A continuación se pasará a detallar respecto a las teorías de la gestión por procesos, encontradas para la presente investigación.
Según la Norma Internacional ISO 9001, plantea la adopción de un enfoque basado en procesos cuando se desarrolla, implementa y mejora la eficacia de un sistema de gestión de la calidad, con el fin de aumentar la satisfacción del cliente mediante el cumplimiento de sus requisitos. Para que una organización funcione de manera eficaz, tiene que
determinar y gestionar numerosas actividades relacionadas entre sí. Una actividad o un conjunto de actividades que utiliza recursos, y que se gestiona con el fin de permitir que los elementos de entrada se transformen en resultados, se puede considerar como un proceso. Generalmente el resultado de un proceso constituye directamente el elemento de entrada del siguiente proceso. La aplicación de un sistema de procesos dentro de la organización, junto con la identificación e interacciones de estos procesos, así como su gestión para producir el resultado deseado, puede denominarse como enfoque basado en procesos.
Una ventaja de este enfoque basado en procesos es el control continuo que proporciona sobre los vínculos entre los procesos individuales dentro del sistema de
procesos, así como sobre su combinación e interacción. Un enfoque de este tipo, cuando se utiliza dentro de un sistema de gestión de la calidad, enfatiza la importancia de: a) la comprensión y el cumplimiento de los requisitos, b) la necesidad de considerar los procesos en términos que aporten valor, c) la obtención de resultados del desempeño y eficacia del proceso, y d) la mejora continua de los procesos con base en mediciones objetivas.
Mallar (2010) en la gestión por procesos: un enfoque de gestión eficiente, define a la gestión por procesos como un nuevo concepto de estructura organizativa que considera
que toda organización se puede concebir como una red de procesos interrelacionados o interconectados, a la cual se puede aplicar un modelo de gestión denominado Gestión basada en los Procesos. El modelo de Gestión basada en los Procesos, se orienta a
desarrollar la misión de la organización, mediante la satisfacción de las expectativas de sus stakeholders –clientes, proveedores, accionistas, empleados, sociedad, y a qué hace la empresa para satisfacerlos, en lugar de centrarse en aspectos estructurales como cuál es su cadena de mandos y la función de cada departamento.
Por otro lado, define un proceso como un conjunto de actividades de trabajo interrelacionadas, que se caracterizan por requerir ciertos insumos (inputs: productos o servicios obtenidos de otros proveedores) y actividades específicas que implican agregar valor, para obtener ciertos resultados (outputs).
Los elementos que conforman un proceso son: 1. Inputs: recursos a transformar, materiales a procesar, personas a formar, informaciones a procesar, conocimientos a elaborar y sistematizar, etc. 2. Recursos o factores que transforman: actúan sobre los inputs a transformar. a) Factores dispositivos humanos: planifican, organizan, dirigen y controlan las operaciones.b) Factores de apoyo: infraestructura tecnológica como hardware,
programas de software, computadoras, etc. 3. Flujo real de procesamiento o transformación 4. Outputs: son básicamente de dos tipos: Bienes: a) Tangibles,
almacenables, transportables. b) Servicios: intangibles, acción sobre el cliente. (Suarez, 2007, p. 67)
Massiah (2013), en el estudio sobre: Modelo de sistema de gestión de la calidad para instituciones de educación universitaria, señala que: se debe tener en cuenta dentro del enfoque basado en procesos, a las organizaciones educativas como entes de transformación de conocimientos necesariamente deben definir sus procesos en función de las
características y naturaleza de los mismos, se deben agrupar por categorías, tal como se indica a continuación:
Procesos de dirección o estratégicos: Son aquellos procesos que están vinculados al ámbito de las responsabilidades de la dirección y, principalmente, para ser ejecutados al largo plazo. Estos procesos se refieren fundamentalmente a procesos de planificación y otros que se consideren ligados a factores claves o estratégicos dentro de la Institución. Dentro de estos procesos se encuentran: planificación, académica, finanzas y
presupuesto, control de estudios, evaluación institucional y, organización y métodos, entre otros.
Procesos de gestión de recursos: Son aquellos procesos que permiten determinar, proporcionar y mantener los recursos necesarios para el desarrollo de los procesos claves de la Institución. Corresponden dentro de esta categoría: Recursos humanos (RRHH), Administración y Planta física.
Procesos claves u operativos: Son aquellos procesos ligados directamente con la realización del producto y/o la prestación del servicio. Son los procesos de “línea”. Son procesos claves o sustantivos en las organizaciones educativas: docencia, investigación y extensión.
