3 Models of delivery and collaboration
6.7 Challenges and further development needs
Para el desarrollo de Plan de Medios de comunicación interna se utilizan las variables definidas por Diana María Garzón, Carmen Alicia Amaya y Óscar Castellanos (2004), quienes publicaron en la revista de ciencias administrativas y sociales de la Universidad Nacional de Colombia, un “modelo conceptual e instrumental de sostenibilidad organizacional a partir de la evaluación del tejido social empresarial”; si bien los autores se refieren a: tejido social, por las características de su propuesta y su pertinencia para lo que encontramos que se presenta en el Centro Ático, se adopta para esta tesis pero en referencia con: cultura organizacional. Así mismo, debido a las virtudes de esta referencia en cuanto al manejo conceptual, rigurosidad y afinidad de nuevo con la organización objeto de estudio de este proyecto, se adapta lo relacionado con el concepto de sostenibilidad al de promoción.
A continuación se propone un plan de medios (comunicación interna) que promocionan la cultura organizacional para el centro Ático debido a la necesidad de conservar su éxito en relación con este aspecto puntual, como unidad dentro de la universidad Javeriana y como organización líder en el sector tecnológico.
Por sus elementos de forma, estructura, contenido y recomendaciones de creación y manejo se define este Plan de medios como la herramienta que los agrupa formalmente y posibilita el cumplimiento de los objetivos de este trabajo de grado y resolver una necesidad de la organización de estudio.
Uno de los resultados que arrojó la aplicación de técnicas metodológicas es que los colaboradores del Centro ático no tienen presente en su memoria la misión y la visión de la Universidad Javeriana que les corresponde por ser una unidad dentro de la misma y no poseer una diferente, para modificar esto se considera oportuno que se incluya de manera explícita en cada uno de los medios que se proponen a continuación, esto se debe ejecutar en una frase corta y de fácil recordación. Se recomienda elaborar un cabezote que incluya esa frase corta y el logo de la Pontificia Universidad Javeriana, así los colaboradores tendrán a la mano y en cuenta la razón de ser y la visión de la organización que los cobija.
Variable Descripción Medio de comunicación Capital Humano Hace parte de los activos
intangibles con los que cuenta la organización por ser características propias del recurso humano del que dispone.
Cartelera digital A.
Se recomienda colocar una cartelera digital en el quinto piso del centro Ático en una de las paredes cercanas a los baños, pues es un paso obligatorio para cada uno de los colaboradores, se elige el quinto piso porque es un espacio de tráfico y es el piso del área administrativa.
Contenidos:
- Cursos de corta duración ofrecidos por la Universidad Javeriana que complementen los conocimientos académicos que tienen cada uno de los colaboradores del centro ático.
- Ofertas para estudio de programas de pregrado y postgrado - Ofertas de intercambio laboral con universidades de otros países
Los contenidos deben ser completos incluir fechas, lugares personas de contacto y requisitos. El tamaño, el manejo del color y el número de cuerpos deben ser impactantes para el lector.
¿Por qué?
Si los empleados del centro ático tienen conocimiento y visibilidad permanente de las ofertas y beneficios académicos a los que pueden acceder, la adquisición de estos bienes se incrementará de manera que contribuya a la formación y sostenimiento de capital humano con el cual cuenta la organización. La principal utilidad de transmitir contenidos a través de esta cartelera es procurar mayor recordación de información que pudo haberse transmitido vía correo electrónico o voz a voz.
de tecnología.
Responsables:
Comunicador social y su equipo de trabajo del centro ático. Se recomiendas que estos colaboradores procuren transmitir y actualizar estos contenidos y aquellos que consideren oportunos para el público objeto del medio.
continuidad:
La cartelera debe mantenerse actualizada, se deben publicar de manera constante las convocatorias y las nuevas ofertas. Se recomienda una renovación semanal o quincenal.
¿A quién va dirigido?
