าน กงานเขตพ นท การศ กษาประถมศ กษาช มพร เขต

(1)

1 | คู่มือระบบปฏิบัติการ E-Office สํานักงานเขตพื นทีการศึกษาประถมศึกษาชุมพร เขต 1

ระบบ E-Office

สํานักงานเขตพืนทีการศึกษาประถมศึกษาชุมพร เขต 1

สํานักงานเขตพืนทีการศึกษาประถมศึกษาชุมพร เขต 1 ได้พัฒนาระบบงานสารบรรณ การรับ – ส่งเอกสาร ภายใต้เครือข่ายเทคโนโลยีสารสนเทศการสือสารและการเรียนรู้ เพือให้การติดต่อด้าน การสือสาร การประสานงาน ระหว่างสํานักงานกับสถานศึกษา มีประสิทธิภาพยิงขึ น ส่งผลต่อ การบริหารจัดการศึกษา คุณลักษณะของโปรแกรม 1. รับ-ส่งเอกสาร เช่น หนังสือราชการ เอกสารอืนๆ และรูปภาพ ซึงอยู่ในรูปแบบของ ไฟล์ข้อมูล (File) 2. แนบไฟล์ข้อมูล (File) ได้ครั งละไม่เกิน 1.4 MB 3. รับ-ส่งเอกสาร ระหว่างสํานักงานเขตพืนทีการศึกษาประถมศึกษาชุมพร เขต 1 กับ สถานศึกษา และหน่วยงานอืนๆ ทีเกียวข้อง โดยมีการกําหนดสิทธิในการเข้าใช้งานระบบ โดยผู้ดูแลระบบ 4. รับ-ส่งเอกสาร ระหว่างสถานศึกษากับสถานศึกษา และระหว่างหน่วยงานภายในสํานักงาน เขตพืนทีการศึกษาประถมศึกษาชุมพร เขต 1 5. ผู้ส่งสามารถตรวจสอบการตอบรับได้ทันที 6. สามารถโอนหนังสือ หรือไฟล์ข้อมูล (File) ได้ทันที 7. โปรแกรมจะกําหนด แสดงวัน เวลา การส่งหนังสือให้อัตโนมัติ

(2)

วิธีการเข้าสู่ระบบ E-Office สํานักงานเขตพืนทีการศึกษาประถมศึกษาชุมพร เขต 1

(ระดับผู้ใช้ทัวไป)

1. ผู้ใช้เปิดโปรแกรม Internet Explorer 2. พิมพ์ทีอยู่เว็บไซต์ http://eoffice.cpn1.go.th 3. แสดงหน้าจอการเข้าสู่ระบบ e-office ของสํานักงานเขตพืนทีการศึกษาประถมศึกษาชุมพร เขต 1

(3)

3 | คู่มือระบบปฏิบัติการ E-Office สํานักงานเขตพื นทีการศึกษาประถมศึกษาชุมพร เขต 1 4. ก่อนทีจะเข้าใช้ระบบ e-office ผู้ใช้ต้องทําการป้อนข้อมูล 2 ส่วน คือ “ชือผู้ใช้ระบบ” และ “รหัสผ่าน” ข้อกําหนด และวิธีการป้อนข้อมูล 4.1 ชือผู้ใช้ระบบ : ซึงต้องเป็นตัวอักษรภาษาอังกฤษหรือตัวเลขเท่านั น ในส่วนของโรงเรียน กําหนดเป็นเลขที ศธ. ของโรงเรียน เช่น 04041XXX 4.2 รหัสผ่าน : 4.3 คลิกปุ่ ม “เข้าสู่ระบบ” หรือ กดปุ่ ม Enter ทีแป้นพิมพ์ ดังแสดงในภาพด้านล่าง 5. ปรากฏหน้าต่าง “ยินดีต้อนรับ ...” ตามด้วยชือโรงเรียนของผู้ใช้ระบบ

(4)

