หน่วยที่ 1
ความรู้เกี่ยวกับโปรแกรมเพื่องานเอกสาร
แผนบริหารการสอนประจ าหน่วยที่ 1
ความรู้เกี่ยวกับโปรแกรมเพื่องานเอกสาร
หัวข้อเรื่องการสอน/การเรียนรู้
1. ความหมายและความส าคัญของเอกสาร 2. ความหมายของโปรแกรมเพื่องานเอกสาร 3. ประโยชน์ของโปรแกรมเพื่องานเอกสาร 4. คุณสมบัติของโปรแกรมเพื่องานเอกสารสาระส าคัญของการเรียนรู้
งานด้านเอกสารเป็นงานที่มีความส าคัญมากส าหรับหน่วยงาน โปรแกรมเพื่องานเอกสาร จะช่วยให้การท างานด้านเอกสารเป็นเรื่องง่ายยิ่งขึ้น ไม่ว่าจะเป็นการพิมพ์รายงาน การน าเสนอข้อมูล ในที่ประชุม การพิมพ์หนังสือราชการ การพิมพ์เอกสารทางธุรกิจ และการจัดพิมพ์เอกสารที่ต้องการ ความสวยงาม ท าให้สามารถเรียกใช้ไฟล์ข้อมูลในภายหลังตลอดจนสามารถพิมพ์ผลงานออกมาตามที่ ต้องการได้สมรรถนะที่พึงประสงค์
1. แสดงความรู้เกี่ยวกับโปรแกรมเพื่องานเอกสารได้ 2. มีกิจนิสัย คุณธรรมจริยธรรม และค่านิยมที่ดีในการปฏิบัติงานจุดประสงค์การเรียนรู้
จุดประสงค์ทั่วไป 1. เพื่อให้มีความรู้ความเข้าใจเกี่ยวกับโปรแกรมเพื่องานเอกสาร 2. เพื่อให้มีกิจนิสัย คุณธรรมจริยธรรม และค่านิยมที่ดีในการปฏิบัติงาน จุดประสงค์เชิงพฤติกรรม 1. บอกความหมายและความส าคัญของเอกสารได้ 2. บอกความหมายของโปรแกรมเพื่องานเอกสารได้ 3. อธิบายประโยชน์ของโปรแกรมเพื่องานเอกสารได้ 4. จ าแนกคุณสมบัติของโปรแกรมเพื่องานเอกสารที่ดีได้ 5. มีกิจนิสัยที่ดี มีคุณธรรมจริยธรรม ค่านิยมที่ดี ใฝ่รู้ ใฝ่เรียน ขยัน อดทน มีความ รับผิดชอบ มีระเบียบวินัย ตรงต่อเวลา และมีจิตอาสาวิธีการสอนและกิจกรรมการเรียนการสอน
1. แจ้งจุดประสงค์การเรียนรู้ให้ผู้เรียนเข้าใจก่อนเรียน 2. ผู้เรียนท าแบบทดสอบก่อนเรียน จ านวน 10 ข้อ และบันทึกคะแนนไว้ 3. การเรียนการสอนภาคทฤษฎี ผู้สอนบรรยายประกอบการน าเสนอด้วยโปรแกรม ไมโครซอฟต์เพาเวอร์พอยต์ แบบน าเสนอคู่กับเอกสารประกอบการเรียนการสอน โดยมีการสนทนา ซักถามผู้เรียน มีการถามตอบให้ผู้เรียนร่วมอภิปราย เพื่อสร้างการมีส่วนร่วมแก่ผู้เรียนในชั้นเรียน 4. การเรียนการสอนภาคปฏิบัติ ผู้สอนสาธิต แสดงตัวอย่างการใช้งานโปรแกรมไมโครซอฟต์ เวิร์ด 2010 และให้ผู้เรียนได้ปฏิบัติ ท าการทดลองใช้งานโปรแกรมอย่างอิสระ โดยครูคอยดูแลอย่าง ใกล้ชิด ให้ค าแนะน าเพิ่มเติมในกรณีที่ผู้เรียนยังไม่เข้าใจ หรือปฏิบัติไม่ได้ 5. การศึกษาจากเอกสารประกอบการเรียนการสอน ผู้เรียนสามารถใช้ประกอบการเรียน การสอนในชั้นเรียนและนอกชั้นเรียนได้ 6. ผู้เรียนร่วมอภิปราย ซักถาม ตอบค าถาม และฝึกปฏิบัติด้วยตนเอง เพื่อทบทวน ความรู้ความเข้าใจในเนื้อหาแต่ละหน่วยการเรียน 7. ผู้เรียนท าแบบฝึกหัดและใบงานท้ายหน่วยแต่ละหน่วยการเรียนรู้ด้วยความตั้งใจ อุตสาหะ พยายาม หากปฏิบัติไม่ได้ หรือมีข้อสงสัย ให้ปรึกษาครูผู้สอนทันที 8. ผู้เรียนท าแบบทดสอบหลังเรียน จ านวน 10 ข้อ และน าคะแนนที่ได้ไปเปรียบเทียบ กับคะแนนทดสอบก่อนเรียน เพื่อตรวจสอบความก้าวหน้าในการเรียน หมายเหตุ การก าหนดกิจกรรมการเรียนการสอนเป็นเพียงแนวทางที่ผู้สอนวางแผนเตรียมไว้ส าหรับ การจัดการเรียนการสอนเท่านั้น ในการสอนจริงครูสามารถปรับเปลี่ยนได้ตามความเหมาะสม และ สถานการณ์สื่อการเรียนการสอน
