Flow chart แสดงข นตอนของการจ ดท าเอกสารค ณภาพ

(1)

ถูกตอง 1. ผูจัดทําเอกสารคุณภาพจัดทําเอกสารคุณภาพ ตามรูปแบบคูมือการจัดทําเอกสารคุณภาพโรงพยาบาล ชลประทาน(SD-EDU-001-00) 2. ผูจัดทําเอกสารคุณภาพเขียนใบแจงขอดําเนินการ เอกสารตามระบบเอกสารคุณภาพ (FM-EDU-001-00) พรอมแนบเอกสารคุณภาพที่จัดทํา 3. ผูจัดทําเอกสารคุณภาพเสนอ ผูบริหารหนวยงานตามสายการ บังคับบัญชาตรวจสอบเนื้อหาและ ความซ้ําซอนของเอกสาร 4. ผูอํานวยการ/รองผูอํานวยการ/ ประธานคณะกรรมการ/ผูบริหารหนวยงาน ลงนามผูตรวจสอบ 5. ผูจัดทําเอกสารคุณภาพ เสนอผูบริหาร/ประธาน คณะกรรมการที่มีอํานาจตาม ระดับประเภทของเอกสารเพื่อ อนุมัติ 6. ผูอํานวยการ/รองผูอํานวยการ/ ประธานคณะกรรมการ/ผูบริหารหนวยงาน ลงนามผูอนุมัติเอกสาร ไมถูกตอง ถูกตอง ไมถูกตอง หมายเหตุ : กรณีที่ไมแนใจในระเบียบ ปฏิบัติและความถูกตองสงคณะกรรมการ จัดทําเอกสารระบบคุณภาพตรวจสอบ กอนเสนอผูบริหารหนวยงาน

(2)

หลังจากเอกสารคุณภาพไดรับการอนุมัติ

ตองดําเนินการตอไปนี้

1. ผูจัดทําเอกสารสงใบแจงขอดําเนินการเอกสารตามระบบ_{เอกสารคุณภาพ (FM-EDU-001-00) พรอมแนบตนฉบับ} เอกสารคุณภาพและไฟลเอกสารที่คณะกรรมการจัดทํา เอกสารระบบคุณภาพกอนวันที่ประกาศใช และยื่นรายชื่อ ผูเกี่ยวของที่ตองไดรับเอกสารคุณภาพไวอางอิง 2. คณะกรรมการจัดทําเอกสารระบบคุณภาพลงทะเบียน เอกสารคุณภาพตามลําดับประเภทของเอกสารจัดทําบัญชี แมบทควบคุมการกระจายเอกสาร (FM-EDU-003-00) และ จัดทําสําเนาเอกสารคุณภาพเทาจํานวนที่ลงทะเบียนคุมการ กระจายเอกสารระบบคุณภาพพรอมประทับตราระบุสถานะ “เอกสารคุณภาพ ควบคุม สําเนาฉบับที่...” ทุกหนา เอกสาร 6. คณะกรรมการจัดทําเอกสารระบบคุณภาพจัดเก็บ ตนฉบับในแฟมเอกสารคุณภาพ และจัดทํา PDF File เก็บ ไวใน server งานเอกสารคุณภาพ 7.คณะกรรมการจัดทําเอกสารระบบคุณภาพ ลงทะเบียนระบุสถานที่จัดเก็บในแบบฟอรมบัญชีแมบทคุม เอกสาร (FM-EDU-004-00) 5. ผูจัดทําเอกสารคุณภาพ/หัวหนาหนวยงานที่เกี่ยวของ สื่อสารทําความเขาใจและอบรมใหความรูแกบุคลากรที่ เกี่ยวของ เพื่อการนําไปปฏิบัติไดถูกตอง เปนไปในแนวทาง เดียวกัน 3. ผูจัดทําเอกสารคุณภาพ/คณะกรรมการจัดทําเอกสาร ระบบคุณภาพติดตามแจงและสงสําเนาเอกสารคุณภาพให ผูเกี่ยวของถือครองเอกสารไวอางอิงในการปฏิบัติงานใหทัน วันที่ประกาศใช 4. คณะกรรมการจัดทําเอกสารระบบคุณภาพจัดเก็บ ตนฉบับบัญชีแมบทควบคุมการกระจายเอกสารที่มีการลง นามรับเอกสารจากผูถือครองเอกสารแลวทําสําเนาเอกสาร บัญชีแมบทควบคุมการกระจายเอกสารใหผูจัดทําเอกสาร คุณภาพจัดเก็บ

