La digitalización es el procedimiento mediante el cual se reproduce un documento físico en una imagen digital, logrando así almacenar información en ordenadores para su acceso inmediato.
El propósito de digitalizar los documentos obtenidos en el proceso del levantamiento documental, es el de crear a futuro un repositorio institucional donde se alberguen todos los documentos producido en función de la gestión de la Unidad Adminsitriva Especial de Servicios Públicos
A continuación se expone el proceso de digitalización llevado a cabo para la sistematización de la memoria institucional de la Unidad Administrativa Especial de Servicios Públicos.
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Figura 13. Proceso de Digitalización
Como se ha expuesto en las fases anteriores es necesario realizar un proceso de levantamiento documental, organización documental y clasificación documental para dar inicio a un proceso de captura de imágenes.
El proceso de captura de imágenes consiste en la reproducción de un documento de forma digital, en el caso de la memoria institucional de la Unidad Administrativa Especial de Servicios Públicos se realizo el siguiente proceso de captura. Organización Clasificación Fuentes Captura Indización Almacenamiento en base de datos Acceso a la información
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Figura 14 Proceso de captura de imágenes.
Entrada Proceso Salida
En la entrada del proceso se cuentan con los documentos organizados para iniciar el proceso de captura de imágenes, de igual forma es importante tener claro la legislación vigente para tal proceso y a su vez las políticas institucionales vigentes.
En el proceso se inicia el proceso de captura de imágenes con pruebas piloto para hacer las modificaciones necesarias y lograr una normalización del proceso.
En esta etapa se realiza un proceso de preparación de documentos que consiste en la manipulación física del documento para evitar mutilaciones y rasgados de los documentos. Al terminar este proceso se inicia con el proceso de indización el cual consiste en registrar de forma ordenada datos que son representados como puntos de acceso del documento.
Al culminar este proceso se almacena la información digitalizada en un ordenador con el objetivo de migrar esto a un servidor o una base de datos que se encuentre a disposición de los usuarios.
Documentos organizados Legislación Políticas institucionales Recopilación de información Preparación documentos Escaneo de documentos Indización Control de Calidad Almacenamiento de imagen CDs de información Base de datos Documentos en línea POLITICAS
Políticas internas, programas institucionales
Políticas externas, legislación nacional e internacional.
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Es importante tener en cuenta el control de calidad en este proceso, pues este proceso es determinante para lograr el éxito en el proceso de digitalización de los documentos.
En la salida se obtiene como producto el almacenamiento de las imágenes en CDs los cuales cumplen la tarea de ser en soporte de seguridad en caso de presentarse daños en el servidor.
También se genera algo importante en esta fase y es la generación de documentos que pueden ser consultados por un usuario en cualquier momento y lugar desde un ordenador.
7.5.2 Divulgación.
El proceso de divulgación consiste dar a conocer a los diferentes funcionarios de la Unidad Administrativa Especial de Servicios Públicos la información institucional recuperada y disponible para su consulta por medio de diferentes canales de comunicación.
Este proceso comenzó con el diseño de un programa de difusión que contemplaba las siguientes características:
1. Dar a conocer la apertura de la colección de la memoria institucional de la Unidad Administrativa Especial de Servicios Públicos.
2. Informar a usuarios internos y externos la posibilidad de consulta en forma digital las investigaciones y estudios generados en consecución de los servicios gestionados por la Unidad.
Frente a lo expuesto, como primera medida se diseño un correo electrónico con el objetivo de dar a conocer la nueva colección disponible en el Centro de Documentación y el cual fue distribuido por medio de correos electrónicos masivos.
De igual forma se diseñó y publicó un listado con el título, año y autor de los estudios localizados, por último se actualizo en la página Web del Centro de documentación con la apertura del la nueva colección.
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8. RESULTADO OBTENIDOS
Luego de finalizar el proceso de sistematización se obtuvieron los siguientes resultados:
1. Durante el periodo de 2004 al 2008 se elaboraron y ejecutaron 56 contratos de diferente naturaleza que dentro de sus productos a entregar se encontraba la generación de estudios e investigación de una temática determinada. Este resultado se obtuvo a partir del levantamiento documental.
2. Se localizaron alrededor de 50 estudios e investigaciones producidas entre los años de 2004 y 2008 en la Unidad Administrativa Especial de Servicios Públicos.
3. Se creó la colección de memoria institucional en el Centro de Documentación de la Unidad Administrativa Especial de Servicios Públicos.