1. เอกสารประกอบการเรียนการสอน วิชา การใช้โปรแกรมเพื่องานเอกสาร รหัสวิชา 3204-2305 เรื่อง ความรู้เกี่ยวกับโปรแกรมเพื่องานเอกสาร 2. เครื่องคอมพิวเตอร์ 3. เครื่องฉายสัญญาณภาพขึ้นสู่จอ (Multimedia Projector) 4. การน าเสนอหน่วยการเรียนเสริมด้วยโปรแกรมไมโครซอฟต์เพาเวอร์พอยต์ 5. แบบทดสอบก่อนเรียน และเฉลยแบบทดสอบ 6. แบบทดสอบหลังเรียน และเฉลยแบบทดสอบ 7. แบบฝึกหัดท้ายหน่วยการเรียน และแนวค าตอบ 8. แบบประเมินผลงานตามใบงาน 9. แบบสังเกตพฤติกรรมรายบุคคล 10. แบบสังเกตพฤติกรรมการท างานกลุ่มการวัดผลและประเมินผล
1. การตอบค าถามในชั่วโมงเรียนของผู้เรียน 2. การตรวจแบบฝึกหัด 3. การตรวจผลงานตามใบงาน 4. การตรวจแบบทดสอบหลังเรียน 5. ประเมินคุณธรรมจริยธรรมและค่านิยมอันพึงประสงค์จากการสังเกตพฤติกรรม รายบุคคล/พฤติกรรมการท างานกลุ่ม เกณฑ์การประเมินผล 1. เกณฑ์การประเมินผลงานภาคปฏิบัติ เกณฑ์การให้คะแนนผ่านร้อยละ 80 ของ ผลงาน/ชิ้นงาน/ผลส าเร็จของผู้เรียน 2. เกณฑ์การประเมินผลการทดสอบหลังเรียน เกณฑ์การให้คะแนนผ่านร้อยละ 80 3. เกณฑ์การประเมินคุณธรรมจริยธรรม เกณฑ์การให้คะแนนผ่านร้อยละ 80ผังมโนทัศน์
หน่วยที่ 1 ความรู้เกี่ยวกับโปรแกรมเพื่องานเอกสาร
ความรู้เกี่ยวกับ โปรแกรม เพื่องานเอกสาร ความหมายและ ความส าคัญของ เอกสาร ความหมายของ โปรแกรมเพื่องาน เอกสาร ประโยชน์ของ โปรแกรมเพื่องาน เอกสาร คุณสมบัติของ โปรแกรมเพื่องาน เอกสารแบบทดสอบก่อนเรียน
หน่วยที่ 1 ความรู้เกี่ยวกับโปรแกรมเพื่องานเอกสาร
ค าชี้แจง ให้นักศึกษาเลือกตัวเลือกหน้าค าตอบที่เห็นว่าถูกต้องที่สุดลงในกระดาษค าตอบ เวลาสอบ 10 นาที (คะแนนเต็ม 10 คะแนน) 1. วิทยานิพนธ์เป็นเอกสารประเภทใด ก. เอกสารสื่อสิ่งพิมพ์ ข. เอกสารทางธุรกิจและบัญชี ค. เอกสารทางราชการ ง. เอกสารทางการศึกษา 2. ข้อใด คือ ความหมายของเอกสาร ก. กระดาษที่ใช้ในหน่วยงาน ข. ข้อมูลข่าวสารที่ปรากฏอยู่บนกระดาษ ค. กระดาษที่ใช้ในการพิมพ์ข้อความขนาดต่าง ๆ ง. กระดาษที่ถูกบันทึกด้วยการเขียนหรือพิมพ์เพื่อสื่อสารให้เกิดความเข้าใจ 3. โปรแกรมเพื่องานเอกสารข้อใดที่นิยมใช้ในการผลิตสื่อสิ่งพิมพ์ ก. เวิร์ดแพด (Word Pad) ข. โน้ตแพด (Note Pad) ค. เพจเมคเกอร์ (Page Maker) ง. ไมโครซอฟต์เวิร์ด (Microsoft Word) 4. โปรแกรมเพื่องานเอกสารข้อใดที่พิมพ์ได้เฉพาะตัวอักษร ก. เวิร์ดแพด (Word Pad) ข. โน้ตแพด (Note Pad) ค. เพจเมคเกอร์ (Page Maker) ง. ไมโครซอฟต์เวิร์ด (Microsoft Word) 5. ข้อใด คือ ความหมายของโปรแกรมเพื่องานเอกสาร ก. โปรแกรมที่ใช้ในการตกแต่งข้อความในเอกสาร ข. โปรแกรมที่ใช้ในการตกแต่งเอกสาร ค. โปรแกรมที่ใช้พิมพ์เอกสารที่สามารถแก้ไข เพิ่มเติม จัดรูปแบบเอกสารให้สวยงาม ง. โปรแกรมที่ใช้ตกแต่งเอกสาร ก่อนการพิมพ์ออกทางเครื่องพิมพ์ 6. ข้อใดคือประโยชน์ด้านการลดขั้นตอนในการจัดการเอกสารของโปรแกรมเพื่องานเอกสาร ก. การบันทึกข้อมูลลงสื่อต่างๆ ข. การน าภาพมาแทรกในเอกสาร ค. การตรวจสอบค าผิดในเอกสาร ง. การใช้ประโยชน์ของจดหมายเวียนมาช่วยในการจัดท าเอกสาร7. คุณสมบัติของโปรแกรมเพื่องานเอกสารข้อใด ช่วยแก้ไขค าผิดในการพิมพ์เอกสารให้ถูกต้อง ก. ระบบค้นหาและแทนที่ค า ข. ระบบการจัดหน้าอัตโนมัติ ค. ระบบการจัดรูปแบบเอกสาร ง. ระบบขอความช่วยเหลือ 8. การตรวจค าผิดอัตโนมัติ เป็นประโยชน์ด้านใดของโปรแกรมเพื่องานเอกสาร ก. ช่วยลดปริมาณกระดาษ ข. ช่วยลดขั้นตอนในการเก็บเอกสาร ค. ช่วยลดข้อผิดพลาดในการท าเอกสาร ง. ช่วยลดเวลาและค่าใช้จ่ายในการพิมพ์เอกสาร 9. ข้อใด ไม่ใช่ คุณสมบัติของโปรแกรมเพื่องานเอกสาร ก. มีระบบขอความช่วยเหลือ ข. มีระบบการจัดรูปแบบอัตโนมัติ ค. มีระบบการค านวณค่าสถิติอัตโนมัติ ง. มีระบบการตรวจสอบค าผิดอัตโนมัติ 10. ข้อใดที่แสดงถึงประโยชน์ของโปรแกรมเพื่องานเอกสารในการลดขั้นตอนการจัดท าเอกสาร ก. การท าแผ่นพับ ข. การท าจดหมายเวียน ค. การพิมพ์จดหมายธุรกิจ ง. การพิมพ์รายงานประจ าปี
