สารบัญ
Pivot Table และ Pivot Chart
... 1
ตัวอย่างที่ 1 ... 1
ขั้นตอนการสร้าง Pivot Table และ Pivot Chart ... 2
ตัวอย่างที่ 2 ... 5
ขั้นตอนการสร้าง Pivot Table และ Pivot Chart ... 6
การน าเข้าข้อมูลจากเว็บไซต์เข้ามายัง Microsoft Excel
... 12
กรณีที่สัญลักษณ์ลูกศรสีเหลืองปรากฏแค่ 1 ต าแหน่ง ... 15
1
Pivot Table และ Pivot Chart
Microsoft Excel 2010มีความสามารถในการใช้สร้างตารางสรุป เพื่อดูข้อมูลในหลายมุมมองหรือ มิติต่าง ๆ ข้อมูลที่ใช้ในการท าตารางสรุปต้องเป็นข้อมูลที่สามารถจัดกลุ่มได้ เช่น เพศ, เชื้อชาติ, ศาสนา, ต าบล, จังหวัด เป็นต้น
ตัวอย่างที่ 1
เราจะใช้ข้อมูลตัวอย่างข้างล่างในการอธิบายการท างานของ Pivot Table และ Pivot Chart ข้อมูล ประกอบด้วยหลายฟิลด์ เช่น ชื่อโรงเรียน, ชั้น, เพศ, เชื้อชาติ เป็นต้น
2
ขั้นตอนการสร้าง Pivot Table และ Pivot Chart
1. คลิกเมาส์เลือกกลุ่มข้อมูลที่จะน ามาสร้าง Pivot Table ท าได้ดังนี้ - คลิกเมาส์เลือกเซลล์ตั้งต้น เช่น A1
- กดปุ่ม shift ค้างไว้ แล้วคลิกเมาส์เลือกเซลล์สุดท้าย (หรือ กดปุ่ม 3 ปุ่มคือ ctrl, shift และ end พร้อมกัน)
3
3. จะได้หน้าต่างCreate Pivot Table
Excel จะเติมช่วงข้อมูลที่เราเลือกให้อัตโนมัติ (จากการท าในข้อ 1) จากนั้นให้เลือกว่าจะให้ Pivot Table ถูกสร้างที่ไหน ระหว่าง Worksheet ใหม่หรือในworksheet เดิม ในตัวอย่างให้เราคลิกเลือกสร้าง Pivot Table ใน Worksheet แผ่นใหม่
4. คลิกปุ่มOK(หรือ ปุ่มตกลง)
5. Pivot Table เปล่าจะปรากฏพร้อมกับรายการฟิลด์ที่เราสามารถเลือกใส่เพื่อสร้าง Pivot Table 6. คลิกเมาส์เลือกที่รายการฟิลด์ เราสามารถเลือกว่าจะให้แสดงในแนวแถวหรือคอลัมน์หรือค านวณ คลิกเลือก รายการฟิลด์ใส่ ในช่องนี้ ถ้า ต้องการแสดง ในแนวคอลัมน์ คลิกเลือก รายการฟิลด์ใส่ ในช่องนี้ ถ้า ต้องการแสดง ในแนวแถว คลิกเลือกรายการฟิลด์ ใส่ในช่องนี้ ถ้าต้องการ ให้ค ำนวณ คลิกเลือกสร้าง Pivot Table ใน Worksheet แผ่นใหม่ กลุ่มข้อมูลที่จะน ามา สร้าง Pivot Table
4
7. คลิกเลือกฟิลด์ชั้น (หรือคลิกเลือกฟิลด์ชั้นและลากไปที่ช่อง Row Labels) จากนั้นให้คลิกเลือกฟิลด์ เพศ (หรือคลิกเลือกฟิลด์เพศ และให้ลากไปที่ช่อง Column Labels และช่อง Values เพื่อการ
ค านวณ) จะได้ตารางสรุปจ านวนนักเรียนแยกตามเพศและตามชั้น
ขั้นตอนการสร้าง Pivot Chart
