Cargo: Recibidor de Mercancías
Depende: Contralor General, Contador o Jefe de Costos.
Importancia del Cargo:
El cargo de Recibidor de Mercancías, es importante en una organización hotelera o en un Restaurante, porque a través de este funcionario se Ingresan todas las compras no solo de alimentos y bebidas, sino de amenities, papelería, materiales de mantenimiento, suministros etc. que previamente ha gestionado el departamento de compras.
El Recibidor de Mercancías, debe haber recibido un entrenamiento suficientemente amplio y detallado acerca de la operación de un hotel y acerca de la materia prima y mercancías suministradas por los proveedores para que el control sobre la misma sea efectivo. Esto implica que exista una estandarización sobre los productos a recibir, y que la misma sea ampliamente divulgada y entendida por el Recibidor.
No sobra advertir sobre las calidades éticas de este funcionario, pues es él quien se encargará de suministrar la información relacionada con las cantidades y calidad de la mercancía adquirida por el hotel, validando a partir de ese momento la obligación que se adquiere con el proveedor por ese concepto.
Por la especialidad de las materias primas que se adquieren para el negocio de alimentos y bebidas, en algunos casos puntuales el Recibidor de Mercancías actúa asesorado por el chef ejecutivo o por el souchef para efectos de recibir materias primas como pescado, aves, mariscos, carnes, frutas y verduras, elementos de decoración etc.
Esto en razón a que desde el punto de vista técnico y en razón a los compromisos especiales adquiridos por el chef, es valioso su concepto sobre la calidad de la materia prima, frescura, textura, tamaño, color, es decir características físicas y detalles que no puedan escapar a un ojo entrenado y especialista en su área.
Las actividades del recibidor de mercancías para que se desempeñen exitosamente, deben cumplir con una serie de requisitos.
Información: Existen varias maneras de obtener información, a través de documentos (órdenes de compra, memorandos, comunicados etc.), acceso a la red de datos, correos electrónicos y otros.
Planeación: En base a la información obtenida, El Recibidor, puede planear su labor diaria, lo ideal es que se realicen reuniones cortas con el departamento de compras para enterarse de la fuente, qué proveedores despacharán en cada fecha. La planeación implica que las órdenes de compra se preparen con la debida anticipación para evitar traumas, demoras o cuellos de botella al momento de recibir la mercancía del proveedor.
Logística: La logística implica que el Recibidor de Mercancías cuente con los elementos necesarios para desempeñar bien su labor, elementos de protección personal como calzado, guantes, tapabocas etc, el área de Recibo de Mercancía debe ser de acceso restringido, adecuada físicamente y dotada de basculas electrónicas (calibradas), canastas para guardar la mercancía, equipo de computo para actualizar en línea las órdenes de compra satisfechas, actualizándose de paso los inventarios y proveedores, el Recibidor de Mercancías en su área de labores también debe contar con teléfono, y papelería (meat tag) para el control de los perecederos como aves, carnes, pescados, mariscos etc.
Desarrollo de las actividades de recibidor de mercancías.
Para el desarrollo eficaz de la actividad de recibo de mercancía, es importante tener en cuenta las siguientes consideraciones:
a) Distribuir las actividades diarias de acuerdo a lo establecido en el horario de Recibo.
b) Recibir en estricto orden de llegada y atender de un proveedor, una vez con el proveedor, cumplir ciertos mandamientos como: abrir y verificar todas las cajas y empaques sin excepción, en el caso de bebidas cerciorarse de que todas estén llenas y no haya botellas partidas.
c) Contar y pesar, confrontar con las cantidades facturadas por el proveedor, e igualmente con las cantidades de la orden de compra. Cuando se presenten diferencias en cantidades o referencias, dichas observaciones deben constar en la factura tanto en la copia que va al proveedor como la que corresponde al hotel-
d) Una vez recibida la mercancía, el Recibidor debe comunicar inmediatamente al almacén para que estas ingresen a los cuartos fríos, cavas o estantes según el caso.
e) Al finalizar la jornada el Recibidor, debe producir un reporte de novedades dirigida a compras y almacén, detallando las mercancías que no fueron despachadas o los proveedores que de acuerdo a lo planeado, no hicieron presencia en el hotel.
Puntos de control:
a) Software que permita interface y actualización en línea de inventarios, proveedores, contabilidad, con lo cual el funcionario de costos puede realizar una auditoría al azar de los productos en el almacén.
b) Para lograr lo anterior es necesario que la información tanto de entrada como de salida de mercancías, sea actualizada inmediatamente se produzcan las novedades y requerimientos en el almacén.
c) Instalación de dispositivos electrónicos como cámaras de seguridad.
2.6.2. Control desde el Almacén General Cargo: Jefe de Almacén.
Depende: Contralor General.
Importancia del Cargo.
El cargo de Jefe de Almacén reviste una gran importancia, por la responsabilidad de la custodia de un sinnúmero de activos utilizados en la operación del hotel como materia prima de comestibles, bebidas, suministros, materiales de mantenimiento, amenities, papelería etc.
En la línea organizacional, el Jefe de Almacén debe reportar al Contador General o en su defecto al Contralor General.
Es de suma importancia que el funcionario que desempeñe este cargo cuente con las habilidades de comunicación y organización necesarias para adelantarse a las necesidades del Hotel ya sea en condiciones normales, o en alta ocupación y responder ante los imprevistos de eventos y negocios repentinos.
Lo ideal es que como consecuencia de la gestión adelantada por el Jefe de Almacén, se pueda contar en todo momento con los stocks suficientes para brindar un adecuado servicio a los huéspedes y clientes del hotel, lógicamente que esta gestión debe cumplir los lineamientos de eficiencia y eficacia que permitan alcanzar los niveles de productividad requeridos por la organización.
No sobra recordar que aparte de las condiciones y cualidades profesionales del Jefe de Almacén, este debe apegarse a un sólido código ético, pues sus funciones son de manejo y confianza, colocando la compañía bajo su custodia parte de su patrimonio representado en inventario de materia prima, de suministros, papelería, amenities, elementos de aseo, materiales y repuestos etc.
2.6.3. Control desde el Departamento de Costos Cargo: Jefe de Costos
Depende: Contralor General. Importancia del Cargo
El cargo de Jefe de Costos dentro del negocio hotelero, revista gran importancia, pues el funcionario encargado no sólo de proveer información confiable y oportuna a la Gerencia General y a la Gerencia de Alimentos y Bebidas con el fin de que estas tomen decisiones profesionales y objetivas; sino de controlar la operación de alimentos y bebidas durante toda la cadena del servicio, desde la compra de la materia prima, su ingreso y almacenamiento al hotel, el porcionamiento, el uso y responsabilidad por las porciones, servir el producto a los
clientes y cobrar por el servicio, de acurdo a lo despachado al cliente y a los precios de la carta o del menú.
Jerarquicamente el Jefe de Costos depende del Contralor General, y conjuntamente con este funcionario definen las políticas y programas de control a aplicar para una vigencia determinada.
El jefe de costos, es el funcionario que colabora de manera decidida en el logro de las metas del departamento de Alimentos y Bebidas, especialmente en la rentabilidad, por la vía del control de los costos de Alimentos, Bebidas y gastos operacionales.
A las calidades y formación profesional del jefe de costos, se deben agregar su apego a la ética, pues su desempeño como funcionario de manejo y confianza, debe ser absolutamente transparente y su conducta y proceder independientes, deben propender por el logro de los objetivos de la empresa.
2.6.4. Control desde el Departamento de Compras Cargo: Jefe de Compras
Depende: Contralor General. Importancia del Cargo