หน วยการเร ยนร ท 4 เร อง การใช โปรแกรม Microsoft Access

(1)

การจัดการฐานข้อมูล รหัสวิชา ง30207 ระดับชั้นมัธยมศึกษาปีที่ 5 ครูผู้สอน ครูศิรินุช ใจศีลธรรม หน้า 1



_{ความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับโปรแกรม Microsoft Access}

โปรแกรม Microsoft Access เป็นโปรแกรมในตระกูล DBMS ตัวหนึ่ง ซึ่งโปรแกรม เหล่านี้จะมีความสามารถคือ ก าหนดนิยามข้อมูล (Data Definition) การจัดการกับข้อมูล (Data Manipulation) และการควบคุมข้อมูล (Data Control) ความสามารถของ Access ได้แก่ 1. ก าหนดกฎในการตรวจสอบข้อมูลเพื่อให้คีย์ข้อมูลที่ถูกต้องได้

2. ถ่ายเทข้อมูลกับโปรแกรมอื่นๆ บน Microsoft Windows ได้

3. ถ่ายเทข้อมูลกับโปรแกรมและฐานข้อมูลอื่นๆ เช่น dBase, FoxBASE, Excel เป็นต้น 4. เรียกค้นข้อมูลที่ต้องการได้โดยผ่านระบบกราฟิก

5. สามารถสร้างระบบรักษาความปลอดภัยให้กับข้อมูลได้

โปรแกรม Microsoft Access มี Object หลัก อยู่ 6 Object คือ 1. ตาราง (Table) หมายถึง ส่วนที่ใช้ส าหรับการเก็บข้อมูลจากแหล่งข้อมูลต่างๆ ที่น าเข้า ฐานข้อมูล ซึ่งสามารถน าเข้าได้หลายประเภท เช่น ข้อมูลที่เป็นตัวเลข ตัวอักษร ภาพ และเสียง เป็นต้น โดยผู้ใช้จะสามารถก าหนดชื่อของเขตข้อมูล (Field) และชนิดของเขตข้อมูลได้หลากหลายตามความต้องการ สามารถก าหนดการตรวจสอบข้อมูลที่จะกรอกในเขตข้อมูลต่างๆ ได้อีกด้วย แผนภาพที่ 11 แสดงตารางเก็บข้อมูลรายชื่อหนังสือ

หน่วยการเรียนรู้ที่ 4

เรื่อง การใช้โปรแกรม Microsoft Access

(2)

การจัดการฐานข้อมูล รหัสวิชา ง30207 ระดับชั้นมัธยมศึกษาปีที่ 5 ครูผู้สอน ครูศิรินุช ใจศีลธรรม หน้า 2 2. แบบสอบถาม (Query) ใช้ส าหรับการรวมตารางหลายๆ ตารางเข้าด้วยกันตามต้องการ โดย อาจเลือกให้แสดงหรือไม่แสดงข้อมูลบางตัวในตารางใหม่ที่รวมการค้นหาข้อมูล การค านวณ เป็นต้น แผนภาพที่ 12 แสดงตัวอย่างแบบสอบถามเพื่อค้นหารายชื่อหนังสือ 3. ฟอร์ม (Form) ใช้ส าหรับการรับข้อมูลทางหน้าจอเข้าสู่ฐานข้อมูล โดยผู้ใช้สามารถก าหนด รูปแบบในการรับเข้าข้อมูลและปุ่มกดต่างๆ ในการใช้งานได้เอง แผนภาพที่ 13 แสดงการรับข้อมูลทางหน้าจอโดยใช้ฟอร์มและปุ่มกด

(3)

การจัดการฐานข้อมูล รหัสวิชา ง30207 ระดับชั้นมัธยมศึกษาปีที่ 5 ครูผู้สอน ครูศิรินุช ใจศีลธรรม หน้า 3 4. รายงาน (Report) ใช้ส าหรับจัดรูปแบบแผ่นข้อมูลเพื่อพิมพ์ออกทางเครื่องพิมพ์ นอกจากจะ จัดรูปแบบให้เกิดความสวยงามได้แล้ว ยังสามารถจัดกลุ่มข้อมูลตามต้องการได้อีกด้วย แผนภาพที่ 14 แสดงรายงานก่อนการพิมพ์ออกทางเครื่องพิมพ์ 5. แมโคร (Macro) เป็นการใช้ค าสั่งส าเร็จรูปที่มีอยู่มาเรียงเพื่อให้โปรแกรมท างานตามค าสั่งที่ เรียงล าดับเอาไว้ แผนภาพที่ 15 แสดงการสร้างแมโครให้ค้นหาข้อมูล