Todos los colaboradores del centro ático deben tener acceso a la cartelera, pues esta debe transmitir información de gran importancia para todas las áreas de la organización.
Formato:
Se recomienda una distribución armónica de los elementos gráficos y el texto, un conjunto que permita diferenciar los diferentes grados de importancia en la información. Hacer uso de los colores corporativos es vital para el sostenimiento de la identidad corporativa. Es necesario que La tipografía y las ilustraciones sean claras y transmitan frescura, innovación y calidad en cuanto a diseño ya que se trata de un centro de producción audiovisual y creación gráfica
Variable Descripción Medio de comunicación
Motivación Es un incentivo que genera una
respuesta personal frente a una situación determinada y puede ser de diversa índole (racional o irracional)
Dinámica de creación
Llevar a cabo un concurso de motivación donde se cubran las necesidades propuestas por Abraham Maslow (1943):
Necesidad Relación con Ático
1. Necesidades fisiológicas: comprende hambre, sed, vivencia y otras necesidades corporales.
Lugares de trabajo que cuide la salud de cada uno de los colaboradores, espacios para almuerzos, onces y ocio.
2. Necesidades de seguridad: incluye seguridad protección contra daño físico y emocional.
Sistemas de precaución para manejo de equipos que contengan alta carga de energía. Programas de salud ocupacional.
3.Necesidades de amor: abarca afecto, pertenencia, aceptación y amistad
Trabajo en equipo, reconocimiento justo del trabajo realizado, sentido de pertenencia del colaborador con la organización.
4. Necesidades de estima: incluye factores internos de estimación como respeto de sí mismo, autonomía y logro. Comprende también factores de estima como status, reconocimiento y atención
Capacidades que tienen los empleados de trazar sus metas y demostrar que contribuyen al desarrollo y éxito de la organización.
5. necesidad de autorrealización: está representada por el impulso de llegar a ser lo que se puede ser, comprende crecimiento y realización del propio potencial.
Acceso a capacitaciones que potencialicen el desarrollo y capital humano de cada uno de los colaboradores de la organización.
Se crearán grupos de trabajo interdisciplinares de diferentes áreas de trabajo. Cada uno escogerá una de las necesidades propuestas por el autor, es decir se conformarán cinco grupos.
Cada uno de estos grupos se encargará de desarrollar una propuesta de juego (manual, didáctico o digital) que muestre cómo la organización cumple con cada una de las necesidades propuestas. Al finalizar el planteamiento de los juegos los participantes podrán socializar sus ideas y presentar a los demás cómo la organización cubre con cada una de estas necesidades.
Reglas:
1. Conformar cinco grupos interdisciplinares, preferiblemente que no interactúen a diario, es decir con diferente cargo, rol o área de trabajo.
2. Cuentan con dos horas para el planteamiento del juego.
3. Tendrán tres meses para la presentación del juego ante directivos y demás empleados. 4. El desarrollo de esta dinámica se desarrollará en espacios de ocio y descanso.
Objetivo de la dinámica:
Los colaboradores plasmarán y darán cuenta la manera como la organización procura satisfacer las necesidades mencionadas.
¿Por qué?
Por medio del juego se generará interacción, trabajo en equipo, pero sobre todo, llevará a los colaboradores a reflexionar de manera profunda y clara qué hace la organización y qué procesos ejecuta para cumplir con las cinco necesidades.
Se cumplirá con la teoría propuesta por Maslow ya que los colaboradores al desarrollar esta
dinámica trabajarán los fundamentos prácticos planteados por el autor, que se dividen en dos niveles: individual y de equipos.
Para el primero se pretende cumplir las siguientes metas: - Trabajar las percepciones de identificación con la empresa - Crear sistemas de comunicación dinámica
- Realización de un Feed-Back continuo sobre el desempeño laboral
Para el nivel de equipos se busca el cumplimiento de:
afiliación.