หน่วยที่ 1
ความรู้เกี่ยวกับโปรแกรมเพื่องานเอกสาร
โปรแกรมเพื่องานเอกสารเป็นโปรแกรมที่สามารถน ามาใช้กับการจัดพิมพ์และตกแต่ง เอกสารได้ตามความต้องการของผู้ใช้งาน ช่วยท าให้เอกสารมีความน่าสนใจ สวยงาม และประหยัดเวลา ในการพิมพ์เอกสารด้วย1. ความหมายและความส าคัญของเอกสาร
1.1 ความหมายของเอกสาร นักวิชาการได้ให้ความหมายของค าว่า เอกสาร ไว้ดังนี้ ราชบัณฑิตยสถาน (2556 : 1432) ให้ความหมายของเอกสารไว้ว่า เอกสาร คือ หนังสือ ที่เป็นหลักฐาน กระดาษหรือวัตถุอื่นใด ซึ่งได้ท าให้ปรากฏความหมายด้วยตัวอักษร ตัวเลข ผัง หรือ แบบแผนอย่างอื่น จะเป็นโดยวิธีพิมพ์ ถ่ายภาพ หรือวิธีอื่น อันเป็นหลักฐานแห่งความหมายนั้น สง่า ชีรนรวณิชย์ (2542 : 2) ให้ความหมายของเอกสารไว้ว่า เอกสาร คือ แผ่นกระดาษ ที่เป็นข้อมูลหรือข่าวสารที่จัดท าขึ้นเป็นลายลักษณ์อักษร มีความหมายปรากฏออกมาในลักษณะของ ตัวอักษร ตัวเลข ภาพ แผนผัง หรือเครื่องหมายอื่นใด สามารถน าไปใช้ประโยชน์และเป็นหลักฐาน อ้างอิงในอนาคตได้ ศิวัช กาญจนชุม (2556 : 2) ให้ความหมายของเอกสารไว้ว่า เอกสาร คือ กระดาษที่ ใช้ในธุรกิจ หนังสือ แบบฟอร์ม แผนที่ และวัตถุอื่น ๆ ที่บรรจุข้อความ ทั้งยังอาจรวมถึงสื่อกลางที่ใช้ใน การจัดท าข้อมูลต่าง ๆ ของธุรกิจด้วย เช่น จดหมายโต้ตอบ แบบฟอร์ม เอกสารทางธุรกิจต่าง ๆ เป็น ต้น จิตรภณ ชิรนรวนิชย์ (2553 : 4 อ้างถึงใน วิทยาลัยอาชีวศึกษามหาสารคาม, 2555 : 4) ให้ความหมายของเอกสารไว้ว่า เอกสาร คือ กระดาษที่มีข้อความหรือข้อมูลปรากฏอยู่ ส าหรับใช้ใน การติดต่อสื่อสารหรือการพิจารณาประกอบการตัดสินใจ วิทยาลัยเทคนิคสัตหีบ (ม.ป.ป. : 4) ให้ความหมายของเอกสารไว้ว่า เอกสาร คือ กระดาษ หรือวัตถุใด ๆ ที่ได้ถูกบันทึก หรือท าให้ปรากฏด้วยการเขียน พิมพ์ ถ่ายรูป บันทึก หรือวิธีอื่นใด ให้ปรากฏเป็นข้อมูล ข่าวสาร ตัวเลข แบบ แผนผัง หรือสัญลักษณ์อย่างใดอย่างหนึ่ง ซึ่งท าให้เกิด ความหมายเพื่อการสื่อสารเกิดความเข้าใจได้ เอกสารสามารถจ าแนกเป็นประเภทใหญ่ ๆ ได้ ดังนี้ 1) เอกสารทางด้านการศึกษา เช่น วิทยานิพนธ์ งานวิจัย ฯลฯ 2) เอกสารทางธุรกิจและบัญชี เช่น สัญญา งบการเงิน เอกสารประกวดราคา ฯลฯ 3) เอกสารทางกฎหมายและการเมือง 4) เอกสารทางราชการ 5) เอกสารสื่อสิ่งพิมพ์ต่าง ๆ เช่น หนังสือพิมพ์ หนังสือ แผ่นพับ แผ่นปลิว ฯลฯ จากความหมายของเอกสารที่กล่าวมาแล้ว สรุปได้ว่า เอกสาร (Document) หมายถึง หนังสือที่เป็นหลักฐาน กระดาษหรือวัตถุอื่นใด ที่ได้ถูกบันทึก หรือท าให้ปรากฏด้วยการเขียน พิมพ์ถ่ายรูป บันทึก หรือวิธีอื่นใด ส าหรับใช้ในการติดต่อสื่อสารเพื่อเกิดความเข้าใจกันได้ จะมีรูปแบบที่ แตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ของการผลิตเอกสารนั้น 1.2 ความส าคัญของเอกสาร งานด้านเอกสารเป็นงานที่มีความจ าเป็นและส าคัญมากส าหรับหน่วยงาน ทั้งภาครัฐ และเอกชน ช่วยให้เกิดความเข้าใจอย่างถูกต้องตรงกัน หน่วยงานจะด ารงอยู่ได้จ าเป็นต้องอาศัยงาน ด้านเอกสารเป็นสื่อกลางในการติดต่อสื่อสาร เช่น การร่างจดหมายโต้ตอบ การท าเอกสารประชาสัมพันธ์ หน่วยงาน การน