(3)

กรณีการแกไข

เปลี่ยนแปลงเอกสารคุณภาพ

1. ผูจัดทําเอกสารคุณภาพเขียนใบแจงขอดําเนินการเอกสารตามระบบ เอกสารคุณภาพ (FM-EDU-001-00) ที่ระบุรายละเอียดของการแกไข เอกสารคุณภาพแลวเสนอตามลําดับขั้น 2. ผูจัดทําเอกสารคุณภาพนําไฟลเอกสารคุณภาพที่คณะกรรมการจัดทํา เอกสารระบบคุณภาพไปปรับแกไขใหมเฉพาะหนาที่ทําการแกไข และสง ใบแจงขอดําเนินการเอกสารตามระบบเอกสารคุณภาพ (FM-EDU-001-00) พรอมแนบตนฉบับเอกสารคุณภาพและไฟลเอกสารที่แกไขแลว พรอม รายชื่อผูเกี่ยวของที่ตองไดรับเอกสารคุณภาพไวอางอิงที่คณะกรรมการ จัดทําเอกสารระบบคุณภาพกอนวันที่ประกาศใช 4. คณะกรรมการจัดทําเอกสารระบบคุณภาพ/ผูจัดทําเอกสารคุณภาพ ติดตามแจงและสงสําเนาเอกสารคุณภาพใหผูเกี่ยวของถือครองเอกสารไว อางอิงในการปฏิบัติงานใหทันวันที่ประกาศใช และเรียกคืนเอกสาร คุณภาพฉบับเกาเพื่อนํามาประทับตรา “ยกเลิก” หรือทําลายเอกสารฉบับ นั้น 5. คณะกรรมการจัดทําเอกสารระบบคุณภาพดําเนินการเก็บเอกสาร คุณภาพฉบับเกาทุกฉบับ และตนฉบับบัญชีแมบทควบคุมการกระจาย เอกสารที่มีการลงนามรับเอกสารจากผูถือครองเอกสารแลว และสําเนา เอกสารบัญชีแมบทควบคุมการกระจายเอกสารคืนผูจัดทําเอกสารคุณภาพ จัดเก็บ 6.คณะกรรมการจัดทําเอกสารระบบคุณภาพจัดเก็บตนฉบับในแฟม เอกสารคุณภาพ และดําเนินการเปลี่ยนไฟลเปน PDF รวมทั้งแกไขเอกสาร ใน Server งานเอกสารคุณภาพ 7. คณะกรรมการจัดทําเอกสารระบบคุณภาพลงทะเบียนระบุสถานที่ จัดเก็บในบัญชีแมบทคุมเอกสาร (FM-EDU-004-00) 3.คณะกรรมการจัดทําเอกสารระบบคุณภาพสําเนาเอกสารคุณภาพที่ แกไขแลว และประทับตราระบุสถานะ “เอกสารคุณภาพ ควบคุม สําเนา ฉบับที่...” ทุกหนาเอกสาร พรอมแกไขตนฉบับบัญชีแมบทควบคุมการ กระจายเอกสารคุณภาพ (FM-EDU-003-00) กอนวันที่ประกาศใช

(4)