Procesos de apoyo: Son aquellos procesos que dan soporte a los procesos operativos. Se suelen referir a procesos relacionados con medición, análisis y mejora. Son procesos de apoyo: relaciones públicas (RRPP), mantenimiento, desarrollo estudiantil y biblioteca, entre otros que coadyuven a la ejecución de los procesos citados anteriormente. (p.3)
Por su parte Ruiz, Almaguer, Torres & Hernández (2014) afirma que la adopción de un enfoque de procesos o la gestión por procesos, la cual busca que las empresas tengan estructuras con una mayor capacidad de adaptación al entorno cambiante, mayor
logro de los objetivos. La gestión por procesos es una forma de conducir o administrar una organización, concentrándose en el valor agregado para el cliente y las partes interesadas.
Asimismo distingue los tipos de procesos que se detallan a continuación. Estratégicos: procesos destinados a definir y controlar las metas de la empresa, sus políticas y estrategias. Estos son gestionados directamente por la alta dirección en conjunto.
Operativos (esenciales o claves): procesos destinados a llevar a cabo las acciones que permiten desarrollar las políticas y estrategias definidas para la empresa para dar servicio a los clientes. De estos se encargan los directores funcionales, que deben contar con la cooperación de los otros directores y de sus equipos humanos.
De apoyo: procesos no directamente ligados a las acciones de desarrollo de las políticas, pero cuyo rendimiento influye directamente en el nivel de los procesos operativos. (p.7)
Ruiz, Almaguer, Torres & Hernández, 2014) afirma: “La gestión por Procesos es una forma de organización diferente de la clásica organización funcional, y en el que prima la visión del cliente sobre las actividades de la organización” (p. 6). Asimismo se señala que: “La gestión por procesos es una forma de conducir o administrar una organización,
concentrándose en el valor agregado para el cliente y las partes interesadas.
Cruzado (2014) en la tesis propuesta de modelo de gestión de mantenimiento enfocado en la gestión por procesos para la mejora de la productividad y la competitividad en una asociatividad de Mypes del sector textil, define a la gestión por procesos como:
La gestión por procesos es una forma de organización diferente de la clásica
organización funcional, y en el cual predomina la visión del cliente sobre las actividades o procesos de la organización. Los procesos son gestionados de modo estructurado y sobre su mejora se basa la de la propia organización.
La gestión de procesos aporta una visión y unas herramientas con las que se puede mejorar o rediseñar el flujo de trabajo para hacerlo más eficiente y adaptado a las necesidades de los clientes. Así mismo, se debe recordar que los procesos lo realizan personas y los
productos finales lo reciben personas, por tanto es importante tener en cuenta el cuidado de las relaciones que se tienen con quienes nos suministran los elementos que se requieren para producir (proveedores) y a quienes reciben el producto del trabajo realizado (clientes). Las organizaciones son comunidades con su propia manera de hacer las cosas, con sus hábitos y su propia cultura.
Dentro de esta variedad de cultura y organizaciones se pueden definir cuatro estilos fundamentales: (a) La organización centralista: La organización es como una telaraña, con el poder ubicado en el centro, cuanto más cerca se está del centro más poder se tiene. Son organizaciones demasiado dependientes de su líder; (b) La organización jerárquica: Es la más común, con niveles dependientes unos de otros. Los servicios se estancan y la información no fluye de correctamente. Estas empresas pueden funcionar bien, sin
embargo son reacias al cambio; (c) La organización orientada a las tareas: Funciona basada en grupos de trabajo centrados en una tarea, o proyecto. Hay flexibilidad para el trabajo en equipo, sin embargo, se pueden incurrir en altos costos; (d) La organización orientada a las personas: Estas organizaciones le dan mayor relevancia al individuo, lo consideran como parte fundamental de todos los procesos que abarca la organización. Este tipo de
organizaciones son las más escasas. 2.2.1.2. Gestión de procesos en el JNE.
Con respecto al Sistema de Gestión de la Calidad, el JNE estableció e identificó los procesos en cada área que comprende la institución y luego estableció su secuencia e interacción. Se definieron criterios y métodos para asegurar que su operación y control fueran eficaces. Se definió y elaboró la documentación obligatoria que la norma exige y
los que la operatividad propia del JNE demandaba. La implementación del SGC ISO 9001:2008 en el JNE contribuyó a que en el área de fiscalización ejecute la gestión por procesos aunque no tiene el proceso certificado, mientras que si lo tiene el Registro de Organizaciones Políticas ROP. En el año 2010, el Jurado Nacional de Elecciones logró migrar de la certificación ISO 9001:2000 a la nueva versión ISO 9001:2008
Sobre el presente planteamiento de la gestión de procesos de la DNFPE, se pretende realizar la investigación, ya que comprende todo el sistema del procedimiento de la fiscalización electoral, es especial se tratará aquellos procesos descentralizados.