าเสนอข้อมูลข่าวสารต่าง ๆ ซึ่งต้องมีการจัดท าเอกสารที่ถูกต้อง เหมาะสม สวยงาม และสามารถเก็บไว้เป็นเอกสารเพื่อการอ้างอิงได้ นอกจากนี้การรับรู้ข่าวสารของหน่วยงานและทราบ สภาวะความเป็นไปได้ในด้านต่าง ๆ ก็ต้องอาศัยข้อมูลทางด้านเอกสารที่เก็บรวบรวมไว้เป็นหลักฐาน เพื่อการอ้างอิงทั้งสิ้น นับได้ว่าเอกสารมีส่วนช่วยให้หน่วยงานประสบความส าเร็จ ซึ่งสรุปความส าคัญ ของเอกสารได้ดังนี้ 1.2.1 เอกสารเป็นเสมือนความจ า 1.2.2 เอกสารใช้เป็นหลักฐานในการอ้างอิง 1.2.3 เอกสารใช้เป็นเครื่องมือในการติดต่อระหว่างหน่วยงาน 1.2.4 เอกสารเป็นหลักฐานทางวัฒนธรรมและภูมิปัญญา
2. ความหมายของโปรแกรมเพื่องานเอกสาร
โปรแกรมเพื่องานเอกสาร (Word Processing Software) คือ โปรแกรมที่ใช้ในการพิมพ์ เอกสารต่าง ๆ ที่มีความสามารถในการสร้าง แก้ไข เพิ่มเติม คัดลอก จัดรูปแบบเอกสาร จัดเก็บ เอกสารเพื่อให้สามารถเรียกใช้ภายหลังตลอดจนสามารถพิมพ์ผลงานออกมาตามที่ต้องการได้ โปรแกรมเพื่องานเอกสาร เป็นโปรแกรมที่สามารถน ามาใช้กับการจัดพิมพ์เอกสารต่าง ๆ ได้อย่างสะดวกรวดเร็ว ไม่ว่าจะเป็นการพิมพ์รายงาน การน าเสนอข้อมูลในที่ประชุม การพิมพ์หนังสือ ราชการ การพิมพ์เอกสารทางธุรกิจ หรือ การจัดพิมพ์เอกสารที่ต้องการความสวยงาม เช่น นิตยสาร วารสาร แผ่นพับ แผ่นปลิว เป็นต้น โดยเก็บในสื่ออิเล็กทรอนิกส์แทนกระดาษ ผู้ใช้สามารถเพิ่มเติม หรือแก้ไขข้อมูลที่จัดเก็บได้โดยไม่ต้องพิมพ์ใหม่ทั้งหมด นอกจากนี้ยังสามารถสั่งพิมพ์เอกสารนั้น ๆ ออกมาได้พร้อมกันจ านวนหลายชุด ซึ่งเอกสารที่ได้จะเหมือนกันทุกประการ ปัจจุบันนิยมสร้างเอกสารด้วยโปรแกรมเพื่องานเอกสาร เพราะสะดวกต่อการใช้งานและ สามารถพิมพ์ตัวอักษร แทรกภาพ แทรกแผนภูมิ ท าให้เอกสารมีความน่าสนใจมากยิ่งขึ้น ในการสร้าง เอกสารด้วยเครื่องคอมพิวเตอร์นั้นมีโปรแกรมในการสร้างเอกสารหลายโปรแกรม ซึ่งมีการพัฒนา มาอย่างต่อเนื่อง ในปัจจุบันโปรแกรมเพื่องานเอกสารที่นิยมใช้ มีดังนี้ 2.1 โปรแกรมเวิร์ดแพด หรือโปรแกรมโน้ตแพด โปรแกรมเวิร์ดแพด (WordPad) หรือโปรแกรมโน้ตแพด (NotePad) เป็นโปรแกรม เพื่องานเอกสารที่มีขนาดเล็ก เหมาะส าหรับการพิมพ์และการแก้ไขเอกสารแบบธรรมดา เช่น การใช้
ตัวหนา (Bold) การใช้อักษรตัวเอียง (Italic) โดยมีแบบอักษรให้เลือกใช้ แต่ไม่มากนัก สามารถใช้ พิมพ์ข้อความลงในเอกสาร จัดเก็บ บันทึก และสั่งพิมพ์งานที่ท านั้นออกทางเครื่องพิมพ์ได้ 2.1.1 โปรแกรมเวิร์ดแพด (WordPad) เป็นโปรแกรมขนาดเล็ก ๆ ที่ให้มาพร้อม ระบบปฏิบัติการวินโดว์ (Windows) ซึ่งมีความสามารถพื้นฐานเหมือนกับโปรแกรมที่ใช้เพื่องาน เอกสารทั่วไป โดยโปรแกรมเวิร์ดแพด มีความสามารถในการตัดค า (Word Warp) ภาษาไทยได้ และ ยังเปิดไฟล์เอกสารของไมโครซอฟต์เวิร์ดได้โดยตรงด้วย รวมถึงไฟล์ที่เป็นข้อความล้วน ๆ (.txt) ภาพที่ 1.1 หน้าต่างโปรแกรมเวิร์ดแพด 1.1.2 โปรแกรมโน้ตแพด (NotePad) เป็นโปรแกรมที่ให้มากับระบบปฏิบัติการ วินโดว์เช่นเดียวกับโปรแกรมเวิร์ดแพด ใช้ในการพิมพ์เฉพาะข้อความลงในเอกสาร (Pain Text) ใน วินโดว์ แต่ไม่สามารถแทรกภาพ แทรกกราฟลงในเอกสารได้ มีแบบอักษรให้เลือกน้อย มีค าสั่งพื้นฐาน เช่นเดียวกับโปรแกรมอื่น ๆ ภาพที่ 1.2 หน้าต่างโปรแกรมโน้ตแพด 2.2 โปรแกรมเพจเมคเกอร์
