Annual Reconciliation

3.1 TIPOS DE INVESTIGACION

En el presente proyecto se utilizaran los siguientes tipos de investigación:

1.-EXPLORATORIA.- constituye una investigación bibliográfica del tema, es decir recopilación de suficiente información para llevar a cabo el proyecto. El marco teórico, el marco conceptual y las variables sobre el que se fundamenta este proyecto está analizados a profundidad en el capitulo dos del presente trabajo.

2.-DESCRIPTIVA.- la investigación descriptiva se refiere a un

diagnostico de las situación o determinado fenómeno que sea sometido a análisis. En este punto identificaremos las actividades que son parte del proceso financiero contable de Automotores Continental S.A. Para identificar estas actividades consideramos:

• La actividad en sí, y que es lo que se debe realizar en ella.

• Los recursos involucrados en cada actividad.

• El tiempo estimado de la ejecución de cada actividad.

• La descripción de las actividades se deben realizar en un tiempo y

secuencia.

• Describir que recursos están o no disponibles para las

actividades.

La cadena de actividades determina la terminación de la planeación del proceso, considerando la dependencia y precedencia de actividades y

recursos. Y será de mayor utilidad al momento de identificar las actividades que agregan valor y aquellas que no lo hacen. Se considerarán tres categorías para las actividades, así:

1) Las Actividades que agregan valor según son percibidas por el cliente, en este caso los clientes internos. Considerando estas actividades es necesario hacer que el valor fluya a través de ellas, redefinir en muchos casos el trabajo de las funciones y operaciones realizadas normalmente para que estas puedan hacer una contribución positiva a la creación de valor y permitir que las necesidades reales de las actividades de planeación en cada punto puedan ser satisfechas.

2) Las que no agregan valor pero que son actualmente requeridas para el desarrollo del proceso, (llenado de documentación, generación de reportes, etc.), y que por lo tanto no pueden ser eliminadas por el momento, y;

3) Las que no agregan valor según la percepción del cliente, y que pueden ser Eliminadas inmediatamente.

Se vuelve necesario identificar y realizar lo necesario (pull). Es decir de las actividades que agregan valor: diseñar, programar y ejecutar aquello que el cliente interno requiere y en el momento que lo necesite, así como subordinar a los responsables con la realización de las actividades y el objetivo final. Medir a los responsables y evaluar como se realiza el trabajo, de acuerdo a los objetivos globales, conocer que actividades son más importantes y en que dimensión. Cuando se identifican plenamente las actividades se logra un flujo continuo que permite al cliente interno obtener lo que requiere, se crea un ciclo continuo encausado en buscar la perfección.. El elemento más importante en esta perfección es la transparencia siendo innovando en las maneras de crear y ofrecer valor.

Los Procesos Financieros garantizan que la captación, asignación, distribución y control de los recursos financieros se realice de conformidad con los planes, programas y proyectos establecidos. Así las necesidades y expectativas de

recursos financieros de clientes internos sean satisfechas bajo estándares de calidad, dándonos como resultado una distribución equitativa y el uso correcto de los recursos financieros, involucrando al proceso de Egresos, Cobros, Crédito.

Dando como resultado en la Presupuestación de Recursos financieros las necesidades financieras asignadas según programas, en el Proceso de Crédito realizando un monitoreo y evaluación financiera en forma oportuna y pertinente según parámetros establecidos, en el Proceso de Egresos considerando pagos oportunos, correctos, transparentes, y en los procesos de Cobros una recaudación efectiva y transparente, es decir un efectivo administrado correctamente.

Los procesos financieros contables identificados en Automotores Continental son: • Gastos • Otros Ingresos • Crédito y Cobranzas • Información Financiera 3.2 POBLACION Y MUESTRA

La población estará constituida por todos los procesos operativos del área contable de AUTOMOTORES CONTINENTAL, sobre ellos se realizara un análisis de eficiencia y productividad para descubrir aquellos que no agregan valor y requieren de reestructuración.

Una vez identificada la población, la muestra serán aquellos procesos en los que se deba eliminar desperdicios y sobre los cuales se realizara un levantamiento de información y se levantara la cartografía de los flujos de valor.

A continuación describimos los procesos operativos del área contable financiera identificados en el punto anterior:

GASTOS - el área contable financiera se encarga del procesamiento de información de los gastos operativos y administrativos:

Gastos Operativos.- constituyen las compras de bienes y servicios que son ocasionados directamente por la operación de la empresa, los más importantes son:

• Compra de Vehículos.- los pedidos de vehículos se realizan de

acuerdo al presupuesto de ventas, planificado anualmente por General Motors y sus concesionarios, mensualmente se establece el volumen de compras y los incentivos que la fábrica otorgara a sus dealers por superar los pedidos de determinadas unidades (modelos livianos y pesados), estos incentivos se informan a través de circulares mensuales que indican el valor del incentivo, las unidades incentivadas, los periodos en los que deben cumplirse y las condiciones de venta de los vehículos, los incentivos se denominan rebates.

