Studying Observed Impact Behaviors

La aplicación del componente de monitoreo será de suma importancia para evaluar un sistema de control interno.

PRODUCTO A ELABORAR: CANTIDAD:

LOTE:

FECHA DE INICIO: FECHA CULMINACIÓN:

ITEM. MATERIALES A EMPLEAR

UNIDAD DE MEDIDA.

COSTO

UNITARIO COSTO TOTAL

OBSERVACIONES:____________________________________________________________

ELABORADO POR: APROBADO POR

ORDEN DE PRODUCCIÓN N. FECHA DE REQUERIMIENTO:

DEP. CONTABLE.

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El monitoreo es uno de los últimos componentes del control interno utilizados para evaluar y valorar la calidad del desempeño. Este monitoreo dependiendo la entidad podrá ser mediante monitoreo ongoing, por evaluaciones separadas o una combinación de ambas.

Este monitoreo permitirá asegurar que el control interno continúe operando efectivamente, y estará aplicado a todas las actividades de gerencia, mercaderista y producción que son las áreas donde se han encontrado falencias y con la aplicación de los 5 componentes de control interno se espera mejorar su desempeño.

Para el presente caso de estudio, el monitoreo que se propone llevar a cabo será por evaluaciones continuas y separadas y la presentación de reportes sobre deficiencias.

3.2.3.6.1 Evaluaciones continuas y separadas.

Permitirán determinar si el control interno sobre la información de las actividades de gerencia, mercaderista y producción están presentes y funcionando.

a) Alcance y frecuencia.- Esta evaluación dependerá de los riesgos que se controlen y de su importancia, el monitoreo del sistema de control interno que se necesite con menor frecuencia, podrá motivarse por diversas razones que pudieran ser estrategias o cambios administrativos, adquisiciones o disposiciones en cualquier información.

b) Conveniencia del proceso de evaluación.- La evaluación del sistema de control interno será un procedimiento en sí mismo, puesto que las técnicas empleadas podrán variar y deberá de existir una disciplina, deberá entenderse cada una de las actividades de las áreas involucradas, esto es Gerencia, mercaderista y producción. Así mismo quien o quienes realicen la evaluación, deberán analizar los controles internos y los resultados, este análisis deberá conducirse frente a criterios a fin de establecer si los controles otorgan la seguridad en relación con objetivos que se hayan establecido.

c) Metodología de evaluación lógica y apropiada.- De acuerdo con lo que plantea el componente de monitoreo se pueden aplicar variadas metodologías y herramientas entre las cuales se pueden sugerir utilizar listas de verificación, cuestionarios y diagrama de flujo y para el caso de la empresa Master Plant Cía. Ltda., como parte de una

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metodología de evaluación se podrá si se quiere comparar su sistema de control interno con lo de otras entidades similares, teniendo en cuenta que de hacerse estas comparaciones deberá considerarse que existirán diferencias entre sus objetivos, hechos y circunstancias.

d) Nivel de documentación.- La documentación que se realice sobre los controles internos podrán varias en tamaño, complejidad y otros factores, es decir todo lo referente a manuales de políticas, organigramas, flujogramas y otras descripciones.

Para el presente caso se propone tener un nivel apropiado de documentación, con esto se facilitará la comprensión por parte del personal y su posterior modificación o actualización.

Por lo expuesto anteriormente sobre el quién evaluará, se puede decir que dicha evaluación o monitoreo podrá ser realizado mediante autovaloración como parte de las obligaciones regulares o a petición de la alta gerencia, así mismo por los directivos de la empresa o por quien ellos designare o a su vez por contratación de auditores externos

3.2.3.6.2 Reportes sobre deficiencias.

Las deficiencias que se encontraren en el control interno podrán resultar de varias fuentes, estas deficiencias podrán representar faltas potenciales o reales como una oportunidad para fortalecer los controles internos y tener así una mayor y mejor posibilidad de alcanzar los objetivos corporativos.

a) Fuentes de información.- Una fuente misma de información podrá ser el control interno, incluyendo actividades administrativas y supervisiones diarias al personal, otras fuetes podrían considerarse las evaluaciones separadas del control interno, inclusive aquellas que hubieren sido realizada por la propia administración, personal externo o propio de la empresa, todo lo cual podrá dar luz a aquellas áreas donde se requiera un mejoramiento de control.