โปรแกรมเพจเมคเกอร์ หรือ Adobe PageMaker เป็นโปรแกรมประเภท Desktop Publishing หรือโปรแกรมส าหรับงานออกแบบสื่อสิ่งพิมพ์ต่าง ๆ เช่น วารสาร จุลสาร หนังสือ แผ่นพับ ประกาศ กระดาษหัวจดหมาย หรือหนังสือต่าง ๆ ฯลฯ เป็นโปรแกรมที่สามารถท างานร่วมกับ โปรแกรมอื่นได้เป็นอย่างดี เช่น โปรแกรมในการแต่งภาพ Photoshop IIIustrator เป็นต้น ลักษณะ การท างานของโปรแกรมจะคล้ายกับการตัดปะ หรือจัดภาพกับข้อความเข้าด้วยกัน ภาพหรือข้อความ ส่วนใหญ่จะสร้างในโปรแกรมอื่น แล้วน ามาจัดเข้าด้วยกันในโปรแกรมเพจเมคเกอร์ หน้าที่หลักของ โปรแกรมนี้ก็คือการจัดหน้า จัดภาพ และข้อความเข้าด้วยกันให้เป็นสิ่งพิมพ์ที่สมบูรณ์นั่นเอง ไฟล์ที่ได้ จากโปรแกรมนี้สามารถน ามายิงฟิล์มแยกสี ท าเพลทได้ทันที ท าให้งานผลิตหนังสือง่ายและเร็วมากขึ้น ไม่ยุ่งยากกับการท าอาร์ตเวิร์ค สั่งสีเหมือนกับการผลิตหนังสือแบบเก่า และความสามารถอย่างหนึ่ง ที่ถูกน ามาใช้อย่างแพร่หลายก็คือ การบันทึกแฟ้มเอกสารเป็น PDF ไฟล์ ท าให้การเคลื่อนย้ายไฟล์ทาง อินเทอร์เน็ต สามารถท าได้อย่างรวดเร็ว แต่ก็มีข้อเสียคือ เมื่อท าการแปลงไฟล์เอกสารเป็น PDF แล้ว จะไม่สามารถท าการแก้ไขข้อความหรือรูปภาพในเอกสารได้ ต้องคัดลอกออกมาถึงจะจัดรูปแบบ หรือ แก้ไขใหม่ได้ ภาพที่ 1.3 หน้าต่างโปรแกรมเพจเมคเกอร์ 2.3 โปรแกรมไมโครซอฟต์เวิร์ด โปรแกรมไมโครซอฟต์เวิร์ด (Microsoft Word) เป็นโปรแกรมที่อยู่ในชุดโปรแกรม ส านักงานของบริษัทไมโครซอฟต์หรือที่เรียกกันว่า ไมโครซอฟต์ออฟฟิศ (Microsoft Office) ที่ได้รับ ความนิยมและรู้จักกันดีทั่วโลก โปรแกรมไมโครซอฟต์เวิร์ดเป็นโปรแกรมส าหรับจัดท าเอกสารที่รู้จัก กันเป็นอย่างดี ใช้ส าหรับสร้างและจัดการเอกสารทุกรูปแบบ ใช้ในการท างานด้านการพิมพ์เอกสารที่มี ความสามารถสูง ไม่ว่าจะเป็นรายงาน จดหมาย แบบฟอร์มต่าง ๆ ไปจนถึงการจัดท าคู่มือและหนังสือ โดยมีระบบอัตโนมัติที่ช่วยในการจัดท าเอกสาร เช่น การตรวจสะกดค า การตรวจสอบไวยากรณ์ การ ใส่ข้อความอัตโนมัติ การน าเสนอข้อมูลด้วยตารางและกราฟ เป็นต้น โดยมีชนิดและขนาดตัวอักษร (Font) ให้เลือกหลายรูปแบบ นอกจากนี้ยังสามารถแปลงเอกสารที่สร้างเป็นเว็บเพจเพื่อเผยแพร่
ในอินเทอร์เน็ตหรือเครือข่ายคอมพิวเตอร์ รวมทั้งบริการส าหรับการใช้งานไฟล์เอกสารร่วมกันเป็นทีม ได้อีกด้วย โปรแกรมไมโครซอฟต์เวิร์ด ได้มีการพัฒนาขีดความสามารถอย่างต่อเนื่องกันมาอย่าง สม่ าเสมอ จึงท าให้โปรแกรมได้รับความนิยมใช้งานในหน่วยงานต่าง ๆ อย่างแพร่หลาย ภาพที่ 1.4 หน้าต่างโปรแกรมไมโครซอฟต์เวิร์ด 2010 การเรียนรู้เกี่ยวกับการใช้โปรแกรมเพื่องานเอกสารส าหรับเอกสารเล่มนี้ จะกล่าวถึงวิธีการ ใช้งานโปรแกรมไมโครซอฟต์เวิร์ด 2010 ส าหรับการจัดการงานเอกสาร เนื่องจากเป็นโปรแกรมที่ สร้างและตกแต่งเอกสารที่ใช้งานง่าย ได้รับความนิยมในกลุ่มผู้ใช้งานคอมพิวเตอร์อย่างแพร่หลายทั้งใน ส านักงานและการจัดการเอกสารส่วนตัว เป็นโปรแกรมที่มีการพัฒนาส่วนติดต่อผู้ใช้ให้สามารถเข้าถึง ได้ง่าย สร้างชิ้นงานได้รวดเร็ว ครอบคลุมตั้งแต่การสร้างและตกแต่งเอกสารในเบื้องต้นจนถึงการจัดท า เอกสารในระดับมืออาชีพ
3. ประโยชน์ของโปรแกรมเพื่องานเอกสาร
