El análisis FODA es el estudio que sirve para medir la situación de una empresa, organización o producto.
Tabla 7. Análisis FODA.
FORTALEZAS DEBILIDADES
Ubicación estratégica.
Calidad de los materiales y materia prima.
Variedad de muebles.
Fabricantes y comercializadores directos.
Inadecuada organización de procesos.
Desabastecimiento de materiales y materia prima.
No cuenta con local propio.
Carece de la implementación de un Manual de Procedimientos
OPORTUNIDADES AMENAZAS
Regulación del mercado informal.
Clientes que priorizan la calidad sobre el precio.
Competidores con administración empírica.
Mercado insatisfecho
Imitación de los muebles por competidores.
Productos sustitutos.
Políticas ambientalistas.
Posicionamiento de la competencia.
Fuente: (La investigación)
Elaborado: Dayana Katherine Ortiz Napa
Descripción de Fortalezas.
Ubicación estratégica: La fábrica Madefa se encuentraubicado en el km 16 de la vía Quevedo pasando el colegio CADE a margen izquierdo, siendo este un sector con alto flujo vehicular ya que es un punto de enlace de algunas ciudades importantes del país y es por ello que le convierte en un punto estratégico.
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Calidad de los materiales y materia prima: La materia prima y materiales de excelente calidad que se utilizan para la fabricación, permite a la empresa obtener la confianza de los clientes y al mismo tiempo garantizar la durabilidad de los muebles para lograr la penetración en el mercado local y nacional.
Variedad de muebles: Madefa ofrece a sus clientes una cartera de exclusividades en diseños de muebles y la producción personalizada al gusto del cliente.
Fabricantes y comercializadores directos: Madefa optimiza costos al ser productor directo y a la vez comercializar sus propios muebles.
Descripción de Oportunidades.
Regulación del mercado informal en la producción: Las autoridades gubernamentales regularán la informalidad de comerciantes que existen, lo cual le servirá como beneficio para el incremento de la comercialización de Madefa.
Clientes priorizan la calidad sobre el precio: En su gran mayoría los clientes prefieren adquirir productos de mejor calidad, lo cual le garantiza durabilidad en los muebles adquiridos.
Competidores con administración empírica: Un alto índice de comerciantes no cuenta con el nivel de estudio superior para ejecutar una administración correcta, es por ello que beneficia a Madefa la cual dispone de conocimientos profesionales.
Mercado insatisfecho: Los muebles que producen y comercializan los competidores no siempre llenan las expectativas de los clientes siendo ésta una oportunidad para Madefa.
Descripción de Debilidades.
Inadecuada organización de procesos: Se ejecutan las actividades con una inapropiada organización, porque no se han establecido controles sobre las tareas que se realizan.
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Desabastecimiento de materia prima y materiales: Genera el retraso de la producción los cuales dificultan los plazos de entrega pactados a los clientes.
No cuenta con local propio: El no contar con una infraestructura propia a futuro le generaría una inestabilidad a Madefa, por ser local de alquiler la fábrica podría ser instalada en otra dirección lo que sería desfavorable.
Carece la implementación de un Manual de Procedimientos: El no tener diseñado un Manual, perjudica la ejecución de las tareas, sobre todo al contrato personal nuevo.
Descripción de Amenazas.
Imitación de los muebles: Generaría a la fábrica disminución en ventas ya que los clientes podrían adquirir decidirán comprar los muebles en replica pese a la mala calidad de materia prima.
Productos sustitutos: Santo Domingo se caracteriza por ser una ciudad con un clima trópico húmedo es por ello que una parte de los clientes optan por adquirir muebles de plástico debido a la humedad que se impregna en los hogares.
Políticas ambientalistas: El estado mediante decretos y leyes ambientales podría determinar la disminución de tala de árboles con el objetivo que se conserve el medio ambiente lo que podría generar desabastecimiento.
Posicionamiento de la competencia: Madefa por ser una fábrica nueva en el mercado no cuenta con el mismo posicionamiento que la competencia, más sin embargo ha tenido una gran acogida por los clientes que buscan calidad en los diseños y acabados.
