Se realizó en el presente capítulo la auditoría para poder determinar mediante indicadores de gestión, los niveles de eficiencia y eficacia de la Gerencia Financiera del comercial “ARWALIC S.A.” mediante la aplicación de técnicas y procedimientos de auditoría para
poder elaborar el informe final en donde incluirá conclusiones y recomendaciones.
Obteniendo una información actualizada de los siguientes puntos:
La estructura y funcionamiento general de la empresa.
Examinar las áreas involucradas sus actividades y operaciones según sus metas u
objetivos a cumplir.
Mediante la auditoría de gestión se pudo examinar el rendimiento mediante la evaluación de los departamentos de la empresa en los procesos o actividades para establecer el grado de eficiencia y eficacia de su desempeño en la planificación control y uso de los recursos; así como para comprobar de las disposiciones que en la actualidad son aplicadas.
El análisis de estos aspectos será eje principal para determinar el grado de veracidad de toda la información recabada para poder facilitar la auditoría, para ello se planteó las siguientes siglas y programa:
Cuadro N° 1.- Siglas a utilizadas.
Siglas Significado
Ref. Referencia
P.P. Planificación Preliminar
P.E. Planificación Especifica
G. F. Gerente Financiero
J.M. Jessica Mocha
H.A Hoja de Hallazgo
I.R. Informe de Resultados
Fuente: Propuestas
a. Auditoría preliminar.
COMERCIAL ARWALIC S.A. AUDITORÍA DE GESTIÓN Periodo: 01 de Mayo al 31 octubre 2012 PROGRAMA DE AUDITORÍA PRELIMINAR
Objetivo:
Obtener un amplio conocimiento de la empresa y desarrollo de sus actividades.
Identificar las condiciones existentes para la ejecución de la auditoría.
N° PROCEDIMIENTO REF/PT REALIZÓ FECHA
1
Entrevistar al Gerente
Financiero. P.P. 1 J.M 15-11-12
2
Visitar las instalaciones, para observar y verificar de forma
física el área a auditar. P.P. 2 J.M 16-11-12
3
Obtener los organigramas estructural y funcional.
P.P. 3 J.M 15-11-12
4
Obtener información del perfil laboral del personal de la
empresa. P.P. 4 J.M 16-11-12
5
Realizar una matriz de riesgo
preliminar P.P. 5 J.M 16-11-12
6
Elaborar el reporte de planificación preliminar de
auditoría de gestión. P.P. 6 J.M 19-11-12
7 Elaborar el Plan de Auditoría P.P. 7 J.M 22-11-12
8
Recopilar documentación sobre
el contrato de auditoría P.P.8 J.M 22-10-12
9
Documentación de aceptación de
la auditoría P.P.9 J.M 23-10-12 Elaborado por: Jessica Mocha
Ref.:
PP
COMERCIAL ARWALIC S.A. AUDITORÍA DE GESTIÓN Periodo: 01 de Mayo al 31 octubre 2012 ENTREVISTA CON LAS AUTORIDADES Objetivo:
Obtener un amplio conocimiento de la empresa y desarrollo de sus actividades.
Identificar las condiciones existentes para la ejecución de la auditoría. Nombre del entrevistado: Sr. Julio Campoverde
Cargo: GERENTE FINANCIERO DEL COMERCIAL ARWALIC ENTREVISTADOR: Jéssica Mocha
Lugar: Local Principal
Fecha:
15 de nov- 2012 Hora:
18:00
1. ¿Cuál es su opinión acerca de la situación actual de la empresa?
En general, la condición de la empresa se considera que no es excelente, esto se debe a los cambios realizados para mejorar y crecer en beneficio de la empresa, socios y colaboradores que durante estos 10 años han pugnado por los lucros y beneficios de la empresa.
En la actualidad se realiza una gran inversión que le ayudara a futuro crecer en el mercado, tiene una gran expectativa para el año 2013, aspira que con la ayuda y colaboración de sus socios y trabajadores se pueda administrar de una forma conjunta y que todos trabajen por un mismo objetivo que lo dará a conocer a finales del año 2012. “La principal problemática se encuentra dividida entre el área financiera, proceso de ventas, cobranzas y bodega; dentro del proceso de atención al cliente hoy lamentablemente hay que reconocer que demora muchos tiempo en ser despachado un clientes y ya se ha hecho evidente el malestar de los clientes por el tiempo que tienen que esperar”.
2. ¿Según su perspectiva cuál es la situación actual en cuanto al manejo en lo financiero?
