Representan la partida del activo que son generadoras de ingresos para varios tipos de empresas, entre los cuales se encuentran las que tienen una actividad de transformación y las que se dedican a la compra y venta o comercialización. Cualquier tipo de entidad por más pequeña que sea, posee y maneja algún tipo de inventario, el cual en algunos casos será la fuente generadora de ingresos operacionales y en otros, por ser necesarios para la prestación de los servicios. Catacora (1997), 17 p.148
Medición de los Inventarios
La Norma Internacional de Contabilidad 2-Inventarios, expone que los inventarios deben ser medidos al costo o al valor neto realizable, según cual sea menor. El costo de los inventarios debe comprender todos los costos derivados de la adquisición y conversión de los mismos, así como otros costos en los que se ha incurrido para darles su condición y ubicación actuales.
- Costo: Los inventarios inicialmente se miden al costo histórico de adquisición o de producción o transformación. Los sistemas para la medición del costo de las existencias, son el método del costo estándar o el método de las ventas al detalle,
17 Catacora, F. (1997). Sistemas y procedimientos contables. Venezuela: Editorial McGraw-Hill.
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los cuales pueden ser usados por conveniencia siempre que el resultado se aproxime el costo.
a) Método del costo estándar, el costo estándar se establecerá a partir de niveles normales de consumo de materiales y suministros, mano de obra, eficiencia y capacidad de producción utilizada. Ellos son regularmente revisados y si, es necesario, es modificado a la luz de las nuevas condiciones.
b) Método de ventas al detalle: se usa a menudo en el sector o actividad minorista para valorizar o medir las existencias cuando hay un gran número de artículos de rápida rotación, que tiene márgenes similares y para los cuales no es posible usar otros métodos de costos.
- Valor Neto de Realización: Es el precio estimado de venta de un activo en el curso normal de la explotación, menos los costos estimados para terminar su producción y los necesarios para llevar a cabo la venta.
Objetivos
Núñez (2002), indica: “El renglón de inventarios es generalmente el de mayor significancia dentro del activo corriente, no solo en su cuantía, sino porque dentro de su manejo proceden las utilidades de la empresa” 18 (p.45). De lo antes expuesto se
puede deducir que los objetivos de los inventarios es proveer o distribuir adecuadamente los materiales necesarios a la empresa, colocándolos a disposición en el momento indicado para así evitar aumentos de costos perdidos de los mismos, permitiendo satisfacer correctamente las necesidades reales de la empresa a las cuales debe permanecer constantemente adaptado. Por lo tanto, la gestión de inventarios debe ser atentamente controlada y vigilada.
Tipos de Inventarios
18 Núñez (2002). http://www.fao.org/fileadmin/user_upload/training_material/docs/Inventarios_Forestales%20_Bosques_Latifoliados_AC.pdf .
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Los inventarios son importantes para los fabricantes en general, varía ampliamente entre los distintos grupos de industrias. La composición de esta parte del activo es una gran variedad de artículos.
Para Catacora (1997) p. 112, los inventarios se presentan en los siguientes tipos:19 - Inventario de materia prima, es el inventario de los materiales con los que se
elaboraran los productos finales, es decir que no han recibido procesamiento. Para las agroindustriales las materias primas lo constituyen productos provenientes de la agricultura, ganadería, forestal y pesca.
- Inventarios de productos en proceso, es el inventario de los productos que se encuentran en el proceso de manufactura. Su cuantificación se realiza por la cantidad de materiales, mano de obra y gastos indirectos de fabricación aplicables a la fecha.
- Inventarios de productos terminados, es el inventario de aquellos productos que pasaron el proceso de transformación y están en condición para ser vendidos como productos elaborados.
- Inventario de materiales y suministros.
Métodos para Valuar o Valorar el Inventario
- Método FIFO o PEPS, este tipo de valuación se basa en que lo primero que entra es lo primero en salir. Con este tipo de valuación tenemos una valoración que se basa en costos más reciente.
- Método LIFO o UEPS, este tipo de valuación se basa en que el último que entra es lo primero que sale. Este tipo de valuación tiene la ventaja que mantiene su costo estable frente a una posible alza en los precios.
- Método del costo promedio aritmético, este tipo de valuación se obtiene de la media aritmética de los precios unitarios de cada artículo.
19 Catacora, F. (1997). Sistemas y procedimientos contables. Venezuela: Editorial McGraw-Hill.
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- Método del costo promedio armónico, este tipo de valuación se calcula de los ponderados de los precios por cada unidad comprada, para luego dividir los importes totales entre el total de unidades.
- Método del costo promedio móvil, este tipo de valuación se calcula de acuerdo a las variaciones producidas por las entradas y salidas obteniendo promedios sucesivos.
Control Interno de Inventarios
Perdomo (2008), explica que el control interno de inventarios es el plan de organización entre el sistema de contabilidad, funciones de empleados y procedimientos coordinados, que tienen por objeto obtener información segura, salvaguardar las mercancías, materia prima, productos en proceso y productos terminados propios, en existencia y disponibilidad inmediata, que en el curso normal de operaciones están destinados a la venta ya sea en su estado original de compra o después de transformados.20
García (2008), muestra la importancia del control interno de los inventarios al mencionar que es una de las actividades más complejas, ya que hay que enfrentarse a intereses y consideraciones en conflicto por las múltiples incertidumbres que encierran. Su planeación y ejecución implican la participación activa de varios segmentos de la organización, como ventas, finanzas, compras, producción y contabilidad.21
En resumen el control interno de inventarios cumple un elemento importante en el sistema de control interno de las agroindustriales, es por ello que las gerencias deben tener bien establecido los procedimientos que dan origen al control.