8. คลิกเมาส์เลือกกลุ่มข้อมูลที่จะให้ปรากฏในกราฟ จากนั้นคลิกเมาส์เลือก Insert และเลือกชนิดของ กราฟที่ต้องการสร้าง 1 1 2 3 45
9. จะได้กราฟแท่ง จากนั้นให้ปรับแต่งกราฟตามต้องการ นอกจากนั้นเรายังสามารถกรองข้อมูลให้ ปรากฏเฉพาะข้อมูลที่เราต้องการ
ตัวอย่างที่ 2
เราจะใช้ข้อมูลตัวอย่างข้างล่างในการอธิบายการท างานของ Pivot Table และ Pivot Chart ข้อมูล ประกอบด้วย 5 ฟิลด์ คือ Sex, Education, Occupation, Age และ Income
6
ขั้นตอนการสร้าง Pivot Table และ Pivot Chart
1. คลิกเมาส์เลือกกลุ่มข้อมูลที่จะน ามาสร้าง Pivot Table 2. คลิกเลือก Insert Tab และ Pivot Table ตามล าดับ
3. จะได้หน้าต่างCreate Pivot Table
คลิกเลือก G2
คลิกเลือกสร้าง Pivot Table
7
4. Excel จะเติมช่วงข้อมูลที่เราเลือกให้อัตโนมัติ และเราสามารถน าเข้าข้อมูลจากภายนอกได้ จากนั้น ให้เลือกว่าจะให้ Pivot Table ถูกสร้างที่ไหน ระหว่าง Worksheet ใหม่หรือในworksheet เดิมซึ่งเรา ต้องบอกเซลล์ที่ต้องการให้ไปปรากฎโดยการใช้เมาส์คลิกเลือกเซลล์ ในที่นี้เลือกเซลล์ G2
5. คลิกปุ่มOK(หรือ ปุ่มตกลง)
6. Pivot Table เปล่าจะปรากฏพร้อมกับรายการฟิลด์ที่เราสามารถเลือกใส่เพื่อสร้าง Pivot Table 7. คลิกเมาส์เลือกที่รายการฟิลด์ เราสามารถเลือกว่าจะให้แสดงในแนวแถวหรือคอลัมน์หรือค านวณ คลิกเลือก รายการฟิลด์ใส่ ในช่องนี้ ถ้า ต้องการแสดง ในแนวคอลัมน์ คลิกเลือก รายการฟิลด์ใส่ ในช่องนี้ ถ้า ต้องการแสดง ในแนวแถว คลิกเลือกรายการฟิลด์ ใส่ในช่องนี้ ถ้าต้องการ ให้ค ำนวณ
8
8. คลิกเลือกฟิลด์ Sex (หรือคลิกเลือกฟิลด์ Sex และให้ลากไปที่ช่อง Row Labels และช่อง Values เพื่อ การค านวณ) จะได้ตารางสรุปจ านวนคนแยกตามเพศ
9. คลิกเลือกฟิลด์ Education (หรือคลิกเลือกฟิลด์ Education และให้ลากไปที่ช่อง Row Labels) Excel จะท าการปรับตารางตามล าดับการเข้าของฟิลด์
9
หมายเหตุ ถ้าต้องการได้ตารางที่แสดงฟิลด์ Education ก่อนก็ให้เลือกก่อนเลือกฟิลด์ Sex (ดังแสดงในรูป ข้างล่าง)
10. ต้องการกรองข้อมูลก็ให้กดที่ปุ่ม drop-down ที่อยู่ข้าง ๆ Row Labels
เลือก ฟิลด์
Education ก่อน
10
ขั้นตอนการสร้าง Pivot Chart
11. คลิกเมาส์เลือกกลุ่มข้อมูลที่จะให้ปรากฏในกราฟ 12. คลิกเมาส์ที่ Insert Tab จากนั้นให้เลือกประเภทและชนิดกราฟตามล าดับ ในตัวอย่างเลือกกราฟแท่ง 13. จะได้กราฟแท่ง จากนั้นให้ปรับแต่งกราฟตามต้องการ นอกจากนั้นเรายังสามารถกรองข้อมูลให้ ปรากฏเฉพาะข้อมูลที่เราต้องการ กรองข้อมูลที่ต้องการให้ปรากฏใน Pivot Chart11