(4)

6. โมดูล (Module) เป็นส่วนเก็บค าสั่งที่ถูกสร้างขึ้นโดยการเขียนโปรแกรมตามหลักไวยากรณ์ ของ Visual Basic และ SQL ซึ่งจะใช้เมื่อค าสั่งใน Macro อาจไม่ซับซ้อนเพียงพอ

ในการสร้างฐานข้อมูลด้วย Microsoft Access อาจไม่จ าเป็นจะต้องใช้ Object ทั้ง 6 ในการท างานก็ได้ การจะใช้ตัวใดท างานนั้น ขึ้นอยู่กับความเหมาะสมของงานที่ท า

(5)



_{การเข้าและออกจากโปรแกรม Microsoft Access}

1. การเข้าสู่โปรแกรม Microsoft Access

การเข้าสู่โปรแกรม Microsoft Access สามารถเข้าสู่โปรแกรมได้หลายวิธีตามความถนัดของผู้ใช้ แต่ละคน ซึ่งสามารถกระท าได้ดังต่อไปนี้ 1. การเข้าสู่โปรแกรมผ่านทางไอคอน โดยการคลิกคลิกที่ไอคอนของโปรแกรม Microsoft Access บนหน้าจอ ดังรูป แผนภาพที่ 17 แสดงไอคอนของโปรแกรม

2. การเข้าสู่โปรแกรมผ่านทาง Start Menu โดยการคลิกคลิกที่ Start All

Programs แล้วคลิกโฟลเดอร์ Microsoft Office แล้วคลิกที่ Microsoft Access 2010 เพื่อเข้าสู่โปรแกรม ดังรูป

(6)

การจัดการฐานข้อมูล รหัสวิชา ง30207 ระดับชั้นมัธยมศึกษาปีที่ 5 ครูผู้สอน ครูศิรินุช ใจศีลธรรม หน้า 6 แผนภาพที่ 18 แสดงขั้นตอนการเข้าสู่โปรแกรมผ่านทาง Start Menu แผนภาพที่ 19 แสดงขั้นตอนการเข้าสู่โปรแกรมผ่านทาง Start Menu หลังจากที่เข้าสู่โปรแกรมโดยวิธีการดังกล่าวข้างต้น จะปรากฏหน้าต่างของโปรแกรมขึ้นมาและจะมี รายการให้เลือกว่าจะสร้างแฟ้มข้อมูลใหม่หรือจะเปิดแฟ้มข้อมูลเก่าที่มีอยู่ ดังรูป 1) ไอคอน Start 2) คลิก All Program 3) คลิก Microsoft Access 4) คลิก Microsoft Access 2010

(7)

การจัดการฐานข้อมูล รหัสวิชา ง30207 ระดับชั้นมัธยมศึกษาปีที่ 5 ครูผู้สอน ครูศิรินุช ใจศีลธรรม หน้า 7 แผนภาพที่ 20 แสดงหน้าต่างของโปรแกรม Microsoft Access 2010 ส่วนประกอบของฐานข้อมูลใน Microsoft Access 2010 ก่อนจะเริ่มท างานในฐานข้อมูล เราควรมาท าความเข้าใจกันก่อนว่า ในหน้าต่างการท างานฐานข้อมูลนั้น มีส่วนประกอบที่ส าคัญอะไรบ้าง ซึ่งส่วนประกอบที่ส าคัญในหน้าต่างฐานข้อมูลนั้นจะประกอบไปด้วย แผนภาพที่ 21 แสดงส่วนประกอบของฐานข้อมูลใน Microsoft Access 2010 1.แถบชื่อเรื่อง (Title Bar) 7.ปุ่มควบคุม Windows 2.ปุ่ม แฟ้ม (File) 3.แถบค าสั่ง (Menu Bar) 4.ริบบอน (Ribbon) 6.เนวิเกชั่นเพน (Navigvation Pane) 5.พื้นที่การท างาน 8.แถบสถานะ (Status Bar)