La opinión del señor Julio Campoverde Gerente General Financiero nos indica que en la parte financiera actualmente, se la realiza de una manera empírica porque anteriormente él no tenía personal idóneo para poder administrar financieramente la combinación que necesita el área contable, departamento de ventas y cobranzas, que es de donde se proporciona la información como son:
Balances generales.
Conciliaciones bancarias.
Flujos de caja.
Control de cartera vencida Elaborado por: Téc. Jessica Mocha
Ref.:
PP 1
COMERCIAL ARWALIC S.A. AUDITORÍA DE GESTIÓN Periodo: 01 de Mayo al 31 octubre 2012 ENTREVISTA CON LAS AUTORIDADES Objetivo:
Obtener un amplio conocimiento de la empresa y desarrollo de sus actividades.
Identificar las condiciones existentes para la ejecución de la auditoría. Nombre del entrevistado: Sr. Julio Campoverde
Cargo: GERENTE FINANCIERO DEL COMERCIAL ARWALIC ENTREVISTADOR: Jéssica Mocha
Lugar: Local Principal
Fecha:
15 de nov- 2012 Hora:
18:00
Para de esta manera planificar y distribuir los recursos financieros que favorezcan los interés de la empresa.
3. ¿Existe un Manual de Funciones y de Descripción de Cargos, además de Reglamento de Trabajo Interno debidamente establecido en la empresa?
La empresa cuenta con un manual de funciones que el día 27 de mayo del 2012 en reunión con todos los colaboradores se les dió a conocer en contenido y descripción de cada una de labores que deben cumplir. La empresa posee reglamento interno debidamente legalizado y si es aplicado como corresponde.
4. ¿Cómo se lleva a cabo el proceso de capacitación del personal?
La empresa realiza capacitaciones a su empleados a través de un convenio con la Empresa FECAE, la misma que es encarga de realizar capacitación en lo que se refiere a la atención al cliente, control de inventarios, motivación, entre otros temas que van en beneficio de la empresa, así mismo las empresa proveedoras de la mercadería se encargan de facilitar capacitaciones de sus productos para el personal.
5. ¿Cuál es la expectativa que usted tiene de esta Auditoría de Gestión con el fin de evaluar la eficiencia de los resultados y metas fijadas?
Que los problemas o situaciones que se encuentren, se indiquen en el informe, y que las soluciones y recomendaciones emitidas por la auditoría puedan ser aplicables con el tiempo para que reflejen el incremento de las opciones y de la rentabilidad de la empresa, especialmente poniendo atención a los procesos de ventas, atención al cliente, comercialización, y financiamiento; que actualmente es el punto más débil dentro de los procesos administrativos.
__________________ __________________ Téc. Jessica Mocha Sr. Julio Campoverde
Ref.:
PP 1
COMERCIAL ARWALIC S.A. AUDITORÍA DE GESTIÓN Periodo: 01 de Mayo al 31 octubre 2012
NARRATIVA
VISITA A LAS INSTALACIONES Objetivo:
Obtener un amplio conocimiento de la empresa y desarrollo de sus actividades.
Identificar las condiciones existentes para la ejecución de la auditoría.
Fecha:
16 de nov- 2012 Hora:
09:00
El día viernes 16 de noviembre del 2012, siendo las 9:00 horas se visitó las instalaciones del Comercial “ARWALIC S.A” ubicada en Santo Domingo de Tsáchilas en la Vía Quevedo Km. 3 entrada a la Coop. Villa Florida la Arq. Janin Campoverde donde se pudo observar los siguientes puntos para el trabajo a desempeñarse:
La empresa cuenta con una infraestructura de una sola planta, actualmente la empresa se encuentra en remodelación en toda su infraestructura por lo cual se puede observar que existe una completa desorganización en todas sus áreas, especialmente lo que se refiere en las áreas: financiera, comercial, ventas, y bodega.
En el área financiera laboran dos personas él Gerente Financiero y asistente financiera, y cuenta cada una con su computadora y una sola impresora.
En el área de ventas y caja, funciones que desempeña la misma persona, en la misma se encuentra equipada con dos computadoras y una impresora matricial.
El área de Logística, en la cual labora una sola persona que cuenta en su puesto de trabajo con una computadora de escritorio y un teléfono convencional.
En el área de la bodega laboran dos persona el jefe de bodega y un ayudante que cuenta con una computadora una impresora. Y una persona que labora como operario de cortado.
En el área contable el contador labora de forma externa, y la auxiliar contable que labora permanentemente en la empresa cuenta con una computadora y una impresora matricial y un archivador.
