En la actualidad existe un ambiente lleno de ventajas competitivas y adelantos tecnológicos empresariales, es necesario e importante que las empresas cuenten con un sistema de información administrativo que permita el seguimiento, control y monitoreo de sus actividades, para poder evidenciar y corregir las fallas de cada área de la empresa a fin de
que se oriente a los administradores a utilizar todos los recursos que tiene la empresa de manera óptima y eficaz para poder alcanzar la meta propuesta.
Para éste análisis de información, a continuación se menciona: el papel de la contabilidad administrativa en la planeación, en el control administrativo y en la toma de decisiones, que son sistemas de información administrativos que ayudan a la administración de la organización en estos tres aspectos importantes: la planeación, la toma de decisiones y control administrativo, que sirven de ayuda para el desempeño y crecimiento de las organizaciones en base a sus objetivos y metas propuestas.
1.2.1. El papel de la contabilidad administrativa en la planeación.
La actividad de planeación ha adquirido mayor importancia en la actualidad, debido a aspectos de desarrollo tecnológico, la economía cambiante, el crecimiento acelerado de las empresas, el desarrollo profesional y la disponibilidad de información relevante que se posee hoy en las empresas en la que se encuentra la mayoría de los países. (Ramírez, 2013, p.13).
La planeación es necesaria por los diferentes motivos:
Para prevenir cambios del entorno, de suerte que anticipándose a ellos, les sea más fácil adaptarse a las organizaciones y puedan competir exitosamente con estrategias.
Para integrar los objetivos y las decisiones de la organización.
Como medio de comunicación, coordinación y cooperación de los diferentes elementos que integran la empresa.
Al realizar una adecuada planeación, se logra mayor efectividad y eficiencia en las operaciones y mejor administración.
Los autores Backer, Jacobsen y Ramírez (1983), argumentan: “la actividad de planeación es el diseño de acciones cuya misión es cambiar el objeto de la manera en que éste haya sido definida” (p. 425). De acuerdo con esta definición, se puede planear o diseñar acciones a corto y largo plazo; pudiendo referirse también como planeación táctica o de operación, y planeación estratégica.
La planeación que recibe ayuda de la contabilidad administrativa es básicamente la de operación, que consiste en el diseño de acciones cuya misión es alcanzar los objetivos que se desean en un periodo determinado en lo referente a la operación de empresas, usando diferentes herramientas tales como el presupuesto y el modelo costo-volumen-utilidad.
El presupuesto es la herramienta que traduce a un lenguaje cuantitativo las acciones que formula la alta administración, cuyo fin es colocar a la organización en un determinado nivel durante cierto periodo. En lo referente al modelo costo-volumen- utilidad, tiene la capacidad de interrelacionar las variables de precios, costos y volumen para una planeación de operación adecuada. (Backer at al., 1983, p.425)
Tanto los presupuestos y el modelo costo-volumen-utilidad, son herramientas que apoyan desde el punto de vista informativo en la planeación, pero no se puede negar que existen otros instrumentos dentro de la contabilidad administrativa que también sirven a tales efectos.
La planeación estratégica, se encarga de hacer proyecciones a largo plazo, proyecciones mayores a una año; por lo que es de suma importancia contar con toda la información generada por la contabilidad administrativa. La contabilidad administrativa se enfoca especialmente en la planeación a corto plazo, la cual consiste en el diseño de cursos de acción para alcanzar los objetivos operativos de la empresa.
1.2.2. El papel de la contabilidad administrativa en el control administrativo.
Ramírez (2013), afirma que el control administrativo “es el proceso mediante el cual la administración se asegura de obtener los recursos y usarlos eficiente y efectivamente, en función de los objetivos organizacionales” (p.14).
La información que genera la contabilidad administrativa puede ser útil en el proceso de control de estos aspectos:
Como medio para comunicar información acerca de lo que la dirección desea que se haga.
Como medio de motivar a la organización a fin de que actúe en la forma más adecuada para alcanzar sus objetivos.
Como medio para evaluar los resultados, es decir, para juzgar qué tan buenos frutos se obtienen, y de esta manera evaluar el desempeño de los responsables de cada área de la empresa.
La contabilidad administrativa es necesaria para obtener un mejor control; una vez que se ha concluido una determinada operación, se deben medir los resultados y compararlos con un estándar fijado previamente con base en los objetivos planteados, de tal manera, que la administración pueda asegurarse de que los recursos fueron manejados con efectividad y eficiencia. (Ramírez, 2013, p.14)
El control administrativo se efectúa a través de los informes que genera cada una de las áreas o centros de responsabilidad, lo cual permite detectar síntomas de desviaciones y conduce a la alta gerencia a la administración por excepción, de tal modo que al manifestarse algún desvío puedan aplicarse las acciones correctivas necesarias para lograr la efectividad y eficiencia en el empleo de los recursos que posee la organización. (Backer et al., 1983, p.427)
Ramírez (2013), comenta que, en los países de desarrollo, entre más difícil la economía más actual es el principio administrativo que afirma: “Sistema que no se controla, se degenera” (p.15).
1.2.3. El papel de la contabilidad administrativa en la toma de decisiones.
Según Ramírez (2013), la contabilidad administrativa facilita la toma de decisiones; a continuación se muestra el modelo científico a utilizar para la toma de decisiones dentro de una organización.
Paso 1. Definir el problema Paso 2. Identificar alternativas
Paso 3. Identificar los costos y beneficios relacionados con cada una de las alternativas factibles.
Paso 4. Considerar factores cualitativos
Paso 5. Seleccionar la estrategia que ofrezca mayor beneficio Paso 6. Monitorear la alternativa seleccionada.
No cabe duda, que la calidad de las decisiones de cualquier tipo de empresa, está en función directa del tipo de información disponible, pues, si se espera que una organización se desarrolle correctamente debe contar un buen sistema de información administrativo, ya que a mejor calidad de información, mejor decisión se puede tomar.
El mejor modelo de sistema de información administrativo es el de contabilidad por productividad, que consiste en utilizar todas las herramientas de contabilidad administrativa, integradas en un solo supra sistema de información cuantitativo. (Backer et al. 1983, p.427)
Es importante recalcar que en la toma de decisiones, es precisamente el elemento humano el que elige la mejor alternativa, con base a su experiencia profesional y conocimientos, junto con la información contable, que le permiten elegir correctamente la toma de decisiones.
En toda organización se toman decisiones diariamente, pudiendo ser decisiones simples o muy complejas, lo cual es necesario para una correcta toma de decisiones poseer toda la información requerida y necesaria para poder tomar las decisiones en base a los objetivos propuestos por la organización.
Para los autores, el papel de la contabilidad administrativa, es de vital importancia para cualquier tipo de organización, ya que ayuda a evaluar el uso eficiente de los recursos de la organización, sirve de apoyo en el control de las operaciones diarias, permite conocer el desempeño de cada área o centro de responsabilidad con las que cuenta la organización, detecta errores que pueden afectar su desempeño y demás factores que sirven de información útil y necesaria para poder planear las estrategias a corto y largo plazo, monitorear el desempeño de todos los departamentos de la organización, controlar el uso de recursos de manera eficiente y por supuesto direcciona la toma de decisiones correctamente que permitan alcanzar la meta propuesta, desarrollar las estrategias más idóneas para su crecimiento y la creación de valor para la empresa.