Short-term incentive options

VENTAS

Objetivo: Controlar los movimientos existentes en el área de ventas y mantener una buena relacióncomercial con los clientes y vendedores.

Políticas

 Entregar a todos los clientes la factura correspondiente que acredite la compra de productos.

 El código del cliente será el número de: RUC, cedula identidad o pasaporte.

 La entrada y apertura de locales será a las 09H00 en almacén fábrica, y 09H30 en el Almacén parque, de lunes a domingo. La salida y cierre de locales será a las 18H00, en almacén fábrica, de lunes a sábado y el domingo 17H30, y en el Almacén parque se cerrara a las 18H30, de lunes a sábado y el domingo se cerrara a las 18H00. El personal tendrá 30 minutos de lunch en el almacén del parque y de la fábrica y tiene derecho a un día libre en la semana.

 Por seguridad y control, el personal de ventas deberá llevar el uniforme adecuadamente, cuidando de su presentación personal, pudiendo el cliente identificar al personal inmediatamente si requiere de información adicional.

 Los permisos serán solicitados con anticipación, para el área administrativa autorizado por el gerente-propietario, para el personal operativo (producción) serán autorizados por el Jefe de Producción, firmando un ticket de solicitud de permiso especificando la fecha, nombre, hora de salida, forma de reponer el permiso solicitado, el motivo y la hora de ingreso, esto lo efectuara el personal de eficiencia operativa; además los días que no sean recuperados serán cargados a vacaciones.

 Los requerimientos de reposiciones de prendas serán entregados todos los lunes de cada semana al correo de la Srta. Norma Maldonado, con copia a Gerencia Comercial, para la transferencia respectiva.

 Los días martes luego de las reuniones semanales con el personal de almacenes, una de las vendedoras realizará la verificación, conteo, colocación de pines, y puesta de precios en las prendas para reposición, para que en la tarde pueda ser perchado y exhibido.

 Los procedimientos en días de ferias y fines de semana de mayor movimiento de clientes será debidamente planificado por la gerencia y comunicado con anticipación al personal de almacén.

 No podrán salir prendas del almacén sin haber sido facturadas, estos incumplimientos serán debidamente sancionados por Gerencia.

 La cajera al inicio del día deberá verificar que su caja chica inicial, este completa, y con sueltos, caso contrario deberá cambiar los valores, para evitar contratiempos al momento de facturar la mercadería del cliente.

 El cliente deberá cancelar la adquisición de los productos en: efectivo, con tarjeta sea esta de crédito o de débito; en caso de efectuar el pago con tarjeta se solicitará la cedula, pasaporte o licencia de conducir donde conste su fotografía, firma y datos personales si el cliente no cumple con estos requisitos no se realiza la transacción, y se solicitará otra forma de pago.

 Todas las compras en almacenes se efectuaran de contado y con tarjeta de crédito.

 Las compras con tarjeta de crédito pueden ser corriente cualquier monto, diferido a partir de los $ 60.00 dólares a 3 meses sin intereses y a 6 meses con intereses.

 Las ventas a crédito se realizan solo en bodega para facilitar el control de las mismas.

 Todos los días se realizará cierres de caja al terminar el horario de trabajo, se imprimirá el informe de ventas se llenará el documento de cierre de caja, y se entregara a contabilidad el valor recaudado en efectivo, en tarjetas de crédito (bauchers), papeleta de depósito llena, el informe de ventas del día, y facturas o notas de crédito efectuadas.

 Para vender a crédito cada cliente debe cumplir con los siguientes requisitos: - Firmar la solicitud de crédito.

 Copia de cedula y papel de votación. - Copia RUC.

 Copia de Servicios Básicos.

 Letra de cambio de ser necesario.

 El jefe de ventas debe aprobar el crédito después de realizar la respectiva investigación y cruce de información del cliente.

 Los plazos para la venta son de 30 – 45 – 60 días debidamente documentados con cheque, o con letra de cambio.



Las comisiones a vendedores se pagará el 50% al momento de la venta

y el otro 50% al momento de liquidar la venta en su totalidad.

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Control Interno

 Realizar arqueos de caja sorpresivos y permanentes.

 Todos los documentos deben ser pre numerado.

 Verificar que el documento este llenado correctamente antes de entregar al cliente.

por cada vendedor.

 Solicitar toda la información correspondiente para el otorgamiento de créditos.

 Verificar que las devoluciones se encuentren respaldadas por notas de crédito y la factura original.

 Revisar y verificar que no existan cuentas pendientes antes de efectuar el despacho de pedidos a clientes mayoristas.

 Verificar que en el sistema todos los productos estén con código, y precios respectivos.

 Verificar que las transferencias se realicen a tiempo, para evitar descuadres en inventarios.

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Documentos

 Solicitud de crédito.

 Orden de pedido clientes mayoristas.

 Factura Mayoristas y corporativos.

 Guía de remisión.

 Factura almacenes.

 Nota de crédito (Devolución).

 Formulario de cierre de caja.

 Boucher (Compras tarjeta de crédito.)

 Informe de ventas diarias. 

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F. Elaborado F. Revisado F. Autorizado Elaborado por: La Autora

3.6 Información y Comunicación

La información pertinente se identifica, capta y comunica de una forma y en un marco de tiempo que permiten a las personas llevar a cabo sus responsabilidades Los sistemas de información usan datos generados internamente y otras entradas de fuentes externas y sus salidas informativas facilitan la gestión de riesgos y la toma de decisiones informadas relativas a los objetivos. También existe una comunicación eficaz fluyendo en todas direcciones dentro de la organización. Todo el personal recibe un mensaje claro desde la alta dirección de que deben considerar seriamente las responsabilidades de gestión de los riesgos corporativos. Las personas entienden su papel en dicha gestión y cómo las actividades individuales se relacionan con el trabajo de los demás. Asimismo, deben tener unos medios para comunicar hacia arriba la información significativa. También debe haber una comunicación eficaz con terceros, tales como los clientes, proveedores, reguladores y accionistas.

3.6.1 Matriz de comunicación interna