4 | คู่มือระบบปฏิบัติการ E-Office สํานักงานเขตพื นทีการศึกษาประถมศึกษาชุมพร เขต 1 หน้าต่างของผู้ใช้แบ่งเป็นหมวดต่างๆ ดังนี - การรับหนังสือ - การส่งหนังสือ - การตรวจสอบหนังสือรับประจําวัน - ออกจากระบบ ซึงโปรแกรมได้แบ่งหมวดต่างๆ ออกเป็นเมนูย่อยจํานวน 6 เมนูด้วยกัน เพือความสะดวกในการใช้งาน คือ 1. แสดงหนังสือรับใหม่ 2. แสดงหนังสือรับทั งหมด 3. แสดงหนังสือส่ง 4. จัดส่งหนังสือราชการ 5. ทะเบียนหนังสือรับประจําวัน 6. ออกจากระบบ 6. วิธีการใช้เมนูต่างๆ มีดังนี 6.1 เมนูแสดงหนังสือรับใหม่ เมือมีผู้ส่งส่งหนังสือมาให้ หรือผู้ใช้ต้องการตรวจสอบว่า มีหนังสือใหม่มาหรือไม่ ผู้ใช้สามารถ คลิกทีเมนู “แสดงหนังสือรับใหม่” เพือเข้าไปดูหนังสือฉบับนั น จะปรากฏหน้าต่างประกอบด้วย ลําดับ, เรือง, ลงวันที และผู้ส่ง ถ้าผู้ใช้ไม่ต้องการอ่านหนังสือฉบับนีก็คลิกปุ่ ม “ลบ” แต่ถ้าต้องการอ่านหนังสือก็ ให้คลิกทีปุ่ ม “แสดง” ดังแสดงในภาพด้านล่าง

(5)

5 | คู่มือระบบปฏิบัติการ E-Office สํานักงานเขตพื นทีการศึกษาประถมศึกษาชุมพร เขต 1 คลิกเพือ ต้องการลบ คลิกเพือต้องการเปิดอ่านหนังสือ 1 หน้าต่าง File download 1. ต้องการเปิดไฟล์ข้อมูลให้คลิกเมาส์ทีไฟล์ทีแนบมา (ดังแสดงในภาพด้านล่าง) จะ ปรากฏหน้าต่าง File download ถ้าต้องการเปิดไฟล์ก็คลิกปุ่ ม “Open” หรือ ต้องการบันทึกไฟล์ก็คลิก ปุ่ ม “Save” หรือต้องการยกเลิกก็คลิกปุ่ ม “Cancle” ดังแสดงในภาพด้านล่าง

(6)

6 | คู่มือระบบปฏิบัติการ E-Office สํานักงานเขตพื นทีการศึกษาประถมศึกษาชุมพร เขต 1 2. ถ้าผู้ใช้อ่านแล้วมีข้อคิดเห็นอะไร หรือว่าต้องการตอบหนังสือฉบับนีกลับไปยังผู้ส่ง สามารถกรอกรายละเอียดในช่องแสดงความคิดเห็น (comment) ได้ (ดังแสดงในภาพด้านล่าง) 3. ผู้ใช้ทําการลงเลขทะเบียนรับ 4. คลิกปุ่ ม “รับทราบหนังสือฉบับนี” ภาพแสดง การรับหนังสือใหม่เรียบร้อยแล้ว 2 3 4

(7)

7 | คู่มือระบบปฏิบัติการ E-Office สํานักงานเขตพื นทีการศึกษาประถมศึกษาชุมพร เขต 1 เมนูแสดงหนังสือรับใหม่ ถ้าผู้ใช้คลิกปุ่ ม “รับทราบหนังสือฉบับนี” แล้ว ผู้ใช้ไม่สามารถลบ หนังสือฉบับนีได้ จะลบได้ก็ต่อเมือผู้ใช้คลิกเลือกเมนูแสดงหนังสือรับทั งหมด แต่ถ้าผู้ใช้ยังไม่คลิกปุ่ ม “รับทราบหนังสือฉบับนี” จะมีปุ่ มให้ผู้ใช้คลิกเพือทําการลบหนังสือฉบับนี 6.1.1 การค้นหาข้อมูล ผู้ใช้สามารถค้นหาข้อมูลตามชือเรือง หรือเลขทีหนังสือ หรือวันทีส่ง โดยการคลิกทีหัวข้อที ต้องการค้นหา แล้วป้อนคําทีต้องการค้นหา เช่น ต้องการค้นหาตามวันทีส่ง ก็คลิกทีวันทีส่ง แล้วป้อน วันทีทีต้องการค้นหา เช่น 25 มีนาคม 2554 จากนั นคลิกปุ่ ม “ค้นหา” จะปรากฏหน้าต่างแสดงผลของ การค้นหาดังภาพด้านล่าง ผลการค้นหา จากวันทีส่ง