4. Se crearon e implementaron políticas para el uso y manejo de los documentos pertenecientes a la colección denominada memoria institucional ubicada en el Centro de Documentación. (ver anexo D) 5. Es de aclarar que la colección de memoria institucional creada en el
Centro de documentación esta compuesta por documentos en formato papel y en formato digital.
6. Se realizo el proceso de digitalizaron los 50 estudios en formato PDF y 362 Diapositivas en Formato JPG para su consulta a través del centro de Documentación.
7. Esta colección puede ser consultada a través del catalogo bibliográfico del Centro de documentación por usuarios externos e internos.
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9. RECOMENDACIONES
En el desarrollo del presente proyecto se plantearon y realizaron tareas importantes para lograr una consecución exitosa en la sistematización de la memoria institucional y patrimonio bibliográfico de la Unidad Administrativa Especial de Servicios Públicos.
Es importante tener presente que gracias a que la Unidad Administrativa Especial de Servicios Públicos brindo el soporte tecnológico y económico necesario se logró satisfacer la demanda de consultas de la colección de memoria institucional tanto en usuarios internos y usuarios externos.
Con este proceso se evidencio una evolución en la satisfacción de necesidades de información por parte del Centro de documentación a sus usuarios, y la generación de nuevos servicios con el propósito de brindar la información precisa y necesaria.
No obstante, es importante hacer algunas recomendaciones para seguir con el proceso de sistematización de la memoria institucional de la Unidad Administrativa Especial de Servicios Públicos – UAESP, para que de esta manera se desarrollen los procesos establecidos de forma precisa y así el Centro del Documentación cumpla con su misión y visión establecidas.
Para tal caso es importante tener presente los siguientes puntos:
• Es necesario adquirir un espacio físico adecuado que brinde a los usuarios comodidad y tranquilidad para la consulta de materiales físicos dentro del Centro de Documentación.
• Velar por el buen manejo y uso de la documentación que conforma la memoria institucional.
• Continuar con el proceso de sistematización de la memoria institucional de acuerdo a los procesos establecidos con el propósito de dar continuidad al proyecto.
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• Dar cumplimiento de la resolución establecida con el propósito de preservar la memoria institucional de la Unidad Administrativa Especial de Servicios Públicos - UAESP por medio del Centro de Documentación. • Analizar el contenido del documento de forma minuciosa para generar
un proceso de búsqueda más efectivo.
• Generar políticas para crear convenios con otras instituciones y así posibilitar un proceso de préstamo interbibliotecario de los documentos pertenecientes a la memoria institucional.
• Promover dentro de la Unidad Administrativa Especial se Servicios Públicos la importancia de la preservación y conservación de la memoria institucional.
• Realizar los inventarios para tener un control del crecimiento de la colección de la memoria institucional.
• Hacer las transferencias necesarias de la información para conservación de la misma
• Ubicar e identificar los documentos pertenecientes a la memoria institucional de forma correcta para evitar pérdidas o extravíos de documentos dentro de la colección.
• Dentro de las recomendaciones más importante se encuentra realizar el proceso de control de calidad establecido en la descripción documental ya que no fue posible hacerlo en su momento.
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10. CONCLUSIONES
Con la consecución del proyecto de sistematización de la memoria institucional y patrimonio bibliográfico de la Unidad Administrativa Especial del Servicios Públicos – UAESP se puede concluir lo siguiente:
El conocimiento dentro de una organización es pieza fundamental para la innovación de sus procesos, pero es aun más importante la gestión del mismo para generar un proceso de cambio e innovación dentro de la organización o institución.
Sin duda alguna con esto se logra consolidar una memoria institucional fuerte y relevante dentro de una institución la cual servirá de soporte para crear un proceso de aprendizaje dentro de los miembros que conforman la organización. En este sentido, se puede concluir que sin duda alguna la recuperación, organización y difusión de la memoria institucional y patrimonio bibliográfico de la Unidad Administrativa Especial de Servicios Públicos - UAESP se convierte en una herramienta útil para la innovación y prestación de los servicios a su cargo.
Pues la experiencia almacenada en cada uno de los documentos denominados como memoria institucional generará el desarrollo de nuevo conocimiento y a su vez dará la pauta para el avance en el cumplimiento de los objetivos misionales propuestos por la Unidad Administrativa Especial de Servicios Públicos – UAESP,
Por este motivo es de gran importancia hacer un proceso de selección y valoración de los documentos que conformaran la memoria institucional y así determinar su verdadero valor documental.