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3.5 Manual de Procedimientos.Madefa
‘‘Todo en madera para su hogar’’
Fecha 18-02-2016 Página 1 De 36 Sustituye a Página De Fecha MANUAL DE PROCEDIMIENTOS MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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Madefa‘‘Todo en madera para su hogar’’
Fecha 18-02-2016 Página 2 De 36 Sustituye a Página De Fecha MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ÍNDICE
I. Modelo del manual. ………. 1
II. Índice ……… 2 III. Introducción. ……… 3
IV. Simbología a utilizar y alcances. ….………... 4
V. Misión y Visión. ……….. 5
VI. Valores y políticas. . ………. 6
VII. Organigrama. . ……… 7 VIII. Procesos para fabricación de los
muebles. ……… 8
Adquisición de materia prima y materiales ……….. 8
Despacho de materiales y materia prima. ……….. 13
Tratamiento de madera. ……….. 16
Armado el mueble. ………... 19
Lacado y lijado. ……… 22 Acabado del mueble. ………...25
Venta y despacho del mueble. ………... 28
Pago a empleados. ……….... 32
IX. Glosario de términos. … ………. 36
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Madefa‘‘Todo en madera para su hogar’’
Fecha 18-02-2016 Página 3 De 36 Sustituye a Página De Fecha MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INTRODUCCIÓN
El Manual de Procedimientos es considerado un elemento técnico, el cual incluye información de la sucesión y coordinación de procesos para la elaboración de un producto, que faciliten a cada área la interrelación por medio de un flujo de información, de manera que permita tener conocimientos a los colaboradores de los pasos técnicos para la fabricación de un mueble y desarrollo de las operaciones de producción.
El Manual servirá de guía para los colaboradores, dá a conocer claramente los procedimientos de elaboración y la secuencia que debe de tener a cada actividad, de manera que se eviten pérdidas materiales y accidentes e incidentes de trabajo.
Este Manual estará integrado específicamente por partes fundamentales a considerarse tales como: introducción, índice, diagramas flujo, formatos y glosario de términos. Su utilización y aplicación constituye normas técnicas de obligatoriedad para los trabajadores de Madefa.
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Madefa‘‘Todo en madera para su hogar’’
Fecha 18-02-2016 Página 4 De 36 Sustituye a Página De Fecha MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SIMBOLOGÍA A UTILIZAR ( ISO 9000 )
SÍMBOLO REPRESENTA
Operaciones: Fases del proceso, método o procedimiento.
Inspección y medición: Representa el hecho de verificar la naturaleza, calidad y cantidad de los insumos y productos.
Operación e inspección: Indica la verificación o supervisión durante las fases del proceso, método o procedimiento de sus componentes.
Transportación: Indica el movimiento de personas, material o equipo.
Demora: Indica retraso en el desarrollo del proceso, método o procedimiento.
Decisión: Representa el hecho de efectuar una selección o decidir una alternativa especifica de acción.
Entrada de bienes: Productos o materiales que ingresan al proceso.
Almacenamiento: Depósito y/o resguardo de información o productos.
ALCANCES
Constituirán los alcances del Manual de Procedimientos todos los procesos de producción de la Fábrica Madefa.
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Fecha 18-02-2016 Página 5 De 36 Sustituye a Página De Fecha MANUAL DE PROCEDIMIENTOS MISIÓN
‘‘Fabricamos muebles y todo en madera para el hogar, garantizamos calidad, durabilidad, confort y la satisfacción de clientes que buscan estilos y diseños exclusivos, respaldados por un equipo humano comprometido con una producción sostenible con el medio ambiente.
VISIÓN
‘‘Liderar el mercado regional y nacional, en la producción de muebles para el hogar, promoviendo diseños y estándares de calidad generados de estilo y bienestar para nuestros clientes’’.
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Madefa‘‘Todo en madera para su hogar’’
Fecha 18-02-2016 Página 6 De 36 Sustituye a Página De Fecha MANUAL DE PROCEDIMIENTOS VALORES
Experiencia: Contamos con un personal calificado en la rama artesanal, con años de trayectoria en la fabricación de muebles para el hogar, comprometidos con la calidad y la satisfacción total del cliente.
Trabajo en equipo: Promovemos el trabajo mancomunado, apoyado en las fortalezas personales y profesionales del talento humano que labora en Madefa.