โปรแกรมเพื่องานเอกสารมีประโยชน์ดังนี้ 3.1 ช่วยให้การสร้างเอกสารที่ต้องการง่ายขึ้น โปรแกรมเพื่องานเอกสารสามารถช่วยสร้าง เอกสาร รายงาน และคู่มือ รวมทั้งจดหมายส าหรับงานด้านต่าง ๆ ได้อย่างรวดเร็ว 3.2 ช่วยลดขั้นตอนในการจัดท าเอกสารโดยใช้แบบฟอร์มที่มีอยู่แล้ว นอกจากนี้ยัง สามารถท าจดหมายเวียนเพื่อสร้างจดหมายที่มีข้อความเหมือนกันและส่งไปยังผู้รับหลาย ๆ คน ได้อย่าง รวดเร็วและง่ายดายขึ้น3.3 ช่วยให้การจัดเก็บแฟ้มข้อมูลของเอกสารและการค้นหามีความสะดวกรวดเร็วยิ่งขึ้น เนื่องจากแฟ้มข้อมูลถูกเก็บลงในสื่อบันทึกข้อมูลต่าง ๆ จึงท าให้ค้นหาและน ามาใช้ได้เร็วยิ่งขึ้น 3.4 ช่วยสร้างเอกสารให้มีความน่าสนใจ สวยงาม เพราะผู้ใช้สามารถน าตาราง รูปภาพ รูปวาด หรือภาพกราฟิกต่าง ๆ มาแทรกในเอกสารได้โดยตรง 3.5 ช่วยลดข้อผิดพลาดและค่าใช้จ่ายของการจัดท าเอกสาร เพราะผู้ใช้งานสามารถ ตรวจสอบความถูกต้องของเอกสารได้โดยตรงบนหน้าจอจนกว่าจะพอใจ จึงสั่งพิมพ์เอกสารออกมา ทางเครื่องพิมพ์ได้ หรืออาจจะใช้ระบบตรวจสอบค าผิดแบบอัตโนมัติ ในการตรวจสอบค าสะกดหรือ ไวยากรณ์ ของภาษาได้ 3.6 ช่วยลดเวลาในการจัดท าเอกสาร เพราะสามารถใช้งานไฟล์เอกสารร่วมกันเป็นทีม จึงท าให้ท างานพร้อมกันได้ในเวลาเดียวกัน โดยไม่จ าเป็นต้องอยู่สถานที่เดียวกัน 3.7 ช่วยเพิ่มความสะดวกในการปฏิบัติงาน เพราะสามารถน าไฟล์เอกสารที่สร้างขึ้นมา ปรับใช้ในการพิมพ์เอกสารได้สะดวก หรือน าไปใช้ในการติดต่อสื่อสารด้วยเครือข่ายอินเทอร์เน็ต เช่น การส่งจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ การสร้างเว็บไซต์ เป็นต้น
4. คุณสมบัติของโปรแกรมเพื่องานเอกสาร
โปรแกรมเพื่องานเอกสารที่ดีควรมีคุณสมบัติ ดังนี้ (ธิติรัตน์ เลขวรรณวิจิตร, (2556 : 4-5) 4.1 มีระบบขอความช่วยเหลือ (Help) โปรแกรมเพื่องานเอกสารที่ดี ควรจะมีระบบขอ ความช่วยเหลือที่จะคอยช่วยให้ค าแนะน าช่วยเหลือให้ผู้ใช้สามารถท างานได้อย่างสะดวกรวดเร็ว เช่น เกิดปัญหาการใช้งาน แทนที่จะต้องเปิดหาในหนังสือคู่มือการใช้งานของโปรแกรม ก็สามารถช่วยเหลือ ได้เป็นอย่างดี 4.2 มีระบบอัตโนมัติ โปรแกรมเพื่องานเอกสารที่ดี ควรจะมีความสามารถในการท างาน อย่างสะดวกสบายมากขึ้น เช่น การตรวจสอบค าผิดอัตโนมัติ (Spelling) การจัดรูปแบบอัตโนมัติ (Auto Format) แกแก้ไขอัตโนมัติ (Auto Correct)4.3 การใช้โปรแกรมร่วมกับโปรแกรมอื่นได้ โปรแกรมเพื่องานเอกสารที่ดี ควรจะมี ความสามารถในการท างานที่สร้างด้วยโปรแกรมอื่น ๆ มาใช้งานร่วมกับโปรแกรมอื่นได้ เช่น แทรก ภาพ อักษรศิลป์ (WordArt) หรือแทรกแผ่นงานของโปรแกรมไมโครซอฟต์เอ็กเซล (Microsoft Excel) เป็นต้น นอกจากนี้ยังมีความสามารถในการดึงเอกสารจากโปรแกรมอื่นมาใช้งานในเอกสารได้ 4.4 ผู้ใช้งานเรียนรู้การใช้งานได้ง่าย โปรแกรมจัดพิมพ์เอกสารที่ดี ไม่ควรใช้เวลานาน เกินไปส าหรับการเรียนรู้ ควรมีบทเรียนช่วยสอนหรือการสาธิต (Demonstration) เกี่ยวกับขั้นตอน การท างานต่าง ๆ ในการใช้งานของโปรแกรมเพื่อให้สามารถเรียนรู้การใช้งานของโปรแกรมได้อย่าง รวดเร็ว 4.5 มีระบบการค้นหาและแทนที่ค า โปรแกรมเพื่องานเอกสารที่ดีควรมีระบบการค้นหา การแทนที่ค า เพื่อให้ผู้ใช้สามารถที่จะค้นหาค า เพื่อท าการแก้ไข หรือเพื่อการแทนที่ค าได้สะดวกและ รวดเร็วยิ่งขึ้น
4.6 จัดรูปแบบเอกสารได้อย่างสะดวก โปรแกรมเพื่องานเอกสารที่ดี ควรมีเครื่องช่วย จัดการเอกสารได้สะดวกและรวดเร็ว ซึ่งควรจะมีความสามารถที่จะจัดรูปแบบได้รวดเร็วและมีขั้นตอน ในการจัดรูปแบบไม่ยุ่งยาก 4.7 ก าหนดรูปแบบตัวอักษรได้หลายแบบและหลายขนาด โปรแกรมเพื่องานเอกสารที่ดี ควรมีคุณสมบัติในการเปลี่ยนแปลงและก าหนดรูปแบบตัวอักษรและขนาดตัวอักษรได้หลายรูปแบบ
บทสรุป
