Flexibilidad: es la característica que permite determinar si el Sistema Contable se adecua fácilmente a todos los requerimientos de las compraventas, es decir que posibilita estructurar el Plan de Cuentas guardando coherencia con el desarrollo de la actividad económica, y que se puede modificar en un momento determinado. Además, genera la posibilidad de crear todos los documentos que se requieren para soportar las transacciones de las compraventas y reestructurarlos de acuerdo con las necesidades que se presenten.
Compatibilidad: se refiere a la capacidad que tiene el programa contable para adecuarse a diversos sistemas operativos y para convertir los informes en diferentes aplicaciones de office.
Fácil manejo: es la particularidad que refleja el grado de facilidad que existe para acceder a los menús del Sistema Contable, para efectuar los registros contables, así como también para generar informes.
Seguridad: es la opción que permite restringir la modificación y consulta de documentos, con el fin de evitar que todas las personas de la organización tengan acceso a la información contable y financiera de la entidad.
Uniformidad: es la característica que permite que exista una igualdad entre las empresas que representan una misma actividad económica, buscando con esto caracterizar y homogeneizar la información de cada objeto social en términos de la generalidad que debe existir en el tratamiento contable y fiscal.
Reportes básicos requeridos:se refiere a la capacidad que tiene el SIC para generar los informes de tipo general y particular a los cuales hace referencia el Decreto 2649 de 1.993.
Opciones avanzadas: esta característica hace referencia a la flexibilidad que tiene el SIC para poderse actualizar y para realizar soportes en línea.
Análisis financiero: indica que a través de los SIC se pueden realizar análisis financieros en periodos intermedios y al finalizar cada año.
87
Capacidad para el espacio en disco: es el requerimiento que necesita el hardware en el cual se va a instalar el software contable, con respecto a la capacidad del almacenamiento de datos, lo cual está determinado por megabytes.
Presentación: es la característica que revela la estética del programa contable, tanto en términos de la presentación del software en sus diferentes menús o aplicaciones y de la presentación de los informes que genera.
Instrucciones de manejo: se refiere a la comprensibilidad que ofrece la empresa titular del Software Contable con respecto a las instrucciones de la aplicación, entregando manuales en donde describan paso a paso la ejecución de cada menú o comando.
Manejo a través de menús: hace referencia a los despliegues de las diferentes opciones para realizar los procesos contables.
Cierre anual automático: es el procedimiento a través del cual el SIC procede a cancelar las cuentas de resultados, con la finalidad de reconocer si el ente económico alcanzó utilidades o pérdidas en un periodo determinado.
Manejo de sucursales: es la capacidad que tiene el SIC para manejar la contabilidad de sucursales de la empresa, en caso de que existan.
Auditoría de documentos: se refiere a si existe la posibilidad de que por medio del Sistema de Información Contable se pueda tener un control constante sobre los documentos soportes de las operaciones que realiza la empresa, analizando siempre consecutivos, fechas, valores, criterios impositivos, entre otros.
Recuperación automática de archivos: es la posibilidad que tiene el SIC para recuperar los archivos que por cualquier circunstancia equivoca se hayan perdido temporalmente.
88 7.3.3.2 Caracterización de los Sistemas de Información Cuadro 27. Caracterización de los Sistemas de Información
Factores Descripción
SISCOM SIC TOTAL MILLENIUM
Flexibilidad Este programa se adapta a los
requerimientos de la actividad
económica de las
compraventas, por lo tanto cumple con las características de flexibilidad necesarias.
Este programa se adapta a los requerimientos de la actividad económica de las compraventas, por lo tanto cumple con las características de flexibilidad necesarias.
Este programa se adapta a los requerimientos de la actividad económica de las compraventas, por lo tanto
cumple con las
características de flexibilidad necesarias.
Compatibilidad Es compatible con Windows
Vista, cualquier versión de Windows XP y Windows 7.
Es compatible con Windows Vista, cualquier versión de Windows XP y Windows 7.
Es compatible con Windows Vista, cualquier versión de Windows XP y Windows 7.
Fácil manejo Es de fácil manejo, ya que la
forma de acceder al programa es mediante acceso directo y con contraseña, y la identificación para la realización de las diversas actividades es inmediata y tiene una interface gráfica.
Permite gran facilidad en la manipulación del Aplicativo, su acceso es directo y se pueden identificar de manera clara las opciones para realizar las actividades diarias de las compraventas.
Permite visualizar en una sola pantalla y en diferentes pestañas, la información básica de las tareas de las compraventas, lo que le permite tener agilidad al momento de manejar el programa directamente desde el mostrador, pero trae consigo la probabilidad de cometer errores.
Seguridad Tiene tres anillos o niveles de
seguridad, dependiendo del nivel del usuarios que ingresa se activaran a desactivaran las diferentes opciones de cada uno de los Menús del programa.