- Feed-Back sobre objetivos conseguidos - Formación de “equipos de trabajo autónomos”
Responsables:
Área de recursos humanos y comunicación, participantes y directivos. Roles y funciones:
- recursos humanos y comunicación: planeación y logística
-empleados: disponibilidad y deseo por participar, comprometerse con el desarrollo de la actividad. - directivos: generar un Feed- Back al finalizar el proceso.
Pasos:
- convocatoria vía Mail y en cartelera a cerca de la actividad, semana de inscripciones y conformación de equipos interdisciplinares.
-la organización escoge el día más apropiado para el desarrollo de la actividad, se podría llevar a cabo un sábado en la mañana.
-la duración de la actividad será máximo de seis horas.
- Compartir una actividad que permita la integración e interacción de todos los colaboradores participantes, por ejemplo, un brownie con helado.
Espacios y recursos:
- el Centro Ático cuenta con un salón creativo, el tamaño y la adecuación del lugar serían perfectos para el desarrollo de la actividad.
- se prestan recursos tecnológicos y materiales físicos para que los grupos decidan cómo quieren recrear el juego.
Continuidad:
Debe desarrollarse la actividad de manera anual para así dar la oportunidad a nuevos colaboradores de participar en la creación del juego corporativo.
Variable Descripción Medio de comunicación Satisfacción Es el producto de la realización
individual o colectiva que surge de las actividades laborales o de relaciones entre individuos. Reuniones que orienten el desempeño laboral. Buzón de sugerencias Reuniones Contenidos:
Proposición de metas laborales individuales y colectivas que cumplan y se encaminen hacia los objetivos estratégicos del Centro Ático
- reconocimiento y evaluación de metas alcanzadas por parte de los colaboradores que contribuyen al éxito de la organización.
-evaluación de trabajo en equipo y cumplimiento de metas colectivas.
¿Por qué?
de acuerdo con las investigaciones de Robbins (1998) considera cuatro aspectos principales que determinan la satisfacción laboral:
1. condiciones favorables del trabajo 2. reto del trabajo
3. sistema de recompensas justo 4. colegas que brindan apoyo
Con la aplicación de estas reuniones se mantendrá equilibrada la satisfacción por parte de los colaboradores, este es un espacio que se abrirá para escuchar, proponer, compartir y reconocer los logros y éxitos de cada uno de los empleados del centro ático, esto sostendrá la complacencia y abrirá puertas a nuevas propuestas y metas individuales, laborales y grupales que se ajusten a los objetivos estratégicos de la organización.
Responsables:
Coordinadores de cada área de la organización.
Espacios:
Periodicidad y duración:
Una reunión mensual donde se incluyan todos los contenidos mencionados anteriormente. La duración puede ser de una o dos horas dependiendo de la fluidez y cantidad de información de la misma.
Objetivo:
Lograr el mantenimiento de la satisfacción laboral desarrollando una serie de reuniones mensuales donde se construyan objetivos y se reconozca el desempeño de cada uno de los empleados.
Resultados de la reunión:
Se recomienda que las reuniones queden registradas en actas y ayudas de memoria que serán archivadas para acceder a ellas cuando la información sea necesaria o solicitada por alguno de los participantes. Como se trata de una organización que presta servicios de tecnologías sería favorable que las memorias que se obtengan al finalizar estas reuniones sean digitales para así promover la razón de ser del centro Ático.
La siguiente herramienta de comunicación se recomienda ser aplicada para los clientes actuales, es necesario conocer sus sugerencias o felicitaciones para mejorar la calidad de servicio al cliente.
Buzón de sugerencias
Se recomienda ubicar un buzón de sugerencias para los clientes del centro ático, es importante que sea un proceso constante y que se generen respuestas a las inquietudes o reclamos por parte de los clientes para así hacer caso de sus necesidades.