Compromiso: Somos una organización comprometida con el desarrollo socio-económico del país, cumplimos con las obligaciones adquiridas, respaldamos a nuestros colaboradores y orientamos políticas hacia una producción sostenible con el entorno y su medio ambiente.
Innovación: Fomentamos creatividad y mejora continua, cristalizada en el diseño de modelos exclusivos ajustados a las exigencias, gustos y necesidades de nuestros clientes.
Calidez: Madefa atiende a sus clientes con amabilidad y cortesía procurando que la visita a nuestras instalaciones satisfaga sus expectativas.
POLÍTICA
Uso adecuado de las herramientas y equipos de protección personal. Cumplimiento de la jornada laboral establecida.
Aplicación de estándares de calidad en la producción.
Todo requerimiento de materiales y materia prima deberán ser solicitados por medio del formularios establecidos para el debido control.
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Fecha 18-02-2016 Página 7 De 36 Sustituye a Página De Fecha MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ORGANIGRAMA
Elaboró: Dayana Ortiz Napa Revisó:Ing. Lourdes Moreira Autorizó: Ing. Lourdes Moreira
GERENTE CONTADOR JEFE DE PRODUCCION CARPINTERO ASISTENTE ADMINISTRATIVA LIJADOR PINTOR GUARDIA ……… Asesoría externa Departamento lineal
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Fecha 18-02-2016 Página 8 De 36 Sustituye a Página De Fecha MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Procedimiento N: 1. Para adquisición de materia prima y materiales.
No ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE SÍMOBOLO FORMULARIO
1 Inicio
2
Solicitar la compra de materiales y materia prima.
Se realiza el llenado del formulario para el abastecimiento de inventario. Asistente administrativa Requerimiento de materiales y materia prima. 3 Elaborar lista de pedido. Compila los requerimientos de materiales de las diferentes áreas para la elaboración del mueble
Asistente
administrativa Autorización de
compra
4 Autoriza la compra.
Una vez analizada la adquisición se procede a la compra. Gerente 5 Solicitud de materiales y materia prima al proveedor.
Envió del pedido requerido para el abastecimiento del inventario. Asistente administrativa 6 Recepción de materiales y materia prima. Se verifica la solicitud con la factura y el producto entregado por el proveedor.
Asistente
administrativa Factura del
proveedor
7 Ingreso a inventario. Registro de los
materiales adquiridos. administrativaAsistente
8 Almacenamiento en bodega.
Organización de materia
prima y materiales. Asistente administrativa
y/o servicios generales. 9 Archivo de factura Custodia de factura para
respectiva declaración. Asistente administrativa
10 Fin
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Madefa‘‘Todo en madera para su hogar’’
Fecha 18-02-2016 Página 9 De 36 Sustituye a Página De Fecha MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Diagrama de flujo N: 1. Para adquisición de materia prima y materiales.
N DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
1 Inicio
2 Solicitar la compra de materiales y materia prima.
3 Elaborar lista de pedido.
4 Autorización de la compra.
5 Solicitud de materiales y materia prima al proveedor.
6 Recepción de materiales y materia prima. 7 Ingreso a inventario. 8 Almacenamiento en bodega. 9 Archivo de factura 10 Fin
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Fecha 18-02-2016 Página 10 De 36 Sustituye a Página De Fecha MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Formulario N: 1. Adquisición de materia prima y materiales.
El siguiente formulario se emite con el objeto de indicar al responsable de inventario los materiales y materia prima que se necesitan para la ejecución de las actividades.
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Madefa‘‘Todo en madera para su hogar’’
Fecha 18-02-2016 Página 11 De 36 Sustituye a Página De Fecha MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Formulario N: 2. Autorización de compra
Es un documento que evidencia la autorización, que dá la gerencia para la compra de materiales y materia prima.
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Madefa‘‘Todo en madera para su hogar’’
Fecha 18-02-2016 Página 12 De 36 Sustituye a Página De Fecha MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Formulario N: 3. Factura de proveedor.
La factura es el documento que servirá como respaldo de la adquisición de los materiales y materia prima para la respectiva declaración, siendo importante su custodia y archivo.
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Madefa‘‘Todo en madera para su hogar’’
Fecha 18-02-2016 Página 13 De 36 Sustituye a Página De Fecha MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Procedimiento N: 2. Despacho de materiales y materia prima.
No ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE SÍMBOLO FORMULARIO
1 Inicio
2 Recepción del requerimiento.
Verificación del formulario en el cual los trabajadores solicitan materiales o materia prima. Asistente administrativa 3 Entrega de materiales y materia prima solicitados por trabajadores. Confirmación del requerimiento mediante el formulario el cual fue llenado por el trabajador solicitando materiales o materia prima dicho documento debe ser firmado de manera que conste las cantidades entregadas. Asistente administrativa Requerimiento de materiales y materia prima. 4 Archivo del formulario de requerimiento
Resguardo del formulario el que servirá para control del uso de materiales y materia prima.
Asistente administrativa
5 Fin
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Madefa‘‘Todo en madera para su hogar’’
Fecha 18-02-2016 Página 14 De 36 Sustituye a Página De Fecha MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Diagrama de flujo N: 2. Despacho de materiales y materia prima.
N DESCRIPCIÓN DEL PROCESO 1 Inicio 2 Recepción del requerimiento. 3 Entrega de materiales y materia prima solicitados por trabajadores.
4 Archivo del formulario de requerimiento.
5 Fin
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Fecha 18-02-2016 Página 15 De 36 Sustituye a Página De Fecha MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Formulario N: 1. Orden de despacho materia prima y materiales.
El siguiente formulario se ejecuta con el objetivo de controlar el inventario de materiales y materia prima y la utilización de los recursos.
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Fecha 18-02-2016 Página 16 De 36 Sustituye a Página De Fecha MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Procedimiento N: 3. Tratamiento de la madera.
No ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE SÍMBOLO FORMULARIO
1 Inicio
2 Ubicar en forma de caballete
Ubicación de la madera de forma de caballete lo cual permitirá la ventilación de la madera.
Carpintero
3 Colocar en el horno
Actividades que se ejecuta en un tiempo de 15 días con el objetivo de secar la madera y eliminar las polillas de igual manera se ubica como caballete.
Carpintero Reporte de ingreso a madera a tratamiento. 4 Canteado La operación se la ejecuta con la finalidad de que la madera quede recta eliminando el corte incorrecto causado por la motosierra.
Carpintero
5 Cepillado
Ejecución que sirve para eliminar imperfecciones del talado y brindar una sola medida. Carpintero 6 Organización de la madera Organización de la madera para su posterior utilización. Carpintero 7 Fin
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Madefa‘‘Todo en madera para su hogar’’
Fecha 18-02-2016 Página 17 De 36 Sustituye a Página De Fecha MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Diagrama de flujo N: 3. Tratamiento de la madera.
N DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
1 Inicio
2 Ubicar en forma de caballete
3 Colocar en el horno
4 Canteado
5 Cepillado
6 Organización de la madera
8 Fin
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Madefa‘‘Todo en madera para su hogar’’
Fecha 18-02-2016 Página 18 De 36 Sustituye a Página De Fecha MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Formulario N: 1. Reporte de ingreso y salida de madera del horno.
El formulario permite controlar los tiempos y cantidades de madera que ingresan al horno y a su vez la verificación del estado de la materia prima.
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Fecha 18-02-2016 Página 19 De 36 Sustituye a Página De Fecha MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Procedimiento N: 4. Armado del mueble.
No ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE SÍMBOLO FORMULARIO
1 Inicio
2 Revisión de
medidas.
Verificación de medidas adecuadas para la ejecución del corte de la madera.
Carpintero Orden de trabajo
3 Cortar la madera Ejecución que se elabora
con medidas exactas. Carpintero
4 Ensamblar.
Utilización de blancola para
pegado de los tableros. Carpintero
5 Cortar
Actividad que se ejecuta para la fabricación del mueble.
Carpintero
6 Armar piezas
Actividad que sirve para unificar piezas por medio de tornillos, clavos y tarugo.
Carpintero
7 Pulir el mueble Labor que se realiza
utilizando lija #50. Carpintero
8 Masillado
Colocación de masilla para quitar las imperfecciones del mueble.
Carpintero
9
Pulir el mueble Nuevo pulido para perfeccionar el acabado, está solo en ciertos casos.
Carpintero
10
Pulido del mueble
Constituye el acabado final que da el carpintero al mueble con lija # 120.