Es de igual importancia destacar que no es posible crear un proceso de recuperación de información si no se diseñan los mecanismos necesarios para tal fin. Por tal motivo es necesario plantear la necesidad de catalogar y
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clasificar la memoria institucional con base a los estándares establecidos y así lograr una verdadera accesibilidad a la información.
Con la difusión de la memoria institucional de la Unidad Administrativa Especial de Servicios Públicos – UAESP se logrará brindar información de primera mano a los ciudadanos y por supuesto a funcionarios y contratistas de la Unidad con relación al funcionamiento de los servicios públicos tales como: alumbrado público, disposición final de residuos sólidos, reciclaje y disposición final de cuerpos.
Es claro que para conservar los documentos denominados como memoria institucional, es importante la implantación de políticas para su uso y manejo y así generar una cultura de cambio dentro de la Unidad Administrativa especial de servicios públicos y así conservar la información por generaciones.
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87 ANEXO A
91 ANEXO B
100 ANEXO C
RESOLUCIÓN NÚMERO __________ ( )
“Por la cual se adopta el Reglamento del Centro de Documentación de la Unidad Administrativa Especial de Servicios Públicos”
LA DIRECTORA (E) DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE SERVICIOS PÚBLICOS
En uso de sus facultades legales, en especial las conferidas por los Acuerdos 01 y 02 de 2007 expedidos por el Consejo Directivo de la Unidad Administrativa Especial de
Servicios Públicos, y CONSIDERANDO
Que el objetivo principal del Centro de Documentación, es servir de apoyo a los usuarios en los proyectos, programas e investigaciones en servicios públicos relacionadas con la prestación del servicio de aseo, los servicios funerarios y el servicio de alumbrado público, y sus áreas afines.
Que el Centro de Documentación cumple la misión de recopilar, hacer circular y promover los productos bibliográficos documentales que ingresan a la Unidad, por compra, canje o donación.
Que el Centro de Documentación ofrece los servicios que le son propios, de conformidad con las técnicas modernas de administración y manejo bibliotecológico.
Que los mandatos contenidos en la Constitución Política de Colombia referentes a la conservación y salvaguarda del patrimonio cultural de la Nación, el derecho a la información y el libre acceso a los documentos públicos, como se relaciona a continuación:
Título I de los principios fundamentales, artículo 8: “Es obligación del Estado y de las personas proteger las riquezas culturales y naturales de la Nación”.
Artículo 20: “Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento y opiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial”
Artículo 23: “Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución”
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Que para hacer uso racional de este patrimonio y prestar un mejor servicio a sus usuarios, es necesario reglamentar el funcionamiento del Centro de Documentación.
Que por lo anterior, la directora de la Unidad Administrativa Especial de Servicios Públicos RESUELVE
CAPITULO I
EL CENTRO DE DOCUMENTACIÓN
ARTICULO 1º.Objetivo. Adoptar el Reglamento para el funcionamiento del Centro de Documentación de la Unidad Administrativa Especial de Servicios Públicos, la cual presta servicios de consulta de información a los servidores públicos de la Unidad, investigadores, empresarios, comerciantes, industriales y usuarios de los servicios públicos competencia de la Entidad.
ARTÍCULO 2°. Funciones. El Centro de Documentación desarrollara las siguientes funciones:
• Recolectar, analizar, procesar y difundir la información relacionada con las áreas de interés de la Unidad.
• Estimular una comunicación más directa entre los funcionarios y contratistas que supervisan y desarrollan proyectos operativos para la Unidad.
• Prestar servicios de documentación especializada a sus usuarios: búsqueda selectiva de información, servicio de alerta con boletines, listados y ofertas documentales a través del correo electrónico, entre otros.
• Promover publicaciones de interés particular para los servicios públicos de competencia de la UAESP.
• Administrar la documentación bibliográfica del Centro de Documentación de la Unidad.
• Brindar soporte bibliográfico a las instituciones, personas y organizaciones interesadas en trabajar a favor de la investigación científica y el desarrollo de los servicios públicos.
• Divulgar el resultado de las investigaciones que desarrolle la Unidad, así como todas aquellas que estén relacionadas con los servicios públicos que garantiza la Entidad.
CAPITULO II USUARIOS
ARTICULO 4°: Entiéndase por usuario del Centro de Documentación la persona que hace uso de los recursos existentes en ella (libros, revistas, folletos, medios audiovisuales, etc.)
Sin embargo es necesario diferenciar entre los usuarios internos y externos del Centro de Documentación.
Usuarios internos; son las personas vinculadas laboralmente a la Unidad, personal de planta y contratistas.
Usuarios externos; son aquellas personas no vinculadas a la Unidad, como lo son funcionarios del