เอกสาร หมายถึง หนังสือที่เป็นหลักฐาน กระดาษหรือวัตถุอื่นใด ที่ได้ถูกบันทึก หรือท าให้ ปรากฏด้วยการเขียน พิมพ์ ถ่ายรูป บันทึก หรือวิธีอื่นใด ส าหรับใช้ในการติดต่อสื่อสารเพื่อเกิดความ เข้าใจกันได้ จะมีรูปแบบที่แตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ของการผลิตเอกสารนั้น งานด้าน เอกสารเป็นงานที่มีความจ าเป็นและส าคัญมากส าหรับหน่วยงาน ได้แก่ เป็นเสมือนความจ า ใช้เป็น หลักฐานในการอ้างอิง ใช้เป็นเครื่องมือในการติดต่อระหว่างหน่วยงาน เป็นหลักฐานทางวัฒนธรรม และภูมิปัญญา โปรแกรมเพื่องานเอกสาร คือ โปรแกรมที่ใช้ในการพิมพ์เอกสารต่าง ๆ ที่มีความสามารถ ในการสร้าง แก้ไข เพิ่มเติม คัดลอก จัดรูปแบบเอกสาร จัดเก็บเอกสารเพื่อให้สามารถเรียกใช้ภายหลัง ตลอดจนสามารถพิมพ์ผลงานออกมาตามที่ต้องการได้ โปรแกรมเพื่องานเอกสารที่นิยมใช้ ได้แก่ โปรแกรมเวิร์ดแพด หรือโปรแกรมโน้ตแพด โปรแกรมเพจเมคเกอร์ และโปรแกรมไมโครซอฟต์เวิร์ด โปรแกรมเพื่องานเอกสารมีประโยชน์คือ ช่วยให้การสร้างเอกสารที่ต้องการง่ายขึ้น ช่วยลดขั้นตอนใน การจัดท าเอกสารโดยใช้แบบฟอร์มที่มีอยู่แล้ว ช่วยให้การจัดเก็บแฟ้มข้อมูลและการค้นหามีความ สะดวกรวดเร็วยิ่งขึ้น ช่วยสร้างเอกสารให้มีความน่าสนใจ สวยงาม ช่วยลดข้อผิดพลาดและค่าใช้จ่าย ของการจัดท าเอกสาร ช่วยลดเวลาในการจัดท าเอกสาร และช่วยเพิ่มความสะดวกในการปฏิบัติงาน โปรแกรมเพื่องานเอกสารที่ดีควรมีคุณสมบัติ คือ มีระบบขอความช่วยเหลือ มีระบบอัตโนมัติ ใช้ โปรแกรมร่วมกับโปรแกรมอื่นได้ ผู้ใช้งานเรียนรู้การใช้งานได้ง่าย มีระบบการค้นหาและแทนที่ค า จัดรูปแบบเอกสารได้อย่างสะดวก ก าหนดรูปแบบตัวอักษรได้หลายแบบและหลายขนาดแบบฝึกหัด
หน่วยที่ 1 ความรู้เกี่ยวกับโปรแกรมเพื่องานเอกสาร
ค าชี้แจง จงตอบค าถามต่อไปนี้ให้ถูกต้อง (10 คะแนน) 1. เอกสาร หมายถึงอะไร (1 คะแนน) ... ... ... 2. เอกสารมีความส าคัญอย่างไร จงอธิบาย (1 คะแนน) ... ... ... ... ... ... 3. เอกสารจ าแนกได้กี่ประเภท อะไรบ้าง (1 คะแนน) ... ... ... ... ... 4. โปรแกรมเพื่องานเอกสาร หมายถึงอะไร (1 คะแนน) ... ... ... ... ... 5. โปรแกรมเพื่องานเอกสารที่นิยมใช้ในปัจจุบันมีอะไรบ้าง (1 คะแนน) ... ... ... ...6. จงอธิบายถึงโปรแกรมไมโครซอฟต์เวิร์ดที่นักศึกษารู้จัก (1 คะแนน) ... ... ... ... 7. ประโยชน์ของโปรแกรมเพื่องานเอกสารมีอะไรบ้าง บอกมาอย่างน้อย 5 ข้อ (2 คะแนน) ... ... ... ... ... 8. โปรแกรมเพื่องานเอกสารที่ดีควรมีคุณสมบัติอย่างไร จงอธิบาย (2 คะแนน) ... ... ... ... ... ... เกณฑ์การประเมิน ดีมาก (9-10 คะแนน) ดี (7-8 คะแนน) ปานกลาง (5-6 คะแนน) ควรปรับปรุง (1-4 คะแนน)
ใบงาน
หน่วยที่ 1 ความรู้เกี่ยวกับโปรแกรมเพื่องานเอกสาร
จุดประสงค์การเรียนรู้ เพื่อให้มีความรู้ความเข้าใจเกี่ยวกับโปรแกรมเพื่องานเอกสาร สมรรถนะที่พึงประสงค์ 1. แสดงความรู้เกี่ยวกับโปรแกรมเพื่องานเอกสารได้ 2. มีกิจนิสัย คุณธรรมจริยธรรม และค่านิยมที่ดีในการปฏิบัติงานเครื่องมือ / วัสดุ / อุปกรณ์ 1. กระดาษเขียนตอบ 2. ปากกา 3. ฟิวเจอร์บอร์ด 4. ดินสอสี อุปกรณ์ตกแต่ง ค าชี้แจง ให้นักศึกษาปฏิบัติดังนี้ 1. นักศึกษานับเลข 1 - 4 เรียงล าดับเป็นรายบุคคล แบ่งกลุ่มออกเป็น 4 กลุ่ม เพื่อคละ ความสามารถ เก่ง ปานกลาง อ่อน หลังจากนั้นให้แต่ละคนไปรวมกลุ่มตามหมายเลขที่ตนเองนับ 2. แต่ละกลุ่มเลือกประธานและเลขานุการกลุ่ม 3. ให้ประธานกลุ่มออกมาจับสลากหมายเลขหัวข้องาน กลุ่มละ 1 หัวข้อ ดังนี้ กลุ่มที่ 1 