(8)

8 | คู่มือระบบปฏิบัติการ E-Office สํานักงานเขตพื นทีการศึกษาประถมศึกษาชุมพร เขต 1 6.2 เมนูแสดงหนังสือรับทังหมด ในส่วนของเมนูแสดงหนังสือรับทั งหมดจะแสดงหนังสือทีผู้ใช้ได้รับหนังสือไว้ทั งหมด 6.3 เมนูจัดส่งหนังสือราชการ เมือผู้ใช้ต้องการส่งหนังสือราชการ สามารถคลิกทีเมนู “จัดส่งหนังสือราชการ” จะปรากฏ หน้าต่างจัดส่งหนังสือราชการ ดังแสดงในภาพด้านล่าง

(9)

9 | คู่มือระบบปฏิบัติการ E-Office สํานักงานเขตพื นทีการศึกษาประถมศึกษาชุมพร เขต 1 ในส่วนนี จะปรากฏหน้าต่างรูปแบบของการส่งหนังสือ ผู้ใช้กําหนด “ระดับความเร่งด่วน” “ระดับชันความลับ” กรอกรายละเอียด “เลขหนังสือส่ง” “เรือง” และ “เรืองโดยย่อ” แล้วคลิกเมาส์เพือ เลือกกลุ่ม/โรงเรียน ทีต้องการส่งหนังสือ (กรณีส่งหนังสือราชการจากโรงเรียนถึงเขตพืนทีการศึกษา ให้ ส่งถึง <เลือก> “สารบรรณกลาง” ) จากนันคลิกปุ่ ม “ส่งข้อมูล” แต่ถ้าผู้ใช้ต้องการแก้ไขข้อมูลก็คลิกปุ่ ม “ล้างค่าข้อมูล” แล้วกลับไปป้อนข้อมูลใหม่อีกครั ง คลิกเพือต้องการส่ง ข้อมูล คลิกเพือต้องการ ล้างค่าข้อมูลการส่ง กรอก รายละเอียด ข้อมูล กรณีส่งเขตพืนที การศึกษาเลือก “สารบรรณกลาง”

(10)

10 | คู่มือระบบปฏิบัติการ E-Office สํานักงานเขตพื นทีการศึกษาประถมศึกษาชุมพร เขต 1 เมือผู้ใช้ป้อนข้อมูลเสร็จแล้ว ก็คลิกปุ่ ม “ส่งข้อมูล” จะปรากฏหน้าต่าง “เพิมไฟล์ข้อมูล” และ “รายงานและออกจากระบบ” คลิกทีปุ่ ม “เพิมไฟล์ข้อมูล” จะปรากฏหน้าต่างให้ผู้ใช้ป้อนรายละเอียดในการเพิมไฟล์ข้อมูล ดังแสดงในภาพด้านล่าง หมายเหตุ ไฟล์ทีผู้ใช้ต้องการส่งต้องมีขนาดความจุไม่เกิน 1.4 MB เมือป้อนข้อมูลเสร็จแล้วก็คลิกปุ่ ม “ส่งข้อมูล” จะปรากฏหน้าต่างรายงานการส่งไฟล์ข้อมูล ถ้าต้องการเพิมไฟล์ข้อมูลก็คลิกปุ่ ม “เพิมไฟล์ข้อมูล” ถ้าไม่ต้องการเพิมไฟล์ข้อมูลก็คลิกปุ่ ม “รายงาน และออกจากระบบ” ดังแสดงในภาพด้านล่าง

