Research findings

PERMITA LA MAXIMIZACIÓN DE UTILIDADES.

3.1. Objetivo

Elaborar un Modelo de Gestión Financiera Contable con políticas y procedimientos que garantizan el manejo eficiente de los recursos Financieros de Teamsourcing, recursos que deben ser manejados obedeciendo los principios básicos de Contabilidad, normas de auditoria y las regulaciones fiscales correspondientes.

3.2. Fundamentación

En un inicio la gestión financiera contable de las empresas se los trataba como problemas económicos. En esta primera etapa la función de la gestión financiera dentro de la empresa se reducía a la búsqueda de recursos financieros para llevar a cabo los proyectos de inversión decididos.

En los años veinte la gestión financiera se amplía y aparecen ya dentro de la empresa estudios relacionados con la estructura, el funcionamiento externo y la liquidez de la empresa, prestando mayor atención a la administración interna financiera.

La función principal de la gestión financiera actual es prestar especial atención al estudio de los índices financieros, análisis de los costos, gestión de la liquidez, la tesorería, contabilidad, la determinación de las políticas contables, de calidad, de cartera, de proveedores, realiza la planificación financiera a largo y medio plazo con el respectivo control financiero.

La implementación de un modelo de gestión responde a la necesidad de un manejo eficiente de la gestión empresarial, ya que no existen lineamientos definidos en la organización se requiere el establecimiento de políticas y procedimientos que sean susceptibles a cambios y mejoras pero que pueda sentarse como base para el desarrollo de las actividades financieras contables.

41

3.3. Propuesta de un modelo de organización estructural y funcional del departamento financiero de la empresa Teamsourcing Cia. Ltda.

3.3.1. Estructura orgánica del departamento financiero

Es importante establecer un organigrama para el departamento financiero ya que una estructura organizacional nos ayuda a visualizar dentro de una empresa las responsabilidades de cada empleado o funcionario, pues sirve para entender la división del trabajo, los niveles de administración, los segmentos de la empresa y el perfil para cada puesto con esto en conjunto facilita el cumplimiento de metas y objetivos.

FIGURA No. 25

Fuente: Investigación de Campo

Elaborado por: Ximena Rodríguez

3.3.2. Orgánico Funcional 3.3.2.1. Gerente Financiero

a) Planificar, organizar, coordinar y controlar la gestión contable financiera de la empresa.

b) Coordinar la ejecución de los planes y programas a corto, mediano y, largo plazo de acuerdo a las políticas establecidas y a los recursos disponibles.

c) Procurar la obtención de los recursos financieros.

d) Velar por la correcta, eficiente, económica y oportuna utilización de los recursos financieros. Gerencia Financiera Contador Analista de Compras Analista Contable Auxiliar Contable Tesorero Analista de Cuentas por Pagar Analista de Cuentas por Cobrar

42

e) Determinar las fuentes de financiamiento, administrar y controlar los créditos contratados.

f) Verificar que la contabilidad se elabore de acuerdo a los principios generalmente aceptados.

g) Elaborar y mantener actualizado el flujo de caja. h) Administrar y controlar el manejo del efectivo. i) Controlar las actividades del Tesorero y Contador. j) Presentar a la Gerencia los informes financieros.

3.3.2.1.1. Contador

a) Llevar y mantener actualizada la contabilidad de la Empresa con sus respectivos registros de acuerdo con las políticas, procedimientos, normas, técnicas y principios de contabilidad generalmente aceptados. b) Elaborar y presentar los balances de: comprobación, general, estado de

la cuenta de pérdidas y ganancias, evolución de patrimonio, estado de flujo de efectivo en los plazos previstos por la ley.

c) Efectuar el control previo al compromiso, al gasto y al desembolso de todas las transacciones y operaciones de la empresa, determinando la propiedad, legalidad y veracidad de las mismas.

d) Organizar, custodiar y mantener actualizado el archivo de la documentación sustentadora de los registros contables.

e) Suministrar la información contable requerida por las diferentes áreas. f) Informar al Gerente Financiero, sobre el cumplimiento de las funciones

asignadas.

3.3.2.1.1.1. Analista de Compras

a) Efectuar todas las adquisiciones autorizadas por la empresa. b) Mantener actualizados los registros de proveedores.

c) Solicitar cotizaciones y efectuar el análisis de las mismas.

d) Elaborar las órdenes de compra, en base a las cotizaciones aprobadas y hacerlas legalizar.

e) Coordinar las adquisiciones con los departamentos que soliciten las compas.

