Access Database 2003 Basics

Database Basics 

• Create a new database  • Create tables  • Create records  • Create forms  • Create queries  • Create reports  • Hands‐On Practice   

Create a new database 

Open Microsoft Access.    It should look like this:     In the Getting Started pane, click Create a new file.   When the New File pane appears, click Blank Database.    

When the File New Database window appears, create a new folder in the My Documents folder called  Practice Access Files.   TIP: To create a new folder, double‐click the My Documents folder so it appears in the Save in drop‐down  list.   Then click the  icon.   Double‐click the Practice Access Files folder.   It should appear in the Save in box.     In the File name box, type:   Friends.mdb   TIP: The file extension for Access databases is .mdb.   Just like Word files are something.doc, and Web  pages are somethingelse.html, Access databases are database.mdb.   MDB stands for “Microsoft DataBase.”     Click the  button.   The window for the Friends database should open:  

    Identify database elements  Elements of databases  A database stores information in an organized way, and makes it easy to get information in and  out.  Tables store data within the database.  Forms make it easy to put data into tables.  Queries pull out specific data.  Reports put data in an easily‐read format.   

In the Objects list, click Tables.     Click Queries.     Click Forms.     Click Reports.  

Click Tables. 

 

Click the  button.     The Friends database window should expand to fill the screen.   

Create tables 

Double‐click Create table by entering data.  

 

A blank table should open:  

 

Name fields  Double‐click the Field 1 column header.     Type:   First Name   Press the ENTER key on your keyboard.   The column header should look like this:     Double‐click the Field2 column header.     Type:   Last Name   It should look like this:     Press the ENTER key on your keyboard. 

 

Double‐click the Field4 column header, type:   Zip   then press ENTER.  Double‐click the Field5 column header, type:   Phone Number    then press ENTER.   The table should now look like this:

 

   

Delete unused fields 

Right‐click the Field6 column header.     When the menu appears, click Delete Column.    

When the alert window appears, click the  button.     Right‐click the Field7 column header.   When the menu appears, click Delete Column.   When the alert window appears, click the  button.  Delete the Field8, Field9, and Field10 columns the same way.   The table should now look like this:

 

  On the Menu Bar, click File, then Save.  

When the Save As window appears, type:   Friends of Mine   in the Table Name box.     Click the  button. 

 

When the alert window that reads There is no primary key defined appears, click the  button.     Access will insert an ID field—the Key field—in the table:    

 

What is the key field? 

When the alert window popped up, and you clicked the  button, Access added the ID field to  the table.  The ID field is now the table's primary key, or key field. That means it can't contain any duplicates.  Every table should have a key field.  For example, if a hospital keeps a database, each patient can have a unique ID number in the key field.  That way, if it has more than one patient named John Baker, it can easily distinguish John Baker, ID #326  in for a checkup, from John Baker, ID #298 who needs his gall bladder removed.   

Create records 

Click in the box under the First Name column header.     Type:  Elvis  Press the TAB key on your keyboard.   The table should now look like this:     Type:  Presley  then press the TAB key.  Type:  Baltimore  then press TAB.   Type:  21212  then press TAB.  Type:  4105551212 then press TAB.   The table should now look like this:     TIP: Notice how the cursor in the row selector has moved down to the second (new) record. When you  move on to a new record, Access automatically saves the previous record.      

Add new fields 

Right‐click the Zip column heading.    

When the menu appears, click Insert Column.     The table should now look like this, with a new blank field:     Double‐click the column heading and type:   State   Press the ENTER key.   Click inside the new State field for the first record.     Type:  MD   Press TAB until the cursor moves down to a new record.     Record number 1 is saved and complete.    

Move fields 

Click the Phone Number column heading.     The entire column should be selected.     Place the cursor on the Phone Number column heading.   Then drag the column so the cursor rests between the Last Name and City columns.     When you see a thick black line between the two columns, release the mouse button.     The Phone Number column should now rest between the Last Name and City columns:       On the Menu Bar, click File, then Close.   When prompted to save the changes to the table layout, click the  button.      

