El trabajo descrito en la sección anterior ha sido traducido a actividades, las que se entregan a continuación.
Dimensión
temática N ° Detalle actividad
Actores involucrados Resultado/ Producto esperado 1 Definición demanda específica a licitar y términos de referencia. Dirección Corporación de Asistencia Judicial.77 Creación términos de referencia y formato de contrato. 2 Difusión nuevo procedimiento hacia posibles interesados. Dirección Corporación de Asistencia Judicial. 1) Estrategia comunicacional prestación servicio. 2) Interesados informados en el nuevo procedimiento. 3 Recolección de información sobre el
sistema, por parte de entidades interesadas y posterior devolución de ésta. Unidades territoriales CAJ. 1) Feedback para perfeccionamiento del sistema.
2) Establecimiento de relaciones con los prestadores. Creación
“mercado de asistencia
judicial”.
4
Creación de base de datos inicial de proveedores del servicio
Dirección
Corporación de Asistencia
Judicial.
Determinación oferta inicial de respuesta al sistema. 1 Exposición nueva propuesta a funcionarios CAJ. Dirección CAJ. Ministerio de Justicia.
Inicio proceso de información y capacitación permanente al personal.
2
Talleres de información y análisis del nuevo procedimiento y su finalidad. Dirección CAJ. Unidades territoriales CAJ. 1) Capacitación funcionarios. 2) Aceptación y participación de los involucrados internos en el proceso.
3) Recolección de propuestas para perfeccionar el sistema en la atención. 3 Reordenamiento definitivo de funciones. Dirección CAJ. Unidades territoriales CAJ.
1) Cambios del detalle de funciones y deberes de los funcionarios.
2) Diagramas de flujo del nuevo proceso de entrega del servicio de asistencia.
Reordenación de funciones en la CAJ.
4 Marcha blanca proceso.
Unidades
territoriales CAJ. Funcionarios CAJ.
1)”Aprender haciendo” por parte de los funcionarios.
2) Perfeccionamiento del nuevo sistema interno de entrega del servicio.
1 Entrega proyecto a ministro para su aprobación y posterior aprobación Presidenta. Dirección CAJ. Ministro Justicia. 1) Aprobación idea.
2) Inicio contactos a alto nivel para crear apoyos.
3) Puesta en agenda pública de la iniciativa. Relación con mundo político 2 Generación de proyecto presupuestario a negociar con DIPRES. Dirección CAJ. DIPRES. Generación proyecto y requerimientos presupuestarios específicos a presentar en negociación nuevo presupuesto (Abril 2007).
3
Ministro y Directora Corporación lideran lobby para aprobación proyecto en el Congreso (Ley Presupuestos). Dirección CAJ. Ministro Justicia. Comisión Justicia Parlamento.
Apoyo político necesario a la propuesta.
Relación con universidades. 1
Reuniones de trabajo con universidades: nuevo rol del estudiante en práctica.
Ministro Justicia. Universidades.
Acuerdo marco sobre nuevo rol del estudiante en práctica en la CAJ. 1 Difusión nuevo procedimiento y sus ventajas. Unidades territoriales CAJ.
Conocimiento y valoración por parte de los usuarios.
Relación con usuarios.
2 Marcha blanca, en una unidad territorial.
Unidades
territoriales CAJ.
Conocimiento y valoración por parte de los usuarios.
Relación con ciudadanía. 1 Difusión nuevo procedimiento y sus ventajas. Ministro Justicia. Presidenta de la República.
Conocimiento y valoración por parte de los ciudadanos.
d) Descripción Operativa
A partir de las actividades de nuestro Plan, será importante describir la forma en que éstas se ejecutarán. Éstas se abordarán a continuación.
