En la teoría de la administración se establecen cuatro funciones esenciales de un administrador o un gerente, que son:
¸ Planeación ¸ Dirección ¸ Organización ¸ Control
Estas funciones permiten identificar necesidades, determinar objetivos, fijar tiempos, asignar tareas y responsabilidades, así como a estimar recursos necesarios y actuaciones de evaluación y seguimiento. Todas estas funciones tienen estricta relación con las personas, por ello es importante que los administradores educativos conozcan suficientemente todos los aspectos que intervienen en el comportamiento de los miembros de una organización de cualquier índole.
En consecuencia, las principales tareas de un gerente o administrador educativo son las siguientes:
a) DESCRIBIR sistemáticamente cómo se comportan las personas en condiciones distintas en el entorno organizacional a fin de que puedan comunicarse efectivamente con los demás miembros de la institución educativa.
b) COMPREHENDER por qué las personas se comportan como lo hacen y entender las causas subyacentes a los diferentes comportamientos.
c) PREDECIR el comportamiento futuro de los trabajadores dentro de la organización o en otras similares, tanto en rasgos positivos como negativos.
d) CONTROLAR el comportamiento de las personas y de los grupos en la organización a fin de que sea coherente con la misión y visión institucional.
e) PROMOVER comportamientos positivos entre los miembros de la organización que coadyuve a su desarrollo personal armónico y fomente el trabajo en equipo y la productividad.
f) PROPONER esquemas que permitan mejorar las estructura organizativa de una institución educativa, adaptándolas a las características sicológicas, sociales y culturales cambiantes de los grupos humanos.
Cuando no existe un adecuado estudio del comportamiento organizacional y cuando no se cumplen sus objetivos, existe el riesgo de que una o más estrategias o herramientas del comportamiento organizacional se usen para limitar la libertad de las personas y privarlas de sus derechos. Afortunadamente en la actualidad los administradores y gerentes saben que el comportamiento organizacional es una herramienta humana para el desarrollo del talento humano en cualquier tipo de organizaciones, sean estas: empresas, organismos gubernamentales y no gubernamentales, instituciones educativas, organizaciones de servicios u otras. Donde haya organizaciones, siempre existirá la necesidad de describir, entender, predecir y mejorar la administración del comportamiento humano. Idalberto Chiavenato(2007) autor del Texto básico, plantea un sistema de Administración de recursos humanos integrado por cinco subsistemas, a saber:
- Subsistema de integración de recursos humanos que contiene el reclutamiento de personal y la selección de personal.- Subsistema de organización de recursos humanos que abarca el diseño de puestos, la descripción y análisis de puestos y la evaluación del desempeño.
- Subsistema de retención de los recursos humanos, que contiene las áreas de administración de sueldos y salarios, los planes de prestaciones sociales, la calidad de vida en el trabajo y las relaciones con las personas. - Subsistema de desarrollo de recursos humanos integrado por capacitación
y desarrollo de personal y desarrollo organizacional, y
- Subsistema de auditoria de recursos humanos, que contiene lo relacionado con sistemas de información de recursos humanos y ética y responsabilidad social.
Esta segunda unidad de estudio contiene los dos primeros subsistemas y la tercera unidad se relaciona con el tercero y cuarto subsistema.
En consecuencia, deberá tomar en cuenta que en el presente módulo de estudio no se consideran algunos temas del Texto Básico, por lo que debe ceñirse a las cuatro unidades señaladas en esta Guía Didáctica.
2.1. RECLUTAMIENTO DE PERSONAL
Se realiza a partir de un diagnóstico de necesidades de personal que necesita la organización para su desenvolvimiento actual y futuro, de las disponibilidades del mercado laboral e implica una selección de técnicas adecuadas para el reclutamiento, que inicia con una invitación a través de medios de comunicación social u otros mecanismos
2.2. SELECCIÓN DE PERSONAL
El ingreso de los talentos a una organización requiere un proceso de escoger y personas previamente reclutadas, para que realicen un trabajo determinado dentro de la organización. Este proceso de selección busca garantizar la eficiencia y eficacia en cada puesto de trabajo.
Los criterios de selección de personal son determinantes a la hora de escoger las mejores alternativas en beneficio de la organización. Por ello en la actualidad se da mayor importancia al nivel competencial de los aspirantes a un puesto de trabajo.
2.3. DISEÑO DE PUESTOS
El concepto de puesto, de acuerdo con Chiavenato(2007:203) “se integra de todas la actividades que desempeña una persona, que pueden ser contenidas en un todo unificado y que ocupa una posición formal en el organigrama de la organización”
Un puesto implica una relación de supraordinación y subordinación, ya que en una organización existen niveles jerárquicos y cada puesto posee funciones, atribuciones y métodos de trabajo específicos.
El autor del texto básico plantea varios modelos de diseño de puestos: modelo clásico o tradicional, modelo humanista o de relaciones humanas, modelo situacional y el enfoque motivacional del diseño de puestos.
2.4. DESCRIPCIÓN Y ANÁLISIS DE PUESTOS
La descripción de un puesto se refiere a un listado de tareas o funciones asignadas a un puesto específico dentro de la estructura de la organización. Por su parte el análisis de puestos determina los requisitos, responsabilidades y condiciones que el puesto exige para los postulantes. En este proceso se asigna un valor cuantitativo o cualitativo a cada uno de los factores de análisis. En el texto básico se plantean cuatro métodos más utilizados para la descripción y análisis de puestos:
- Observación directa - Cuestionario - Entrevista directa - Métodos mixtos
Para el análisis de puestos existen tres etapas, claramente definidas: - Planeación
- Preparación - Realización
2.5. EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO
Constituye un proceso sistemático de valoración del comportamiento de una persona en un determinado puesto o función y durante un período determinado de tiempo. Dicha evaluación también puede ser realizada de manera informal y de manera esporádica. Según Carlos Martínez(1998) “Es el proceso en el cual se mide el grado en que cada trabajador mantiene su idoneidad y cumple los objetivos del cargo o puesto de trabajo que desempeña (eficacia), así como la forma en que utiliza sus recursos para lograr dichos objetivos (eficiencia)”.
En la actualidad la mayoría de las organizaciones responsabilizan de este proceso a una unidad operativa específica que suele ser denominada comisión de evaluación o unidad de evaluación del personal o institucional.
Los procesos de evaluación que involucran a todos los estamentos de la organización y que utilizan instrumentos previamente validados tienen las mejores garantías de efectividad.
Por otra parte los verdaderos procesos de evaluación tienen como objetivo primordial diseñar procesos de mejoramiento del desempeño, en lugar de buscar sanciones o despidos.
El autor del Texto Básico presenta varios enfoques metodológicos de evaluación del desempeño: desde los métodos tradicionales hasta las nuevas tendencias en la evaluación del desempeño que dan más valor a los logros o resultados que al comportamiento mismo.
Características de la evaluación del desempeño: • Es un procedimiento continuo y sistemático
• Es un procedimiento que afecta a toda la organización, e involucra a todos los miembros
• Implica la expresión de juicios de valor (cuantitativos y cualitativos) • Tiene un sustento histórico.
• Tiene una óptica prospectiva.
• Su finalidad es el desarrollo armónico de la organización Estándares del desempeño:
Son parámetros que guardan relación con los resultados que se desean en cada puesto. Se desprenden del análisis del puesto de trabajo y se basan en las responsabilidades y competencias que constan en el manual de funciones o en la descripción del puesto.