Elaborado Por: V.G.P.V. Fecha: 02/01/2019 Supervisado Por: W.B.J.L. Fecha: 03/01/2019
40 FASE 1: Planificación Preliminar
PROGRAMA PLANIFICACIÓN PRELIMINAR Tabla 12: Programa de Planificación Preliminar
No. PROCEDIMIENTOS Responsable Referencia Fecha A. Presentación de la Orden de Trabajo V.G.P.V OT 08/01/2019 B. Solicitar información general de la entidad V.G.P.V IG 14/01/2019 C. Aplique el Cuestionario de Control Interno V.G.P.V CI 22/01/2019
D. Determine el Nivel de Confianza y Riesgo V.G.P.V NC 25/01/2019
E. Elaborar el Memorando de Planificación Preliminar V.G.P.V MP 28/01/2019
Fuente: Investigación Propia
Elaborado por: Verónica Parra
Elaborado Por: V.G.P.V. Fecha: 03/01/2019 Supervisado Por: W.B.J.L. Fecha: 04/01/2019
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO PROVINCIAL DE PASTAZA
EXAMEN ESPECIAL
DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2017
P 1/1
41 ORDEN DE TRABAJO
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO PROVINCIAL DE PASTAZA
EXAMEN ESPECIAL
DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2017
OT 1/2
42
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO PROVINCIAL DE PASTAZA
EXAMEN ESPECIAL
DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2017 OT 2/2
43
GOBIERNO AUTONOMO DESCENTRALIZADO PROVINCIAL DE PASTAZA Cuestionario de Control Interno
Examen especial al componente Propiedad planta y equipo del Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial de Pastaza del 01 de enero al 31 de diciembre del 2017.
N DESCRIPCION PON DER ACIO N RESPUE STAS CALI FICA CION SI N O Normativa: 406-01 Unidad de Administración de Bienes
1 ¿La entidad dispone de una unidad administrativa que sea responsable de designar a los custodios de los bienes y de establecer los procedimientos que garanticen la conservación, seguridad y mantenimiento de las existencias y bienes de larga duración?
1 1 1
2 ¿Existe normativa interna que permita designar los custodios de los bienes, que establezca procedimientos de conservación, seguridad y mantenimiento?
1 1 0
3 ¿El Guardalmacén informa de manera oportuna a la máxima autoridad y jefe financiero, sobre los bienes que se hubieran vuelto inservibles, obsoletos o hubieren dejado de usarse?
1 1 0
Normativa: 406-02 Planificación
4 ¿La entidad dispone de un Plan Anual de Contratación, PAC, que incluya las obras, bienes y los servicios a contratarse durante el año fiscal?
1 1 1
5 ¿En la planificación se establece mínimos y máximos de existencias, de manera que las compras se realicen únicamente cuando sean necesarias y en cantidades apropiadas?
1 1 1
6 ¿Se cuenta con el plan anual de mantenimiento de equipos y demás activos, el mismo que debe constar con cronogramas, financiamiento, y estar aprobado por las máximas autoridades?
1 1 0
406-04 Almacenamiento y Distribución
7 ¿Cuenta la entidad con instalaciones seguras, ubicadas adecuadamente, y con espacio físico necesario para el funcionamiento de los almacenes o bodegas?
1 1 0
8 ¿El Guardalmacén o Bodeguero sustenta con documentos suficientes (acta), su conformidad con los bienes que ingresan?
1 1 1
9 ¿El Guardalmacén o Bodeguero verifica si los bienes que ingresan se ajustan a los requerimientos y especificaciones técnicas solicitadas?
1 1 0
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO PROVINCIAL DE PASTAZA
EXAMEN ESPECIAL
DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2017
CI 1/3
44 406-05 Sistema de Registro
10 ¿Los movimientos de entradas, salidas o bajas de los bienes son registrados oportunamente?
1 1 0
11 ¿La información contable de los bienes de larga duración se actualiza periódicamente y de conformidad con la normativa contable vigente?
1 1 0
12 ¿Se realiza periódicamente la verificación física de bienes? 1 1 0 406-06 Identificación y Protección
13 ¿Se mantiene una codificación que permita el fácil acceso, identificación, organización y protección de los suministros y bienes propiedad de la institución?
1 1 1
14 ¿Se elaboran y suscriben actas de los bienes entregados a los servidores para el desempeño de sus funciones a fin de delimitar responsabilidades en cuanto a su protección y custodia?
1 1 0
15 ¿Se controla periódicamente las coberturas y vigencias de las pólizas de seguros de los bienes contratadas?
1 1 0
406-07 Custodia
16 ¿Existe normativa interna que permita designar los custodios de los bienes, que establezca procedimientos de conservación, seguridad y mantenimiento?
1 1 0
17 ¿Se elaboran actas de entrega recepción por el cambio de custodios?
1 1 0
18 ¿El Guardalmacén de Bienes o quién haga sus veces, entrega copia de la parte pertinente del inventario y de los bienes a cada jefe de sección o unidad?
1 1 1
406-08 Uso de los Bienes de Larga Duración
19 ¿Existen para cada bien de larga duración los registros respectivos que permitan conocer su estado, mantenimiento, reparaciones u otros incidentes?