Responsables:
El área de comunicación y servicio al cliente serían apropiadas para liderar este proyecto, es importante que se encarguen del diseño e implementación del buzón haciendo énfasis en dar respuesta a cada uno de los clientes que acuden a este canal de comunicación. Las personas encargadas obtendrán las llaves del buzón y capacitarán a quienes no comprenden los formularios.
Continuidad:
El buzón permanecerá dentro de las instalaciones de la organización, los responsables se harán cargo de recoger la correspondencia cada semana y responder a las inquietudes y sugerencias que plantean
Herramientas:
‐ Diseño: es necesario que el equipo diseñe el buzón de acuerdo con la identidad corporativa y las necesidades de las personas. Usar colores corporativos y que llamen la atención de los usuarios es fundamental para que se haga uso adecuado y oportuno de esta herramienta.
‐ Apropiación: debido a que en gran número de organizaciones el buzón de sugerencias no cumple con su función, es necesario complementar su ubicación con una estrategia que permita a los usuarios entender la importancia de este. La estrategia se puede dar por medio de un voz a voz, los encargados de servicio al cliente pueden solicitar a cada uno de los usuarios que cuando sea necesario hagan uso del nuevo canal de comunicación y que sus sugerencias y reclamos tendrán respuesta a sus correos electrónicos. Para esto los colaboradores se comprometerán con el desarrollo de la campaña.
‐ Seguimiento: no se puede olvidar que el buzón es un canal de comunicación que requiere de emisor y receptor, es por esto que el proceso de respuesta se dará de manera inmediata y precisa. Se debe agradecer a los clientes por comunicar sus opiniones a la empresa.
‐ Evaluación: esta le ofrece a la organización información cualitativa y cuantitativa que debe ser sistematizada y analizada por las personas encargadas de llevar a cabo este proceso.
¿Por qué?
El buzón de sugerencias puede ser utilizado como medio para recolección de información, con el fin de registrar formalmente las opiniones, percepciones y satisfacción de los clientes de una organización. Este instrumento promueve y fomenta la participación activa de cada uno de los usuarios motivando el derecho de opinión y el sentido de pertenencia con la organización, es un proceso democrático que permite mejorar la calidad en la prestación en servicios.
Objetivo:
Analizar, recopilar y dar respuesta a las opiniones expresadas por los usuarios buscando mejorar la calidad de los servicios que presta el Centro Ático.
‐ Nombre de usuario
‐ Cuenta de correo electrónico
‐ Tipo de aportación: queja, reclamo o sugerencia
‐ Descripción (queja, reclamo o sugerencia)
‐ Considero que al atender la presente, la organización debe mejorar en (…)
‐
Variable Descripción Medio de comunicación
Desarrollo humano Es el desarrollo pensado más que como progreso económico, como mejoramiento continuo de la calidad de vida de las personas.
Cartelera digital B.
La información que se publique deber ser complementaria con la estrategia planteada para la variable de capital humano. Es decir, se plantea una estrategia transversal para las variables 1 y 4.
Contenidos:
- cursos ofrecidos por la Universidad Javeriana que potencien el liderazgo, emprendimiento, trabajo en equipo, entre otros.
-asesorías y retiros espirituales que ofrezca el centro pastoral.
-cursos de gastronomía, natación, y deportes, consultas y reuniones que ofrezca el centro de ayuda psicológica
-actividades por parte del centro de formación deportiva de la Universidad Javeriana.
¿Por qué?
El compromiso con el desarrollo humano por parte de la organización genera una satisfacción que garantiza el éxito de los programas de mejora (Ballesteros Bernardo, 2007). Además, si se logra un desarrollo humano se facilitará de manera progresiva el desarrollo organizacional.
El área de contenidos del centro Ático puede ser la encargada de facilitar esta información a los colaboradores de manera semanal, o para una mayor organización un calendario que muestre el día a día de las actividades propuestas por cada una de las unidades de la Universidad Javeriana.