Las facturas de compra de los vehículos son ingresadas en la matriz de cada zona, Agencia Labrador en Quito y Agencia Tanca en Guayaquil, el asistente de logística se encarga de esta actividad, en promedio ingresan de ocho a doce facturas diarias, el tiempo que demanda esta actividad son dos horas diarias.

• Compra de Repuestos, accesorios e insumos .- el principal

proveedor de estos bienes es General Motors, quien nos provee del 70% del total de adquisiciones, igualmente se debe cumplir un presupuesto de ventas establecido por la fábrica y de la misma forma que en la compra de vehículos, se reconocen incentivos mensuales por el cumplimiento de pedidos, las facturas de compra son ingresadas por los asistentes del área de repuestos en quito y guayaquil, el tiempo que demanda esta actividad es un promedio de 3 horas diarias un estimado de 30 facturas.

Las facturas de compra de vehículos y repuestos se ingresan diariamente para mantener actualizado el stock, estas actividades se realizan directamente en el área de logística (vehículos) y repuestos (repuestos, accesorios, insumos) las transacciones actualizan en línea el stock y generan la afectación contable.

GASTOS ADMINISTRATIVOS.-

Los gastos administrativos son aquellos en los que incurre la empresa para su normal operación y que no tienen relación directa con la producción o comercialización. En Automotores Continental S.A., el procesamiento de esta información esta a cargo del departamento contable, el auxiliar contable tanto en quito como en guayaquil, se encargan únicamente del ingreso diario de esta información al SIAC (sistema integrado Automotores Continental), el volumen de facturas por estos rubros es alto, se generan alrededor de 40 facturas diarias, en mayor cantidad en la zona de Quito que centraliza el ingreso de los gastos que se generan en las tres agencias (recreo, pana norte, labrador) estos gastos corresponden a honorarios, suministros, servicios básicos, gastos de personal, notas de crédito de incentivos, etc., Los datos de cada factura, tales como numero de ruc, numero de factura, autorizaciones tributarias, fechas de caducidad, así como el desglose de los valores facturados como subtotales, impuestos, descuentos, deben ser ingresados por el auxiliar contable, todos estos campos se utilizan para generar reportes que faciliten el pago de impuestos mensual de acuerdo a los requerimientos del SRI. A continuación la pantalla de ingreso de datos.

TESORERIA

El ejecutivo de tesorería se encarga de consolidar la información de todos los gastos generados en la compañía, y de generar los archivos de pago a proveedores de acuerdo a las políticas de pago de la compañía, la empresa ha establecido que los pagos se realicen a través de crédito en cuenta de cada proveedor, utilizando los servicios de una institución financiera que sirva de intermediaria, en la actualidad el banco que presta este servicio es el Bolivariano, una vez al mes se genera el archivo de pagos en los formatos solicitados por el banco , este archivo consta de hasta 1200 registros uno por cada factura a cancelar, en el SIAC el asistente contable 1 despliega esta información y procede a autorizar una factura por vez, esta actividad demanda hasta 3 horas porque cada registro se debe grabar antes de pasar al siguiente.

Por el tiempo que demanda la autorización de cada registro, no es posible revisar aspectos importantes de las facturas como: la correcta aplicación de los porcentajes de retención, correcta afectación en las cuentas contables, firmas de aprobación. Posteriormente el archivo debe ser aprobado por el Jefe Financiero y Contador General, finalmente a través de Internet se envía el archivo para que sea procesado por el banco y se acrediten los valores en 24 horas posteriores.

A pesar de que la política de proveedores busca minimizar la emisión de cheques manuales, este objetivo no se cumple ya que a diario se generan en promedio 15 cheques, por requerimientos “urgentes” de otras áreas del negocio, para realizar esta actividad se necesitan entre 10 y 20 horas semanales, ya que implica el ingreso de la factura por parte del auxiliar contable, el tesorero emite el cheque y solicita las firmas a los funcionarios respectivos, y entrega el cheque junto con las retenciones al beneficiario.