En el área de talento humano labora una sola persona y cuenta con una impresora
En los locales del Carmen y de la Concordia laboran tres personas una administradora en cada local, un vendedor y un bodeguero.
Elaborado por: Téc. Jessica Mocha
Ref.:
PP 2
COMERCIAL ARWALIC S.A. AUDITORÍA DE GESTIÓN Periodo: 01 de Mayo al 31 octubre 2012
NARRATIVA
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Objetivo:
Obtener un amplio conocimiento de la empresa y desarrollo de sus actividades.
Identificar las condiciones existentes para la ejecución de la auditoría.
Fecha:
15 de nov- 2012 Hora:
09:00
El organigrama muestra el conjunto de unidades administrativas y las relaciones que hay entre ella, de tal manera que se representa los grados de autoridad y responsabilidad.
La estructura organizacional del comercial se encuentra planteada por el Administrador de Santo Domingo, pero aún no está totalmente aceptado existiendo diferentes cambios por realizar para que sea aprobada por el Gerente como parte de la planificación Estratégica implicada.
Esta nueva estructura incluirá nuevas dependencias que se han empleado
como es el área de bodega un coordinador de inventario, esto implicara la contratación de una persona más por ende mayor desembolso, implicando un mejor control y coordinación de las tres sucursales.
¥´= Información proporcionada por la jefa de Talento Humano
Elaborado por : Jessica Mocha
Ref.:
PP 3
COMERCIAL ARWALIC S.A. AUDITORÍA DE GESTIÓN Periodo: 01 de Mayo al 31 octubre 2012
ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL Objetivo:
Obtener un amplio conocimiento de la empresa y desarrollo de sus actividades.
Identificar las condiciones existentes para la ejecución de la auditoría.
Fecha:
15 de nov- 2012 Hora:
09:00
Elaborado por: Jessica Mocha
Ref.:
PP 3
COMERCIAL ARWALIC S.A. AUDITORÍA DE GESTIÓN Periodo: 01 de Mayo al 31 octubre 2012
PROCESOS LABORALES Objetivo:
Obtener un amplio conocimiento de la empresa y desarrollo de sus actividades
Identificar la condiciones existente para la ejecución de la auditoría Fecha: 16 de nov- 2012 Hora: 09:00 Gerencia General.
La Gerencia General está a cargo del propietario, quien dirige todas las demás áreas, en función de administrar adecuadamente la empresa.
El gerente de la empresa tiene características de ser un buen líder, pues ha influido positivamente en sus colaboradores para que orienten a la empresa a un desarrollo. El empuje, la capacidad de dirigir, la integridad, la confianza en sí mismo, los conocimientos acerca de la actividad del negocio, y más, son los elementos que han permitido identificar la capacidad de liderazgo en el gerente. Para que los empleados desempeñen un buen papel dentro de su área de trabajo, es importante que se encuentren altamente motivados, para ello la gerencia se ha esforzado en transmitir los conocimientos y experiencias a sus empleados, de manera que se sientan capaces de cumplir satisfactoriamente su trabajo, así mismo existe la preocupación y el interés por los problemas personales y profesionales que puedan atravesar.
Como tal, el área debe vigilar y liderar el cumplimiento de objetivos, políticas, estrategias, principios y valores; así como evaluar la gestión de la empresa en base a los resultados alcanzados.
Sin embargo, a pesar de que se cuenta con un esquema administrativo con normas, políticas y procedimientos; la inobservancia de controles y una limitada gestión de la Gerencia General han impedido que éstas sean aplicadas correctamente y por lo tanto la empresa se ha venido desempeñando con bajos niveles de eficiencia, eficacia, economía en el logro de objetivos y en la administración de recursos.
Las decisiones más importantes de la empresa son responsabilidad del gerente general, en base a su experiencia y a la intuición. Pero para tomar una buena decisión es importante analizar la situación actual y las tendencias futuras.
Elaborado: Jessica Mocha
Ref.:
PP 4
COMERCIAL ARWALIC S.A. AUDITORÍA DE GESTIÓN Periodo: 01 de Mayo al 31 octubre 2012
PROCESOS LABORALES Objetivo:
Obtener un amplio conocimiento de la empresa y desarrollo de sus actividades.
Identificar las condiciones existentes para la ejecución de la auditoría.
Fecha:
16 de nov- 2012 Hora:
09:00
Contabilidad.