กรณียกเลิกเอกสารคุณภาพ

ดําเนินการตอไปนี้

1. ผูจัดทําเอกสารคุณภาพเขียนใบแจงขอดําเนินการ เอกสารตามระบบเอกสารคุณภาพ (FM-EDU-001-00)ที่ ระบุรายละเอียดของการยกเลิกเอกสารคุณภาพพรอมระบุ รายละเอียดเหตุผลของการขอยกเลิกเสนอตามลําดับขั้น 5. คณะกรรมการจัดทําเอกสารระบบคุณภาพ ประทับตรายกเลิกเอกสารคุณภาพตนฉบับ และ ประทับตรายกเลิกสําเนาเอกสารคุณภาพทุกฉบับ หรือ ทําลายสําเนาเอกสาร และยกเลิกไฟลใน CD และใน server งานเอกสารคุณภาพ 6. คณะกรรมการจัดทําเอกสารระบบคุณภาพ จัดเก็บเอกสารใบแจงขอดําเนินการเอกสารตามระบบ เอกสารคุณภาพแนบกับตนฉบับเอกสารคุณภาพที่ขอ ยกเลิกไวเปนหลักฐาน 3. คณะกรรมการจัดทําเอกสารระบบคุณภาพแจงการ ยกเลิกตอหนวยงานที่ถือครองเอกสารและขอเรียกคืน เอกสารคุณภาพที่ขอยกเลิก 2. ผูจัดทําเอกสารคุณภาพสงใบแจงขอดําเนินการ เอกสารตามระบบเอกสารคุณภาพที่คณะกรรมการจัดทํา เอกสารระบบคุณภาพ พรอมสําเนาบัญชีแมบทควบคุม การกระจายเอกสารคุณภาพ (FM-EDU-003-00) 4. คณะกรรมการจัดทําเอกสารระบบคุณภาพดําเนินการ ยกเลิกเอกสารที่ขอยกเลิก และตนฉบับบัญชีแมบท ควบคุมการกระจายเอกสารที่มีการลงนามการเรียกคืน เอกสารจากผูถือครองเอกสารแลว

(5)

กรณีการขอสําเนาเอกสารคุณภาพ

ดําเนินการตอไปนี้

หมายเหตุ กรณีที่คณะกรรมการ/สาขาวิชา/หนวยงาน/ผูไดรับมอบหมาย ถายสําเนา หรือ download เอกสาร คุณภาพจาก website หรือ server งานเอกสารคุณภาพ โดยวิธีใดก็ตาม และไมไดแจงคณะกรรมการจัดทําเอกสาร ระบบคุณภาพกอนดําเนินการ จะถือวาเอกสารฉบับนั้นไมไดเปนเอกสารคุณภาพที่ควบคุม กรณีมีการแกไขหรือยกเลิก จะไมไดรับแจงการเปลี่ยนแปลง 1. ผูจัดทําเอกสารคุณภาพเขียนใบแจงดําเนินการขอ สําเนาเอกสารตามระบบเอกสารคุณภาพ (FM-EDU-002-00) พรอมสําเนาบัญชีแมบทควบคุมการกระจายที่ คณะกรรมการจัดทําเอกสารระบบคุณภาพ 2. คณะกรรมการจัดทําเอกสารระบบคุณภาพลงทะเบียน ควบคุมการกระจายเอกสารเพิ่มเติมในบัญชีแมบท ควบคุมการกระจายเอกสารคุณภาพ 3. คณะกรรมการจัดทําเอกสารระบบคุณภาพ ถายสําเนาเอกสารคุณภาพ หรือ download เอกสาร คุณภาพจาก website หรือ Server งานเอกสารคุณภาพ ประทับตราระบุสถานะ “เอกสารคุณภาพ ควบคุม สําเนา ฉบับที่...”ทุกหนาเอกสารใหตรงกับผูถือครองเอกสาร คุณภาพในบัญชีแมบทควบคุมการกระจายเอกสาร คุณภาพ 4. ติดตามแจงและสงเอกสารคุณภาพใหหนวยงานตาม รายชื่อสงสําเนาบัญชีแมบทควบคุมการกระจายเอกสาร คุณภาพใหผูจัดทําเอกสารคุณภาพ