Gestión de Almacenes
20 Perdomo, A. (2008). Fundamentos de Control Interno. Cengage Learning Editores S.A. 21 García, A (2008). Planeación y control de inventarios. México: Editorial Trillas.
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Según Cépeda (2006), gestión de almacenes consiste en establecer y mantener las cantidades más ventajosas de materias primas, materiales y productos empleando para tal fin las técnicas, los procedimientos y los programas más convenientes a las necesidades de una empresa.22
Según Ferrín (2007), almacenamiento se puede definir, como aquel proceso organizacional que consiste en tomar las medidas necesarias para la custodia de stock, evitar su deterioro, ya sean estos, insumos o productos terminados necesarios para ventas, producción o servicios.23
a) Creación de valor en un almacén: A diferencia de las empresas productoras que crean valor transformando un material, los almacenes crean valor sin necesidad de hacer algún cambio sobre el producto. Según Cálamo (2004), las principales actividades de creación de valor en un almacén son las siguientes:24
- Rotación de mercadería, esto se refiere a evitar que los productos se vuelvan inservibles por razones de perecibilidad u obsolescencia. Un almacén que tiene una gestión adecuada del mismo, está organizado para que en la medida de lo posible, siempre despache la mercadería más próxima a vencerse.
- Minimizar pérdidas, todo almacén debe poner el máximo cuidado cuando manipula lo que se le ha confiado para así evitar cualquier pérdida, ya sea por deterioro debido a manipuleo interno o, peor aún, por robo. Un almacén que no pueda controlar este aspecto está condenado a desaparecer.
- Mantener un buen nivel de stocks, todo almacén tiene una capacidad, la cual no puede superar, ya que de hacerlo podría implicar posibles pérdidas, debido a que la mercadería se agruparía en espacios más estrechos de lo recomendable, impidiendo que se mantenga la calidad de la misma. De igual manera que existe una máxima capacidad, es importante también tomar en cuenta que se
22 Cépeda A. (2006). Auditoría y Control Interno. Bogotá: Ecoe Ediciones.
23 Ferrín A. (2007). Gestión de Stocks en La Logística de Almacenes. España: FC Editorial (2da Edición). 24 Cálamo B.G. (2004). Apuntes del curso “Gestión Efectiva de Almacenes”. Perú: IPAE.
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conservará un mínimo de stock de mercadería almacenada, de modo que no se tenga problemas con satisfacer algún pedido repentino.
b) Funciones del almacén: Para Ballou (1991), en un sistema de almacenamiento o manejo de mercaderías distingue tres actividades principales,25 estas son:
- Carga y descarga, para que un almacén funcione, de manera adecuada, es necesario que tenga un buen control, sobre todo lo que en él se ingresa y despacha. En el proceso de descarga muchas veces, está incluido el proceso de ubicación de la mercadería dentro del almacén, aunque en otros almacenes ambos procesos se encuentran separados, como en los que se requieren de un equipo especial para la descarga y otro para la ubicación. El proceso de carga puede llegar a ser un poco más complicado que el de descarga, pues en algunos almacenes, se realiza una inspección previa a los materiales que se está retirando, además, según sea la naturaleza de la mercancía, en ciertas ocasiones, se deberá pasar por un proceso de empaquetado.
- Programación efectiva, como en todo sistema bien organizado un almacén debe saber que actividades va a realizar para, de esta manera, preparar los recursos necesarios, calcular el tiempo que necesitará para realizarlas y prevenir cualquier eventualidad.
- Traslación dentro del almacén, Esta función se ubica entre la carga y la descarga, se refiere a lo que es el traslado físico de la mercadería dentro de las instalaciones del almacén, es decir de una ubicación a otra. Esta es la función en que más cuidado se debe tener, ya que es en la que se generan la mayor cantidad de pérdidas, sea por manipuleo interno, un mal ingreso no verificado o ubicación errada. Esta actividad suele ser realizada con ayuda de los equipos de los cuales el almacén dispone como: carretillas, montacargas, etc.
25 Ballou, R.H. (1991). Logística empresarial, Control y planificación. España: Ediciones Díaz de Santos.
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c) Aspectos a considerar para las ubicaciones, es conveniente asignar lugares con clasificaciones de acuerdo al tipo de material y no de manera aleatoria, ya que siempre existirá variedad de materiales, es por eso que hay que seguir algunas normas básicas para tener un buen almacenamiento.
Al respecto, Cálamo (2004), hace mención de los siguientes aspectos:26
- Valor del producto, este aspecto es importante cuando se está trabajando con productos de gran valor, usando por ejemplo áreas de acceso restringido o ubicaciones altas, para las que se requiere el uso de montacargas para acceder a la mercadería.
- Estacionalidad de la demanda, si se está trabajando con productos cuya demanda varía, drásticamente, durante el año, es un factor a tener en cuenta al momento de ubicar los mismos, ya que en los picos superiores, el producto deberá estar lo más accesible que se pueda. Mientras que en la situación opuesta, es decir, cuando la demanda esta baja o es nula, puede ser ubicado en lugares alto, pues su acceso será poco frecuente.
- Configuración del almacén, cada almacén tiene una configuración específica. Esto se refiere a que está divido por áreas, las cuales han sido señaladas pensando en los riesgos que origina el mantener cerca un producto de otro.
- Perecibilidad, en muchos casos se almacenan bienes perecibles, esta característica debe ser tomada en cuenta. Al no tener fácil acceso a los productos próximos a vencer podría generar la pérdida de los mimos.