ความหมายและความส าคัญของเอกสาร กลุ่มที่ 2 ความหมายของโปรแกรมเพื่องานเอกสาร กลุ่มที่ 3 ประโยชน์ของโปรแกรมเพื่องานเอกสาร กลุ่มที่ 4 คุณสมบัติของโปรแกรมเพื่องานเอกสาร 4. ให้แต่ละกลุ่มศึกษาเนื้อหาตามที่กลุ่มได้รับมอบหมาย ระดมความคิดโดยใช้วิธีอภิปราย และร่วมกันแสดงความคิดเห็น ประธานกลุ่มท าหน้าที่ควบคุมการอภิปราย เลขานุการกลุ่มท าหน้าที่ จดบันทึก 5. ประมวลความคิดรวบยอด และส่งตัวแทนกลุ่มน าเสนอหน้าชั้นเรียน กลุ่มละ 10 นาที โดยสามารถหาวิธีการน าเสนอสร้างความสนใจได้อย่างอิสระ 6. เพื่อนในชั้นเรียนกลุ่มอื่น ๆ เตรียมค าถามกลุ่มละ 1 ค าถาม เพื่อซักถามกลุ่มที่น าเสนอ 7. ครูผู้สอนประเมินผลงานการปฏิบัติงานตามใบงาน และสังเกตพฤติกรรมรายบุคคล/ พฤติกรรมการท างานกลุ่ม 8. คะแนนเต็ม 10 คะแนน เกณฑ์การประเมิน ดีมาก (9-10 คะแนน) ดี (7-8 คะแนน) ปานกลาง (5-6 คะแนน) ควรปรับปรุง (1-4 คะแนน)
แบบทดสอบหลังเรียน
หน่วยที่ 1 ความรู้เกี่ยวกับโปรแกรมเพื่องานเอกสาร
ค าชี้แจง ให้นักศึกษาเลือกตัวเลือกหน้าค าตอบที่เห็นว่าถูกต้องที่สุดลงในกระดาษค าตอบ เวลาสอบ 10 นาที (คะแนนเต็ม 10 คะแนน) 1. ข้อใด คือ ความหมายของเอกสาร ก. กระดาษที่ใช้ในหน่วยงาน ข. ข้อมูลข่าวสารที่ปรากฏอยู่บนกระดาษ ค. กระดาษที่ใช้ในการพิมพ์ข้อความขนาดต่าง ๆ ง. กระดาษที่ถูกบันทึกด้วยการเขียนหรือพิมพ์เพื่อสื่อสารให้เกิดความเข้าใจ 2. วิทยานิพนธ์เป็นเอกสารประเภทใด ก. เอกสารสื่อสิ่งพิมพ์ ข. เอกสารทางธุรกิจและบัญชี ค. เอกสารทางราชการ ง. เอกสารทางการศึกษา 3. ข้อใด คือ ความหมายของโปรแกรมเพื่องานเอกสาร ก. โปรแกรมที่ใช้ในการตกแต่งข้อความในเอกสาร ข. โปรแกรมที่ใช้ในการตกแต่งเอกสาร ค. โปรแกรมที่ใช้พิมพ์เอกสารที่สามารถแก้ไข เพิ่มเติม จัดรูปแบบเอกสารให้สวยงาม ง. โปรแกรมที่ใช้ตกแต่งเอกสาร ก่อนการพิมพ์ออกทางเครื่องพิมพ์ 4. โปรแกรมเพื่องานเอกสารข้อใดที่พิมพ์ได้เฉพาะตัวอักษร ก. เวิร์ดแพด (Word Pad) ข. โน้ตแพด (Note Pad) ค. เพจเมคเกอร์ (Page Maker) ง. ไมโครซอฟต์เวิร์ด (Microsoft Word) 5. โปรแกรมเพื่องานเอกสารข้อใดที่นิยมใช้ในการผลิตสื่อสิ่งพิมพ์ ก. เวิร์ดแพด (Word Pad) ข. โน้ตแพด (Note Pad) ค. เพจเมคเกอร์ (Page Maker) ง. ไมโครซอฟต์เวิร์ด (Microsoft Word) 6. การตรวจค าผิดอัตโนมัติ เป็นประโยชน์ด้านใดของโปรแกรมเพื่องานเอกสาร ก. ช่วยลดปริมาณกระดาษ ข. ช่วยลดขั้นตอนในการเก็บเอกสาร ค. ช่วยลดข้อผิดพลาดในการท าเอกสาร ง. ช่วยลดเวลาและค่าใช้จ่ายในการพิมพ์เอกสาร7. ข้อใดคือประโยชน์ด้านการลดขั้นตอนในการจัดการเอกสารของโปรแกรมเพื่องานเอกสาร ก. การบันทึกข้อมูลลงสื่อต่าง ๆ ข. การน าภาพมาแทรกในเอกสาร ค. การตรวจสอบค าผิดในเอกสาร ง. การใช้ประโยชน์ของจดหมายเวียนมาช่วยในการจัดท าเอกสาร 8. ข้อใดที่แสดงถึงประโยชน์ของโปรแกรมเพื่องานเอกสารในการลดขั้นตอนการจัดท าเอกสาร ก. การท าแผ่นพับ ข. การท าจดหมายเวียน ค. การพิมพ์จดหมายธุรกิจ ง. การพิมพ์รายงานประจ าปี 9. คุณสมบัติของโปรแกรมเพื่องานเอกสารข้อใด ช่วยแก้ไขค าผิดในการพิมพ์เอกสารให้ถูกต้อง ก. ระบบค้นหาและแทนที่ค า ข. ระบบการจัดหน้าอัตโนมัติ ค. ระบบการจัดรูปแบบเอกสาร ง. ระบบขอความช่วยเหลือ 10. ข้อใด ไม่ใช่ คุณสมบัติของโปรแกรมเพื่องานเอกสาร ก. มีระบบขอความช่วยเหลือ ข. มีระบบการจัดรูปแบบอัตโนมัติ ค. มีระบบการค านวณค่าสถิติอัตโนมัติ ง. มีระบบการตรวจสอบค าผิดอัตโนมัติ