(11)

11 | คู่มือระบบปฏิบัติการ E-Office สํานักงานเขตพื นทีการศึกษาประถมศึกษาชุมพร เขต 1 กรณีทีผู้ใช้คลิกปุ่ ม “รายงานและออกจากระบบ” จะแสดงหน้าต่างรายละเอียดการส่งหนังสือ ชือไฟล์ข้อมูลทีแนบกับหนังสือ ถ้าผู้ใช้ไม่ต้องการส่งก็คลิกทีปุ่ ม “ลบหนังสือฉบับนี” ดังแสดงในภาพ ด้านล่าง คลิกเพือต้องการรายงาน และออกจากระบบ คลิกเมือต้องการเพิม ไฟล์ข้อมูล

(12)

12 | คู่มือระบบปฏิบัติการ E-Office สํานักงานเขตพื นทีการศึกษาประถมศึกษาชุมพร เขต 1 6.4 เมนูแสดงหนังสือส่ง ส่วนเมนู “แสดงหนังสือส่ง” ใช้เมือผู้ใช้ต้องการตรวจสอบว่า ได้ส่งหนังสือ เรืองใดบ้าง และ ได้ส่งถึงใครบ้าง เมือผู้ใช้ต้องการทราบรายละเอียด ก็สามารถคลิกทีปุ่ ม “แสดง” ทีอยู่ท้ายหนังสือนั นๆ จะปรากฏหน้าต่างรายละเอียดหนังสือทีได้ส่งแล้ว ถ้าผู้ใช้ต้องการลบก็คลิกปุ่ ม “ลบหนังสือฉบับนี” ดังแสดงในภาพด้านล่าง คลิกเพือเปิดอ่าน รายละเอียดในการส่ง คลิกเพือต้องการลบ

(13)

13 | คู่มือระบบปฏิบัติการ E-Office สํานักงานเขตพื นทีการศึกษาประถมศึกษาชุมพร เขต 1 โปรแกรมจะแสดงหน้าต่างยืนยันการลบหนังสือ ถ้าต้องการลบก็คลิกปุ่ ม “คลิกเพือยืนยันการลบ หนังสือ” 6.5 เมนูทะเบียนหนังสือรับประจําวัน แสดงหน้าจอของการค้นหาหนังสือรับทั งหมด แบ่งเป็น การค้นหาตามเรือง, เลขทีหนังสือ, วันที รับหนังสือ และแสดงทั งหมด โดยผู้ใช้คลิกทีเมนู “ทะเบียนหนังสือรับประจําวัน” ในส่วนของ หน้าต่างหลัก ดังแสดงในภาพด้านล่าง ผู้ใช้ต้องทําการกรอกข้อมูลในส่วนของการค้นหา จากนั นก็คลิกปุ่ ม “ค้นหา” จะปรากฏผลลัพธ์ ของการ ค้นหาตามหัวข้อทีผู้ใช้ระบุ ผู้ใช้สามารถสังพิมพ์หนังสือได้ ดังแสดงภาพด้านล่าง คลิกเพือเข้าสู่หน้าจอ “ทะเบียนหนังสือรับประจําวัน”

(14)

6.6 เมนูออกจากระบบ

เมือผู้ใช้ไม่ต้องการใช้งานระบบ e-office ก็ให้ผู้ใช้คลิกปุ่ มเมนู “ออกจากระบบ”

คลิกเพือออก จากระบบ

(15)

วิธีการเข้าสู่ระบบ E-Office สํานักงานเขตพืนทีการศึกษาประถมศึกษาชุมพร เขต 1

(ระดับสารบรรณกลาง)