43

f) Realizar los trámites de importación y pedidos directos autorizados y participar en su liquidación.

g) Asegurar que todos los bienes, materiales y suministros adquiridos sean entregados a los usuarios con calidad y oportunidad solicitada.

h) Informar al contador, sobre el cumplimiento de las funciones asignadas.

3.3.2.1.1.2. Analista Contable

a) Ser el responsable de los diferentes procesos contables y suministro de información oportuna para la toma de decisiones.

b) Hacer conciliaciones bancarias de las cuentas más relevantes, revisar y ajustar de partidas pendientes en dichas conciliaciones.

c) Asistir en la preparación de estados financieros. d) Presentar informes contables.

e) Conciliar los saldos de bancos contra saldos de flujo de caja. f) Colaborar según requerimiento con la emisión de cheques.

g) Revisar diariamente el flujo de efectivo, con la información bancaria y contable pertinente.

h) Colaborar con cuentas por pagar.

i) Procesar las facturas de proveedores y notas de débito (inclusión en el sistema).

j) Preparar la bitácora de diferencias en la revisión de facturas de proveedores.

k) Realizar los asientos relacionados con la planilla.

l) Mantener actualizado el auxiliar de cuentas a cobrar empleados. m) Aplicar de asientos de cierre.

3.3.2.1.1.3. Auxiliar Contable

a) Apoyar y colaborar con su jefe inmediato en la realización de las operaciones tanto de egresos como de ingresos derivados del funcionamiento de la empresa.

b) Elaborar pólizas y registrar en libros todos los movimientos contables tanto de ingresos como de egresos que se generen la empresa.

c) Recibir, organizar y archivar los comprobantes de gastos diarios de las distintas áreas.

44

d) Auxiliar en la depuración de cuentas. e) Recibir y revisar la liquidación de caja.

f) Elaborar los comprobantes de diario y presentarlo a jefe inmediato para su revisión.

g) Archivar toda la documentación que se genere y reciba en el área. h) Ingresar toda la facturación por ventas.

3.3.2.1.2. Tesorero

a) Manejar correctamente los recursos financieros de la empresa.

b) Revisar y controlar la legalidad, veracidad, propiedad y conformidad de la documentación de respaldo, previo al pago.

c) Efectuar los pagos autorizados y realizar retenciones legales correspondientes.

d) Recibir y mantener en custodia los valores, papeles fiduciarios, garantías, pólizas, etc., de propiedad de la Empresa.

e) Remitir diariamente a Contabilidad, la documentación referente a ingresos y egresos.

f) Solicitar y realizar transferencias bancarias previa autorización.

g) Informar oportunamente, sobre el vencimiento de los documentos que mantiene en custodia.

h) Llevar el registro, control y liquidación de las retenciones en la fuente de acuerdo a la Ley de Control Tributario.

i) Mantener actualizados los registros de caja, bancos y documentos a su cargo.

j) Consolidar los informes diarios de recaudación.

k) Efectuar el cálculo del impuesto a la renta del personal de la empresa. l) Presentar el informe diario de disponibilidades al Gerente Financiero. m) Informar sobre las órdenes de pago no canceladas.

n) Cumplir con los reglamentos de normas vigentes para el sector eléctrico.

3.3.2.1.2.1. Analista de cuentas por pagar

a) Revisión fiscal de los comprobantes de pago.

b) Procesar los compromisos de pagos por concepto de seguro social. En general todas las obligaciones fiscales o gubernamentales.

45

c) Análisis de las cuentas de anticipo proveedores y compensación de partidas.

d) Soportar en una carpeta todos los registros realizados por el área de cuentas por pagar, que afecten las cuentas de gasto.

3.3.2.1.2.2. Analista de cuentas por cobrar ,recaudaciones y cartera a) Recaudar el valor de las facturas de los servicios y más conceptos

establecidos por la empresa.

b) Depositar diariamente los valores recaudados en las cuentas bancarias establecidas.

c) Elaborar el informe diario de recaudación y remitirlo semanalmente al Tesorero.

d) Efectuar el análisis de las posibles cuentas incobrables para su liquidación.

e) Efectuar programas y acciones para la eliminación de la cartera vencida. f) Administrar contratos con terceros para la recuperación de la cartera

vencida.

g) Reportar la morosidad de los clientes para la cancelación de los servicios como última instancia.

3.4. Propuesta de políticas para la Gestión Financiera Contable

TABLA No. 1 Versión No. 1 Código: TEAM-001 PAG IN AS :