecuador
www.eci.bce.ec/home
Una vez ahí se registra la empresa
Luego se ubica la opción Certificación electrónica.
Clic en la opción solicitud de certificado digital de forma electrónica. Cuadro 32. Modelo de Certificación Electrónica.
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Cuadro 33. Modelo proceso de solicitud de Formulario
Fuente: SRI
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Cuadro 35. Requisitos de solicitud de Certificado Firma Electrónica.
Fuente: SRI
Dar clic en la opción ingreso a formulario de la solicitud, y procedemos a ingresar los datos como persona natural a su vez adjuntaremos lo siguiente: o Copia de cedula o pasaporte a color.
89 o Copia de papeleta de votación actualizada.
o Copia de la última factura de pago de luz, agua o teléfono.
o Copia de registro único de contribuyentes RUC en caso de disponerlo. o Una vez registrada la solicitud en el portal del SIR inmediatamente se
visualiza una pantalla en donde se indicará si la solicitud se ingresó con éxito o por el contrario hubo algún error.
o Cuando la información es validada por el Banco Central del Ecuador, recibirá una notificación vía mail confirmando o rechazando nuestra solicitud, esto en alrededor de 24 horas
Cuadro 37. Certificación Electrónica emitida por Registro Civil // Banco Central del Ecuador.
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Cuadro 38. Solicitud de firma electrónica parte 1.
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Cuadro 39. Solicitud de firma electrónica parte 2.
Fuente: Registro Civil
Cuadro 40. Solicitud de firma electrónica parte 3. Fuente: Registro Civil
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Cuadro 41. Solicitud de firma electrónica parte 4.
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Cuadro 42. Solicitud de firma electrónica parte 5.
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CONCLUSIONES
Mediante el desarrollo del Capítulo III en base a la propuesta de utilizar la factura electrónica para mejorar la gestión tributaria, se concluye lo siguiente:
La información que se usó y estuvo disponible se determinó los procedimientos en un orden adecuado para la elaboración de la factura electrónica paso a paso.
Se concluyó además que el buen uso que se le dé al manejo de las declaraciones contribuirá a la elaboración del procedimiento de la factura electrónico.
Los comprobantes de venta por otro lado también son de suma importancia porque establece la determinación de un bien a una persona en común, este tipo de documentos debe tener una vigencia de archivo por 7 años según la ley del SRI, sin embargo, ahora la forma electrónica estará de manera digital y no procederá a dañarse.
La firma y la factura electrónica son importantes en base a cualquier actividad está reconocida legalmente por el Estado.
Aplicar esta metodología de uso de factura electrónica ofrece muchas ventajas para el contribuyente y principalmente para el medio ambiente.
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RECOMENDACIONES
Después de haber realizado la aplicación del proceso a la facturación electrónica se recomienda a la Empresa Agroplant:
Considerar cada concepto como ventajas, no olvidar que hay más beneficios que desventajas en el requerimiento de las normativas del SRI par la aplicación de la Factura Electrónica.
Si el personal no está capacitado o apto para manejar el nuevo sistema electrónico se puede solicitar al SRI una explicación mediante capacitación de la misma de esta forma se beneficia la empresa y brinda un mejor servicio al cliente.
Se recomienda a la empresa animar a sus clientes a que tengan a mano su correo electrónico de esta forma aplicaran la modalidad de factura electrónica poco a poco, ya que la mayoría de los clientes son de zonas rurales y tienen muy poco acceso a servicios electrónicos.
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