La Norma de Control Interno 406-01 menciona:
Toda entidad u organismo del sector público, cuando el caso lo amerite, estructurará una unidad encargada de la administración de bienes. La máxima autoridad a través de la Unidad de Administración de Bienes, instrumentará los procesos a seguir en la planificación, provisión, custodia, utilización, traspaso, préstamo, enajenación, baja, conservación y mantenimiento, medidas de protección y seguridad, así como el control de los diferentes bienes, muebles e inmuebles, propiedad de cada entidad u organismo del sector público y de implantar un adecuado sistema de control interno para su correcta administración. (Contraloria General del Estado, 2014)
22 1.17.1. Planificación
Según la Norma 406-02 emitida por la Contraloria General del Estado, (2014) afirma: “Las entidades y organismos del sector público, para el cumplimiento de los objetivos y necesidades institucionales, formularán el Plan Anual de Contratación con el presupuesto correspondiente”.
Dentro de la planificación se deben encontrar establecidos los mínimos y máximos de las existencias esto ayudará a regular que las compras se realicen según las necesidades de la institución en valores y cantidades apropiados con el fin de administrar bien los recursos asignados por el Estado.
1.17.2. Contratación
La norma 406-03 Contraloria General del Estado, (2014) menciona: “Las entidades y organismos del sector público realizarán las contrataciones para adquisición o arrendamiento de bienes, ejecución de obras y prestación de servicios incluidos los de consultoría, a través del Sistema Nacional de Contratación Pública”.
En referencia a lo antes mencionado, todas las instituciones del sector público para realizar cualquier tipo de contratación primero deben verificar que exista un presupuesto aprobado para realizar la compra o contratación de cualquier bien o servicio, además se debe encontrar planificado dentro del PAC (Plan Anual de Compas) y para realizar el proceso de adquisición se debe publicar en Portal de Compras Públicas del SERCOP (Servicio Nacional de Contratación Pública).
1.17.3. Almacenamiento y distribución
Con relación al proceso de almacenamiento y distribución, la Norma de Control Interno 406-04 señala:
Los bienes que adquiera la entidad ingresarán físicamente a través de almacén o bodega, antes de ser utilizados, aun cuando la naturaleza física de los mismos requiera su ubicación directa en el lugar o dependencia que lo solicita, lo cual ayudará a mantener un control eficiente de los bienes adquiridos. (Contraloria General del Estado, 2014)
El Bodeguero o Guardalmacén es el encargado de verificar que los procesos de ingreso y egreso de los bienes se realicen de manera adecuada comprobando que cuenten con todos
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los documentos de sustento, requerimientos y especificaciones técnicas solicitadas, para evitar devoluciones y demás inconvenientes en los procesos que se realizan en bodega. 1.17.4. Sistema de registro
La Norma de Control Interno 406-05 de la Contraloria General del Estado, (2014) alude: “El Catálogo General de Cuentas del Sector Público, contendrá los conceptos contables que permitan el control, identificación, destino y ubicación de las existencias y los bienes de larga duración”.
Cada entidad debe contar con un sistema que permita mantener actualizado e identificado mediante registros detallados, individualizados y organizados de los bienes que tiene la entidad, esto como una medida de control a los retiros, traspasos y bajas de los bienes, permitiendo su fácil identificación y localización.
1.17.5. Identificación y protección
La Norma 406-06 emitida por la Contraloria General del Estado, (2014) menciona: “Todos los bienes de larga duración llevarán impreso el código correspondiente en una parte visible, permitiendo su fácil identificación”.
La codificación debe permitir la identificación y localización de los bienes, por lo que los responsables se deben asegurar de realizar este proceso de manera correcta; asi mismo deben realizar la contratación de pólizas de seguro para diferentes tipos riesgos que puedan ir contra la seguridad de los bienes.
1.17.6. Custodia
La Norma de Control Interno 406-07 referente a la custodia de bienes dice:
La custodia permanente de los bienes, permite salvaguardar adecuadamente los recursos de la entidad, fortaleciendo los controles internos de esta área; también facilita detectar si son utilizados para los fines que fueron adquiridos, si sus condiciones son adecuadas y no se encuentran en riesgo de deterioro. (Contraloria General del Estado, 2014).
La máxima autoridad es la encargada de establecer procesos para que los bienes se encuentren protegidos y que sean utilizados para los fines con los que fueron adquiridos para ello se designa a los custodios finales mediante actas de entrega recepción donde consta la descripción detallada del bien y del custodio.
24 1.17.7. Uso de los bienes de larga duración
La Norma 406-08 Contraloria General del Estado, (2014) señala: “En cada entidad pública los bienes de larga duración se utilizarán únicamente en las labores institucionales y por ningún motivo para fines personales, políticos, electorales, religiosos u otras actividades particulares”. Es necesario responsabilizar mediante documentos legalizados, normas internas, a los custodios acerca del uso que deben dar a los bienes, de la misma manera establecer sanciones para las personas que incumplan y den mal uso de la propiedad planta y equipo de la entidad.
1.17.8. Control de vehículos oficiales
La norma de Control Interno 406-09, emitida por la Contraloría General del Estado menciona:
Los vehículos del sector público y de las entidades de derecho privado que disponen de recursos públicos, están destinados exclusivamente para uso oficial, es decir, para el desempeño de funciones públicas, en los días y horas laborables, y no podrán ser utilizados para fines personales, ni familiares, ajenos al servicio público, ni en actividades electorales y políticas. (Contraloria General del Estado, 2014).
1.17.9. Constatación física de existencias y bienes de larga duración
La Norma de control interno 406-10 emitida por la Contraloria General del Estado, (2014) alude: “La administración de cada entidad, emitirá los procedimientos necesarios a fin de realizar constataciones físicas periódicas de las existencias y bienes de larga duración”.
Es importante que se establezcan procedimientos para los procesos de constataciones y tomas físicas de inventario para que se realicen de manera periódica y no únicamente cada año como menciona la norma, esto con el fin de tener un mayor control y verificar el estado y la ubicación de los bienes, así como de hacer ajustes en los saldos contables y de bodega.
1.17.10. Baja de bienes por obsolescencia, pérdida, robo o hurto
La Norma 406-11 Contraloria General del Estado, (2014) dice: “Los bienes que por diversas causas han perdido utilidad para la entidad o hayan sido motivo de pérdida, robo o hurto, serán dados de baja de manera oportuna”. Para ello se tomara en consideración el
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Reglamento General de Bienes del Sector Público y otras normativas relacionadas que determinen las disposiciones a ser aplicadas en los procesos de baja de los bienes.
1.17.11. Mantenimiento de bienes de larga duración
La Norma de Control Interno 406-13 de la Contraloria General del Estado, (2014) menciona: “El área administrativa de cada entidad, elaborará los procedimientos que permitan implantar los programas de mantenimiento de los bienes de larga duración”. Así como de hacer que se ejecuten como se encontraba planificado para que los bienes sean aprovechados por todos los funcionarios para el desarrollo de las actividades y el cumplimiento de objetivos.