ส่วนของผู้ใช้ระดับสารบรรณกลาง มีความสามารถในการดําเนินการเพิมจากผู้ใช้ระดับผู้ใช้ ทัวไป คือ ผู้ใช้ระดับสารบรรณกลาง สามารถทําการโอนหนังสือไปยังผู้รับอืนได้ โดยจะอยู่ในเมนู “แสดงหนังสือรับทังหมด” ส่วนเมนูอืนๆ มีวิธีการใช้เหมือนกับระดับผู้ใช้ทัวไป ทําการ login เข้าสู่ระบบ โดยป้อน “ชือผู้ใช้ระบบ” “รหัสผ่าน” แล้วคลิกปุ่ ม “เข้าสู่ระบบ” จะปรากฏหน้าต่างยินดีต้อนรับ ดังแสดงในภาพด้านล่าง

(16)

การดําเนินการ

กรณีรับจากกลุ่ม/ หน่วย ภายในสํานักงานเขตพืนทีการศึกษาประถมศึกษาชุมพร เขต 1

(เก็บสําเนาเรือง)

1. คลิก “แสดงหนังสือ รับใหม่” 2. คลิก “แสดง” เพือเปิด เอกสาร 5. คลิก “รับทราบหนังสือฉบับนี” 4. ลง “เลขทะเบียนรับ” 3. กรอกรายละเอียด comment 6. คลิก “กลับทีเมนู หลัก”

(17)

การดําเนินการ

กรณีรับจากโรงเรียน เพือส่งต่อ กลุ่ม/ หน่วย

ภายในสํานักงานเขตพืนทีการศึกษาประถมศึกษาชุมพร เขต 1

1. คลิก “แสดงหนังสือรับ ใหม่” 2. คลิก “แสดง” เพือเปิด เอกสาร 5. คลิก “รับทราบหนังสือฉบับนี” 4. ลง “เลขทะเบียนรับ” 3. กรอกรายละเอียด comment 6. คลิก “กลับทีเมนู หลัก”

(18)

18 | คู่มือระบบปฏิบัติการ E-Office สํานักงานเขตพื นทีการศึกษาประถมศึกษาชุมพร เขต 1 7. คลิก “แสดงหนังสือ รับทังหมด” 8. คลิก “โอน” 9. คลิกเลือก “กลุ่มทีต้องการ โอนไฟล์” _{10. คลิก “โอน} ข้อมูลหนังสือ”

(19)

วิธีการเข้าสู่ระบบ E-Office สํานักงานเขตพืนทีการศึกษาประถมศึกษาชุมพร เขต 1

(ระดับกลุ่ม/ หน่วย)

ทําการ login เข้าสู่ระบบ โดยป้อน “ชือผู้ใช้ระบบ” “รหัสผ่าน” แล้วคลิกปุ่ ม “เข้าสู่ระบบ” จะปรากฏหน้าต่างยินดีต้อนรับ ดังแสดงในภาพด้านล่าง

(20)

การจัดส่งหนังสือราชการ

1. คลิก “จัดส่งหนังสือ ราชการ” 2. กรอกรายละเอียด หนังสือทีจัดส่ง 3. คลิกเลือก “โรงเรียนที จะดําเนินการจัดส่ง” 4. คลิกเลือก “สารบรรณ กลาง” เพือส่งสําเนาเรือง 5. คลิก “ส่งข้อมูล” 5. คลิก “เพิมไฟล์ข้อมูล” 6. เมือเพิมไฟล์ข้อมูลแล้ว คลิก “รายงานและออก จากระบบ”

(21)

การรับหนังสือราชการ (โดยผ่านสารบรรณกลาง)

1. คลิก “แสดงหนังสือ รับใหม่” 1. คลิก “แสดงหนังสือ รับใหม่” 2. คลิก “แสดง” 3. คลิก “ไฟล์ข้อมูล” เพือเลือก จัดเก็บ (Save) หรือเปิด (Open)

(22)

4. พิมพ์รายละเอียด (comment)

5. ลง “เลขทะเบียนรับ”

(23)

สํานักงานเขตพืนทีการศึกษา โรงเรียน

ผังการรับ – ส่งเอกสาร

(24)