Carpintero
11
Ingreso a inventario
El carpintero entrega la orden de trabajo al asistente administrativo para el debido registro en inventario.
Asistente administrativa
12 Archivo Recepción de orden de
trabajo.
Asistente administrativa
13 Fin
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Madefa‘‘Todo en madera para su hogar’’
Fecha 18-02-2016 Página 20 De 36 Sustituye a Página De Fecha MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Diagrama de flujo N: 4. Armado del mueble.
N DESCRIPCIÓN DEL PROCESO 1 Inicio 2 Revisión de medidas. 3 Cortar la madera 4 Ensamblar. 5 Cortar 6 Armar piezas 7 Pulir el mueble 8 Masillado 9 Pulir el mueble
10 Pulido del mueble
11 Ingreso a inventario
12 Archivo
13 Fin
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Madefa‘‘Todo en madera para su hogar’’
Fecha 18-02-2016 Página 21 De 36 Sustituye a Página De Fecha MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Formulario N: 1. Orden de trabajo para armado del mueble.
Consiste en el control para la producción, el objetivo primordial para la fábrica es disminuir los tiempos muertos los cuales generan retrasos en la fabricación.
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Madefa‘‘Todo en madera para su hogar’’
Fecha 18-02-2016 Página 22 De 36 Sustituye a Página De Fecha MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Procedimiento N: 5. para Lacado y lijado.
No ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE SÍMBOLO FORMULARIO
1 Inicio
2 Recepción orden de trabajo
Lijador recibe orden de
trabajo emitida por gerente. Lijador Orden de trabajo
3 Destroncar con lija # 40,60.
La actividad se realiza para eliminar las huellas de la pulidora.
Lijador
4 Añadir tinte.
Se aplica con el fin de proporcionarle color al mueble.
Lijador
5 Pasar sellador
Su ejecución es para
emporar la madera. Lijador
6 Masillado.
Actividad realizada para
eliminar imperfecciones. Lijador
7 Lijado con lija # 180.
El propósito de la tarea es dar una nueva suavidad al mueble.
Lijador
8 Pasar sellador.
La acción se ejecuta para
mejorar el acabado. Lijador
9 Lijado con lija # 240. Perfecciona el acabado final. Lijador
10 Lacado Se utiliza para dar color. Lacador
11 Almacenamiento a bodega
Ubicación del mueble en la bodega de productos lacados y lijados.
Lacador
12 Devolución de orden trabajo
Lacador entrega orden de trabajo a asistente administrativo y verifica al término de este.
Lacador
13 Ingreso a inventario Se efectúa el ingreso de productos lacados y lijados.
Asistente administrativa
14 Archivo Guardar la orden de trabajo. Asistente administrativa
15 Fin
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Madefa‘‘Todo en madera para su hogar’’
Fecha 18-02-2016 Página 23 De 36 Sustituye a Página De Fecha MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Diagrama de flujo N: 5. Lacado y lijado
N DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
1 Inicio
2 Recepción orden de trabajo
3 Destroncar con lija # 40,60.
4 Añadir tinte.
5 Pasar sellador
6 Masillado.
7 Lijado con lija # 180.
8 Pasar sellador.
9 Lijado con lija # 240.
10 Lacado
11 Almacenamiento a bodega
12 Devolución de orden trabajo
13 Ingreso a inventario
14 Archivo
15 Fin
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Madefa‘‘Todo en madera para su hogar’’
Fecha 18-02-2016 Página 24 De 36 Sustituye a Página De Fecha MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Formulario N: 1. Orden de trabajo.
Se elabora el formulario para que se ejecute la orden de manera ordenada y no haya productos en proceso de deterioro servirá para disminuir el inventario de productos en proceso.
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Madefa‘‘Todo en madera para su hogar’’ Fecha Página 18-02-2016 25 De 36
Sustituye a
Página De
Fecha
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Procedimiento N: 6. Acabado del mueble.
No ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE SÍMBOLO FORMULARIO
1 Inicio
2
Retiro del mueble de bodega.
Se retira el mueble de la bodega de lijado y lacado par el acabado del mueble.
Pintor
3 Preparación del tinte
Selección y mezcla de colores
para dar el tono deseado. Pintor
4
Pintado del