Otra función importante de esta posición es el pago diario de las unidades vendidas a GMAC ( financiera que administra la cartera de GM), es decir que cada concesionario debe cancelar a diario a GMAC el valor de las unidades que se hayan vendido, es decir se dispone de 24 horas para cancelar a GM las unidades vendidas por cada concesionario, así como las unidades movilizadas entre agencias, la transferencia se la debe procesar antes del medio día, para el efecto existe en el SIAC un reporte que a diario detalla las unidades que deben ser pagadas tanto por venta como por movilización, con esta base se prepara el valor a pagar a GM y se solicita la transferencia respectiva, posteriormente el tesorero ingresa a través del “Wholesale” que es el sistema que administra el inventario de vehículos de GM, cada concesionario ingresa sus pagos y el inventario se actualiza diariamente, de ahí la importancia de esta actividad para mantener cuadrado el stock de GM con el de cada dealer, y estar informados sobre los cupos de vehículos que mantiene cada concesionario.

Mensualmente GM envía a dos de sus ejecutivos para realizar una auditoria de vehículos, su principal función es asegurar que los concesionarios cumplen con el pago de las unidades vendidas, así como con la política y tiempos de entrega de las unidades, la base de su revisión son los pagos diarios a GM y los documentos que soportan la venta de los vehículos. Automotores Continental ha presentado ciertos problemas en el proceso, debido a que los documentos de entrega – recepción de los vehículos no tienen todas las firmas de responsabilidad,

o al momento que sale el vehiculo del concesionario el área de preentrega no actualiza esta información en el SIAC, por tanto las unidades no aparecen en el detalle de pagos, o no se notifico a tiempo las unidades movilizadas, todas estas irregularidades son calificadas por GMAC y otorgan una calificación a cada concesionario, lo cual afecta en la confianza sobre la operación del negocio por parte GM, de ahí la importancia y la responsabilidad sobre quien realiza esta actividad. El tesorero también se encarga de solucionar los problemas de los proveedores en relación a la entrega de retenciones, consultas sobre su estado de cuenta, retrasos en los pagos, este ultimo se origina principalmente porque en las áreas que ingresan las facturas de compra, no cumplen con los tiempos estimados de ingreso al sistema, e ingresan al SIAC el ultimo día hábil (24 de cada mes) un gran volumen de información, la atención telefónica y personal a los proveedores en promedio demanda 2 horas diarias.

La tesorería administra el archivo activo y pasivo de las facturas de compra y retenciones de la compañía, mensualmente se acumula gran cantidad de documentos para archivar, debido al volumen no se revisa a profundidad si la información esta completa, generalmente se archiva tal como lo envían las agencias, el tiempo estimado de esta actividad 8 horas mensuales.

OTROS INGRESOS

Los ingresos normales de la operación de Automotores Continental S.A, como son venta de vehículos,, servicios de mantenimiento y reparación de autos, venta de accesorios y repuestos, se procesan en las respectivas agencias, el área de crédito es la encargada de hacer cumplir las políticas de crédito, de la administración de la cartera, de la cobranza y facturación de vehículos nuevos, el área de taller y repuestos cuenta con un ejecutivo en cada agencia que se encarga de la facturación de estas transacciones.

En relación a los otros ingresos, que agrupan a todos aquellos negocios que se originan como consecuencia de la actividad principal de la compañía(venta de vehículos), como :comisiones de aseguradoras, de financieras, de dispositivos, rebates; son manejados en el área contable, en la actualidad el asistente financiero junior se encarga de recibir la información que le proporciona el proveedor y procede a facturar la comisión respectiva, no existe gestión interna para comprobar en base a datos propios de la compañía, si el valor registrado como ingreso es el correcto.

Las comisiones que la compañía recibe de las aseguradoras y por venta de dispositivos se calculan en base al numero de unidades vendidas, en el caso de aseguradoras representa el 1.5% del total de la póliza que adquiere el cliente, en el caso de dispositivos nos corresponden entre 25 y 30 dólares de acuerdo al costo del dispositivo instalado, las financieras nos reconocen hasta $40 usd por cada crédito aprobado. El área de contabilidad factura estos valores mensualmente en base a datos externos proporcionados por cada proveedor, no existe un responsable que valide esta información y asegure el cálculo correcto de estos ingresos, el responsable de esta actividad no ha solicitado al departamento de sistemas reportes que faciliten el calculo de estos ingresos, por tanto no cuenta con datos reales y confiables.

Los incentivos mensuales (rebates) que reconoce GM por la venta de determinados modelos, también son responsabilidad del área de contabilidad, un ejecutivo se encarga del calculo y envío al cobro de estos valores, mensualmente GM envía las circulares en las que informa que unidades o modelos están incentivadas, el asistente contable 1 se encarga de ingresar esta información al SIAC, de modo que por cada venta de estos modelos se calcule el rebate correspondiente. El detalle de estos rebates se envían a GM quincenalmente, luego de la revisión y análisis del asistente contable, la política de GM es emitir notas de crédito por estos valores. Estos documentos son ingresados en el área contable , posteriormente se las entrega a finanzas donde el asistente

financiero se encarga de actualizar las unidades que ya están canceladas así como identificar aquellas que no registran pago, finalmente el asistente contable solicitara a GM el pago de las unidades pendientes.