La definición de Niveles (Perfiles) de seguridad que serán asignados a los Usuarios en el proceso transaccional cotidiano de las compraventas. Se definen cinco (5) niveles de seguridad que involucran todas las novedades que se presentan en el normal funcionamiento de este tipo de negocios. Cada usuario posee una Identificación y Clave relacionada que permite identificar el usuario responsable de las transacciones.
Todos los usuarios pueden ingresar al Programa, pero para el ingreso a todas las pantallas se debe tener permiso de acceso.
89 Cuadro 27. (Continuación)
Factores Descripción
SISCOM SIC TOTAL MILLENIUM
Uniformidad Este programa es equitativo con
las características de todas las compraventas, tanto en los aspectos comerciales como contables y fiscales. Además, permite tener un control con respecto a la mercancía que no tiene pacto de retroventa.
Este programa refleja todas las características de los momentos de las actividades comerciales que realizan las compraventas.
Este programa refleja todas las características de los momentos de las actividades comerciales que realizan las compraventas.
Reportes básicos
requeridos
Genera todos los reportes inherentes a los contratos de compra-venta y todos los relacionados con el campo contable.
Genera todos los reportes pertenecientes a los contratos de compraventa y cuadres de caja de diarios.
Genera todos los reportes pertenecientes a los contratos de compraventa y cuadres de caja de diarios.
Opciones avanzadas Este programa se puede
actualizar fácilmente y sus creadores ofrecen soporte en línea de manera constante.
Este programa se puede actualizar fácilmente y sus creadores ofrecen soporte personalizado.
Este programa se puede actualizar fácilmente, con respecto a las necesidades de las compraventas y el proceso para la realización de los soportes puede ser interrumpido, ya que no se cuenta con personal dedicado al 100% en este programa.
Análisis financiero Genera indicadores de: Rentabilidad Endeudamiento Liquidez Eficiencia en Administración de los recursos No se genera No se genera Capacidad para el espacio en disco
90
Continuación Cuadro 27. Caracterización de los Sistemas de Información
Factores Descripción
SISCOM SIC TOTAL MILLENIUM
Presentación Su presentación es sencilla,
gráfica y con colores suaves.
Es una presentación sencilla, no muy gráfica. Es una presentación sencilla, no muy gráfica.
Instrucciones de
manejo
En el momento de la adquisición del programa se ofrece una capacitación, la cual está denotada por un tiempo de duración de 4 horas.
Capacitación en tiempo real (aprender haciendo) de las personas involucradas en el proceso de sistematización del Aplicativo SICTOT@LVers. 2.0
En el momento de la adquisición del programa se ofrece una capacitación con un tiempo estimado de 4 horas. Manejo a través de menús SI SI SI Cierre anual automático
SI, Cierra de manera automática las cuentas de resultado.
NO TIENE NO TIENE
Manejo de sucursales SI SI SI
Auditoría de
documentos
Maneja un seguimiento, con respecto a cada uno de los movimientos diarios, lo cual se refleja como un cuadre general.
Permite visualizar por pantalla o por impresora la relación de cada una de las transacciones, movimientos y novedades realizadas en el aplicativo, detallando Fecha, Hora, Usuario Responsable, Nombre del Computador y Descripción de la Transacción. Poderosa herramienta diseñada específicamente para brindarle al Propietario y/o Administrador de la compraventa un seguimiento histórico de todas las transacciones.
Hace reportes dependiendo de la información que se pretende verificar.
Recuperación
automática de
archivos
No se requiere No se requiere No se requiere
Costo $1.100.000 $2.320.000 $1.100.000
91 7.3.3.3 Calificación de factores
Cuadro 28. Calificación de Factores
Factores Asignación porcentual de acuerdo con la importancia de cada factor.
SISCOM SIC TOTAL MILLENIUM
Calificación Calificación ponderada Calificación Calificación ponderada Calificación Calificación ponderada Flexibilidad 4% 5 0,2 5 0,2 5 0,2 Compatibilidad 4% 5 0,2 5 0,2 5 0,2 Fácil manejo 6% 4 0,24 3 0,18 3 0,18 Seguridad 10% 4 0,4 4 0,4 3 0,3 Uniformidad 7% 5 0,35 4 0,28 4 0,28 Reportes básicos requeridos 11% 5 0,55 4 0,44 4 0,44 Opciones avanzadas 9% 5 0,45 4 0,36 3 0,27 Análisis financiero 10% 4 0,4 0 0 0 0 Capacidad para el espacio en disco 8% 4 0,32 5 0,4 5 0,4 Presentación 3% 5 0,15 4 0,12 4 0,12 Instrucciones de manejo 4% 5 0,2 5 0,2 3 0,12 Manejo a través de menús 3% 5 0,15 5 0,15 5 0,15
Cierre anual automático 4% 5 0,2 0 0 0 0
Manejo de sucursales 3% 5 0,15 5 0,15 5 0,15 Auditoría de documentos 6% 4 0,24 4 0,24 3 0,18 Recuperación automática de archivos 5% 5 0,25 5 0,25 5 0,25 Costo 3% 4 0,12 3 0,09 4 0,12
Calificación total por SIC 4,57 3,66 3,36
92