แสดงการกรอง ข้อมูล
12
การน าเข้าข้อมูลจากเว็บไซต์เข้ามายัง Microsoft Excel
หมายเหตุ คอมพิวเตอร์ต้องเชื่อมต่อกับ Internet
1. คลิกเลือก Data Tab
2. คลิกเลือก From Webใน Get External Data
3. จะได้หน้าต่างใหม่ขึ้นมา ให้ท าการใส่ url ที่ต้องการ เช่น http://data.bopp-obec.info/emis/student.php?Area_CODE=9002&Edu_year=2557 4. กดปุ่ม Go
1
2
3
4
13 5. จะเห็นสัญลักษณ์ลูกศรสีเหลือง ให้ท าการคลิกเลือกสัญลักษณ์สีเหลืองในส่วนที่ต้องการน าข้อมูล เข้ามาใน Excel หลังจากคลิกเลือกสัญลักษณ์สีเหลืองจะเปลี่ยนเป็นสัญลักษณ์รูปเครื่องหมายถูกสี เขียว จากนั้นให้กดปุ่ม Import 6. จะได้หน้าต่างค าสั่งให้เลือกว่าจะให้น าข้อมูลเข้ามาที่ Worksheet ปัจจุบันหรือให้น าข้อมูลเข้าไป ยัง Worksheet ใหม่ ในตัวอย่างให้เลือกน าเข้ามายัง Worksheet ปัจจุบัน ข้อมูลจะมาปรากฏที่เซลล์ A1
1
2
14
15
กรณีที่สัญลักษณ์ลูกศรสีเหลืองปรากฏแค่ 1 ต าแหน่ง
1. คลิกเลือก Data Tab
2. คลิกเลือก From Webใน Get External Data
3. จะได้หน้าต่างใหม่ขึ้นมา ให้ท าการใส่ url ที่ต้องการ เช่น http://drug.fda.moph.go.th:81/nlem.in.th/medicine-price? 4. กดปุ่ม Go จะเห็นสัญลักษณ์ลูกศรสีเหลือง 1 ที่
1
2
3
4
16 5. ท าการคลิกสัญลักษณ์เพื่อเลือกข้อมูลซึ่งแสดงว่าเราต้องท าการน าเข้าข้อมูลทั้งหมดเข้ามายัง Excel จากนั้นค่อยท าการตัดข้อมูลในส่วนที่ไม่ต้องการออก 6. กดปุ่ม Import 7. ก าหนดต าแหน่งเริ่มต้นที่จะให้ข้อมูลปรากฏใน Excel 8. คลิกปุ่มOK(หรือ ปุ่มตกลง)
17
9. คลิกเลือกแถวท้ายสุดที่ต้องการลบ จากนั้นกด Ctrl+Shift+Home เพื่อท าการเลือกกลุ่มเซลล์ จากนั้นท าการลบแถวที่เลือก
18
10. คลิกเลือกแถวแรกสุดที่ต้องการลบ จากนั้นกด Ctrl+Shift+Endเพื่อท าการเลือกกลุ่มเซลล์ จากนั้นท า การลบแถวที่เลือก
11. ผลลัพธ์ที่ได้
19
การส่งข้อมูลออกจาก Microsoft Excel 2010 (Exporting
Data) ไปยัง Microsoft Word
20
2. ที่ Microsoft Excel ให้
2.1 ท าการคลิกเลือกต าแหน่งที่ต้องการวางตาราง Excel
2.2 คลิกเลือกค าสั่ง Paste
2.3 คลิกเลือกค าสั่ง Paste Special
2.4 คลิกเลือก Paste Microsoft Excel Worksheet Object
2.5 คลิกปุ่ม OK (ปุ่ม ตกลง)
1
2
3
4
5
21