Estos ingresos se calculan y administran en hojas Excel creadas por el usuario, no existen opciones en el SIAC que permitan asegurar que estos ingresos e la compañía son los que efectivamente le corresponden.

CREDITO Y COBRANZAS

El área de Crédito y Cobranzas, se encarga básicamente de las siguientes actividades:

• Facturación vehículos nuevos

• Cumplimiento de política de crédito de la compañía.

• Cobranza de la cartera vigente y vencida.

• Ingreso de pagos de clientes, de financieras, de tarjetas de

crédito, aseguradoras.

El área de Crédito y Cobranzas, cuenta con seis personas a nivel nacional, tres en quito y tres en guayaquil, actualmente el Jefe Financiero esta a cargo de esta área, las actividades de cada persona esta asignada de la siguiente manera:

Ejecutivo senior.- se encarga de la facturación de vehículos, que abarca, la revisión de todos los documentos aprobados previos a la venta: pago de cuota inicial, aprobación del crédito, seguro del vehiculo, firma de todos los documentos legales. El mismo colaborador se encarga del análisis del crédito (directo), de la verificación de datos y de asegurar la veracidad de la información entregada por el cliente.

Ejecutivo junior (2).- principalmente se encargan de la cobranza de la cartera vigente y vencida, seguimiento de llamadas telefónicas, y de coordinar las

visitas de los cobradores (2) a los clientes, ingresar al sistema los abonos y pago de financieras.

Ejecutivo junior (1).- se encarga del análisis de las cuentas pendientes de aseguradoras, y de la gestión de cobro, esta posición se creo en Automotores Continental, específicamente para reducir el porcentaje de cartera vencida de aseguradoras, ya que la relación cliente- proveedor entre el concesionario y las empresas de seguro, dificultaba el cobro de la cartera, principalmente por el cruce de cuentas.

Jefatura Financiera.- es el responsable de coordinar las actividades del personal de crédito, asegurar el cumplimiento de metas de cobranza mensual, asegurar el cumplimiento de las políticas de crédito internas y proponer y poner en marcha mejora de procesos que mejoren los índices de cartera.

INFORMACION FINANCIERA

Al cierre de cada periodo mensual, los directivos y funcionarios de la compañía, analizan los resultados de todas las líneas del negocio para evaluar el cumplimiento de objetivos presupuestados frente a resultados reales, para el efecto requieren de información estadística y financiera oportuna y confiable, actualmente el analista financiero (1) se encarga de preparar el MIS(Managment Information System) que es el análisis de los ingresos y costos de las áreas de negocio, la base de esta información es el balance mensual reportado por el área contable, el objetivo básico es comparar los resultados históricos así como los presupuestados. El SIAC no dispone de un modulo de reportes financieros, si se requiere de información adicional de ventas, cartera, índices, es necesario solicitarlos al departamento de sistemas, lo que implica tiempo adicional ya que el primer paso constituye explicar lo requerido y revisar la consistencia del reporte solicitado.

EL MIS es una plantilla en Excel en la que se ingresan manualmente los datos que van actualizando la información y los gráficos que se presentan a los directivos de la compañía, por esta razón los datos entregados pueden ser

susceptibles de errores o proyectar indicadores que no son completamente veraces.

El tiempo que se emplea en esta actividad es de tres días posteriores al cierre de balance que generalmente es el tercer día hábil después de fin de mes, la información financiera obtenida en el MIS no siempre refleja los mismos resultados que la información contable tributaria, básicamente porque la estructura de la información contable se adapta a las normas tributarias vigentes.

En base a esta información los directivos y funcionarios de la compañía toman las decisiones a corto y mediano plazo para asegurar el cumplimiento de los objetivos proyectados, es decir decisiones importantes respecto del giro del negocio y de sus colaboradores.

ASISTENTE CONTABLE JUNIOR(1)

El asistente junior(1) se encarga básicamente de realizar las conciliaciones bancarias de todos las cuentas corrientes con las que trabaja la compañía, actualmente siete bancos nacionales y uno del exterior, su trabajo consiste en conciliar las partidas entre el banco y los registros de la compañía, para el efecto baja del Internet los movimientos bancarios de cada cuenta y del SIAC los registros contabilizados en el libro mayor de cada cuenta, semanalmente identifica las partidas pendientes en bancos y en libros y analiza la razón de las diferencias, posteriormente informa al departamento de crédito aquellas