El costo estándar se fundamenta en la elaboración de una serie de presupuestos debidamente coordinados, en los cuales se tienen en cuenta los factores que intervienen de una u otra manera en el costo de producción de bienes o servicios.
Los presupuestos requeridos cubren la mayoría de dependencia y operaciones de la empresa por cuanto contemplan los presupuestos de venta y/o producción, compras, salarios, y prestaciones, tiempos y movimientos, financieros y de costos y de gastos, en general.
Los estándares de producción requieren de cálculos, experimentaciones, mediciones técnicas y científicas y datos estadísticos para la definición y desarrollo de las formulas y diseños para definir los materiales y suministros, así como de las operaciones y actividades de cada uno de los productos o servicios, los que a la vez deben considerar estudios de tiempos y movimientos del personal y de la maquinaria y equipos, necesarios en el desarrollo de las operaciones productivas.
Como parte del control y análisis de los costos estándar, se debe efectuar una verificación y actualización constante de los datos utilizados para cálculos correspondientes.
2.2.3.1. Variaciones del Estándar
Al comparar los costos estándar y los datos reales, que se presentan al desarrollar la producción durante el periodo, se pueden presentar una serie de variaciones relacionadas con los distintos componentes del costo:
Para materiales, en cuanto a precio o valor y en cuanto a cantidad o eficiencia.
Para mano de obra, igualmente en cuanto a precio o valor y en cuanto a cantidad o eficiencia.
Para los costos por uso de maquinaria y equipos también se calculan en cuanto a precio o valor y en cuanto a cantidad o eficiencia.
Para los otros costos de producción se pueden presentar una en cuanto a cantidad o eficiencia, que se puede evidenciar en el momento de aplicar estos costos a la producción, y una en presupuestos y otra en cuanto a la capacidad de producción determinada para el periodo, las cuales se determinan al finalizar el mismo.
2.2.3.2. Análisis de los Costos Estándar
Como para cada componente del costo al determinar los estándares en los factores de cálculo, precio y cantidad, intervienen diferentes dependencias, al momento de analizar las variaciones que se pueden ir presentando, se debe considerar si estas son normales o anormales y significativas, para las cuales se les aplicara el principio de excepción.
Al efectuar el análisis de los costos de producción al estándar, de los costos reales y de las posibles variaciones, es importante tener en cuenta que si la tendencia normal no se cumple, se debe investigar el por qué de la misma, efectuar los correctivos correspondientes y tomar las decisiones a que haya lugar en forma oportuna; si al analizar el hecho real, causante de la variación anormal, se considera que este persistirá, se deberá modificar el estándar correspondiente.
Al estudiar y evaluar una variación para determinar las causas que la originaron, se pueden considerar las siguientes posibilidades:
La variación se origina por errores en el proceso de elaboración de informes, ya sea de la meta planificada del presupuesto como de los datos
reales suministrados por otros departamentos relacionados, por lo cual los informes se deben examinar en busca de tales errores cometidos por los empleados encargado de su elaboración; por ejemplo, un simple asiento contable que se cargue equivocadamente aun centro de responsabilidad, puede ocasionar una variación favorable o desfavorable en otro centro de responsabilidad, y viceversa.
La variación se debe a una decisión especifica de la administración para mejorar la eficiencia o para afrontar ciertas contingencias; como seria elevar el salario de un empleado para corresponder a los esfuerzos competitivos de otra empresa que pretenda atraer a ese empleado clave, o bien, modificar el empaque de un producto para emprender un proyecto especial de publicidad no previsto en los planes previos.
Algunas de las variaciones son explicables en términos del efecto de factores no controlables que pueden identificarse, como sucedería en casos de pérdidas ocasionadas por una tormenta o un siniestro.
2.2.3.3. Variaciones en materia prima
Al establecer el estándar en cuanto a materia prima se deben tener en cuenta los factores que intervienen en el mismo:
El factor de precio o costo de cada una de las materias primas necesarios para cumplir con el presupuesto de producción.
El factor de cantidad de cada uno de las materias primas y suministros que se utilizaran en la elaboración de los distintos productos.
El departamento de compras debió haber presupuestado las diferentes adquisiciones considerando fechas, cantidades, proveedores y todas aquellas implicaciones e indicadores económicos que afectan la adquisición
de estos inventarios, dando como resultado un precio o valor anticipado de las compras de cada materia prima a utilizar durante el periodo presupuestal; este valor determina un precio promedio de adquisición, el cual se define como el precio o valor estándar de cada material, por lo que el departamento de compras será el responsable de cualquier variación en precio o valor de materiales que se presente.
Así, la tendencia normal de este factor de costo estándar, plantea que durante la primera mitad del periodo presupuestado los precios de los materiales adquiridos y utilizados en producción deben estar por debajo de los preestablecidos, originado variaciones de tipo favorable, que se deben compensar con las que presenten en la segunda mitad del periodo, de tipo desfavorable, dando como resultado para todo el periodo presupuestal una variación neta equivalente a cero.
De otra parte, el departamento de producción al haber calculado las cantidades de materiales necesarias en las elaboración de los diferentes productos, es el responsable de las variaciones en cantidad o uso de los materiales en cada producto, que se puedan presentar.
En el factor de cantidad de materiales utilizados no se debería presentar ningún tipo de variación, por cuanto al desarrollar la producción, la fórmula del producto se debe cumplir de a cuerdo a lo previsto; cualquier tipo de diferencia entre lo presupuestado y lo real se debe analizar en forma inmediata.
2.2.3.4. Causas de las Variaciones:
Las posibles causas de la variación del precio de materia prima pueden ser:
Errores en el cálculo del estándar.
Reemplazo o modificación de alguno de los materiales.
Pedidos urgentes por modificación en el programa de producción.
Fluctuaciones anormales o imprevistas de precios en el mercado.
Procesos de compra incompletos al no considerarse la totalidad de costos adicionales necesarios.
Compras a nuevos proveedores o en lugares inadecuados.
Costos adicionales en fletes y seguros para obtener una mayor rapidez en el transporte.
Compra en lotes de unidades diferentes a las previstas.
Falta de estudio en compras a proveedores que ofrecen precios de oportunidad.
Deficiencias en la disponibilidad de dinero y desaprovechamiento de descuentos comerciales.
Intereses personales creados.
En cuanto a la variación en cantidad de materiales las posibles causas pueden ser:
Errores en el cálculo predeterminado.
Deficiencias en el rendimiento previsto de los materiales por mermas, evaporaciones y/o alteraciones no previstas.
Desperdicios y desechos no previstos.
Manejo inadecuado de la maquinaria que ocasiona mal uso de los materiales durante el proceso de fabricación.
Utilización de materiales en especificaciones no contempladas en el estándar.
Uso de materiales de inferior calidad utilización de maquinaria o herramientas defectuosas que ocasionan perdidas en materiales.
Especificaciones no acertadas por el chef ejecutivo.