The Friends database window should now look like this:     

Create forms 

In the Objects list, click Forms.  

 

Double‐click Create form by using wizard.  

 

When the Form Wizard window appears, click the  button.  

 

All the table fields should be added to the form: 

 

When the next screen appears, leave Columnar selected, then click the  button.  

 

When the next screen appears, make sure Standard is selected, then click the  button.  

 

When the last screen appears, type:   Friends of Mine Data Input Form  in the box.  

 

Click the  button.  

Add a new record 

In the form window, click the  button located at the bottom of the form.   A blank record should appear.   Press TAB to advance to the First Name box.     Type:  Bo   then press the TAB key.  Type:  Diddley  then press the TAB key.  Type:  Richmond  then press the TAB key.  Type:  VA  then press the TAB key.  Type:  23220  then press the TAB key.  Type:  8005557890  The form should now look like this:       Press the TAB key again.  

The form should progress to a new, blank record:     The old record has been saved. 

 

On the Menu Bar, click File, then Close to return to the database window.      

Create queries 

What's a query? 

A query is a way to get specific information from the database.  Essentially, it's a question. You use queries to ask the database things like, "Who are my customers in  Montana?", or "How many pipe fittings have I sold this month?" 

In the Objects list, click Queries.     Double‐click Create query by using wizard.     When the Simple Query Wizard opens, double‐click First Name in the Available Fields list.   First Name should appear in the Selected Fields column:   

Click the  button.  

This should add the Last Name field to the Selected Fields list:  

 

Double‐click Phone Number.  

Click the  button. 

 

When the final screen appears, type:   Names and Numbers     Click the  button.   The query is automatically saved and executed.   It should look like this:     On the Menu Bar, click File, then Close to return to the database window. 

 

 

Create reports 

In the Objects list, click Reports.   Double‐click Create report by using wizard.     When the Report Wizard window appears, click the Tables/Queries drop‐down arrow.   When the list appears, click Table: Friends of Mine.     Click the  button to move all the fields into the Selected Fields list.  

In the Selected Fields list box, click ID, then click the  button.   The ID field should be removed.    The report wizard should now look like this:     Click the  button. 

 

When the next screen appears, click the  button.    

When the next screen appears, click the first drop‐down arrow, then click State in the list.     Click the  button. 

 

 

Choose layout and style 

When the next screen appears, make sure Tabular is checked in the Layout section.    

When the next screen appears, click Soft Gray in the list of available styles.     Then click the  button.    

View the report 

When the final screen appears, type:  My Friends  in the box.     Then click the Preview the report radio button.  

Click the  button.   The report is automatically created, saved and opened.   It should look like this:     On the Menu Bar, click File, and then Close to return to the Friends database window. 

 

On the Menu Bar, click File, then Exit to close Access.       

Practice: Database Basics 

1. Open Microsoft Access.   2. Create a blank Access database in the Practice Access Files folder called Music Library.mdb.   3. Create a new table with these fields:   CD Title  Artist  Genre  Date Purchased  Number of Songs  

5. Save the table as CDs.   Allow Access to create a Primary Key.   6. Rename the ID field (the Primary Key) Album ID.   7. Enter these data into the table to create the first record:   CD Title: Pearls on a String  Artist: Dusty Trails  Genre: Folk  Date purchased: 05/10/2001  Number of Songs: 14   It should look like this:     8. Close the CDs table.   9. Create a form for inputting data into the CDs table.   10. Save it as CDs Table Data Input.   It should look like this:     11. Use the form to enter information for four more CDs.   TIP: Feel free to make things up.   12. Create a query that pulls out this information:   CD Title  Genre  Number of Songs  

13. Save the query as Quick CD Notes. Run the query.   It should look like this:     Create a report based on the CDs table.   14. Include all the fields of the CDs table in the report, and sort the records based on Genre.   TIP: Format the report using the Soft Gray style.   15. Name the report CD Inventory.   It should look like this:     16. Close the report.   17. Exit Microsoft Access.