Por consiguiente y por lo expuesto anteriormente cabe mencionar que es lo que se debe informar, pues serán todas las deficiencias del control interno y que perjudiquen el alcance

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de objetivos, como por ejemplo informar sobre los casos encontrados y mencionados en los hallazgos.

Y por último para finalizar estará la parte de a quién informar lo cual generalmente deberá ser reportado a sus superiores o al nivel gerencial y estos resultados se reportarán para conocimiento no solo aquellos responsables de la actividad perjudicada o de falencia sino al nivel administrativo como responsable directo del personal involucrado.

Cuestionario de monitoreo de control interno.

Tabla 166. Cuestionario de monitoreo de control interno.

EMPRESA MASTER PLANT CÍA. LTDA.

AUDITORÍA DEL CONTROL INTERNO DEL ÁREA DE INVENTARIO PERÍODO: 01 AL 31 DE JULIO DEL 2016.

N. COMPONENTE SI NO OBSERVACIONES

A. AMBIENTE DE CONTROL

1.1 ¿Los directivos de la empresa han promovido en sus

integrantes los valores morales, éticos y corporativos? 1.2 ¿La empresa tiene clara su misión, visión y objetivos? 1.3 ¿Las actividades realizadas están basados en normas,

principios?

1.4 ¿La empresa cuenta con un organigrama? 1.6 La infraestructura física está adaptada para un buen

desempeño del puesto de trabajo? 1.7 Existe total integración de compañerismo en todas las

áreas de la empresa?

B VALORACION DE RIESGO.

2.2 Los objetivos y las metas se cumplen considerando los

riesgos que existan?

2.4 Ante la existencia de riesgo se cuenta con algún plan de

contingencia?

2.5

Los empleados de la empresa son conscientes de los

riesgos internos y externos que pueden existir?

2.7

¿Las actividades que realizan, tienen que ver con las

actividades para las cuales fue contratado?

2.8

Se promueven acciones de capacitación al personal sobre

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C. ACTIVIDADES DE CONTROL

3.1 ¿Los estados financieros con respecto a todo el

inventario se los realiza de manera correcta y a tiempo? 3.2 ¿Las compras de Materia Prima se las hace de acuerdo a

políticas establecidas?

3.4 ¿Para dar de baja productos en deterioro se rigen a

políticas?

3.5 ¿Los empleados de la empresa conocen los

procedimientos de control del inventario? 3.7 ¿La empresa tiene un manual de procedimientos que

rijan el manejo de inventarios de la misma? 3.9 ¿Se encuentra documentado las actividades a

desempeñar por cada área?

3.10 ¿Los directivos, han establecido procedimientos de

supervisión de los procesos y operaciones de la entidad? 3.11 ¿Las transacciones de la entidad, se sustentan con

documentos originales o fotocopias? 3.15 ¿Se lleva algún tipo de control para verificar el stock

máximo y mínimo de todo el inventario? 3.17 ¿Se toman medidas cuando se descubren faltantes en el

inventario?

3.18 ¿Se documenta el control, seguimiento y cumplimiento

de las actividades realizadas por cada área?

D INFORMACION Y COMUNICACIÓN.

4.1

¿Posee la empresa un software, que les garantice el procedimiento correcto de registro de ingresos y egresos de la mercadería?

4.2 Se ha dado a conocer a los integrantes de la empresa las

políticas generales?

4.4 ¿El personal conoce cuáles son sus responsabilidades? 4.5

¿El sistema de información computarizado, responde a las políticas que definen los aspectos de soporte técnico, mantenimiento y seguridad?

4.7 ¿La comunicación externa se entrega a tiempo?

4.8

Existe buena comunicación entre los compañeros de trabajo, que ayude al desenvolvimiento de las actividades laborales?

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¿Existe un mensaje claro de parte de la alta dirección, sobre la importancia del sistema de control interno y las responsabilidades de los servidores y servidoras?

E. MONITOREO Y SUPERVISIÓN.

5.1

¿Se realiza el seguimiento y evaluación permanente del sistema del control interno, para determinar mejoras y ajustes requeridos?

5.2

¿Se verifica la eficacia de las actividades regulares de control, cuando se desarrollan y establecen nuevos sistemas de contabilidad o de información?

5.3 ¿Se mide en el personal el cumplimento de sus

actividades en el área?

5.4 ¿Se han definido herramientas de autoevaluación? 5.5 Cualquier novedad o inquietud que tengan, se

comunican con el personal adecuado?

SUMAN

Elaborado por: Jomara Pazos Montero.