(8)

1. แถบชื่อ = ใช้แสดงชื่อโปรแกรม และชื่อไฟล์ฐานข้อมูลที่เปิดใช้งาน

2. ปุ่ม แฟ้ม (File) = ใช้จัดเก็บเมนูค าสั่งต่าง ๆ เช่นเดียวกับปุ่ม Office ในโปรแกรม Microsoft Access 2007 3. แถบเมนู = ใช้แสดงเมนูค าสั่งที่ใช้ในโปรแกรม 4. ริบบอน = ใช้แสดงไอคอนเครื่องมือที่ต้องใช้งานบ่อย ๆ 5. พื้นที่การทางาน = ใช้แสดงรายการท างานต่าง ๆ ในฐานข้อมูล 6. Navigation Pane = ใช้แสดงรายชื่อออบเจ็กต์ในฐานข้อมูล 7. ปุ่มควบคุม Windows = ใช้ควบคุมการเปิด - ปิด หน้าต่างฐานข้อมูล 8. แถบสถานะการท างาน = ใช้แสดงสถานะการท างานต่าง ๆ ของโปรแกรม

2. การออกจากโปรแกรม Microsoft Access

เมื่อต้องการจบการท างานของโปรแกรม Microsoft Access สามารถออกจากโปรแกรมได้ง่ายๆ โดยมี 2 วิธีการดังนี้ 1. ไปที่เมนู แฟ้ม แล้วเลือกค าสั่ง จบการท างาน ดังรูป แผนภาพที่ 22 แสดงการออกจากโปรแกรมโดยการเลือกที่ จบการท างาน จบการท างาน

(9)

การจัดการฐานข้อมูล รหัสวิชา ง30207 ระดับชั้นมัธยมศึกษาปีที่ 5 ครูผู้สอน ครูศิรินุช ใจศีลธรรม หน้า 9 2. คลิกเมาส์ที่ปุ่มปิดหน้าต่างหลักของโปรแกรม ดังรูป แผนภาพที่ 23 แสดงการออกจากโปรแกรมโดยการคลิกที่ปุ่มปิดหน้าต่าง

3. แถบเครื่องมือของโปรแกรม Microsoft Access

เพื่อความสะดวกในการใช้งานโปรแกรม Microsoft Access จะมีแถบเครื่องมือชื่อ ฐานข้อมูล หรือ Database โดยจะใช้ในการท างานต่างๆ ในหน้าต่าง ฐานข้อมูล ซึ่งเป็นหน้าต่างหลักที่เชื่อมไป ท างานกับส่วนอื่นๆ แถบเครื่องมือมีลักษณะดังรูป แผนภาพที่ 24 แสดงแถบเครื่องมือฐานข้อมูล (Database) คลิกเพื่อปิดโปรแกรม

(10)

การจัดการฐานข้อมูล รหัสวิชา ง30207 ระดับชั้นมัธยมศึกษาปีที่ 5 ครูผู้สอน ครูศิรินุช ใจศีลธรรม หน้า 10 บนแถบเครื่องมือ ฐานข้อมูล จะมีปุ่มค าสั่งต่างๆ ซึ่งมีรายละเอียดการท างานดังนี้ ปุ่มค าสั่ง รายละเอียดของการท างาน การปรับเปลี่ยนมุมมองในฐานข้อมูล น าข้อมูลจาก Clipboard ลงในฐานข้อมูล ส่งสิ่งที่เลือกไปยัง Clipboard ส าเนาสิ่งที่เลือกไปยัง Clipboard คัดลอกวัตถุหรือข้อความที่เลือกไว้ ตัวกรองข้อมูล การเรียงล าดับข้อมูลจากน้อยไปหามาก การเรียงล าดับข้อมูลจากมากไปหาน้อย เอาการเรียงล าดับออก ส่วนที่เลือก ตัวเลือกตัวกรองขั้นสูง สลับตัวกรอก ฟื้นฟูทั้งหมด สร้างรายการใหม่ บันทึกรายการหรือระเบียน ลบระเบียน ผลรวม ตรวจสอบตัวสะกด เพิ่มเติมรายการหรือระเบียน ค้นหา แทนที่ ไปที่ เลือกวัตถุ ปรับขนาดให้พอดีกับฟอร์ม สลับหน้าต่าง แผนภาพที่ 25 แสดงรายละเอียดของแถบเครื่องมือฐานข้อมูล (Database)