El Área Contable tiene un nivel de apoyo dentro del organigrama, es decir colabora con la actividad comercial que realiza la empresa. Por esta característica se consideró que la persona contratada visite las instalaciones una vez por semana para que realice las correcciones u observaciones pertinentes. Sin embargo en los últimos años no han sido las personas que se ocuparon del área, por lo que se produjo inestabilidad que ha ocasionado retrasos en la presentación de estados financieros, registro de operaciones, realización de ajustes, y presentación de declaraciones de impuestos.
El actual contador realiza las declaraciones de impuestos oportunamente, al igual que la elaboración y reporte de estados financieros, por lo que la empresa ha dejado de incurrir en gastos innecesarios por el pago de multas e intereses en la cancelación de sus obligaciones tributarias.
La empresa adquirió hace tres años un sistema contable, llamado “NECtilius”, con el que se realiza el seguimiento al movimiento de las diferentes cuentas: compras, ventas, clientes, inventarios, cuentas por pagar, caja, entre otras, que permite la elaboración de estados financieros e informes de carácter laboral, tributarios y financiero.
Compras.
En el Área de Compras, el responsable realiza nuevos pedidos sin considerar el informe que contenga cantidad actual, stock mínimo e inventario de seguridad, debido al incumplimiento de una de las políticas del área, por lo que se sobrepasa el stock máximo y no se observa el mínimo de inventario en determinados artículos. Por otro lado, se procura evaluar a los proveedores analizando primero precios, calidad, garantía y condiciones de pago, para ofrecer a los clientes repuestos buenos al más bajo precio.
Toda compra que no esté de acuerdo a los requerimientos que exige la empresa, es devuelta al proveedor; y aquellas que están en orden ingresan a bodega verificando la mercadería contra la factura.
Elaborado: Jessica Mocha
Ref.:
PP 4
COMERCIAL ARWALIC S.A. AUDITORÍA DE GESTIÓN Periodo: 01 de Mayo al 31 octubre 2012
PROCESOS LABORALES Objetivo:
Obtener un amplio conocimiento de la empresa y desarrollo de sus actividades.
Identificar las condiciones existentes para la ejecución de la auditoría.
Fecha:
16 de nov- 2012 Hora:
09:00
Bodega.
El Área de Bodega, deberá informar exactamente y con prontitud la cantidad y momento en que se debe realizar una compra de un ítem, debido a que no existe un instructivo para el manejo de inventarios en bodega, por lo que no se puede determinar los saldos reales y oportunos de mercaderías.
Como no se dispone de los saldos reales de los repuestos, no se puede elaborar el informe que le sirve al Área de Compras como guía para realizar nuevas adquisiciones. Es importante resaltar que gracias a las adecuaciones hechas últimamente a las instalaciones y a los cambios de estanterías antiguas de madera por estanterías metálicas, se ha podido ordenar de mejor manera el inventario, clasificándolo según tipo de repuestos, así se ha agilitado la ubicación de los repuestos mejorando el servicio al cliente en sus compras.
Crédito y Cobranzas.
El Área de Crédito y Cobranzas otorga créditos sin una calificación adecuada a cada cliente, y sin considerar la capacidad de pago y cumplimiento de obligaciones, esto se debe a la inobservancia de las políticas de la empresa. Por lo que el área no dispone de una base de datos depurada de las cuentas por cobrar de cada cliente para la recuperación de cartera, habiendo crecido las cuentas morosas e incobrables.
El responsable del área de Crédito y Cobranzas, que tiene a su cargo otras actividades en distintas áreas, no realiza el cobro oportuno de las cuentas pendientes, considerando que por política de la empresa se otorga una prórroga de 8 días antes de contactar al cliente para hacer el cobro mediante llamadas telefónicas, visitas a su domicilio o lugar de trabajo, esto se debe a la falta de distribución de actividades de acuerdo al puesto, permitiendo que la cartera vencida de cuentas por cobrar sea significativa
Elaborado: Jessica Mocha
Ref.:
PP 4
COMERCIAL ARWALIC S.A. AUDITORÍA DE GESTIÓN Periodo: 01 de Mayo al 31 octubre 2012
PROCESOS LABORALES
Objetivo:
Obtener un amplio conocimiento de la empresa y desarrollo de sus actividades.
Identificar las condiciones existentes para la ejecución de la auditoría.
Fecha:
16 de nov- 2012 Hora:
09:00
Ventas por Almacén.
Las Ventas por Almacén son realizadas por personas que trabajan permanentemente en la empresa, las mismas que son responsables de otras actividades en distintas áreas. Esto se debe a la falta de cumplimiento de las políticas de la empresa por parte del personal que labora en el área, dificultando las ventas e impidiendo dar una atención de calidad en el servicio de venta al cliente.
