การใช โปรแกรม Microsoft Excel

“การใชโปรแกรม Microsoft Excel”

By Varasaya

Workbooks and worksheets

ไฟลเอกสารชื่อ Book1 ปรากฎที่แถบบนของหนาตาง จนกระทั่ง save เอกสารดวยชื่อใหมที่ตั้งขึ้น ชื่อชีทเอกสารปรากฎที่บรทัดลางสุดของหนาตาง สามารถเปลี่ยแปลงไดตามตองการ

Columns, rows, and cells

Columns หรือ หลัก จากบรรทัดบนลงลางในแนวดิ่ง โดยแตละ column มีชื่อเรียงตาม ตัวอักษรอยูที่บรรทัดบนสุด Rows หรือ แถว จากบรรทัดบนลงลางในแนวระนาบ โดยแตละ row มีชื่อเรียงตามตัวเลขอยูที่ แถวแรกสุด ตั้งแต 1 ถึง 1,048,576.

Active cell

Column C มีสีสม highlighted. กรณีนี้คือการคลิกเลือก Cell ที่ ตําแหนง C5 Row 5 มีสม highlighted.

Typing

Enter dates & times

หมายเหตุ ถาตองการพิมพเวลา ใหพิมพตัวเลข แลวตามดวย a หรือ p เชน 9:00 p. ถาพิมพเฉพาะตัวเลขโปรแกรม Excel จะคิดวาเปนเวลาที่อยูในชวงเชา (AM)

Enter numbers

หมายเหตุ ถาตองการพิมพตัวเลขที่มีสกุลอยูเงินดวย

ใหพิมพสัญญลักษณ dollar sign ($), แลวตามดวยคาที่ตองการ

Edit data

คลิก 2 ครั้งบริเวณชองที่ตองการที่ตองการแกไขขอมูล

หรือหลังจากที่คลิกเลือกเซลล แลวแกไขขอมูลที่ชอง Formula Bar.

หลังจากคลิก 2 ครั้งบริเวณชองที่ตองการที่ตองการแกไขขอมูล ที่มุมซายลางจะแสดง คําสั่ง Edit ที่ status bar

Remove data formatting

คาตัวเลขที่มีรูปแบบเปนตัวหนาและสีแดง เมื่อลบคาที่ชองดังกลาวทิ้ง

Remove data formatting

คลิกที่ cell ที่ตองการ จากนั้นคลิกเลือกที่ Home tab

ที่ Editing group คลิกที่ลูกศร เลือก Clear Formats คลิกClear Formats เพื่อเอารูปแบบที่ตั้งไวออก

ถาคลิก Clear All จะเปนการลบทั้งขอมูลและรูปแบบในเวลาดียวกัน

Insert single column

คลิกที่ cell ที่ตองการเพิ่ม column ทางดานขวา

ที่ Home tab บริเวณ Cells group คลิกที่ปุมลูกศรของปุม Insert เลือก Insert Sheet column

Equal sign (=)

พิมพ สูตรที่ cell C6 สูตรคํารวณในโปรแกรม Excel จะเริ่มตนดวยเครื่องหมาย = ดังนี้ : =12.99+16.99 คลิกปุม ENTER เพื่อแสดงผลของการใสคาสูตร

Equal sign (=)

ถาสงสัยวาที่มาของขอมูลนี้มาจากไหน ใหคลิกที่ Cell ที่ตองการ และดูที่ชอง formula bar จะแสดงที่มาของการคํานวณขอมูล

Math operators

Math operators Add (+) =10+5 Subtract (-) =10-5 Multiply (*) =10*5 Divide (/) =10/5

Total value

ที่ Home tab คลิกปุม Sum ที่บริเวณ Editing group.

จะมีเสนประ ลอมรอบบริเวณที่ใชในการคํานวณ และจะปรากฎคาสูตรที่ชอง คลิกที่ ปุม ENTER จะปรากฎผลลัพธที่ชอง B7: 95.94.

Copy a formula

คลิกเลือกที่ Cell เมื่อเมาสเปลี่นเปนดังรูป แลวลากไปทางขวาจาก cell B7 ไปถึง cell C7 เมื่อปลอยมือ ที่เดือน February จะไดผลัพธ เปน126.93 ที่ cell C7 จะมีปุม Auto Fill Options ปรากฎขึ้น เพื่อใหสามารถเปลี่ยนแปลงรูปแบบได ใน (กรณีนี้ไมตองแกไขรูปแบบ)

Cell references

Cell references Refer to values in

A10 the cell in column A and row 10

A10,A20 cell A10 and cell A20

A10:A20 the range of cells in column A and rows 10 through 20

B15:E15 the range of cells in row 15 and columns B through E

A10:E20 the range of cells in columns A through E and rows 10 through 20

Reference types

Relative references จะเปลี่ยนตามเมื่อคัดลอกสูตรไปที่ column หรือ row อื่นๆ

เมื่อคัดลอกสูตร =C4*$D$9 ดังรูป จะห็นวา คา C4 เปลี่ยนเปน C5 และ C6.