1 1 0
20 ¿Los cambios que se produzcan y alteren la ubicación y naturaleza de los bienes, son reportados oportunamente a la dirección correspondiente, para que se adopten los correctivos que cada caso requiera?
1 1 0
21 ¿La unidad administrativa responsable de la administración de los bienes ha definido los aspectos relativos a su uso, custodia y verificación que permitan garantizar su correcta utilización?
1 1 1
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO PROVINCIAL DE PASTAZA
EXAMEN ESPECIAL
DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2017
CI 2/3
45 406-09 Control de los Vehículos Oficiales
22 ¿La máxima autoridad emite salvo conductos por períodos superiores a cinco días o con carácter de indefinidos?
1 1 0
23 ¿Cuentan los vehículos con seguros contra accidente, robo, o riesgo contra terceros?
1 1 1
24 ¿Se llevan registros de entrada y salida de vehículos en el libro de Novedades con el registro del nombre y firma del conductor?
1 1 0
406-10 Constatación Física de los Bienes de Larga Duración 25 ¿Cuenta la institución con reglamentación interna en la cual se
definan los procedimientos para la realización de constataciones físicas periódicas de las existencias y bienes de Larga Duración?
1 1 0
26 ¿Se efectúa constataciones físicas integrales de las existencias y bienes de larga duración por lo menos una vez al año?
1 1 0
27 ¿Los resultados obtenidos en las verificaciones físicas son conciliados con registros contables y las diferencias, son investigadas y registradas en los ajustes respectivos previa autorización?
1 1 0
406-11 Baja de Bienes por Obsolescencia, perdida, robo o hurto
28 ¿El proceso de Baja de los bienes se lo realiza oportunamente? 1 1 0 29 ¿La entidad exige a los servidores la restitución del bien con otro
de igual naturaleza o la reposición de su valor a precio del mercado?
1 1 0
30 ¿Existe un inventario de los bienes con proceso para dar de baja, seguimiento y control de los mismos?
1 1 1
TOTAL 30 9
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO PROVINCIAL DE PASTAZA
EXAMEN ESPECIAL
DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2017
CI 3/3
46 Análisis: 0: NO 1: SI CT: Calificación total PT: Ponderación Total NC: Nivel de Confianza NR: Nivel de Riesgo CALIFICACIÓN TOTAL: CT 3 PONDERACIÓN TOTAL: PT 10 NIVEL DE CONFIANZA: NC= CT/PT*100 NC 30% NIVEL DE RIESGO INHERENTE: RI=100%-
NC%
RI 70%
CALIFICACIÓN DEL RIESGO: ALTO
CALIFICACIÓN DEL NIVEL DE CONFIANZA Y RIESGO
CONFIANZA % RIESGO %
ALTO 76%-95% BAJO 15%-50%
MEDIO 51%-75% MEDIO 51%-75%
BAJO 15%-50% ALTO 76%-95%
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO PROVINCIAL DE PASTAZA
EXAMEN ESPECIAL
DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2017
NC 1/1
47 CONCLUSIÓN:
El cuestionario de control interno aplicado en base a la Norma 406 de Administración de Bienes del Reglamento General de Bienes del Sector Publico, determinando las siguientes deficiencias
- La entidad no cuenta con normativa que establezca procedimientos de conservación, seguridad y mantenimiento así como para designación de los custodios o usuarios finales de los bienes.
- No se informa de manera oportuna acerca del estado en que se encuentran los bienes ya sea que se hubieran vuelto inservibles, obsoletos o hubieren dejado de usarse
- La entidad no cuenta con instalaciones seguras y el espacio físico necesario para los bienes
- No existen registros oportunos de los movimientos de entradas, salidas o bajas de bienes, ocasionando información desactualizada.
- No se realizan verificaciones físicas de los bienes dentro del periodo contable.
- Las actas entregadas a los servidores para el desempeño de sus funciones no se encuentran debidamente legalizadas.
- No se realizan controles periódicos de las coberturas y vigencias de las pólizas de seguros.
48 RECURSOS A SER EXAMINADOS
Tabla 13: Recursos a ser examinados CÓDIGO DESCRIPCIÓN
1.4.1.01.03.001 Mobiliarios 191,334.03
1.4.1.01.04.001 Maquinarias y Equipos 9,224,000.92
1.4.1.01.05.001 Vehículos 1,802,276.09
1.4.1.01.06.001 Herramientas 93,476.14
1.4.1.01.07.001 Equipos, Sistema y Paquetes Informáticos 871,959.77 1.4.1.01.08.001 Bienes Artísticos y Culturales 3,662.92
1.4.1.01.09.001 Libros y Colecciones 2,140.24
1.4.1.01.11.001 Partes y Repuestos 2,706.40
1.4.1.03.01.001 Terrenos 3,453,793.00
1.4.1.03.032.001 Edificios, Locales y Residencias 1,218,570.56
TOTAL PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO 16´863,920.07
Fuente: GAD Provincial Pastaza
Elaborado por: VerónicaParra
Los valores a ser examinados durante el examen especial al componente propiedad planta y equipo se toman del estado de situación financiera correspondientes al periodo 2017 del GADPPz
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO PROVINCIAL DE PASTAZA
EXAMEN ESPECIAL
49
MEMORANDO DE PLANIFICACIÓN PRELIMINAR
MOTIVO DEL EXAMEN El examen especial al componente propiedad planta y equipo, se realizó en cumplimiento a la orden 004-DG-UNIANDES-2019, de 8 de enero de 2019.