(11)



_สรุป

การเข้าโปรแกรม Microsoft Access ให้คลิกปุ่ม Start ที่ Taskbar เลื่อนตัวชี้เมาส์ไป ที่ Programs เลื่อนต่อไปจนถึงโปรแกรม Microsoft Access แล้วคลิก หรือ ดับเบิลลิกที่ไอคอน ของโปรแกรม Microsoft Access

การออกจากโปรแกรม Microsoft Access ที่เมนู แฟ้ม (File) เลือกจบการท างาน (Exit)

หน้าต่างแรกของ Microsoft Access มีกลุ่มค าสั่งในเมนูบาร์เพียง 2 กลุ่ม คือ File กับ Help เมื่อเปิดหรือสร้างแฟ้มข้อมูลแล้วจะมีกลุ่มค าสั่งเพิ่มเป็น 6 กลุ่ม คือ File Edit View Security Windows และ Help การเรียกใช้กลุ่มค าสั่งโดยใช้เมาส์เลื่อนไปคลิก หรือ กด Alt+ ตัวอักษรขีดเส้นใต้ชื่อกลุ่ม แถบเครื่องมือ (Toolbar) เป็นที่รวมปุ่มค าสั่งที่ใช้เมาส์คลิกได้ มีด้วยกันหลายชุด สามารถ ก าหนดให้แสดงหรือไม่แสดงก็ได้ โดยเลือกเครื่องมือจากเมนู มุมมอง (View) คลิกเลือก ชุดแถบเครื่องมือ ที่ต้องการ ให้มีเครื่องหมายน าหน้าเพื่อแสดง ไม่มี ไม่แสดง เมื่อเปิดฐานข้อมูลใหม่จะมีกรอบฐานข้อมูล ในฐานข้อมูลประกอบด้วย 6 ส่วน ซึ่งจะอยู่ที่ป้ายทาง ซ้ายมือของกรอบ ส่วนทางขวามือของกรอบจะเป็นส่วนแสดงองค์ประกอบที่อยู่ในป้ายในการเลือกองค์ประกอบนั้น ให้คลิกที่ป้ายซ้ายมือ แล้วเลือกคลิกองค์ประกอบทางขวามือ จากนั้นคลิกปุ่ม Open ที่อยู่ด้านบน หรือกด ดับเบิลคลิกที่องค์ประกอบนั้นเพื่อเปิดได้เลย ฐานข้อมูลของ Microsoft Access มีนามสกุลเป็น MDB ประกอบด้วยข้อมูล 6 ชนิด คือ 1. ตาราง (Table) เป็นข้อมูลดิบของฐานข้อมูล โดยมีคอลัมน์ของตารางเป็นเขตข้อมูลหรือหัวข้อ ย่อยของข้อมุลมีแถวของตารางเป็นระเบียนของข้อมูลหรือรายละเอียดในหัวข้อของข้อมูล 2. แบบสอบถาม (Query) เป็นเครื่องมือส าหรับเลือกข้อมูล ลบระเบียน เพิ่มระเบียนจากตาราง ตามเงื่อนไข 3. ฟอร์ม (Form) เป็นเครื่องมือช่วยในการกรอกข้อมูลเพิ่มเติม ลบ หรือแก้ไขระเบียน 4. รายงาน (Report) เป็นส่วนที่ช่วยให้ผู้ใช้สามารถออกแบบการแสดงข้อมูลได้อย่างสวยงาม ง่ายต่อการท าความเข้าใจ 5. แมโคร (Macro) เป็นชุดค าสั่งที่รวบรวมงานที่ท าซ้ าๆ กันไว้ ท าให้ไม่ต้องท างานอย่างเดียวกัน หลายๆ หน 6. โมดูล (Module) เป็นชุดค าแนะน าและท างานอย่างใดอย่างหนึ่งตามที่ก าหนดไว้ เขียนอยู่ในรูป ภาษา Visual Basic