Reference types

คา Absolute references ที่ถูกกําหนดไว จะไมเปลี่ยนตาม เมื่อคัดลอกสูตร

คา Absolute references กําหนดโดยใสเครื่องหมาย dollar signs ($) เชน: $D$9 ดังภาพสูตร =C4*$D$9 ถูกคัดลอกลงมาตามแถว ยังคงเปนคา $D$9 ดังเดิม

Absolute cell reference

ใน cell D4 พิมพ =C4* (คา relative cell reference จะเปลี่ยน เมื่อ copy ในแตละ row ใสเครื่องหมาย dollar sign ($) และ D เพื่อทําใหเปนคา absolute reference ที่ column D และ $ เพื่อทําใหเปนคา absolute reference ที่ row 9

สูตรที่ได จะเปนการคํานวณระหวาง C4 คูณ กับคาที่อยูใน cell D9.

Absolute cell reference

Formulas

Function Calculates

AVERAGE an average MAX the largest number MIN the smallest number

Average

คลิกที่ cell D7 จากนั้น

ที่ Home tab บริเวณ Editing group คลิกที่ ลูกศรของปุม Sum เลือกคําสั่ง Average คลิกที่ปุม ENTER เพื่อแสดงผลลัพธที่ cell D7

Max

ที่ Home tab บริเวณ Editing group คลิกที่ลูกศรของปุม Sum คลิกเลือกคําสั่ง Max

คลิกปุม ENTER เพื่อแสดงคาผลลัพธที่ cell F7 ซึ่งเปนคามากที่สุดคือ 131.95 คลิกที่ cell F7 จากนั้น

Print formulas

คลิกที่ Formulas tab.

ที่ Formula Auditing group คลิก Show Formulas .

Errors

Errors; คาความผิดพลาด

• ####

ความกวางของคอลัมนไมพอดีกับขอความ/ตัวเลข

แกไขโดยขยายขนาดของคอลัมนใหเหมาะสม

• #REF!

ไมสามารถอางอิงเซลได

แกไขโดยเปลี่ยนเซลลอางอิง

• #NAME?

ไมรูจักขอความในสูตร

• #N/A

มีการปอนคาที่ใชไมไดกับฟงกชั่นหรือสูตร

• #VALUE!

ผิดพลาดจากคาในสูตร

• #DIV/0!

เมื่อสูตรมีตัวหารเปน 0

More functions

คลิกที่ปุม Sum บริเวณ Editing group ที่ Home tab คลิกเลือก More Functions

หนาตาง Insert Function จะปรากฎขึ้นมาเพื่อใหเลือกสูตรตางๆได

Create chart

เลือกขอมูลที่จะสรางกราฟ รวมถึงชื่อ column และ row

คลิกที่ Insert tab บริเวณ Charts group เลือกคําสั่งสรางกราฟตามรูปแบบที่ตองการ จะปรากฎ กราฟรูปแบบตางๆใหเลือกทั้งแบบ 2 มิติและ3 มิติ

Chart tools

หมายเหตุ หลังจากการสรางกราฟ สามารถเปลี่ยนรูปแบบได โดยคลิกเลือกที่

Chart Tools ภายในมีเมนูคําสั่งยอยคือ Design, Layout และ Format

Chart view

หมายเหตุ หลังจากการสรางกราฟ สามารถเปลี่ยนการแสดงผลได โดยคลิกเลือกที่

Chart titles

สามารถใสชื่อของกราฟ ได เชน Northwind Traders Tea ใสคําอธิบายแกน Y เชน Cases Sold

ใสคําอธิบายแกน X เชน First Quarter Sales

Format Individual columns

คลิกเลือกที่ Giussani’s columns เปนการเลือกขอมูลทั้ง 3 เดือนของ Giussani ที่ Format tab บริวณ Shape Styles group คลิกลูกศรที่ Shape Effects

Copy chart

Copy กราฟในไฟล Excel เปดโปรแกรม PowerPoint 2007

Function in Excel

วันที่

• Now()

แสดงลําดับของวันที่และเวลาปจุบัน

• Today()

แสดงลําดับของวันที่

การจัดลําดับขอมูล

• Average(number,number2,…)

• Min(number,number2,…)

• Max(number,number2,…)

• Large(array,k)

• small(array,k)

• Rank(number,ref,order)

การนับจํานวน

• Count(value,value2,...)

• Counta(value,value2,...)

• Countif(range,criteria)

ขอความและตัวอักษร

• Bahttext(number)

• Lower(text)

• Upper(text)

• Proper(Text)

• Trim(Text)

ขอความและตัวอักษร

• Left(text,num_chars)

• Righ(text,num_chars)

• Concatenate(text1,text2,…)

การคนหาและอางอิง

• Transpose(array)