El área está capacitada para resolver las dificultades de los clientes y satisfacer las necesidades de los mismos, porque si conocen a profundidad y con detalle lo que se está vendiendo. Si el vendedor no encuentra el repuesto solicitado, arma una lista de lo que no hay en stock, y lo envía directamente al Área de Compras para hacer el pedido y despachar la mercadería lo más pronto posible.
El vendedor está consciente de que no es simplemente un receptor de pedidos, sino que su función es brindar asesoría sobre las alternativas que dispone sobre un mismo repuesto, sea en precio, calidad, o aplicaciones; y dado el caso, si el cliente desconoce el problema real de su vehículo el vendedor le ayuda a encontrar la solución
Elaborado: Jessica Mocha
Ref.:
PP 4
COMERCIAL ARWALIC S.A. AUDITORÍA DE GESTIÓN Periodo: 01 de Mayo al 31 octubre 2012 PERFIL LABORAL DE LOS EMPLEADOS
Objetivo:
Obtener un amplio conocimiento de la empresa y desarrollo de sus actividades.
Identificar las condiciones existentes para la ejecución de la auditoría.
Fecha:
16 de nov- 2012
Hora:15h00 CARGO GENERO EDAD FORMACIÓN
ACADÉMICA EXPERIENCIA LABORAL JEFE INMEDIATO SUPERVISA A NIVEL DE RESPONSABILIDAD NIVEL DE CONTACTO CON EL CLIENTE Información Toma de Decisiones Gerente Financiero Indistinto 30 a 50
Superior (Título Mínimo Ingeniería en contabilidad) o a fines
3 Años Junta General de Accionista
Contador General-Jefe de Bodega General
Alta Alta Medio Contador
General Indistinto 26 a 40
Superior (Titulo Mínimo
Ingeniería en contabilidad) 3 Años
Gerente Financiero Auxiliar Contable - Jefe de Bodega General
Alta Medio Medio Auxiliar Contable Indistinto 20 a 25 Cursando/ Egresado en Contabilidad o Administración de Empresas 2 Años Contador General Cajera- Vendedor (A) y Crédito y Cartera
Alta Medio Medio Cajera -
Vendedor Indistinto 18 a 25
Bachiller en Informática o
Contabilidad 1 Año
Auxiliar
Contable __________ Medio Baja Alta Jefe de Bodega Hombre 20 a 35 Cursando/ Egresado en Contabilidad o Administración de Empresas 2 Años Gerente Financiero /Contador General Bodegueros Junior y Choferes
Medio Medio Alta Crédito y Cartera Hombre 20 a 30 Cursando/ Egresado en Contabilidad o Administración de Empresas 2 Años Gerente Financiero / Auxiliar de Contabilidad
__________ Medio Baja Alta Chofer Hombre 20 a 30 Bachiller en Informática o
Contabilidad 1 Año
Bodeguero/
Cajera __________ Baja Baja Alta Elaborado por: Téc. Jessica Mocha
Ref.:
PP 4
COMERCIAL ARWALIC S.A. AUDITORÍA DE GESTIÓN Periodo: 01 de Mayo al 31 octubre 2012
MATRIZ DE RIESGO PRELIMINAR Objetivo:
Obtener un amplio conocimiento de la empresa y desarrollo de sus actividades.
Identificar las condiciones existentes para la ejecución de la auditoría. Fecha: 16 de nov- 2012 Hora: 09:00 N ° Componente s
Riesgos Detectados Calificación Efecto de auditoría Identificación Efectos potencial A M B
1 Planificación Estratégica
No se encuentra Formalmente establecida porque no
está finalizada pero los avances importantes han sido
debidamente comunicados.
La empresa tiene definidos casi en su totalidad los planes que le permitirán hacer frente a los desafíos del futuro.
X Pruebas de cumplimiento 2 Estructura Orgánica Presenta una estructura orgánica completa que detalla
los cargos actuales como los que se desea implementar.
Permite de manera objetiva y completa identificar las partes integrantes de la empresa y la relación de dependencia entre ellas, además de la distribución de la autoridad y responsabilidad. X Pruebas de cumplimiento 3 Reglamentos y Manuales de Funciones Posee un Reglamento Interno de Trabajo debidamente legalizado El Reglamento Interno permite normar las relaciones de trabajo y regular el desenvolvimiento de las actividades laborales entre la