24 | คู่มือระบบปฏิบัติการ E-Office สํานักงานเขตพื นทีการศึกษาประถมศึกษาชุมพร เขต 1 ผู้อํานวยการสํานักงานเขตพืนทีการศึกษาประถมศึกษาชุมพร เขต 1 รองผู้อํานวยการสํานักงานเขตพืนทีการศึกษาประถมศึกษาชุมพร เขต 1 ผู้อํานวยการกลุ่ม/ หน่วย นายบุญเสริม อบอุ่น รองผู้อํานวยการสํานักงานเขตพืนทีการศึกษาประถมศึกษา ชุมพร เขต 1 นางพรพรรณ จันทรอาภา ผู้อํานวยการกลุ่มอํานวยการ นายประสิทธิ คงบุญแก้ว ครูโรงเรียนบ้านดอนทราย นางมาลินี ขันทะกะพันธ์ นักจัดการงานทัวไปชํานาญการ นางนันท์นภัส เกียรติมาพรศักดิ นักวิเคราะห์นโยบายและแผนชํานาญการ ศูนย์พัฒนาเทคโนโลยีสารสนเทศ วิทยาลัยตาปี นายเทพศักดิ สมหวัง นางสาวนํ าทิพย์ ตระกูลเมฆี

ทีปรึกษา

คณะทํางาน

พัฒนาระบบโดย

(25)

คู่มือระบบปฏิบัติการ E-Office

สํานักงานเขตพืนทีการศึกษาประถมศึกษาชุมพร เขต 1

(26)

สารบัญ

หน้า คํานํา สารบัญ ระบบ E-Office สํานักงานเขตพืนทีการศึกษาประถมศึกษาชุมพร เขต 1 คุณลักษณะของโปรแกรม 1 วิธีการเข้าสู่ ระบบ E-Office (ระดับผู้ใช้ทัวไป) 2 เมนูแสดงหนังสือรับใหม่ 4 เมนูแสดงหนังสือรับทั งหมด 8 เมนูจัดส่งหนังสือราชการ 8 เมนูแสดงหนังสือส่ง 12 เมนูแสดงทะเบียนหนังสือรับประจําวัน 13 เมนูออกจากระบบ 14 วิธีการเข้าสู่ ระบบ E-Office (ระดับสารบรรณกลาง) 15 การดําเนินการกรณีรับจากกลุ่ม/หน่วย 16 การดําเนินการกรณีรับจากโรงเรียน เพือส่งต่อกลุ่ม/หน่วย 17 วิธีการเข้าสู่ ระบบ E-Office (ระดับกลุ่ม/หน่วย) 19 การจัดส่งหนังสือราชการ 20 การรับหนังสือราชการ 21 ผังการรับ-ส่งเอกสาร 23

(27)

คํานํา

สํานักงานเขตพืนทีการศึกษาประถมศึกษาชุมพร เขต 1 เป็นหน่วยงานทางการศึกษาภายใต้ สํานักงานคณะกรรมการการศึกษาขั นพืนฐาน รับผิดชอบการจัดการศึกษาโรงเรียนประถมศึกษาและ ขยายโอกาสในเขตพืนทีการศึกษาอําเภอเมืองชุมพร อําเภอท่าแซะ และอําเภอปะทิว จังหวัดชุมพร จํานวน 128 โรงเรียน การติดต่อสือสารทั งภายในสํานักงานเขตพืนทีการศึกษา โรงเรียนในสังกัด โรงเรียนนอกสังกัด และหน่วยงานอืนๆ ทีเกียวข้อง มีความสําคัญและจําเป็นอย่างยิงทีต้องมีการ ประยุกต์ใช้เทคโนโลยีสารสนเทศและการสือสาร (ICT) มาใช้ในการบริหารงานตามนโยบายของรัฐบาล เพือเพิมประสิทธิภาพการบริหารงานสํานักงานให้มีความสะดวกรวดเร็ว และประหยัดค่าใช้จ่าย จึงได้ พัฒนาระบบงานสารบรรณ ระบบปฏิบัติการ E-Office สํานักงานเขตพืนทีการศึกษาประถมศึกษาชุมพร เขต 1 สํานักงานเขตพืนทีการศึกษาประถมศึกษาชุมพร เขต 1