Las características operativas del proceso de modernización de la Corporación de Asistencia Judicial son las siguientes:
Organigrama Jefe de Proyecto Equipo de implementación Asesor Comunicacional Asesor Financiero Equipo Directivo Asesor en diseño e implementación Políticas Públicas
El equipo directivo, será el responsable final del proyecto y entre sus funciones se encuentran las siguientes:
Dirigir al equipo responsable del proyecto. Desarrollar el plan estratégico.
Diseñar el proceso de modernización de la Corporación de Asistencia Judicial. Diseñar las estrategias de intervención e implementación.
Establecer comunicación con las autoridades públicas correspondientes (Ministerio de Justicia, Ministerio del Interior, Ministerio de Hacienda y la Presidencia).
Desarrollar actividades comunicacionales con las universidades y con las otras instituciones de asistencia jurídica involucradas en el proyecto.
Desarrollar conjuntamente con las universidades las nuevas características de las prácticas profesionales.
Diseñar con las otras instituciones de asistencia jurídica los mecanismos de transferencia de conocimiento y funciones.
Asumiendo que este rol será asumido por el equipo directivo de la Corporación de Asistencia Judicial, éste equipo deberá desarrollar los términos de referencia de las contrataciones y licitaciones que implica el proyecto.
Grupo de Asesores: Este equipo dispondrá de distintos asesores expertos en el área financiera, comunicaciones y diseño e implementación de políticas públicas.
Asesor Financiero: Prestará asesoría en la definición de la demanda a licitar y sus términos de referencia financieros. Conjuntamente apoyará la formulación del presupuesto a entregar al Ministerio de Hacienda.
Asesor Comunicaciones: Prestará asesoría comunicacional para difundir las características del proyecto, sus ventajas y requerimientos asociados.
Asesor en diseño e implementación de políticas públicas: Este experto se encargará de apoyar el desarrollo de plan estratégico, el diseño global de la propuesta, los mecanismos de implementación y las distintas temáticas referidas a la elaboración de programas y políticas públicas.
Jefe de Proyecto: Esta figura será la encargada de dirigir y coordinar los distintos aspectos operativos de la implementación del proyecto. Será el responsable de que las distintas acciones definidas en el diseño de la propuesta sean llevadas a cabo operativamente. Para ello, contará con un equipo de apoyo y deberá informar acerca del proceso al equipo directivo.
Equipo de Implementación: El equipo de implementación del proyecto, será el encargado de hacer operativo el proyecto. Sus características profesionales deben ser multidisciplinarias y enfocadas a las siguientes acciones:
Aplicar las distintas estrategias de intervención;
Sensibilización del proceso a la planta funcionaria Corporación de Asistencia Judicial y otras instituciones de asesoría de asistencia jurídica;
Asesoría a otras instituciones de asesoría de asistencia jurídica, sobre las formas de intervención propias de Corporación de Asistencia Judicial y las nuevas políticas de gestión desarrolladas en el proyecto;
Desarrollo de talleres explicativos sobre la propuesta y los reordenamientos institucionales;
Desarrollo de capacitaciones para la planta funcionaria Corporación de Asistencia Judicial acerca de las nuevas formas de intervención y evaluación de los alumnos en práctica;
Desarrollo de capacitaciones para la planta funcionaria de otras instituciones de asesoría de asistencia jurídica;
Implementación de las estrategias comunicacionales a universidades (estudiantes en práctica).
Consideraciones Finales
A partir de este proyecto se ha buscado desarrollar un análisis de las debilidades actuales de la entrega del servicio de la Corporación de Asistencia Judicial, desde la base de las entrevistas y percepciones entregadas por los actores del sistema.
Desde este diagnóstico, se ha generado una propuesta de modernización, que nace a partir de un fundamento conceptual que guía el proceso: mejorar la calidad, para crear valor público y aumentar la responsabilización con el logro del objetivo de la Corporación de Asistencia Judicial.
Como resultado, se diseñó un Plan que -ajustándose al análisis del problema, del entorno y de los involucrados- busca responder de manera práctica y eficiente a las debilidades que fueron detectadas.