OBJETIVOS DEL EXAMEN
Fundamentar las bases teóricas relacionadas al examen especial y de los procesos de administración, uso, manejo y control de la propiedad planta y equipo.
Diagnosticar la situación actual de la Administración a los procesos de Propiedad planta y equipo en el GADPPz, para verificar el cumplimiento de las leyes y reglamentos vigentes.
Desarrollar las fases del examen especial para evaluar la administración de bienes de larga duración del Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial de Pastaza. ALCANCE DEL EXAMEN Se realizó al componente propiedad planta y equipo en el
GADPPz, por el periodo comprendido entre el 01 de enero al 31 de diciembre de 2017
PRINCIPALES DISPOSICIONES LEGALES
Constitución de la República del Ecuador
Código Orgánico de Organización Territorial, Autonomía y Descentralización (COOTAD).
Ley Orgánica de la Contraloría General de Estado Código Orgánico de Planificación y Finanzas Publicas Ordenanzas Provinciales y normativas internas
Ley de Regulación Económica y Control del Gasto Publico
Normas Técnicas de Control Interno Ordenanzas y Resoluciones del GADPPz
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO PROVINCIAL DE PASTAZA
EXAMEN ESPECIAL
50
BASE LEGAL El Consejo Provincial de Pastaza, se creó mediante la Ley de Régimen Provincial aprobado por la Comisión Legislativa General y Administrativa de 24 de enero de 1969, publicado en el Registro Oficial 112 de 10 de noviembre de 1969.
Mediante Ordenanza Administrativa de 28 de julio de 2006, publicada en el Registro 00366 de 28 de septiembre de 2006, se cambió la denominación a Gobierno Provincial de Pastaza.
El Prefecto Provincial de Pastaza, con Resolución 002-2011 de 11 de enero de 200000 acogiéndose al Código Orgánico de Organización Territorial, Autónoma Descentralización, publicado en el Registro Oficial 303 de 19 de octubre de 201º, resolvió sustituir la denominación de Gobierno Provincial de Pastaza por Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial de Pastaza; y, sus siglas GPPz por GADPPz.
MISIÓN Construir el desarrollo de la provincia, a través del cumplimiento de las competencias asignadas al Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial, vinculando activamente la participación ciudadana en la toma de decisiones, mejorando la calidad de vida de los habitantes de Pastaza. VISIÓN El Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial de Pastaza, poseerá un
Modelo de Gestión de Gobierno Responsable, eficaz, eficiente y efectivo al servicio de la comunidad para garantizar el Buen Vivir, construyendo el desarrollo. PRINCIPALES FUNCIONARIOS Prefecto Directora Administrativa Coordinador de Bodega Director Financiero Contadora SISTEMAS DE INFORMACIÓN Sistema Olympo
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO PROVINCIAL DE PASTAZA
EXAMEN ESPECIAL
51
Elaborado Por: V.G.P.V. Fecha: 25/02/2019 Supervisado Por: W.B.J.L. Fecha: 26/02/2019 OBJETIVOS DE LA
ENTIDAD
Contribuir al mejoramiento de la calidad y las condiciones de vida, garantizando el buen vivir, propiciando una política de desarrollo humano sustentable, equitativa, de unidad en la diversidad, con identidad amazónica que fortalezca el sistema de gobernabilidad democrática a través de la participación ciudadana y la rendición de cuentas a la ciudadanía sobre el cumplimiento del plan de gobierno y la inversión pública en la Provincia de Pastaza.
Lograr y asegurar la dotación y desarrollo permanente de obras encaminadas al desarrollo de la infraestructura vial, desarrollo agropecuario, dotación de agua de riego, de saneamiento ambiental, d cuencas y micro cuencas, y demás obras y servicios coordinando sus esfuerzos con los gobiernos municipales, parroquiales rurales y demás organismos de desarrollo provincial, regional y nacional.
EQUIPO MULTIDICIPLINARIO Dr. Bolívar Jarrín Supervisor Srta. Verónica Parra Auditor Operativo FECHA DE INTERVENCIÓN
Orden de Trabajo 04 de enero de 2019 Inicio de trabajo de Campo 25 de enero de 2019 Final trabajo de campo 01 junio de 2019 Presentación del informe 20 de junio de 2019 Emisión del informe final 01 de julio de 2019
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO PROVINCIAL DE PASTAZA
EXAMEN ESPECIAL
DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2017
MP 3/3
52
EXAMEN ESPECIAL AL COMPONENTE PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO EN EL GOBIERNO AUTONOMO DESCENTRALIZADO PROVINCIAL DE
PASTAZA