Continuidad:
La información debe rotarse cada mes como será plasmada en una cartelera digital esta se configurará para que rote la información de las variables 1 (capital humano) y 4 (desarrollo humano). El tiempo apropiado para la lectura de cada uno de los titulares de máximo tres minutos.
¿A quién va dirigido?
Colaboradores de la organización que estén interesados en el desarrollo humano y en el mejoramiento de la calidad de vida personal.
Formato:
Se recomienda mantener el mismo formato de la variable 1 (capital humano) para transmitir una información estándar e institucional.
Variable Descripción Medio de comunicación
Ambiente físico Son los elementos que
caracterizan la organización como espacio local donde hay cabida para las expresiones culturales de los distintos agentes que comparten un lugar físico común en el que se pueden dar relaciones de pertenencia y apropiación de los procesos.
Se propone el diseño de un brochure institucional, que especifique y aporte nuevas ideas para el uso de los espacios de manera adecuada y creativa dentro de la organización.
El brochure es una presentación impresa o digital que hace la compañía a cerca de la prestación de un nuevo servicio, este se puede publicar de manera externa o interna dependiendo del objetivo de este (DesignTeam, 2000)
Este medio es una opción atractiva y otorga un alto grade de credibilidad a los lectores, si se desarrolla de manera efectiva generará la sensación de integridad, el público tiende a percibir el brochure como un medio costoso y exclusivo de las compañías, además es un medio apropiado para la divulgación de información.
Responsables:
El área de comunicación y diseño son las apropiadas para hacerse cargo del desarrollo de la herramienta de comunicación, la información debe ser precisa y este medio debe ser creativo e innovador para generar un alto grado de recordación y comprensión de la información que se desea transmitir, es así como los colaboradores adaptarán la información y se apropiarán de ella.
Contenidos:
Es importante que el brochure sea específico, para este caso la información que se desea transmitir es acerca del uso y la apropiación de los espacios físicos que posee el Centro Ático.
El medio de comunicación debe contener dos partes: una que abarque los espacios exteriores y otra los interiores.
Interiores:
‐ Salas de diseño, edición y posproducción: en las que los colaboradores pueden sacar provecho y apropiarse de estos espacios, no solo para conocerlos mejor sino para interactuar y conocer a profundidad todos los procesos de la organización.
‐ Préstamo de equipos: es un espacio donde los colaboradores pueden hacer uso de toda la tecnología que posee la organización, si las personas acceden a ello por medio de la información recibida se contribuiría con el desarrollo de la variable número 1 (capital humano) se adquirieren nuevos conocimientos que generarían aportes para que Ático sea
‐ Cafetería: es un espacio de ocio e interacción en donde todos los colaboradores podrán compartir experiencias, dialogar y lograr entablar relaciones más cercanas e interdisciplinares.
‐ Salón creativo: es un espacio amplio, armónico y atractivo puede ser utilizado para la visualización de proyectos, videos institucionales y video conferencias, también puede ser utilizado para momentos en los que se requiera de concentración y comodidad para el desarrollo de trabajos.
Exteriores:
‐ Terraza: es un espacio apropiado para la socialización, relajación e interacción de los colaboradores de la organización, esto se puede dar en los tiempos definidos para el ocio, almuerzo, descanso, etc.
Diseño:
‐ Intercambio de ideas: es necesario conocer los aportes que podrían ofrecer los colaboradores ya que plasmarían sus necesidades y deseos que frente al uso de los espacios de la organización.
‐
‐ Recopilación de la información: se redactan los párrafos que posiblemente serán incluidos dentro del brochure, incluyendo información precisa, en esta etapa se decide qué imágenes van incluidas, es necesario incluir fotos de cada uno de los espacios físicos que se mencionen.
‐ Crear un diseño apropiado y coherente con la identidad corporativa, innovador y creativo, es importante que el medio se encuentre bajo la supervisión de uno de los diseñadores de la organización así se desarrollará un trabajo interdisciplinar y atractivo para el público al que